Der Einlass von Gästen stellt jeden Veranstalter vor Herausforderungen.

Mit der digitalen Gästeliste von Eventbutler wird der Check-in zum garantiert positiven Erlebnis.

Papierlisten mit handgeschriebenen Notizen haben am Check-in nicht nur eine lange Tradition, sondern auch schon so manche Veranstaltung ins Schleudern gebracht. Selbst 2017 sorgen diese Relikte aus der Urzeit des Eventmanagements verlässlich für Irritationen bei Gästen und Check-in-Personal. Dabei stellt sich die Aufgabe nach einem gelungenen Check-in bei jedem Event doch so sicher wie das Amen im Gebet. 

„Der Einlass ist für jeden Gast der Auftakt zur Veranstaltung und sollte dementsprechend eine besonders positive Erfahrung sein. Noch bevor der eigentliche Event beginnt, kann man als Veranstalter wertvolle Pluspunkte sammeln.”

Christoph Hütter, Eventbutler-Geschäftsführer

Überlässt man den Einlass dem Zufall, gehen Veranstalter auf mehreren Ebenen große Risiken ein. Neben langen Wartezeiten für die Gäste gehen mit der klassischen Papierliste für den Veranstalter auch die Sicherheit und Übersicht vollständig verloren.

Eventbutler startet App für optimalen Check-in. Um den Einlass für Gäste und Veranstalter bestmöglich zu gestalten, hat Eventbutler eine App für Smartphones und Tablets entwickelt, mit der die klassische Gästeliste digitalisiert und um zahlreiche Funktionen erweitert wird. Die in Eventbutler erstellte Gästeliste wird über die App innerhalb von wenigen Sekunden auf Smartphones oder Tablets geladen und steht für den Check-in als On- und Offline-Version zur Verfügung. 

„Bei jedem Check-in wird die Gästeliste mit der Eventbutler-Datenbank und allen Check-in-Stationen synchronisiert. So wird ein doppeltes Erfassen von Gästen verhindert und es besteht zu jedem Zeitpunkt Gewissheit über die tatsächlich anwesenden Personen.”

Martin Schmidt, Eventbutler-Entwicklungsleiter

Gäste per Name oder QR-Code erfassen. In der App lassen sich Teilnehmer einfach per Namen oder Scan eines QR-Codes schnell und sicher ein- und auch wieder auschecken. Der Check-in von Begleitungen ist dabei unabhängig vom Hauptgast möglich, wird in der App aber durch eine optische Verknüpfung der Kontakte deutlich angezeigt. Alle erfassten Interaktionen werden dokumentiert und stehen über die Verwaltungsoberfläche für die Erstellung von Auswertungen zur Verfügung.

Die funktionen der EVENTBUTLER APP

Gäste Check-in, mit und ohne Internetverbindung

Entwickelt für Apple iPhone, iPad und iPod Touch

Check-in durch Namensabfrage

Check-in durch QR-Code Scan

Unabhängiger Check-in von Begleitungen

Anlegen von neuen Teilnehmern

Live-Statistik zum Anwesenheitsgrad

On-Site Druckfunktion für Namensschilder und Badges

Express Check-in mit Handscannern für größere Events

Welcome-Screen zur Gäste-Begrüßung

Gästeliste per App in Echtzeit bearbeiten. Besonders praktisch ist die Möglichkeit, jederzeit neue Gäste direkt per App auf die Gästeliste zu setzen. Dies ermöglicht das Bearbeiten der Gästeliste auch noch während der laufenden Veranstaltung, selbst wenn sich der Anwender nicht unmittelbar am Check-in oder überhaupt außerhalb der Veranstaltung aufhält. Wird ein neuer Gast per App oder über die Verwaltungsoberfläche von Eventbutler hinzugefügt, wird die Gästeliste auf allen am Check-in eingesetzten Endgeräten sofort aktualisiert. 

Vor-Ort-Druck von Namensschildern und Badges. Für den Druck von Namensschildern, Akkreditierungen bzw. Badges oder Etiketten steht eine Druckfunktion zur Verfügung, mit der beim Einchecken des Gastes innerhalb weniger Sekunden personalisierte Drucksorten erzeugt werden können. Die Vorlagen dafür werden über die Verwaltungsoberfläche angelegt und für den Check-in freigeschalten.

Spezielle Hardware für größere Events. Bei Veranstaltungen ab 400 Teilnehmern empfiehlt sich anstelle des Einsatzes herkömmlicher Smartphones oder Tablets, auf spezielle Handscanner zu setzen: diese verfügen über einen eigenen Laserscanner zur schnellstmöglichen Erfassung von QR-Codes.

Mit dieser hochwertigen Hardware erfolgt der Scan von QR-Codes so schnell wie das Erfassen von Produkten an der Supermarktkasse (siehe nachstehendes Video).

Dank dieser Technologie können innerhalb weniger Minuten hunderte Teilnehmer schnell und sicher erfassen. Die dementsprechenden Geräte können über Eventbutler angemietet werden.

Welcome-Screen mit Gastname am Check-in. Ein ganz besonderes Erlebnis ist auch die Kombination der App mit einem Welcome-Screen, auf dem nach erfolgtem Check-in der Name des Gastes oder andere individuelle Inhalte angezeigt werden.


Mit den Lösungen von Eventbutler wird der Einlass von Gästen zum Erfolg.

Kontaktieren Sie uns für eine persönliche Demonstration oder für weitere Informationen.