Professionelles Einladungsmanagement als entscheidender Erfolgsfaktor von Business-Events.

Veranstaltungen sind in den vergangenen Jahren für beinahe jedes Unternehmen zu einem unverzichtbaren Bestandteil im Marketing-Mix geworden. Eine neue Studie verdeutlicht diesen Trend.


Die Durchführung von Veranstaltungen entwickelte sich in den vergangenen Jahren für beinahe jedes Unternehmen zu einem unverzichtbaren Bestandteil im Marketing-Mix. Die von der deutschen FAMAB e.V. (Verband Direkte Wirtschaftskommunikation) im Jänner 2015 veröffentlichte Studie “Branchenbrief für die Direkte Wirtschaftskommunikation 2015” gibt Aufschluss über die Bedeutung von Veranstaltungen. 

In der Studie ist zu lesen, dass die unter dem Begriff „Direkte Wirtschaftskommunikation“ zusammengefassten Live-Marketing-Disziplinen wie Messeauftritte, Marketing-Events, Kongresse usw. gleich nach der „Klassischen Werbung“ mit einem Anteil von 25 % an den Marketingausgaben auf dem 2. Platz liegen – und dies mit deutlichem Abstand zu den Ausgaben der übrigen Kommunikationsmaßnahmen wie Online-Marketing, Sponsoring oder Nicht-Klassischer Werbung. Laut dieser Studie ändert sich an dieser Position auch in näherer Zukunft nichts, im Gegenteil: Auch die Zahlen des nun auslaufenden Jahres 2015 werden im Live-Marketing – neben dem weiterhin starken Wachstum im Online-Marketing – einen weiteren deutlichen Anstieg vorweisen.

Überraschung ist das freilich keine: Gerade im Zeitalter des "Information-Overflows" ist eine immer stärkere Differenzierung als Unternehmen gegenüber dem Mitbewerb bei Kund_innen, Entscheidungsträger_innen und Mitarbeiter_innen notwendig.

Veranstaltungen bieten die beste Möglichkeit, klar definierte Zielgruppen auf emotionaler Ebene anzusprechen und längerfristig zu binden. Professionell inszenierte Veranstaltungen als Kommunikationsmittel ermöglichen die beste Umsetzung der Marketingziele.
 

Events und Messeauftritte sind Umsatzmotoren

Veranstaltungen werden heute als essenzielles Instrument zur Verkaufsförderung angesehen und dienen nicht mehr ausschließlich der Imagepflege und Unterhaltung. Die Studie bestätigt dies mit überzeugenden Zahlen: 25 % aller befragten Unternehmen gaben unter anderem an, dass Messen im Zentrum ihrer Marktkommunikation stehen und weitere — knapp 50 % — sehen diese auf einer Stufe mit anderen wichtigen Instrumenten der Marketingkommunikation. Bei Untersuchungen von Ausstellern im B2B-Segment gaben 81 % der Befragten an, dass sie Messen als wichtig oder sehr wichtig in ihrer B2B-Kommunikation betrachten.

Für Unternehmen jeder Größen sind Events somit eine erstklassige Gelegenheit, um mit Kund_innen, Entscheidungsträger_innen und Mitarbeiter_innen abseits des Schreibtisches persönlich zu kommunizieren, sie emotional anzusprechen und zu binden. Mit kaum einem anderen Kommunikationsmittel können Botschaften effektiver vermittelt werden: In einer immer komplexer werdenden Welt ist das Erleben und Begreifen von Produkten und Dienstleistungen essenziell für den Vertrieb von erklärungsbedürftigen Lösungen.

 

Warum Event-Einladungen so schwierig sind

Der Erfolg einer Veranstaltung, also der optimale Nutzen für Marketing und Vertrieb, gelingt nur dann, wenn Unternehmen in der Lage sind, ihre Botschaften den richtigen Personen zu vermitteln – und genau hier ist eindeutig die immense Bedeutung des Einladungsmanagements bei Business-Events zu erkennen.

Obwohl die Wichtigkeit eines professionell gemanagten Einladungsprozesses bereits vielfach von den Unternehmen erkannt wird, werden bei den Gesprächen, die ich mit Mitarbeiterinnen aus allen Entscheidungsebenen führe, immer wieder dieselben Probleme genannt:

Qualität der Kundendaten

Wohl eines der größten Probleme, mit denen Unternehmen aller Größenordnungen zu kämpfen haben, ist die Qualität ihrer Kundendaten. Diese sind oftmals in verschiedenen Datenquellen abgespeichert, manche der „Datenbanken“ sind noch einfache Excel-Listen. Dies führt dazu, dass oftmals ein und derselbe Kundenkontakt innerhalb eines Unternehmens mehrfach abgespeichert ist. Zudem stimmen nur äußerst selten die Daten abteilungsübergreifend überein. So kommt es oft vor, dass beim erstmaligen Versand einer Einladung bis zu einem Drittel der Adressen falsch sind oder relevante Daten fehlen – dies gilt sowohl für postalische als auch für elektronische Zusendungen. Laut einer Studie von Experian, einem führenden Anbieter von Informationsdienstleistungen, sind etwa 91 % aller Unternehmen von gängigen Datendefiziten wie unvollständige oder fehlende bzw. veraltete und fehlerhafte Daten betroffen. Auch eine Studie der beDirect Gmbh & Co KG kommt zu einem ähnlichen Ergebnis: In Unternehmen ist mehr als jeder vierte Adressdatensatz schlichtweg falsch.

