Viele Veranstalter greifen noch immer auf analoge Check-in-Verfahren zurück. Dabei kann ein digitaler Check-in maßgeblich dazu beitragen, den Erfolg eines Events zu messen und die Qualität zukünftiger Events deutlich zu verbessern.

Von Hannes von Bloh

Durch gezieltes Einlassmanagement kann eine ganze Reihe von Daten gesammelt werden, deren Auswertung dabei hilft, zukünftige Erfolgsstrategien für das Teilnehmermanagement zu entwerfen.

Der digitale Check-in gehört zu den wichtigsten Werkzeugen eines datenbasierten Ansatzes für ein erfolgreiches Teilnehmermanagement. Die vielschichtigen Daten, die im Rahmen Events erhoben werden können, verbessern die Planung und tragen maßgeblich zu einer besseren Teilnehmerverwaltung und somit zum Erfolg Ihrer zukünftigen Veranstaltungen bei.

Die Integration eines digitalen Check-ins ist zudem einfach umzusetzen und bringt dabei eine ganze Reihe von Vorteilen mit sich. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie digitale Check-ins einrichten, Sie aussagekräftige Daten erheben und diese Daten für zukünftige Events nutzen können, um den Erfolg Ihrer Veranstaltungen weiter zu steigern.

 

Schritt 1: Check-ins einrichten und die richtigen Daten erheben

Der wesentliche Vorteil von digitalen Lösungen gegenüber traditionellen Methoden ist die automatisierte Erhebung von Daten. Mithilfe dieser lassen sich später auf Knopfdruck Erkenntnisse aus vergangenen Events ziehen, die den Erfolg zukünftiger Projekte maßgeblich beeinflussen können. Auch Live-Analysen der erhobenen Daten noch während einer laufenden Veranstaltung können dazu beitragen, Warteschlangen besser durchzuplanen und den Fluss der Teilnehmer an verschiedenen Punkten abzuschätzen.

Außerdem sind Zusagen- und Teilnehmerquoten vielen Einflussfaktoren ausgesetzt. Um handfeste Erkenntnisse darüber zu erlangen, was bei Ihren Veranstaltungen funktioniert und was nicht, ist das Messen an verschiedenen Stellen des Einladungsprozesses der einzig verlässliche Weg, um sich ein objektives Bild machen zu können. Eine dieser Stellen ist der Check-in.

Die Digitalisierung des Check-in-Verfahrens gibt Ihnen als Veranstalter die Möglichkeit, Statistiken zu erstellen, die Einsicht in eine ganze Reihe von essenziellen Informationen liefern:

  • Wer ist gekommen?

  • Wer hat zugesagt, ist aber nicht am Event erschienen?

  • Wer war nicht angemeldet, ist aber trotzdem erschienen?

  • Zu welchen Zeiten sind wie viele Teilnehmer erschienen und wann waren die Stoßzeiten?

  • Wie lange besucht ein Teilnehmer die Veranstaltung?

  • Wann verlassen Teilnehmer die Veranstaltung?

Um die Teilnehmerverwaltung online durch ein digitales Check-in-System abdecken zu können, hilft es, mithilfe einer digitalen Gästeliste Teilnehmerlisten online zu verwalten und bei Ankunft des Gastes zu aktualisieren.

Sehen Sie auf jeden Fall eine ausreichende Anzahl an Check-in-Stationen sowie einen Helpdesk für Situationen vor, die einer individuellen Klärung bedürfen. Um den Einlass reibungslos ablaufen zu lassen, sollte die Check-in-Situation am Veranstaltungsort im Detail durchgeplant werden. In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die optimale Vorbereitung Ihres Check-ins.

Schritt 2: Daten auswerten und interpretieren

Die so erhobenen Daten bilden eine wichtige Grundlage für die Planung weiterer Events hinsichtlich vieler Key Performance Indicators (KPI), die sich Ihnen auf den ersten Blick möglicherweise nicht erschließen: So lässt sich nicht nur messen, welche Gäste zu welchem Zeitpunkt erscheinen, man gewinnt ebenso wichtige Erkenntnisse für das Teilnehmermanagement.

Neben dem Check-in am Eingang der Location können Sie auch zusätzliche Check-ins auf der Veranstaltung umsetzen, um die Anzahl der Teilnehmer an einem Workshop zu messen. Welcher Speaker erzielt die höchsten Teilnehmerzahlen, welcher Workshop war zu welchen Zeiten gut besucht oder wann sind Zeitpunkt und Location optimal für das Catering?

Auf Basis dieser wertvollen „Insights“ in das Verhalten Ihrer Teilnehmer lässt sich nicht nur die Qualität zukünftiger Events verbessern, sondern auch deren ROI (Return on Investment) hebeln – Sie können Kostenpunkte identifizieren, die möglicherweise nicht den erwünschten Ertrag liefern.

Es ist nicht immer einfach, den ROI von einzelnen Ereignissen während eines Events (Workshops, Sales-Aktionen, Reden usw.) zu messen. Durch geschickte Einbindung eines Check-in-Systems an den richtigen Stellen einer Veranstaltung ist dies jetzt aber deutlich einfacher geworden.

Schritt 3: Erkenntnisse für die nächsten Events nutzen

Aus den erhobenen und ausgewerteten Daten können Sie auch eine ganze Reihe von weiteren Erkenntnissen ziehen, die nicht nur die Qualität nachfolgender Events, sondern auch der Veranstaltung selbst maßgeblich beeinflussen werden.

