Case Study: Firmenjubiläum

25 Jahre Progroup AG

Ein fulminantes Jubiläum mit über 700 internationalen Gästen.

 
Für das Jubiläum der Progroup AG  wurde die erste Produktionsstätte des Unternehmens in Offenbach/Queich zur Eventlocation.

Für das Jubiläum der Progroup AG wurde die erste Produktionsstätte des Unternehmens in Offenbach/Queich zur Eventlocation.

 

Unter dem Motto „Ein Blick zurück nach vorn“ wurde die einmalige Erfolgsgeschichte des 1992 gegründeten Unternehmens mit Mitarbeitern, Geschäftspartnern und Weggefährten aus 17 europäischen Ländern an der ersten Produktionsstätte gebührend gefeiert.

In nur 25 Jahren ist Progroup von einem regionalen Erzeuger zum weltweiten Technologieführer der Papier- und Wellpappeerzeugung aufgestiegen und hat sich zur internationalen Unternehmensgruppe entwickelt. Heute zählt Progroup zu den „Hidden Champions“ der europäischen Industrie

Die Rolle von Invitario

Das Einladungs- und Teilnehmermanagement sowie der Check-in der Gäste am Event wurden von Invitario umgesetzt. Das Einrichten der Veranstaltung in Invitario sowie die Abbildung des Einladungsprozesses erfolgte in enger Zusammenarbeit mit der Mannheimer Digitalagentur Reinshagen & Hartung, die vom Veranstalter mit der Umsetzung der Event-Website beauftragt wurde.

 

„Invitario war der optimale Partner für das Einladungsmanagement. Die hohe Flexibilität und enge Zusammenarbeit stellte den Erfolg des Events sicher.“

Saskia Feigenbutz
Projektleitung und Konzeption, Reinshagen & Hartung

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Die operative Umsetzung – vom Erstellen der Einladungsliste bis zum Einladen und Verwalten der Teilnehmer – wurde von einem eigens für das Firmenjubiläum zusammengestellten Eventteam von Progroup direkt in Invitario umgesetzt. Das Eventteam wurde dabei von einer Projektleiterin von Reinshagen & Hartung sowie dem Anwender-Support von Invitario unterstützt.

 
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„Es war uns wichtig, die Kommunikation mit unseren Gästen so persönlich wie möglich zu gestalten und jederzeit die Übersicht zu behalten. Mit Invitario konnten wir diese Ziele erreichen.“

Stephan Göckler
Leiter Marketing, Progroup AG

 

Personalisierte Kommunikation in fünf Sprachen

Die besondere Herausforderung bestand im hohen Anspruch an die Personalisierung der Kommunikation, die in den fünf Sprachen der Kernmärkte von Progroup umgesetzt wurde.

Der Veranstalter wollte seine Gäste nicht nur in fünf Sprachen einladen und kommunizieren, sondern teilte diese auch in Segmente, um einzelnen Gästegruppen individuelle Inhalte und Optionen im Anmeldeformular anzubieten.

 

„Das Progroup-Jubiläum war für uns ein besonders spannendes Projekt, bei dem wir die Stärken unserer Software voll ausspielen konnten.“

Stefan Grossek
Geschäftsführer Invitario

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Neben den Standardsprachen Deutsch, Englisch und Französisch war es dem Kunden wichtig, die Kommunikation mit den Gästen auch in den Sprachen Polnisch und Tschechisch umzusetzen. Dazu Invitario zusammen mit dem Kunden in wenigen Tagen um diese Sprachen erweitert – mittlerweile steht Invitario sogar in acht Sprachen zur Verfügung.

Um jeden potenziellen Gast in der für ihn passenden Sprache anzusprechen, wurde jedem Kontakt eine Sprache zugewiesen – die gesamte Kommunikation wurde dann in der zugewiesenen Sprache umgesetzt. Auf der Event-Website bestand auch die Möglichkeit, die Auswahl der zugewiesenen Sprache zu ändern.

Eindrücke von der Jubiläumsfeier der Progroup AG

MIT GedruckteN EinladungEN ZUM digitalen prozess

Für die hochkarätige Veranstaltung wurde eine dementsprechend hochwertige Printeinladung gestaltet, die per Digitaldruck personalisiert und europaweit verschickt wurde.

