Wenn Sie Ihre Einladungen regelmäßig an fehlerhafte E-Mail-Adressen versenden, kann dies viele negative Auswirkungen zur Folge haben. Wir erklären warum das so ist und wie Sie dieses Risiko im Teilnehmermanagement minimieren können.

Von Hannes von Bloh

Wenn Sie gelegentlich E-Mails an größere Empfängergruppen versenden, dann kennen Sie das Problem: Oft kommt es zu einer hohen Fehlerrate und E-Mails können nicht zugestellt werden.

Und das ist gleich auf mehreren Ebenen bitter: Zum einen, weil Sie bestimmt viel Zeit und Energie in die Erstellung der Empfängerliste gesteckt haben. Zum anderen, weil Sie für Ihre Veranstaltung relevante Personen nicht erreicht haben und diese somit als potenzielle Teilnehmer ausfallen. Erfahren diese über Umwege von Ihrer Veranstaltung, kann die nicht erhaltene Einladung auch auf emotionaler Ebene negativ nachwirken und die Geschäftsbeziehung belasten.

Als wäre dies nicht unangenehm genug, kommt noch ein weiterer, technischer Aspekt hinzu: Sie werden „vom Internet“ auch noch dafür „bestraft“, E-Mail-Adressen angeschrieben zu haben, die womöglich einen Fehler wie ein Leerzeichen enthalten, nicht mehr aktuell sind oder schlichtweg nicht mehr existieren.

Aufgrund des hohen Aufwands in der Erstellung von Empfängerlisten und technologischer Barrieren wird oft davor zurückgeschreckt, die Liste zu kürzen oder zu bearbeiten. Doch tatsächlich kann es Ihrem Unternehmen langfristig schaden, das nicht zu tun. Hohe Fehlerraten bei Einladungen und Newslettern können nämlich schwerwiegende Folgen nach sich ziehen (mehr dazu unten). Es ist deshalb sehr wichtig, sich um E-Mail-Adressen zu kümmern, die Fehlermeldungen erzeugen. Beim Versenden von E-Mails gilt für die Adressen Ihrer Empfänger immer: Qualität vor Quantität.

Was ist ein Rückläufer und warum erhalten Sie eine Fehlermeldung?

Ein Rückläufer – im Fachjargon auch „Bounce“ genannt – ist eine E-Mail, die ihr vorgesehenes Ziel (den Posteingang des Empfängers) aus irgendeinem Grund nicht erreicht hat, woraufhin eine Fehlermeldung an den Absender verschickt wird. Das kann verschiedene Gründe haben:

  • Die Inbox des Empfängers ist voll.

  • Die Adresse des Empfängers existiert nicht (mehr).

  • Es liegt ein Rechtschreib- oder Syntaxfehler der Adresse vor.

Warum Sie die Rücklaufquote im Auge behalten sollten

Es mag auf den ersten Blick nicht ersichtlich sein, aber das Beschicken fehlerhafter E-Mail-Adressen bringt eine ganze Reihe von negativen Auswirkungen mit sich.

Darüber hinaus dienen E-Mail-Kampagnen bekanntlich nicht nur der Aufrechterhaltung des Kundenkontaktes, sondern auch der Erhebung von wichtigen Daten. Es braucht saubere Daten, um den Erfolg einer Kampagne beurteilen zu können und ein erfolgreiches Teilnehmermanagement zu garantieren. Wenn E-Mail-Listen jedoch voller fehlerhafter Adressen sind, wirken sich diese auch negativ auf die schlussendliche Datenqualität aus. So wird es nahezu unmöglich, die Auswirkungen einer E-Mail-Kampagne genau einschätzen und auswerten zu können.

