Eine neue Generation von Software für Teilnehmermanagement erleichtert mit mehr Effizienz und Übersicht die Planung und Umsetzung jeder Veranstaltung. Und ist dabei auch ganz einfach anzuwenden.

Das Ergebnis: mehr Erfolg im Eventmanagement.

Von Franziska Kleeberg


In den meisten Unternehmen wird die Organisation von Veranstaltungen auch heute noch mittels klassischer Office Software wie Outlook und Excel oder gedruckter Gästelisten umgesetzt. Das trifft vor allem auf das Teilnehmermanagement zu – also das Erstellen und Verwalten von Einladungslisten, den Versand von Einladungen, das Erfassen und Verarbeiten der Rückmeldungen sowie den Empfang der Gäste auf der Veranstaltung selbst.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie vom Einsatz einer Event Management Software für Ihr Teilnehmermanagement profitieren

 

Wege zu einem besseren Teilnehmermanagement

Studien von Eventbrite in Deutschland und Eventbutler in Österreich haben ergeben, dass bisher nur rund 20 % bis 30 % aller Unternehmen ihr Teilnehmermanagement mit einer dafür entwickelten Software digitalisiert haben. Falls Sie die Kommunikation mit Teilnehmern nach wie vor manuell abwickeln, befinden Sie sich also in bester Gesellschaft.

Vermutlich sind Sie aber auch mit den damit verbundenen Nachteilen bestens vertraut: Schnell kursieren mehrere Excel-Listen im Unternehmen, deren Aktualität bald nicht mehr gegeben ist. Jede Änderung oder Rückmeldung eines Teilnehmers muss durch manuelle Eingabe erfasst werden.

illustration: Harald lustinger für invitario

Typischer Ablauf beim Einladen und Verwalten von Teilnehmern in einem Unternehmen:
Manuelle Prozesse behindern einen effizienten, übersichtlichen und steuerbaren Prozess.

Dies bedeutet für Sie nicht nur einen hohen Verwaltungsaufwand, sondern führt auch zu einem stark verzögerten Anmeldestand, der zu keinem Zeitpunkt aktuell ist. Die Kontrolle über die Verwaltung der potenziellen Teilnehmer und damit in Wahrheit über den Erfolg der Veranstaltung geht damit – trotz der vielen Arbeit – verloren.

Die gute Nachricht

Mittlerweile gibt es eine ganze Reihe an innovativen Lösungen, die das Teilnehmermanagement für jede Veranstaltungsart und -größe digitalisieren. Bei der Auswahl sollten Sie darauf achten, dass die Software auch tatsächlich zu den Veranstaltungen Ihres Unternehmens passt. Schließlich hat jedes Unternehmen seine ganz eigenen Prozesse im Eventmanagement und diese sollten auch in der Software abgebildet werden können. Lösungen für das Teilnehmermanagement von geschlossenen Einladungsevents können Sie schon – je nach Funktionsumfang – ab wenigen hundert Euro pro Monat nutzen.

Mit der passenden Software wird die Organisation Ihrer Veranstaltungen deutlich effizienter und das Teilnehmermanagement zu einem überschaubaren und für Sie steuerbaren Prozess.

Bei den meisten dieser Lösungen handelt es sich um eine cloudbasierte Software, die über den Internet-Browser bedient und unter der Kategorie Event Management Software zusammengefasst wird. Diese erfordert keine Installation auf dem Computer des Anwenders und kann auch auf mobilen Geräten wie Smartphones oder Tablets angewendet werden. Darüber hinaus können Sie bei den meisten Anbietern binnen weniger Tage loslegen.

Lösung: software für teilnehmermanagement

Diese Art von Software ist die ungenutzte Chance für mehr Effizienz, Übersicht und Erfolg im Eventmanagement jeder Veranstaltung. Wenn Sie Ihr Teilnehmermanagement digitalisieren möchten, finden Sie für praktisch jeden Anwendungsfall eine geeignete Software. Die Lösungen unterscheiden sich meist in ihrer Ausrichtung auf eine bestimmte Veranstaltungsart bzw. Funktionen: Während sich Anbieter wie Eventbrite oder XING Events auf die Vermarktung kostenpflichtiger Veranstaltungen in ihren Communities konzentrieren, haben sich Anbieter wie Cvent, Invitario oder Aventri auf Lösungen für das Teilnehmermanagement geschlossener Einladungsevents spezialisiert. Diese Art von Veranstaltungen zählt für Unternehmen zu den wichtigsten Marketinginstrumenten in der B2B-Kommunikation.

