Case Study: präsentation

Vom Serien-Hit bis zur Sky Sport Night

Der Abo-TV-Sender Sky präsentiert seine Programm-Highlights im Rahmen exklusiver Premieren-Events.

 
Am roten Teppich der Premiere von „Babylon Berlin“:  Die beiden Hauptdarsteller Liv Lisa Fries und Volker Bruch.

Am roten Teppich der Premiere von „Babylon Berlin“: Die beiden Hauptdarsteller Liv Lisa Fries und Volker Bruch.

 

Mit vielfach preisgekrönten Serien wie „Babylon Berlin“ und „Das Boot“ begeistert Sky regelmäßig über 5 Millionen Abonnenten. Bevor die hochwertigen Eigenproduktionen ausgestrahlt werden, lädt der TV-Sender zu exklusiven Premieren.

Die aufwendigen Produktionen des Münchner Abo-TV-Senders sind nicht nur ein Garant für beste Unterhaltung und hohe Abonnentenzahlen, sondern werden auch öffentlichkeitswirksam mit Premieren in Szene gesetzt. Zu den von Sky geladenen Gästen – u. a. Werbekunden und Partner des TV-Senders – mischen sich neben prominenten Gästen aus Wirtschaft, Kultur, Medien und Society auch Schauspieler, Produzenten und Regisseure.

Premieren-Events von Sky: von „Babylon Berlin“ über „Das Boot“ und „Der Pass“ bis zu „8 Tage“

PROFESSIONELLES TEILNEHMERMANAGEMENT

Die Veranstaltungen werden von der auf PR, Social Media und Events spezialisierten Agentur LOEBELL NORDBERG umgesetzt, die von Sky u. a. mit dem Teilnehmermanagement betraut wurde.

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„Eine Premiere gewinnt bis zum Tag des Events zunehmend an Dynamik. Die Gästeliste verändert sich ständig – einfache Prozesse und eine gute Übersicht sind entscheidend für den Erfolg der Veranstaltung.

Mit Invitario können wir auch kurzfristig auf jede neue Herausforderung flexibel reagieren.“

Grazia Nordberg, Geschäftsführerin LOEBELL NORDBERG

Die Rolle von Invitario

Für das Teilnehmermanagement der hochwertigen Veranstaltungen gelangt seit 2017 Invitario zum Einsatz. Den Auftakt machte die Premiere der mittlerweile vielfach auch international preisgekrönten Serie „Babylon Berlin“. Premieren der Eventserie „Das Boot“, der Krimiserie „Der Pass“ sowie der Endzeitserie „8 Tage“ folgten.

Die „Sky Sport Night“ im Wiener Volkstheater: Rund 800 Gäste verfolgten das Finale der UEFA Champions League in gediegenem Ambiente.

Auch sportliche Highlights, wie die Übertragung des Finales der UEFA Champions League im Rahmen der „Sky Sport Night“ im ehrwürdigen Ambiente des Wiener Volkstheaters, zählen zu den mit Invitario abgewickelten Veranstaltungen. Mit diesem Event begeisterte Sky rund 800 Gäste und wurde mit dem Austrian Event Award in Bronze ausgezeichnet.

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„Für die Übertragung des Champions League Finales gab es mehrere Gästegruppen, die über unterschiedliche Kanäle eingeladen wurden: neben den von Sky direkt geladenen Gästen wurden über einen Medienpartner Plätze an Leser vergeben.

Das Teilnehmermanagement für beide Einladungsprozesse lief in Invitario zusammen und konnte durch die betreuende Agentur zentral gesteuert werden.“

Christoph Hütter, Geschäftsführer Invitario

Schnelles Anlegen neuer Events

Das Aufsetzen einer neuen Veranstaltung erfolgt direkt durch das Team von LOEBELL NORDBERG. Da die Events oft über einen ähnlichen Einladungsprozess verfügen, kann in den meisten Fällen eine vergangene Veranstaltung als Vorlage verwendet und mit nur einem Klick dupliziert werden. Beim Duplizieren werden alle Elemente und Einstellungen – sowie auf Wunsch auch die Gästeliste – der Vorlage übernommen.

