Wer hätte gedacht, dass die gute alte Printeinladung im Zeitalter der digitalen Kommunikation eine Art Comeback feiern würde? Aber die geschickte Kombination aus analoger und digtialer Welt bietet für Veranstalter und Teilnehmer viele Vorteile.

Die Kommunikation mit den Teilnehmern einer Veranstaltung muss nicht immer ausschließlich digital sein – vor allem beim Einladen können Veranstalter von den Möglichkeiten profitieren, die sich aus einer Kombination aus digitaler und analoger Welt eröffnet. Was Sie dazu benötigen? Eine kompetente Druckerei und eine Software für Teilnehmermanagement.

Mit einer gedruckten Einladung hebt man sich heute deutlich von der Flut an digitaler Kommunikation ab, die jeden von uns täglich erreicht. Empfänger fühlen eine höhere Wertschätzung als bei digitalen Einladungen, die per E-Mail verschickt werden. Damit steigen wiederum die Chancen auf eine Zusage und die tatsächliche Teilnahme am Event.

Darüber hinaus löst das Versenden von gedruckten Einladungen noch eine weitere Herausforderung, mit dem sich Veranstalter seit Mai 2018 beschäftigen müssen – dem Datenschutz. Denn das Einladen per Brief fällt nicht unter die strengen Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung. Diese verbietet nämlich nur den Versand von E-Mails an Kontakte, von welchen Sie über keine ausdrückliche Zustimmung für den Empfang Ihrer E-Mails verfügen.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie das Risiko einer Abmahnung durch die Datenschutzbehörde durch das Versenden einer Printeinladung gänzlich ausschalten und dennoch die Brücke zu einem digitalen Teilnehmermanagement schlagen.

 
 

„Eine gedruckte Einladung hat den Charakter eines Eisbrechers: beim Empfänger sorgt diese für eine hohe Aufmerksamkeit und potenzielle Risiken im Datenschutz werden gänzlich umschifft.“

Stefan Grossek | Invitario

 
 

Die gute Nachricht ist, dass Sie per Brief immer jede Person zu einer Veranstaltung einladen können. Die einzige Voraussetzung dafür ist, dass die Adresse des Empfängers aus einer der öffentlich zugänglichen Quellen stammt:

  • Öffentliches Register (z. B. Telefon- oder Firmenbuch)

  • Website des Arbeitgebers

  • Aus der Signatur einer geschäftlichen E-Mail

  • Von einer Visitenkarte, die Sie persönlich erhalten haben

  • Wenn Sie die Adresse von der Person direkt erhalten haben

  • Adressen von bestehenden Kunden

Besteht also Unsicherheit bei der Nutzung von E-Mail-Adressen, können Sie also ganz einfach auf eine gedruckte Einladung ausweichen – und zumindest jene Kontakte über den Postweg zu Ihrer Veranstaltung einladen, bei denen ein Risiko besteht. Klar ist natürlich auch, dass nicht jedes Event eine Printeinladung rechtfertigt – schließlich fällt neben den Kosten für die Gestaltung und den Druck auch das Porto für den postalischen Versand an.

Tipp: Finden Sie heraus, für welche E-Mail-Adressen Sie eine DSGVO-konforme Zustimmungserklärung verfügen bzw. welche Adressen Sie aufgrund einer aktiven Geschäftsbeziehung nutzen können und welche nicht. So müssen Sie nicht alle Kontakte postalisch kontaktieren und halten den wirtschaftlichen Aufwand gering.

Von der gedruckten Einladung zum digitalen Teilnehmermanagement

Auch mit einer gedruckten Einladung können Sie die Brücke in die digitale Welt schlagen und so von einem effizienteren und übersichtlicheren Prozess profitieren. Dazu ist es lediglich erforderlich, die Einladung „digital“ zu drucken oder eine bereits im Offset gedruckte Einladung per Digitaldruck zu personalisieren.

Die Qualität im Digitaldruck hat in den vergangenen Jahren stark zugenommen, sodass praktisch keine Nachteile mehr gegenüber dem Offsetdruck bestehen. Dafür sorgen auch die zahlreichen Möglichkeiten der Veredelung digitaler Drucksorten, die von hochwertigen Papieren bis hin zu partiellen Lackierungen mit UV-Lack, Prägungen, Stanzungen oder aufwendigen Faltungen und Klebungen reichen.

Tipp: Verfügt die Druckerei über einen Lettershop, kann auch die Postaufgabe und Entrichtung des Portos direkt von dieser abgewickelt werden. Damit können Sie den Aufwand für eine postalisch versandte Einladung auf ein Minimum reduzieren.

Verweisen Sie in der gedruckten Einladung einfach auf eine Event-Website und integrieren Sie einen individuellen Zugangscode, mit dem sich der Empfänger auf der Website einloggen kann.

Die weitere Kommunikation zur Veranstaltung kann ohne rechtliches Risiko über E-Mail abgewickelt werden – ganz ohne Zustimmung zu einer Datenschutzerklärung. Hier bewegen Sie sich nämlich in der sogenannten Vertragserfüllung nach DSGVO, die auch alle zur Umsetzung der Teilnahme an der Veranstaltung erforderlichen elektronischen Kommunikationsmaßnahmen umfasst und ohne Zustimmung erlaubt.

Tipp: Und wenn Sie den Kontakt schon einmal auf der Event-Website haben, dann nutzen Sie die Gelegenheit, um sich die Zustimmung für die Übermittlung künftiger Einladungen per E-Mail zu holen. Dies lässt sich durch eine Checkbox am Ende des Online-Anmeldeformulars sowie durch einen Absatz in der öffentlich einsehbaren Datenschutzerklärung umsetzen. So können Sie Ihr Einladungsmanagement mit nur einer Printeinladung digitalisieren und in eine Software für Einladungs- und Teilnehmermanagement wie Invitario überführen.

 
 

Lernen Sie die Vorteile des Teilnehmermanagements mit Invitario kennen. Gerne informieren wir Sie unverbindlich darüber, wie Sie bei Ihren Events von unseren digitalen Lösung profitieren.

 
 

Lernen Sie Invitario kennen

Wir freuen uns auf den Kontakt mit Ihnen

 

MEHR ERFAHREN

mehr-erfahren-invitario.jpg

Sie haben Fragen zu Invitario,
Funktionen oder Preisen?

Einer unserer Produkt-Experten
berät Sie gerne. Einfach Formular
ausfüllen und wir kontaktieren Sie
zeitnah per E-Mail oder Telefon.

Online-Demo

online-demo-invitario.jpg

Sie möchten Invitario bei einer
Online-Demo kennenlernen?

Eine persönliche Online-Demo ist der schnellste Weg, um Ihnen Invitario vorzustellen: in 30 Minuten zeigen wir Ihnen die wichtigsten Funktionen.