Ein erfolgreiches Event beginnt bereits lange vor der Veranstaltung. Die Gestaltung der E-Mail-Einladung ist daher ein entscheidender Faktor im Einladungsmanagement.

Von Jessica Clarisse

Um heutzutage die Aufmerksamkeit eines E-Mail-Empfängers zu erlangen, bedarf es neben einer klaren Message auch ein überzeugendes Design. Gerade bei einer per E-Mail verschickten Online-Einladung ist der erste Eindruck entscheidend, um sich von der Flut an E-Mails abzuheben.

Mit der E-Mail-Einladung muss es Ihnen also gelingen, den Empfänger in wenigen Sekunden visuell anzusprechen. Mit den folgenden 6 Design-Tipps gestalten Sie eine Einladung, die in der Inbox Ihrer Empfänger auffällt:

 

1. Halten Sie es einfach

Klarheit ist der Schlüssel zum Erfolg. Die E-Mail-Einladung benötigt einen roten Faden und muss inhaltlich vollständig sein – beim Empfänger dürfen keine Fragen offenbleiben.

Stellen Sie sich vor der Gestaltung der Einladung folgende Fragen:

  • Wofür steht die Veranstaltung?

  • Worum geht es inhaltlich?

  • Warum ist eine Teilnahme für den Empfänger von Vorteil?

Versuchen Sie, jede Frage mit je einem kurzen, prägnanten Satz zu beantworten und erstellen Sie daraus die Einleitung der Einladung. Online-Einladungen sollten auch optisch schlicht und einfach gehalten werden. Eine gute Idee im Einladungsprozess konsequent umzusetzen ist schon ausreichend. Wichtig ist, dass Sie inhaltlich und in der optischen Gestaltung konsistent bleiben. Ein aussagekräftiges Titelbild (Headerbild), das das Event widerspiegelt, wirkt ansprechend. Mit einer ungewöhnlichen Textfarbe steigern Sie den „Wow-Effekt“. Damit überraschen Sie den Empfänger und wecken zugleich Interesse.

Bedenken Sie auch, dass E-Mail-Einladungen nicht am technischen Stand von Websites sind. Überfrachten Sie Ihre E-Mails daher nicht mit Inhalten und komplexen Darstellungsformen wie Tabellen – bei der Vielzahl an E-Mail-Clients und Displaygrößen kann es zu unterschiedlichsten Darstellungen kommen. Halten Sie Ihre E-Mails daher möglichst kompakt und reduzieren Sie den Inhalt auf das Wesentliche.

2. Wiederholungen sind erlaubt

Wiederholungen von Informationen dürfen in der E-Mail-Einladung ruhig erfolgen, wenn sie der Verständlichkeit dienen. Damit stellen Sie sicher, dass die Empfänger die wesentlichen Inhalte des Events verstehen.

3. Eine konkrete Handlungsaufforderung

Ein auffälliger und gut erkennbarer Anmeldelink – auch Call to Action genannt – führt den Empfänger zum Online-Anmeldeformular. Dazu setzen Sie am besten einen optisch prägnanten Button anstelle eines „langweiligen“ und wenig ansprechenden Textlinks ein. Gestalten Sie den Button in einer unverkennbaren und auffallenden Farbe. Den Button können Sie in der E-Mail-Einladung auch mehrmals platzieren. Im Idealfall wird ein Button im oberen Bereich (Header) gesetzt, der zweite nach dem Einleitungstext (Intro) und eventuell noch ein dritter am Ende. Auf diese Weise hat der Empfänger jederzeit die Möglichkeit, sich mit einem Klick zu Ihrer Veranstaltung anzumelden.

Die Handlungsaufforderung bzw. der Call to Action muss sich von der E-Mail-Einladung abheben. Wenn in Ihrer Einladung Blautöne als Primärfarbe dominieren, dann bietet zum Beispiel die Farbe Orange einen deutlichen Kontrast. Auf Websites wie Paletton können Sie durch die Eingabe Ihrer Primärfarbe eine passende Kontrastfarbe vorschlagen lassen – ein Tool, das auch von professionellen Designern verwendet wird.

Mit einer konkreten Handlungsaufforderung, wie etwa „Zur Anmeldung“ oder „Jetzt anmelden“, motivieren Sie den Empfänger, sich für die Veranstaltung online zu registrieren und leiten ihn damit zum Anmeldeformular.

4. Die richtige Farbpalette für die E-Mail-Einladung

Bei der E-Mail-Einladung dürfen kreative Akzente nicht fehlen – übertrieben Sie es aber nicht: aufgrund der Lesbarkeit empfiehlt es sich, bei einem weißem Hintergrund und einer dunklen, gut lesbaren Schriftart zu bleiben. Wenn für das Event eine eigene Event-Website, respektive eine Unterseite der Unternehmenswebsite (Microsite) erstellt wird, können Sie dort mit einer intensiveren Farbpalette arbeiten.

5. Ein Bild als zentrales Element

Damit die Online-Einladung nicht einem Newsletter gleichkommt, sollten Sie auf zu viele Bilder verzichten. Je nach Kontext der Veranstaltung können Sie das Logo des Unternehmens oder ein eigens im Design der Veranstaltung gestaltetes Headerbild, verwenden.

6. Statt zu viel Text besser auf eine Website verlinken

Eine E-Mail-Einladung kann schnell überladen wirken. Inhaltlich sollten Sie sich daher auf ein Minimum beschränken, ganz nach dem Motto „weniger ist mehr“. Je überschaubarer und klarer Sie die digitale Einladung gestalten, desto höher sind die Chancen einer erfolgreichen Gästeregistrierung.

Zusätzliche Informationen zum Anlass wie Veranstaltungslokalität, Google Routenplanung oder Unterkunftsmöglichkeiten bringen den eingeladenen Personen einen positiven Nutzen. Damit die E-Mail-Einladung übersichtlich und ansprechend bleibt, sollten Sie diese Informationen nicht unmittelbar in die E-Mail integrieren, sondern mit Links auf eine Website verweisen.

 

Fazit

Es lohnt sich, bei der Gestaltung einer E-Mail-Einladung mutig und kreativ zu sein und den Empfänger zu überraschen. Mit der Online-Einladung stellen Sie den ersten Kontakt zum gewünschten Gast her und stellen Ihre Veranstaltung vor. Das klare Ziel: Der Empfänger soll sich mit einem Call to Action-Button für die Veranstaltung registrieren. Der Fokus bei der E-Mail-Einladung liegt deshalb auf dem Inhalt, der Lesbarkeit und Ihrem überzeugenden Auftritt.

 

Erfahren Sie mehr über die Vorteile einer professionellen E-Mail-Einladung: Mit Invitario können Sie personalisierte und optische ansprechende Online-Einladungen erstellen.

 

Lernen Sie Invitario kennen

Wir freuen uns auf den Kontakt mit Ihnen

 

MEHR ERFAHREN

mehr-erfahren-invitario.jpg

Sie haben Fragen zu Invitario,
Funktionen oder Preisen?

Einer unserer Produkt-Experten
berät Sie gerne. Einfach Formular
ausfüllen und wir kontaktieren Sie
zeitnah per E-Mail oder Telefon.

Online-Demo

online-demo-invitario.jpg

Sie möchten Invitario bei einer
Online-Demo kennenlernen?

Eine persönliche Online-Demo ist der schnellste Weg, um Ihnen Invitario vorzustellen: in 30 Minuten zeigen wir Ihnen die wichtigsten Funktionen.