Im nächsten Schritt können die Veranstaltungsdaten aktualisiert, das Design angepasst und gegebenenfalls die neue Einladungsliste hochgeladen werden. Dadurch ist es möglich, eine neue Veranstaltung innerhalb weniger Minuten zu erstellen, anzupassen und die Einladungen zu versenden.

Hochwertige Optik

Bei der optischen Gestaltung der Mailings und der Event-Website kann auf die großartigen Keyvisuals der jeweiligen Sky-Produktion zurückgegriffen werden, die ähnlich aufwendig wie ein Kinoplakat gestaltet sind. Ein besonderer Vorteil, der nicht nur eine hohe Aufmerksamkeit für die per E-Mail versandte Einladung garantiert, sondern auch auf der Event-Website genutzt wird: Denn meist besteht diese nur aus einer Landingpage mit dem Keyvisual, einer kurzen Beschreibung des Events und dem – auf ein Minimum reduziertes – Online-Anmeldeformular.

Zu- oder Absage mit nur einem Klick

Kommt der Gast mit oder ohne Begleitung? Mehr muss bei den Einladungen zu den Premieren-Events von Sky nicht angegeben werden. Auf die Abfrage von zusätzlichen Daten über das Online-Anmeldeformular wird ganz bewusst verzichtet. Das Anmeldeformular ist bereits mit den Daten, die vom Gast bekannt sind, vorausgefüllt – neben Anrede, Vor- und Nachname natürlich auch mit der E-Mail-Adresse. Damit genügt dem Gast ein Klick auf den An- oder Abmeldebutton, um auf die Einladung zu reagieren.

Erfolgt eine Zusage, wird von Invitario sofort automatisch eine Anmeldebestätigung per E-Mail verschickt. Kann eine eingeladene Person keinesfalls am Event teilnehmen, kann diese direkt in der Einladungsmail über eine „Sofort-Abmelden-Funktion“ reagieren – ein Öffnen der Event-Website bzw. des Online-Anmeldeformulars ist nicht erforderlich. Der Einladungsprozess von Sky ist damit bewusst einfach gehalten und steigert bei den eingeladenen Personen somit die Vorfreude auf die Veranstaltung.

Folgende Mailings werden bei einem Premieren-Event verschickt:

  • Save the Date: Bereits das frühzeitig versendete Save the Date bietet die Möglichkeit, zur Veranstaltung zu- oder abzusagen.

  • Einladung: Die eigentliche Einladung ist eine leicht modifizierte Version des Save the Dates und wird einige Wochen danach versandt. In einer ersten Welle ergeht die Einladung an den Großteil der Personen auf der Einladungsliste.

  • Einladung von Nachnominierungen: In den Wochen bis zum Event wird die Gästeliste regelmäßig um Gäste erweitert, dabei kann es sich um das Hinzufügen einzelner Personen oder auch mehrerer Kontakte handeln. Ob Einzelkontakt oder eine Liste mit vielen zusätzlichen Kontakten: Neue Gäste können zu jeder Zeit mit wenigen Klicks nachträglich eingeladen werden.

  • Reminder zur Einladung: Manueller Versand an alle Gäste, die bisher weder mit einer Zu- oder Absage auf die Einladung reagiert haben. Invitario stellt automatisch eine Zielgruppe mit diesen Kontakten zum Versand der Erinnerung zur Verfügung.

  • Anmeldebestätigungen: Automatischer Versand von Anmeldebestätigungen nach jeder Rückmeldung eines Gastes. Gäste, die zur Veranstaltung zugesagt haben, erhalten mit der Anmeldebestätigung weitere Informationen zur Veranstaltung. Hier kann inhaltlich zwischen der Anmeldung mit und ohne Begleitung unterschieden werden.