Diese Erkenntnisse sind für alle Phasen des Teilnehmermanagements von Bedeutung:

  • Vor dem Event: Das Einladen der richtigen Personen, die Ihre Events gerne besuchen und für Ihr Geschäft wichtig sind.

  • Während des Events: Sie wissen nicht nur wie viele Gäste bereits anwesend sind, sondern auch welche Gäste.

  • Nach dem Event: Versenden Sie gezielt Follow-ups an die tatsächlich teilgenommenen Personen und richten Sie die Inhalte für jeden Empfänger ggf. an den auf der Veranstaltung erhobenen Interessen aus.

  • Für das nächste Event: Führen Sie eine tiefgehende Analyse Ihrer Eventbesucher durch und optimieren Sie die Abläufe Ihrer nächsten Veranstaltungen.

Während des Events

Ein ganz entscheidender Vorteil eines digitalen Check-ins besteht darin, dass Sie auch während der Veranstaltung den Überblick über die Gästeliste behalten und aktiv agieren können. So können Sie Daten etwa dazu nutzen, um Gäste besser zu betreuen: VIP-Gäste können beispielsweise bereits beim Check-in identifizieren und dementsprechend behandelt werden.

Die zentral verwaltete Gästeliste ist immer aktuell und wird laufend mit allen Check-in-Stationen synchronisiert – so wissen Sie zu jedem Zeitpunkt, wer bereits am Event eingetroffen ist und das doppelte „Einchecken“ von Teilnehmern wird verhindert. Darüber hinaus lässt sich die Gästeliste jederzeit um neue Gäste erweitern: direkt am Check-in oder über die Verwaltungsoberfläche. Änderungen stehen sofort an allen Check-in-Stationen zur Verfügung.

Für die Veranstaltung oder einzelne Mitarbeiter des Gastgebers kann es auch relevant sein zu wissen, ob ausgewählte Gäste bereits eingetroffen sind. Check-in-Lösungen wie jene von Invitario erlauben das Anlegen von individuellen Push-Nachrichten, die beim Check-in der auf der Gästeliste markierten Personen automatisch ausgelöst werden. So können wichtige Gäste gleich am Eingang begrüßt werden oder bestimmte Programmpunkte gestartet werden.

Auch können durch digitale Check-ins beispielsweise Schlangenbildungen an bestimmten Check-in-Stationen vermieden werden. Durch digitale Check-ins kann somit bereits während des Events optimiert werden.

Nach dem Event

In den Tagen nach einer Veranstaltung werden gerne E-Mails verschickt, um sich für die Teilnahme zu bedanken und/oder nachfolgende Events oder das Geschäft selbst zu bewerben.

Mithilfe der erhobenen Daten und eines Teilnehmerlisten Tools lässt sich feststellen, welche Personen, die auf der Einladungsliste standen, tatsächlich teilgenommen haben – somit kann der Verteiler angepasst werden und die E-Mail erhält nur derjenige, für den sie tatsächlich relevant ist.

Zusätzlich gibt es dank der strategischen Platzierung von Check-ins die Möglichkeit, diese Verteiler weiter zu verfeinern: Es können beispielsweise Gäste, die an bestimmten Workshops und Vorträgen teilgenommen haben, individualisierte E-Mails erhalten, die speziell auf die dementsprechenden Inhalte eingehen. Beim Gast entsteht dadurch ein Eindruck von besonders hoher Organisationsqualität, was wiederum die Beziehung zu Ihrem Unternehmen stärken und die Quote von wiederkehrenden Gästen deutlich erhöhen kann.

Für das nächste Event

Wie eingangs erwähnt, können Sie Erkenntnisse dazu nutzen, das Teilnehmermanagement zu verbessern, um die Qualität und Kosteneffizienz der Veranstaltung zu erhöhen. Nur wenn Sie wissen, wo Sie Ihre Gäste „verlieren“, können Sie die richtigen Entscheidungen treffen, um die Zusagen- und Teilnehmerquoten zu optimieren. Diese Quoten können zudem Auskunft darüber geben, ob in Zukunft andere Einladungs- und Feedbackkanäle genutzt werden sollten, um den Erfolg zu steigern.

Strategische Entscheidungen, die auf dieser Basis getroffen werden können, sind u.a.:

  • Einladungszeitpunkt

  • Anzahl der Check-in-Stationen

  • Wahl der Speaker

  • Wahl der Location

  • Wahl der Workshops

  • Marketing & Kommunikation

  • Catering

 

Fazit

Es zeigt sich: Durch die Einrichtung eines digitalen Check-ins entsteht eine ganze Bandbreite von neuen Möglichkeiten, mit denen die Qualität von Veranstaltungen maßgeblich verbessert werden kann. Auch auf die Besucherzufriedenheit lässt sich Einfluss nehmen, wodurch auch der Markenwert der Veranstaltungen langfristig gesteigert werden kann. Wer digitale Check-ins nutzt und seine Teilnehmermanagement online pflegt, hat auf lange Sicht einen Wettbewerbsvorteil.

 

Erfahren Sie mehr über die Vorteile einer digitalen Lösung für den Check-in Ihrer Veranstaltungen: Mit Invitario können Sie Ihre Teilnehmer schnell und sicher per Smartphone, Tablet oder Laptop erfassen.

 

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