Registrierungsprozess

Dieser erfolgt häufig noch per eMail-, Fax- oder Telefon-Antworten, welche manuell in eine Liste übertragen werden. Dies führt rasch zu mehreren Listen, wenn die Antworten von verschiedenen Personen eingetragen werden. Somit ist eine zeitnahe Auswertung des Zusagenstandes nur mit großem Aufwand möglich, das Nachfassen der Nicht-Reaktionen nahezu unmöglich.
 

Versand von eMailings

Der Versand von eMailings bringt viele Herausforderungen mit sich. Einladungen landen in den SPAM-Ordnern oder, noch schlimmer, werden von den eMail-Servern der EmpfängerInnen erst gar nicht durchgelassen. Oftmals werden die eMails in den verschiedenen eMail-Clients nicht richtig dargestellt oder die Anmelde-Buttons lassen sich nicht anklicken.
 

Unerwünschte Anmeldungen

Gerne werden Einladungen auch von den EmpfängerInnen an KollegInnen weitergereicht. Am Event erscheinen dann oftmals nicht die für die VeranstalterIn wirtschaftlich relevanten Ansprechpersonen. 

 

5 Argumente für professionelles Einladungsmanagement

Aus einer Vielzahl an guten Gründen, die für einen professionell gemanagten Einladungsprozess sprechen, finden Sie hier die aus meiner Sicht fünf wichtigsten zusammengefasst:

1. Nur die richtigen Gäste auf Ihrem Event

Zu wenige relevante Personen sind für den Erfolg einer Veranstaltung genauso desaströs wie zu viele der falschen Personen. Es geht um die richtige Anzahl von richtigen Personen auf Ihrem Event; dazu braucht es ordentlich aufbereitete Daten, eine klare Kommunikationsstrategie, die das Einladen als Teil der gesamten Event-Kommunikation sieht, ein professionelles eMailing-System mit der Möglichkeit der Personalisierung. Ebenso ist eine gut strukturierte Event-Website mit einem durchdachten Anmeldeprozess erforderlich, der die Anforderungen von Event-Organisation und Vertrieb berücksichtigt, sowie die Möglichkeit, No-Reactions simpel und gezielt zu aktivieren.
 

2. Auch absagende Gäste sind Teil der Zielgruppe

Alle Personen auf der Einladungsliste sind erwünschte EmpfängerInnen der Botschaften, die die Veranstaltung transportieren soll. Eine Absage bedeutet lediglich, dass die betreffenden EmpfängerInnen nicht zum Event kommen können. Die Botschaften selbst können jedoch sehr wohl relevant sein. Aus diesem Grund sollten diese folglich keinesfalls von der weiteren Eventkommunikation ausgeschlossen werden. Dazu ist die gezielte Aufbereitung des Contents sowie die unterschiedliche Ansprache aller Empfängergruppen erforderlich.
 

3. Rückkoppelung auf den/die GastgeberIn

Einladungsmanagement ist Teil des gesamten Eventprozesses und stellt die ersten Kontaktpunkte des Gastes mit einem Event dar. Professionell durchgeführtes Einladungsmanagement ist essentiell für die fehlerlose Durchführung, denn die Gäste sollen ab dem ersten Kontaktpunkt mit der Veranstaltung einen positiven Eindruck gewinnen. Es gibt keine zweite Chance dafür. Ein negativer erster Eindruck strahlt auf das gesamte Event und die GastgeberIn aus und hat rückwirkend Einfluss auf das Unternehmen und auf die Marke.

Für die Abwicklung des Einladungsmanagements ist nicht nur ein professionelles Tool essenziell, sondern auch ExpertInnen, die mit ihrer Erfahrung in Sachen Timing, Darstellung und Prozesse, zum Erfolg des Events beitragen.
 

4. Planung, Steuerung und Kontrolle

„Wie ist der aktuelle Anmeldestand?“ „Hat sich Herr/Frau XY bereits angemeldet?“ „(Wann) Sollen wir einen Reminder ausschicken?“ Jede/r Event-ManagerIn und jede Person, die schon einen professionellen Event organisieren durfte, kennt diese Fragen nur zu gut. Sie werden von Veranstaltern, Vorgesetzten, Vertrieb gleichermaßen gestellt, wie von Lieferanten, Caterern und Betreibern von Locations.

Beim Einladungsmanagement ist „Fahren auf Sicht“ gefragt. Nur wer immer die aktuellen Zahlen im Blick hat, kann die richtigen Schlüsse ziehen und die richtigen Entscheidungen treffen.
 

5. Einladungsmanagement ist Kontaktmanagement

Nutzen Sie jedes Einladungs-Mailing auch gleichzeitig für die Pflege Ihrer Kundendaten. Aus Sicht der EmpfängerInnen gibt es kaum bessere Anlässe seine/ihre Kontaktdaten zu überprüfen, um auch künftig Einladungen für Veranstaltungen zu erhalten. Mit professionellen eMailing-Systemen können falsche eMail-Adressen automatisch ausgewertet und für die Recherche zur Verfügung gestellt werden.


Fazit

Die erfolgreiche Umsetzung einer Veranstaltung setzt – neben einer guten Planung und Inszenierung auf inhaltlicher Ebene – vor allem ein professionelles Management der Gäste voraus.

Die Interaktion des Gastgebers mit den Gästen beginnt bereits Wochen vor der eigentlichen Veranstaltung mit der Definition der Zielgruppe und der Entwicklung eines Einladungskonzepts. 


 

Ich freue mich auf Ihr Feedback
und Ihre Fragen zu den Themen Einladungs- und Gästemanagement.

 

Christoph Hütter
Managing Director & Founder

E-Mail: c.huetter@eventbutler.at
Telefon: +43-1-361-3610-1000

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