  • Reminder an alle zugesagten Gäste: Da zwischen der Einladung und der Veranstaltung ein Zeitraum von mehreren Wochen liegen kann, werden die Gäste wenige Tage vor dem Event noch einmal darüber informiert bzw. daran erinnert.

  • Follow-up: Nach der Veranstaltung wird allen tatsächlich an der Veranstaltung teilgenommenen Gästen eine Dankesmail übermittelt.

Tipp zum Thema Datenschutz: Wenn Sie das Online-Anmeldeformular einer Veranstaltung auf die für die Abwicklung des Events relevanten Datenfelder wie Anrede, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse sowie die Zu- und Absage reduzieren und diese Daten nur für diesen Zweck verarbeitet werden, benötigen Sie keine Zustimmung zu einer Datenschutzerklärung. Hier gelangt nämlich die sogenannte Vertragserfüllung zur Anwendung: Diese erlaubt die Übermittlung von E-Mails, solange diese zur Erfüllung Ihrer Leistung erforderlich sind. Darunter fallen natürlich auch alle Informationen zu einer Veranstaltung, die für die Teilnahme an der Veranstaltung wichtig sind. In diesem Fall ist es vollkommen ausreichend, wenn eine Datenschutzerklärung vorhanden und diese über Ihre Event-Website öffentlich einsehbar ist. Im Invitario-Themenschwerpunkt zu „Events und Datenschutz“ erfahren Sie mehr.

Fazit

Beim Teilnehmermanagement zu den exklusiven Premieren-Events setzt der Abo-TV-Sender Sky bewusst auf einen für die Gäste schnellen und einfachen Einladungsprozess. Mit nur einem Klick können die per E-Mail eingeladenen Personen zur Veranstaltung zu oder absagen und gegebenenfalls angeben, ob sie mit einer Begleitung teilnehmen möchten.


die veranstaltung

  • Veranstaltungsart: Produktpräsentation, Programmpräsentation, Kundenevent

  • Typ: Geschlossene Veranstaltung

  • Teilnehmer: 200 bis 800

  • Veranstalter: Sky

  • Agentur: LOEBELL NORDBERG

EINGESETZTE PRODUKTE

  • Invitario Cloud

  • Setup-Service


Über sky

Sky ist einer der führenden Entertainment-Anbieter in Österreich, Deutschland und der Schweiz. Das Programmangebot besteht aus bestem Live-Sport, exklusiven Serien, neuesten Filmen, vielfältigen Kinderprogrammen, spannenden Dokumentationen und unterhaltsamen Shows – viele davon Sky Original Productions. Neben dem frei empfangbaren Sender Sky Sport News HD können Zuschauer in Österreich das Programm zu Hause und unterwegs über Sky Q und jetzt auch via Sky X sehen. Sky Österreich mit Hauptsitz in Wien ist Teil der Comcast Group und gehört zu Europas führendem Unterhaltungskonzern Sky Limited.

Über LOEBELL NORDBERG

LOEBELL NORDBERG ist eine inhabergeführte, national und international tätige PR-Agentur, die persönlich, umfassend und branchenübergreifend Betreuung bietet: Das Leistungsspektrum reicht von Strategie-und Positionierungsberatung über klassische Pressearbeit, akute Krisen-PR bis hin zur Social-Media-Beratung und -Betreuung sowie Event PR und wird an die jeweiligen Erfordernisse der Kunden angepasst. Der Anspruch von LOEBELL NORDBERG ist es, die Vielfalt und Breite an Themen und Instrumenten mit substanzieller Expertise zu verbinden – dies bildet sich auch in der Matrix-Organisation der Agentur mit Experten-Units ab.


Text: Stefan Grossek | Fotos: Sky, LOEBELL NORDBERG

 

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