Mit der individuellen Ansprache Ihrer Empfänger – durch das Personalisieren der E-Mail-Einladung – können Sie viel zum Erfolg Ihrer Veranstaltung beitragen. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen mit welchen kleinen, aber effektiven Maßnahmen Sie Ihrer Empfänger schon mit der Online-Einladung für Ihr Event begeistern.

Von Jessica Clarisse

Wenn sich die Empfänger Ihrer E-Mail-Einladung persönlich angesprochen fühlen, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass diese gelesen und auch angenommen wird. Die Personalisierung der Einladung bedeutet, dass der Empfänger von Anfang an das Gefühl bekommt, für ein spezielles Event persönlich eingeladen worden zu sein und er den Anlass keineswegs verpassen darf.

Die Einladung wird vom Empfänger als offenkundige Wertschätzung des Gastgebers verstanden, was die Chancen auf eine positive Rückmeldung auf die Einladung und das tatsächliche Erscheinen am Event deutlich erhöht.

Mit den nachfolgenden Maßnahmen können Sie die Zusagenquote Ihrer E-Mail-Einladung weiter steigern:

 

1. Visuelle Gestaltung

Der visuellen Umsetzung einer online Einladung sind kaum Grenzen gesetzt. Mithilfe eines Einladungstools lassen sich kreative, personalisierte und übersichtliche E-Mail-Einladungen in wenigen Schritten erstellen und versenden.

Tools für das Einladungsmanagement bieten – je nach Preisplan – auch die Möglichkeit die gesamte E-Mail-Kommunikation im Corporate Design des Veranstalters umzusetzen und E-Mails über eine frei definierbare E-Mail-Adresse zu versenden. Damit können Sie Ihren Auftritt auch im Teilnehmermanagement konsistent halten und Ihre Empfänger erkennen Ihre Mailings sofort an Design und Absender. In diesem Beitrag erfahren Sie mehr über die optische Gestaltung von E-Mail-Einladungen.

2. Persönliche Ansprache

Es gehört bereits zum Standardrepertoire von Software für Einladungsmanagement bzw. Teilnehmermanagement, dass der Empfänger in Mailings wie der E-Mail-Einladung persönlich angesprochen wird.

Der Vorteil: die Software kann die korrekte Anrede automatisch für jeden Gast generieren. Dabei werden Datenfelder wie Geschlecht, akademische Titel (sofern vorhanden) sowie der Nachname berücksichtigt. Das Geschlecht und der Nachname sind Voraussetzung für die Erstellung einer persönlichen Ansprache, wie z.B. „Sehr geehrte Frau Albrecht“ oder „Sehr geehrter Herr Prof. Wolf“. Fehlt Geschlecht und/oder Nachname kann die Software für die betroffenen Empfänger automatisch eine neutrale Ansprache, wie z.B. „Sehr geehrte Damen und Herren“ wählen.

Bei größeren Einladungslisten kann es vorkommen, dass nicht alle Datensätze der gewünschten Teilnehmer vollständig sind. Lösungen wie Invitario machen Sie auf fehlende Datensätze aufmerksam. Manche Tools bieten Ihnen auch die Möglichkeit zwischen einer formellen (per Sie), informellen (per Du) oder individuellen (freies Textfeld) Anrede der Empfänger zu unterscheiden. Die Umsetzung in der E-Mail erfolgt dann mittels Platzhalter – auch Makro genannt –, das ähnlich wie ein Datenfeld bei einem Seriendruck in Word funktioniert.

3. Personalisierte Einleitungs- und Einladungssätze

Eine erfolgreiche E-Mail-Einladung bietet mehr als eine Personalisierung der Anrede. Bunt gemischte Einladungslisten können Führungskräfte, Kunden, Geschäftspartner und Mitarbeiter enthalten. Auch Journalisten oder Politiker können zu den geladenen Personen gehören. Wenn neben der persönlichen Anrede auch der Einleitungstext in der Einladung auf die entsprechenden Zielgruppen zugeschnitten ist, erzielen Sie durch diese zusätzliche Personalisierung einen noch stärkeren Effekt bei Ihren Empfängern.

Mit der Segmentierung der Empfänger in Zielgruppen lassen sich die Inhalte Ihrer Einladung und Gästekommunikation ganz einfach personalisieren. Mit Funktionen wie „Dynamischen Inhalten“ können ganze Content-Blöcke mit einer Zielgruppe verknüpft werden, um diese nur an jene Empfänger auszuspielen, die Teil einer von Ihnen definierten Zielgruppe sind. Die Definition einer Zielgruppe kann dabei durch frei definierbare Kriterien oder die Zuteilung von „Tags“ erfolgen.

Funktionen wie „Dynamische Inhalte“ erleichtern damit nicht nur die Personalisierung Ihrer Gästekommunikation, sondern führen auch zu einem deutlich reduzierten Verwaltungsaufwand: selbst wenn Sie mehrere Zielgruppen mit unterschiedlichen Inhalten zu einer Veranstaltung per E-Mail einladen möchten, können Sie dies mit nur einer E-Mail umsetzen.

4. Individuelle Anmeldeoptionen

Bei einer Veranstaltung mit unterschiedlichen Zielgruppen kann es ebenfalls sinnvoll sein, auch den Anmeldeprozess zu individualisieren. Mit Funktionen wie dem „Dynamischen Anmeldeprozess“ lassen sich einzelne Felder oder ganze Online-Anmeldeformulare gezielt nur bestimmten Zielgruppen anzeigen.

So könnten Sie etwa den Empfängern einer Zielgruppe die Möglichkeit anbieten, sich mit einer Begleitung sowie zu einem Shuttle-Service anzumelden – Empfängern anderer Zielgruppen könnten diese Optionen nicht angeboten werden.

Diese zusätzlichen Möglichkeiten helfen Ihnen, selbst bei großen Empfängerlisten, bei der Abfrage von Informationen effizient und übersichtlich zu agieren.

 

Fazit

Mit der Personalisierung Ihres Einladungsprozesses steigern Sie die Chancen auf eine positive Resonanz auf Ihre Veranstaltung. Mit Software für Teilnehmermanagement stehen Ihnen hier viele Möglichkeiten offen, um Ihre Empfänger nicht nur personalisiert anzusprechen, sondern das Einladungsmanagement gleichzeitig effizient und übersichtlich zu gestalten. Professionelle Lösungen wie Invitario bieten zusätzlich die Möglichkeit zur Segmentierung von Empfängern in Zielgruppen, um den Einladungs- und Anmeldeprozess noch individueller zu gestalten.

 

Erfahren Sie mehr über die Vorteile einer professionellen E-Mail-Einladung: Mit Invitario können Sie personalisierte und optische ansprechende Online-Einladungen erstellen.

 

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