Hohe Fehlerraten bei E-Mail-Adressen werden auch beim Einladen bestraft

Internet Service Provider (kurz: ISP) bestrafen hohe Fehlerraten von Absendern insofern, dass sie diese zukünftig als Spammer einstufen. Das hat zur Folge, dass E-Mails zwar zugestellt werden, aber für die Empfänger unsichtbar in den Tiefen von Spam-Ordnern verschwinden und die versendende Domain im schlimmsten Fall auf einer Blacklist landet. Sollte dieses Worst-Case-Szenario eintreten, ist das ein extremer Nachteil für alle Unternehmen, die auf E-Mail-Kampagnen setzen. Schließlich können bei einem „Blacklisting“ überhaupt keine E-Mails mehr versendet bzw. zugestellt werden. Unternehmen, die u. a. ihr Teilnehmermanagement online umsetzen, sollten die Fehlerrate beim Versand jeder Einladung detailliert beobachten.

Eine hohe Fehlerrate deutet darauf hin, dass das sogenannte Double-Opt-in- Verfahren, das (doppelte) Einverständnis des E-Mail-Empfängers, Newsletter und andere E-Mails zu erhalten, nicht umgesetzt wurde oder dass Adresslisten nicht regelmäßig gepflegt wurden, wodurch veraltete Adressen aussortiert worden wären. Das kann dazu führen, dass viele Kontakte, die die E-Mail ohnehin nicht lesen wollen, diese trotzdem bekommen und dann ungeöffnet im Posteingang liegen lassen. Auch jene Kontakte, die von sich aus erreicht werden wollen, bekommen die E-Mail möglichweise nie zu sehen, da diese im Spamfilter „untergegangen“ ist.

Doch nicht nur Fehlerraten, auch die Öffnungsraten werden von ISPs genutzt, um die Qualität eines Absenders zu beurteilen. Wenn ein E-Mail-Verteiler also viele Adressen enthält, von denen die E-Mails nie geöffnet werden, kann der Absender infolgedessen ebenfalls als Spammer eingestuft werden.

Was können Sie tun, um Rücklaufraten zu verringern?

Der einzige Weg, Rücklaufraten dauerhaft zu verringern, ist die konstante Pflege des Datenbestands. Deshalb müssen regelmäßig E-Mail-Adressen, die Fehlermeldungen erzeugen oder auch jene, die nach mehreren Zustellungen nicht geöffnet wurden, bearbeitet werden. Diese Adressen sollten gelöscht oder zumindest aktualisiert werden. Die Praxis zeigt, dass in vielen Fällen nur ein einfacher Rechtschreib- oder Tippfehler vorliegt, der schnell behoben werden kann.

Man unterscheidet dabei zwischen temporären Fehlermeldungen aufgrund voller Mailboxen oder automatisierter Out-of-Office-Meldungen (Soft Bounces) und permanenten Fehlermeldungen, den sogenannten Hard Bounces.

Hard Bounces müssen gefiltert und aus E-Mail-Listen entfernt werden, um die Datenqualität auf einem hohen Niveau zu halten und negative Auswirkungen auf den zukünftigen E-Mail-Versand zu vermeiden. Eine Eventplanungssoftware liefert solche Daten in übersichtlicher Form und erleichtern dadurch die Datenpflege.

Fazit

Diese wenigen Schritte helfen dabei, die Zustellungsrate von E-Mails zu erhöhen. Es mag zunächst mühsam klingen, aber Event Tools können das gesamte Teilnehmermanagement – einschließlich der Pflege von Datenbeständen – deutlich vereinfachen.

Über ein Einladungstool können E-Mails erstellt, Gästelisten online verwaltet und Teilnehmerlisten online gepflegt werden. Dadurch wird die Pflege des Datenbestands vereinfacht und die Spam-Rate durch zusätzliche Hilfestellung bei der korrekten Ausgestaltung von Einladungs-E-Mails deutlich verringert. So können Gäste online eingeladen werden und Dank eines gepflegten Datenbestands können Risiken wie Spamfilter oder die Sperre durch eine Blacklist zum Großteil ausgeschlossen werden.

 

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