Eine Event-Website bietet alle notwendigen Informationen zur Veranstaltung und führt die Gäste zur online Anmeldung. In diesem „How-to“ erklären wir, wie erfolgreiche Event-Websites aufgebaut sind.

Von Konstantin Schiller


Die online Anmeldung eines Events sollte immer leicht zugänglich, übersichtlich und vor allem überzeugend sein. Auch heute noch wird zu vielen Veranstaltungen via Briefe oder E-Mail eingeladen – nur um dann auf deren Beantwortung zu warten. Der Aufwand ist hoch und der gesamte Prozess zäh. Viel leichter und vor allem automatisiert klappt es mit der online Anmeldung und Präsentation einer Veranstaltung mittels einer Event-Website.

In diesem Artikel erklären wir den Aufbau einer Website für Events Schritt für Schritt. Wer sich an diese grundlegenden Regeln hält, bekommt ein überzeugendes Ergebnis, das für viele Anmeldungen sorgt.

 

Die zentrale Aufgabe einer Event-Website

Die Event-Website dient nur einem einzigen Ziel: der einfachen Anmeldung des Gastes zu Ihrer Veranstaltung. Punkt. Alle Elemente der Website sollten dementsprechend darauf ausgerichtet sein.

Eine Event-Website kann aus einer einzelnen Landingpage bestehen oder aus mehreren miteinander verknüpften Seiten. Am einfachsten klappt die Erstellung einer Event-Website mit professionellen Einladungsmanagement Tools. Diese ermöglichen nicht nur die einfache Gestaltung von Design und Inhalten, sondern auch die nahtlose Integration in den Einladungsprozess.

Schritt 1: Den Header der Event-Website gestalten

Der Header ist der Kopfbereich einer Website. Er ist das Erste, was der Besucher sieht. Ein großes Header-Foto mit einem passenden Bild zur Veranstaltung oder eines vorangegangenen Events baut Vertrauen auf. Als Foto eignet sich der Besucherstrom auf einem Event oder eine Grafik, die den Kern der Veranstaltung widerspiegelt. Der Header einer Event-Website enthält die wichtigsten Informationen – was, wann und wo. Dazu gehört eine griffige Überschrift und ein klarer Call to Action, wie „Hier anmelden“.

Folgende Texte stehen im Header:

  • Name der Veranstaltung: dadurch weiß der Besucher sofort, um was es sich handelt.

  • Kurzbeschreibung/Teaser: in ein bis zwei Sätzen die Kerninformationen des Events wiedergeben.

  • Eckdaten: Datum, Veranstaltungsort, Dauer.

Schritt 2: Aussagekräftige Texte für den Informationsteil

Beim Formulieren der Texte für die Event-Website sind kurze Sätze zu wählen. Der Text muss den Leser direkt ansprechen und sollte nicht zu werblich wirken. Eine Teilnehmermanagement-Software nimmt hier einiges an Arbeit ab, denn sie bietet Personalisierungsoptionen für die direkte Ansprache der Gäste.

Ein aussagekräftiger Text beinhaltet neben den bereits oben angeführten Punkten:

  • Anmeldebedingungen und ggf. Anmeldefristen, wenn gegeben

  • Hinweise zur Anmeldung bzw. zum Ausfüllen des Anmeldeformulars

Besonders wichtige Hinweise können Sie auch zwei- bis dreimal an verschiedenen Stellen platzieren, um sicherzustellen, dass der Gast diese nicht übersieht.

Der Informationsteil versorgt die Besucher der Event-Website mit den wichtigsten Daten zu Ihrer Veranstaltung. Je nach Umfang fällt hier die Entscheidung, ob eine einzelne Seite ausreicht. Für große Veranstaltungen mit einem umfassenden Programm empfiehlt es sich, zusätzliche Unterseiten für die Beschreibung von Workshops, Event-Highlights und Rednern zu erstellen – so halten Sie den Lesefluss übersichtlich.

Diese Informationen sind für Gäste grundsätzlich interessant:

  • Weiterführende Beschreibung der Veranstaltung

  • Informationen zum Programm

  • Vorstellung der Redner/besonderer Gäste

  • Beschreibung von Workshops

  • Wegbeschreibung mit Karte (Google Map)

  • Rückblick auf vergangene Event-Highlights

  • Zitate und Bilder prominenter Besucher

Profi-Tipp: Weniger ist mehr! Auf die wesentlichen Informationen beschränken. Zusatzinformationen, die nicht unmittelbar der Anmeldung für das Event dienen, lassen sich zu einem späteren Zeitpunkt mittels eines gezielten Mailings an die Teilnehmer übermitteln.

Schritt 3: Das Anmeldeformular erstellen

Im Zentrum einer jeden Event-Website steht die Anmeldung im online Anmeldeformular: Es ist der Zielpunkt, den jeder Besucher Ihrer Event-Website erreichen soll. Alle weiteren Elemente auf der Website dienen dazu, den Besucher zur Anmeldung zur Veranstaltung zu bewegen.

Für einen übersichtlichen Aufbau kann das online Anmeldeformular in unterschiedliche Bereiche geteilt werden (z. B. „Gästedaten“, „Buchungsinformationen“, „Workshopanmeldung“ etc.). In diesem Artikel habe ich für Sie einen detaillierten Leitfaden zum Erstellen eines benutzerfreundlichen online Anmeldeformulars erstellt.

Schritt 4: Grundlegende Designregeln beachten

Das Design sollte zunächst mit dem Corporate Design Ihres Unternehmens bzw. mit dem Veranstaltungsdesign korrespondieren. Das Unternehmenslogo muss klar sichtbar sein. Auch hier gilt für die Event-Website die Faustregel: weniger ist mehr. Das heißt, maximal zwei Schriftarten und nicht mehr als vier Farben verwenden.

Links sind deutlich hervorzuheben und ein „Call to Action Button“ verbindet auf die Zielseite mit dem online Anmeldeformular. Die Farbe der Buttons soll sich vom restlichen Design abheben, am besten durch eine sofort ersichtliche Kontrastfarbe.

Profi-Tipp: Bei Event-Websites steht die Funktion immer vor dem Design! Dennoch muss das Design ansprechend gestaltet sein, um die Aufmerksamkeit des Gastes zu bekommen.

Schritt 5: Testphase starten

Geschafft, die Event-Website steht! Doch funktioniert sie auch so, wie sie soll? Diese Frage wird in der Testphase beantwortet. Es empfiehlt sich, die gesamte Seite mit verschiedenen Geräten und Browsern unter die Lupe zu nehmen. Vergessen Sie dabei nicht auf den Test am Smartphone und Tablet.

Was ist vor der Veröffentlichung der Event-Website zu prüfen?

  • Ladegeschwindigkeit

  • Darstellung auf verschiedenen Displaygrößen (Responsive Design)

  • Funktion des Anmeldeprozesses

  • Verknüpfung zur Datenbank

  • Rechtschreibung

Professionelle Einladungsmanagement Software besitzt dafür einen speziellen Setup-Modus: Dieser erlaubt es, ungestört alle Funktionen und den Aufbau der Seite zu überprüfen, ohne das diese öffentlich erreichbar ist. Das erleichtert die Testphase enorm.

 

Fazit

Eine klare Struktur, überzeugender Inhalt und ansprechendes Design sind die drei Eckpfeiler einer guten Event-Website. Wer die 6 Schritte dieses How-to einhält, erstellt innerhalb kürzester Zeit eine ansprechende Event-Website, die die Besucher der Seite gezielt zur Anmeldung für das Event verleitet.

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