Eine gelungene und auf die Empfänger abgestimmte Einladung ist ohne Zweifel eines der erfolgskritischsten Elemente einer Veranstaltung.

Von Hannes von Bloh

Schenken Sie der Erstellung von Einladungen ausreichend Aufmerksamkeit? Das sollten Sie auf jeden Fall, denn nur wenn diese die Empfänger überzeugt, kann Ihre Veranstaltung ein Erfolg werden. Um dieses Ziel zu erreichen, zählt neben der Bewältigung einiger technischer Hürden – wie etwa die Qualität der Kontaktdaten und das Umschiffen von „Spam-Filtern“ – vor allem die inhaltliche und optische Aufbereitung zu den Herausforderungen.

In diesem Artikel haben wir für Sie nützliche Tipps für die optimale Gestaltung einer E-Mail Einladung gesammelt und auch mit einer Reihe von weiteren Beiträgen unseres Blogs verlinkt.

Der „richtige“ Absender und die Antwortadresse

Die Wahl der E-Mail-Adresse, von der Sie eine Einladungsmail verschicken, ist viel wichtiger, als es auf den ersten Blick erscheinen mag. Das hat zwei Gründe:

  • Zum einen sollte von einer vertrauten Domain bzw. Adresse verschickt werden, um nicht im Spamordner Ihrer Empfänger zu landen.

  • Zum anderen sollte die E-Mail-Einladung in erster Linie vom Empfänger geöffnet werden, wobei eine vertraute Absenderadresse die Wahrscheinlichkeit der Öffnung deutlich erhöht. Natürlich darf dieser Absender daher auch keine „No-Reply“-Adresse sein, da Rückfragen bezüglich des Events immer möglich und der Gastgeber stets einfach erreichbar sein sollten.

Der Betreff

Auch eine gute Betreffzeile ist – neben der Wahl des Absenders – ein äußerst wichtiges Element einer gelungenen Einladungsmail, denn sie sollte den Empfänger zum Öffnen der Nachricht motivieren. Zu den effektivsten Methoden zählt dabei das Personalisieren des Betreffs – also die persönliche Anrede des Empfängers.

Ist dies nicht realisierbar (z. B. aufgrund der hohen Teilnehmerzahl oder aus Zeitgründen), empfiehlt sich eine möglichst feine Segmentierung der Empfängerliste. Ihr Publikum besteht schließlich aus Menschen und es ist wichtig, diese so direkt und persönlich anzusprechen wie möglich.

Mit Software-Lösungen für Einladungsmanagement, wie z. B. Invitario, klappt das Personalisieren von E-Mails bzw. Einladungen schnell und einfach – ähnlich wie bei der Erstellung eines Serienbriefs in Microsoft Word. Auch bestimmte Schlagwörter sollten im Betreff vermieden werden, um nicht als Spam eingestuft zu werden. In diesem Beitrag erfahren Sie mehr darüber, wie Sie vermeiden, dass Ihre E-Mails einem Spamfilter zum Opfer fallen.

Das Design

Der visuellen Umsetzung einer Online-Einladung sind kaum Grenzen gesetzt. Mithilfe eines Einladungstools lassen sich in wenigen Schritten kreative, personalisierte und übersichtliche E-Mail-Einladungen erstellen und versenden.

Tools für das Einladungsmanagement bieten – je nach Preisplan – auch die Möglichkeit, die gesamte E-Mail-Kommunikation im Corporate Design des Veranstalters umzusetzen und E-Mails über eine frei definierbare E-Mail-Adresse zu versenden. Damit können Sie Ihren Auftritt auch im Teilnehmermanagement konsistent halten und Ihre Empfänger erkennen Ihre Mailings sofort am Design und am Absender. Gleichzeitig erhöhen Sie damit die Zustell- und Öffnungsquote, da Ihre E-Mails damit nicht als Spam eingestuft werden. In diesem Beitrag erfahren Sie mehr über die optische Gestaltung von E-Mail-Einladungen.

In diesem Artikel haben wir für Sie einige Design-Tipps zur Gestaltung einer erfolgreichen E-Mail Einladung zusammengestellt.

Vollständige Informationen

Der Begriff „vollständige Informationen“ ist hier ein zweischneidiges Schwert: Zum einen ist damit gemeint, dass dem potenziellen Gast alle Informationen leicht erkennbar präsentiert werden müssen, um keine Fragen offen zu lassen.

Das ist für ein professionelles Teilnehmermanagement absolut unerlässlich. Zum anderen ist ebenso wichtig, vom Gast selbst alle Informationen abzufragen, die von Ihnen für die Umsetzung der Veranstaltung benötigt werden. Das klingt zwar logisch, häufig werden aber wichtige Informationen übersehen, die beispielsweise eine Segmentierung der Gäste ermöglichen würden, um diese mit personalisierten Informationen zu beschicken. Hochwertige Anbieter für die Online-Teilnehmerverwaltung bieten dies als Service an, um Ihnen den Weg zum gelungenen Event zu ebnen.

Call to Action

Die Wichtigkeit des „Call to Action“ einer Einladungsmail wird noch immer von vielen Veranstaltern unterschätzt.

Ist er richtig platziert, optisch gut hervorgehoben und klar formuliert, verleitet ein Call to Action den Empfänger dazu, die gewünschte Aktion durchzuführen – deshalb sollte er auch immer die „ultimative Handlung“ beinhalten, also aus Wörtern wie „Jetzt Anmelden“ oder „Anmeldung abschließen“ bestehen.

Sofort An- und Abmeldelinks

Bei Veranstaltungen mit einfachen Anmeldeprozessen können sogenannte „Sofort An- und Abmeldelinks“ direkt in die E-Mail integriert werden. So kann der Empfänger direkt in der Mail zu- bzw. absagen, ohne dazu in einen Browser wechseln oder auf die Einladung antworten zu müssen.

Durch einfache Prozesse wie diese wird die Anzahl der Rückmeldungen schon allein durch das vereinfachte Handling deutlich erhöht.

Vorteile von digitaler Beschickung

Digitale Tools zur Verwaltung von Eventeinladungen sind mittlerweile so ausgereift, dass sie viele Funktionalitäten bieten, die nicht nur für den Veranstalter, sondern auch für den Empfängern viele Prozesse erleichtern und verbessern.

So können beispielsweise diejenigen, deren Antwort auf eine Einladung ausgeblieben ist, einfach per Knopfdruck mit einem weiteren E-Mail erneut an die Veranstaltung erinnert werden.

Fazit

Der erste Eindruck zählt – das gilt auch für die Eventkommunikation. Eine gelungene Einladung muss deshalb einige Kriterien erfüllen, um dem potenziellen Teilnehmer ein Gefühl von Professionalität, exzellenter Organisation und Effizienz zu vermitteln. All dies sind schließlich Eigenschaften, die Sie (zu Recht) von Veranstaltern von B2B-Events erwarten. Gut strukturierte Anbieter für digitale Teilnehmerverwaltung bieten Ihnen die Möglichkeit, viele dieser Aspekte ohne große Mühen einzubinden, sodass Ihr nächster Event zum gewünschten Erfolg wird.

 

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