Neben der persönlichen Anrede wurde die gedruckte Einladung auch mit einem für jeden Gast individuell erstellten Login-Code sowie der URL der Event-Website versehen, mit dem die Gäste einfach mit einer Zu- oder Absage auf die Einladung reagieren konnten. Durch die Eingabe des persönlichen Login-Codes auf der Startseite der Event-Website wurden die Kontakte von Invitario identifiziert.

Dies hatte mehrere Vorteile:

  • Alle Inhalte wurden in der für den Gast passenden Sprache dargestellt.

  • Der Gast wurde auf der Landingpage der Event-Website persönlich angesprochen.

  • Die vom Kontakt bereits in Invitario importierten Informationen, wie etwa Vor- und Nachname und E-Mail-Adresse, waren im Anmeldeformular schon vorausgefüllt. So mussten die Gäste ihre Stammdaten nur noch erweitern oder anpassen, ohne alle Informationen in ein leeres Formular eintragen zu müssen.

  • Im Anmeldeformular wurden Inhalte und für die Organisation des Events relevante Abfragen mit den unterschiedlichen Gästesegmenten verknüpft: Bestimmte Optionen im Anmeldeprozess wurden nur ausgewählten Gästesegmenten angezeigt.

Die Identifikation bietet einen weiteren Vorteil: Der Anmeldestatus des Gastes ändert sich – je nach Zu- oder Absage – von „unbekannt“ auf „angemeldet“ oder „abgemeldet“. Dadurch konnten im weiteren Verlauf auf den Status bezogene Mailings an die unterschiedlichen Gruppen versandt werden: Während angemeldete Gäste eine automatische Anmeldebestätigung und weitere Mailings mit Updates zum Event erhielten, konnten Gäste mit dem Status „unbekannt“ noch einmal per E-Mail auf die Einladung aufmerksam gemacht werden.

Dynamischer Anmeldeprozess

Darüber hinaus wurde ein dynamischer Anmeldeprozess umgesetzt, der auf die unterschiedlichen Gästegruppen der Veranstaltung Rücksicht nahm. So wurde u. a. zwischen den fünf Sprachen, internationalen und lokalen sowie internen (Mitarbeitern) und externen (Lieferanten, Kunden, Geschäftspartner) Kontakten unterschieden.

Je nach Gruppe wurden den Gästen im Anmeldeformular unterschiedliche Optionen zur Auswahl angeboten: So war der Shuttle-Transfer von/zu einem Hotel nur für die internationalen Kontakte relevant und die Möglichkeit, eine Begleitung anzumelden, war ausgewählten Kontaktgruppen vorbehalten.

Als Ergänzung zu der postalisch und direkt von Progroup verschickten Einladung wurden folgende Mailings über Invitario in fünf Sprachen verschickt:

  • Reminder zur Einladung: Manueller Versand an alle Gäste, die bisher weder mit einer Zu- oder Absage auf die Einladung reagiert hatten.

  • An- und Abmeldebestätigungen: Automatischer Versand von Anmeldebestätigungen nach jeder Rückmeldung eines Gastes. Gäste, die zur Veranstaltung zugesagt hatten, erhielten mit der Anmeldebestätigung einen QR-Code für den Check-in am Event. Darüber hinaus wurde bei der inhaltlichen Gestaltung der Anmeldebestätigung zwischen Anmeldungen mit und ohne Begleitung unterschieden.

  • Reminder an alle zugesagten Gäste: Da zwischen der Einladung und der Veranstaltung ein längerer Zeitraum von mehreren Monaten lag, wurden die Gäste regelmäßig mit Mailings über Programmpunkte und Highlights des Events informiert.

  • Reminder an Gäste mit Hoteltransfers: Ausgewählten Gästegruppen wurden Informationen zu den Shuttles von und zu ihren jeweiligen Hotels übermittelt.

  • Hinweis zum Update der Event-Website mit neuen Infos zum Event: Kurz vor dem Event gab es noch einmal ein umfassendes Update sowie eine Erklärung der Anreise und des Check-ins. Dazu wurde auch der QR-Code, der einen schnellen und reibungslosen Check-in garantiert, mitgeschickt.

  • Follow-up: Nach der Veranstaltung wurde allen tatsächlich an der Veranstaltung teilgenommenen Gästen eine Dankes-E-Mail mit Link zu einem Nachbericht übermittelt.

Digitale Gästeliste für den Empfang der Gäste

Auch der Check-in der Gäste auf der Veranstaltung wurde technisch von Invitario begleitet. Die Gäste wurden von vier Hostessen empfangen, die jeweils mit einem mobilen Handscanner ausgestattet waren.