Über die Software lassen sich die gewünschten Teilnehmer nicht nur einfach verwalten und per E-Mail oder Brief einladen, sondern auch deren Rückmeldungen über ein Online-Anmeldeformular erfassen. Dazu können An- und Abmeldebestätigungen automatisch verschickt werden. Auch der Empfang der Gäste am Event wird digital mittels Gästeliste am Smartphone, Tablet oder Laptop umgesetzt. So steuern Sie vor, während und nach der Veranstaltung alle Kontaktpunkte mit Ihren Gästen über eine zentrale Plattform.

Die größten Vorteile eines digitalen Einladungs- und Teilnehmermanagements:

  • Ein Tool: eine spezialisierte Lösung anstelle generischer Office Software

  • Best Practice: erprobte Einladungsprozesse für unterschiedliche Veranstaltungsarten

  • Flexibel: abbilden von einfachen bis hochkomplexen Einladungsprozessen

  • Effizient: Automatisierung von ansonsten manuell zeitaufwendigen Prozessen

  • Verwaltung: zentrale Verwaltung von Kontaktdaten und Einladungslisten

  • Segmentierung: Kontakte in Zielgruppen nach beliebigen Kriterien gruppieren und mit unterschiedlichen Einladungsprozessen bespielen

  • Übersicht: mehr Übersicht über Einladungsliste, Anmeldestand und Check-in

  • Teamwork: einfache und nachvollziehbare Zusammenarbeit im Team

  • Einladen: erstellen und versenden von personalisierten Online-Einladungen

  • Anmeldeformular: frei konfigurierbare Online-Anmeldeformulare und Event-Websites

  • Rückmeldungen: einfachste Möglichkeit für Gäste, um auf die Einladung zu reagieren

  • Empfangen: schnelles und sicheres Erfassen von Teilnehmern am Check-in des Events

  • Daten: übersichtliche Statistiken vor, während und nach der Veranstaltung

Ideal für geschlossene Veranstaltungen

Digitales Teilnehmermanagement eignet sich ganz besonders für geschlossene Veranstaltungen, zu denen Sie Ihre bereits bestehenden Kontakte einladen. Typisch dafür sind etwa Kundenevents, Mitarbeiterfeiern, Workshops oder Galaabende.

Die Qualität der hauseigenen Kontaktdatenbank ist dabei das A und O. Schließlich dient diese als Grundlage für die Erstellung von Einladungslisten Ihrer Veranstaltungen.

Über eine Event Management Software können alle Anwender auf eine zentrale Kontaktdatenbank zurückgreifen, in der jeder Kontakt nur einmal vorhanden ist. Die Kontakte lassen sich in den meisten Lösungen nach frei definierbaren Kriterien in Gruppen – ähnlich einer Outlook-Verteilerliste – segmentieren. Dies kann auf Basis von bestimmten Datenfeldern (z. B. Kundensegment, Bundesland) oder auch auf Basis von frei definierbaren „Tags“ erfolgen, die einzelnen Personen zugeordnet werden können. So kommt Struktur in Ihre Gästeliste. Die Segmentierung hat den Vorteil, dass Sie jede Gruppe gegebenenfalls mit personalisierten Inhalten ansprechen können. Erfahren Sie hier mehr über die Möglichkeiten der auf Segmenten basierenden Personalisierung.

Personalisierte Online-Einladungen per E-Mail verschicken

Sind alle wichtigen Kontaktdaten in die Teilnehmermanagement-Software eingepflegt, kann die Online-Einladung erstellt werden. Über die zentrale Kontaktdatenbank werden die personalisierten Daten wie Anrede, Titel, Name übernommen. Das Importieren von Dateien fällt somit weg.

Die Antworten der Eingeladenen werden direkt von der Software erfasst. So sieht der Organisator sofort, welche Kontakte auf die Einladung mit einer Zu- oder Absage reagieren. Kontakte, die nicht auf die Einladung reagieren, können mit einem oder mehreren Erinnerungen wiederholt auf die Veranstaltung aufmerksam gemacht werden.

Automatische Anmeldebestätigung mit E-Ticket oder Ticket zum Ausdrucken

Wenn es sich um eine größere Veranstaltung handelt, bei der es auch einen Check-in der Teilnehmer geben soll, dann ist es von Vorteil, Ihren Gästen ein Ticket zur Verfügung zu stellen. Dieses kann über einen QR-Code verfügen, mit dem eine schnelle und sichere Erfassung der Tickets per Smartphone, Tablet oder Laptop möglich ist. Dieses Ticket können Sie zusammen mit der automatischen Anmeldebestätigung verschicken.