Die Scanner ermöglichten die schnelle und sichere Prüfung bzw. Entwertung der QR-Codes, welche die Gäste zuvor mit der Anmeldebestätigung per E-Mail erhalten hatten. Nach dem Scan eines QR-Codes wird der Status des Gasts angezeigt und mit dem Invitario-Server synchronisiert.

Gäste, die ihren QR-Code vergessen oder andere Fragen hatten, wurden zum Helpdesk neben dem Haupteingang gebeten. Dort waren zwei weitere Hostessen im Einsatz, die über iPads und der Invitario App Zugriff auf die Gästeliste hatten. Am Helpdesk konnte die gesamte Einladungsliste der Veranstaltung eingesehen und nach Namen von Gästen und Unternehmen durchsucht werden, es konnte eingecheckt und es konnten neue Teilnehmer angelegt werden.

Tipp: Bei Veranstaltungen mit hunderten Gästen ist ein Helpdesk am Einlass unverzichtbar. Dieser übernimmt die Klärung aller Situationen, die vom Standard-Check-in-Prozess abweichen und steht in engem Kontakt mit einem Vertreter des Veranstalters. So ist sichergestellt, dass der Einlass für alle eintreffenden Teilnehmer schnell und professionell abgewickelt wird.

Statistiken zum Check-in

Um dem Veranstalter laufend aktuelle Statistiken zu den bereits eingetroffenen Gästen bereitzustellen, wurde ein lokales WLAN eingerichtet. Die Daten aller Check-in-Stationen konnten so ständig mit dem Invitario-Server sowie untereinander synchronisiert werden.

Der Veranstalter war damit zu jedem Zeitpunkt darüber informiert, wie viele Gäste bereits auf der Veranstaltung eingetroffen waren. Darüber hinaus lässt sich über die Invitario App auch der Status jedes Gastes am persönlichen Smartphone einsehen. Beim Check-in ausgewählter Gäste kann am persönlichen Smartphone übrigens auch eine automatische Benachrichtigung ausgelöst werden.

Follow-up nach dem Event

Eine hochkarätige Veranstaltung wie das Jubiläum der Progroup wäre nicht perfekt, ohne eine Dankes-E-Mail nach der Veranstaltung. Die Nachricht führte die Gäste noch einmal auf die Event-Website, die um eine Fotogalerie und ein Video erweitert wurde.

Durch die Umsetzung des Einlasses mit der Invitario App hatte der Veranstalter die Information, welche der zum Event angemeldeten Personen auch tatsächlich am Event erschienen sind. Diese Personen stehen in Invitario als eine eigene Zielgruppe zur Verfügung und können mit einem Klick als Empfänger eines Mailings ausgewählt werden.

Fazit

Das grandiose Firmenjubiläum von Progroup stellte hohe Anforderungen an das Einladungs- und Teilnehmermanagement, die in enger Zusammenarbeit zwischen dem Veranstalter Progroup AG, der betreuenden Digitalagentur Reinshagen & Hartung und Invitario gelöst wurden.

Über Invitario erfolgte die zentrale Steuerung des gesamten und in fünf Sprachen umgesetzten Einladungsprozesses für die über 700 Gäste, die aus 17 Ländern angereist waren.


die veranstaltung

  • Veranstaltungsart: Firmenjubiläum

  • Typ: Geschlossene Veranstaltung

  • Teilnehmer: ca. 700 aus 17 Ländern

  • Veranstalter: Progroup AG

  • Besonderheiten: Umsetzung des Einladungs- und Teilnehmermanagements in fünf Sprachen

EINGESETZTE PRODUKTE

  • Invitario Express Pro

  • Setup-Service

  • Übersetzung von Systemtexten

  • Check-in-Service

  • Miete von Check-in Hardware


 
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Über die Progroup AG

1992 beginnt in Offenbach/Queich die Erfolgsgeschichte der Progroup. Nach 25 Jahren zählt das Unternehmen in Zentraleuropa zu den Top fünf Unternehmen der Papier- und Wellpappbranche und zu den 20 größten Produktionsunternehmen in Rheinland-Pfalz.

Mit europaweit über 1.100 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wurde 2016 ein Umsatz von rund 733 Mio. Euro erzielt. Damit zählt es in Deutschland zu den ganz wenigen inhabergeführten Unternehmen, die in nur 25 Jahren einen ähnlichen Erfolg erzielen konnten.


Fotos: Reinshagen & Hartung, Progroup AG, Invitario GmbH

 

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