Trotz digitaler Möglichkeiten muss dabei nicht auf den klassischen Papierausdruck verzichtet werden. Viele mögen es nach wie vor, wenn sie als Eintrittskarte ein Stück Papier in den Händen halten. Teilnehmermanagement-Software ermöglicht auch das Personalisieren von Tickets. Wenn einzelne Gäste auf ihr Ticket vergessen, können diese durch eine einfache Namenssuche auf der digitalen Gästeliste aufgerufen und erfasst werden.

Gäste schnell und sicher auf der Veranstaltung empfangen

Die digitale Gästeliste am Smartphone, Tablet oder Laptop machts möglich. Die Veranstaltung ist organisiert, die Gäste sind eingeladen und der große Tag ist gekommen. Die eintreffenden Gäste müssen am Check-in „nur“ noch auf der Gästeliste erfasst werden. Moderne Teilnehmermanagement-Software bietet Apps, die einfach auf einem Smartphone oder Tablet installiert oder über den Browser am Laptop aufgerufen werden und u. a. nach dem Namen des eintreffenden Gastes durchsucht werden können.

Manche Lösungen können auch einen QR-Code über die Kamera des Smartphones oder Tablets erfassen, was den Check-in-Prozess deutlich beschleunigt.

Damit hat der Veranstalter zu jedem Zeitpunkt genau im Blick, wer von den Teilnehmern bereits gekommen ist. Auch diese Daten werden automatisch in die Teilnehmerliste übertragen. Das Scannen von QR-Codes ist die schnellste und sicherste Variante, um den Einlass einer Veranstaltung professionell umzusetzen. Dies ist bereits für Veranstaltungen ab 50 Teilnehmern sinnvoll, ab 100 Teilnehmern wird diese Variante fast immer genutzt.

Durch die digitale Gästeliste entfallen auch die ausgedruckten Listen am Check-in. Seit Einführung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) im Mai 2018 ist von der Nutzung gedruckter Gästelisten ohnehin abzuraten, schließlich sollen die personenbezogenen Daten der Teilnehmer – dazu gehören auch der Vor- und Nachname – nicht für Dritte einsehbar sein. Dazu kommt, dass gedruckte Listen oft unbeaufsichtigt am Einlass „herumliegen“ und keine Kontrolle über deren Verbreitung besteht.

Namensschilder direkt aus der Software

Manche Anbieter ermöglichen das Ausdrucken von Namensschildern vor oder sogar direkt auf der Veranstaltung. Da der Druck eines Etiketts nur wenige Sekunden in Anspruch nimmt und beim Check-in eines Teilnehmers automatisch durchgeführt werden kann, ist dies besonders bei Veranstaltungen mit mehreren hundert Teilnehmern von Vorteil.

Nach einer Veranstaltung ist vor der nächsten Veranstaltung. Gerade wenn Sie regelmäßig Events organisieren, kommen die Stärken eines digitalen Teilnehmermanagements rasch zum Vorschein. So können bereits umgesetzte Veranstaltungen dupliziert oder als Vorlagen für künftige Events angelegt werden, wodurch Sie beim Aufsetzen einer weiteren Veranstaltung sehr viel Zeit sparen.

Das Teilnehmermanagement mit Statistiken optimieren

Professionelle Teilnehmermanagement-Software ermöglicht meist auch eine Erfolgsanalyse nach dem Event. So lässt sich im Nachgang u. a. auswerten, von wie vielen Teilnehmern eine Rückmeldung einging und ob Teilnehmer tatsächlich auf dem Event waren. Die Statistiken zeigen Ihnen nicht nur Erfolgstendenzen auf, sondern ermöglichen auch Rückschlüsse auf das Verhalten einzelner Gäste: Wer reagiert nicht auf E-Mails und muss vielleicht anders, z. B. mit einer gedruckten Einladung oder über das Telefon, angesprochen werden? Diese Daten sind unerlässlich für eine fortlaufende Optimierung des Teilnehmermanagements.

 

Fazit

Mit moderner Software für Teilnehmermanagement wird das Einladen, Anmelden, Verwalten und Empfangen von Gästen zu einem effizienten und übersichtlichen Prozess. Für den Veranstalter bedeutet das mehr Kontrolle auf Basis von in Echtzeit zur Verfügung stehenden Daten, wie etwa dem jederzeit aktuellen Anmeldestand mit den Zu- und Absagen auf die jeweilige Einladung. Viele Lösungen lassen sich innerhalb weniger Tage an individuelle Anforderungen anpassen und erfordern keine aufwendige Implementierungsphase.

 

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