Von Konstantin Schiller
Die Event-Website ist einer der ersten Kontaktpunkte eines potenziellen Teilnehmers mit Ihrer Veranstaltung. Sie transportiert nicht nur die Relevanz des Events, sondern auch die Marke und das Image Ihres Unternehmens. Dementsprechend wichtig ist die professionelle Gestaltung für eine erfolgreiche Veranstaltung.
Wir haben 6 hilfreiche Tipps zusammengetragen, die beim Gestalten von professionellen Event-Websites weiterhelfen. Der Artikel geht auf die Struktur einer optimal gestalteten Event-Website ein, hilft bei der Auswahl der Inhalte und gibt Ihnen wichtige Hinweise für ein gelungenes Design.
Was ist eine Event-Website?
Bevor es zu den Tipps geht, erläutern wir kurz, was unter einer Event-Website zu verstehen ist: Auf der Event-Website findet der Besucher die wesentlichen Daten zur Veranstaltung. Das Ziel einer Event-Website ist die erfolgreiche online Anmeldung eines Gastes für die Veranstaltung.
Eine Event-Website kann aus einer einzelnen Landingpage bestehen oder aus mehreren „Microsites“ aufgebaut sein, die miteinander verlinkt sind. Professionelle Software für Teilnehmermanagement wie Invitario erleichtern den Aufbau von Event-Websites mittels integriertem Content Management System (CMS). Rein inhaltsbasierte Event-Websites lassen sich aber auch mit einfachen Content Management Systemen ohne Funktionen und Prozesse für das Verarbeiten von Online-Anmeldungen – wie zum Beispiel WordPress oder Squarespace – erstellen.
Wenn Sie die Vorteile eines digitalen Teilnehmermanagements mit Einladungsprozessen, Online-Anmeldeformularen und automatischen Bestätigungen usw. Nutzen möchten, dann sollten Sie auf eine dafür entwickelte Software zurückgreifen. Diese ermöglicht nicht nur die einfache Gestaltung der Event-Website, sondern auch die nahtlose Integration in den Einladungsprozess. In dem folgenden Beitrag erfahren Sie mehr über die Vorteile des digitalen Teilnehmermanagements.
1. Tipp: Orientierung für den Gast
Eine klare Struktur ist das A und O einer guten Event-Website: Der potenzielle Gast soll direkt nach dem Laden der Seite alle wichtigen Informationen auf einen Blick sehen. Deshalb gehört der Headerbereich zu den Hauptelementen.
Der Header besitzt ein Hintergrundbild, das zum Thema der Veranstaltung passt. Dieses Bild wird durch eine aussagekräftige Überschrift ergänzt. Darunter folgen 1 bis 2 Zeilen, die Details zur Veranstaltung verraten und im Idealfall beim Leser eine Erwartungshaltung bzw. Neugierde erzeugen. Abschließend stehen das Startdatum, die Uhrzeit und der Veranstaltungsort. Ein Call to Action-Button (CTA) führt den Besucher zum Anmeldeformular.
Im folgenden Bild ist der Header der Ambiente-Messe in Frankfurt am Main zu sehen. Er enthält ausschließlich die wichtigsten Informationen, bietet die Möglichkeit zur sofortigen online Anmeldung und regt zum Weiterlesen an:
Nach dem Header folgen weitere Informationen und Alleinstellungsmerkmale, die den Leser zur Anmeldung für das Event bewegen. Das sind beispielsweise Vorteile durch die Teilnahme, die Namen prominenter Redner oder Hinweise zu Workshops. Zum Abschluss folgt das Formular für die online Anmeldung.
Die einzelnen Abschnitte sollten klar voneinander getrennt sein. Verschiedene Schattierungen oder horizontale Linien sorgen für eine gute Abgrenzung. Bestenfalls passt jeder Abschnitt perfekt zur Displayhöhe. Im Content Management System von Teilnehmermanagement Software gibt es hierfür spezielle Vorlagen und Elemente.
2. Tipp: Das Anmeldeformular als zentrales Element der Event-Website
Das Ziel einer Event-Website ist die Anmeldung zur Veranstaltung über das Online-Anmeldeformular. Alle Elemente und Texte sind so zu wählen, dass sie den Besucher der Website zur Anmeldung bewegen.
Dabei sind einige grundlegende Regeln zu beachten:
- Nur die wirklich wichtigen Formularfelder zu Pflichtfeldern machen.
- Klare Trennung in Themengebiete – wie persönliche Daten, organisatorische Daten und ggf. Abfrage der Begleitung.
- Das Formular nicht mit Text überladen. Stattdessen lieber Hinweis-Icons platzieren, die weiterführende Informationen enthalten.
- Die Formularfelder bereits mit Daten eingeladener Personen befüllen (nur bei geschlossenen Veranstaltungen möglich).
- Datenschutzbestimmungen einhalten und auf die Rechtschreibung achten.
- Mit Teilnehmermanagement Software lassen sich all diese Punkte problemlos umsetzen.
3. Tipp: Auf den Umfang Ihrer Event-Website kommt es an!
Bevor der Aufbau der Veranstaltungsseite beginnt, ist zu überlegen, ob eine einzelne Seite mit dem Online-Anmeldeformular ausreicht oder mehrere Unterseiten anzulegen sind – diese Entscheidung beeinflusst den Aufwand für die Erstellung. Die folgende Auflistung zeigt die Vor- und Nachteile von Event-Websites mit einer und mehreren Seiten. In der Regel sollten Sie Ihre Event-Website möglichst einfach halten und sich auf den wesentlichsten Inhalt konzentrieren.
Event-Website mit einer einzelnen Seite
Vorteile
- Einfache und klare Struktur
- Schnell zu erstellen
- Fokus auf eine Aktion – den Klick auf den Anmeldebutton
- Fokus auf ein Thema, dadurch höhere Konversionsraten
- Einfach zu navigieren für den Besucher
- Sehr gut für mobile Endgeräte geeignet
- Entspricht dem Zeitgeist
Nachteile
- Darf nicht zu lang sein, daher ist der Inhalt beschränkt
- Eignet sich nur für ein Thema
Event-Website mit mehreren Unterseiten
Vorteile
- Vermittlung von mehr Inhalt
Nachteile
- Zeitaufwendiger in der Gestaltung
- Viele Inhalte sorgen für mehr Ablenkung und verringern gegebenenfalls die Conversion, also die Anzahl der Anmeldungen.
- Mobile Responsive Design ist komplizierter und stellt höhere Ansprüche an das Design der Website.
Eine einzelne Event-Website in Form einer Landingpage eignet sich perfekt für kleinere und mittlere kostenlose Events. Sie erlaubt es, die Veranstaltung, die wichtigsten Vorteile und alle notwendigen Informationen gezielt zu vermitteln. Für große und kostenpflichtige Veranstaltungen hingegen lohnt sich eine Website mit Unterseiten, da viel mehr Inhalte gezeigt werden können. Wofür Sie sich auch bei Ihren Events entscheiden – beide Formen lassen sich sehr gut mit den meisten Tools für digitales Teilnehmermanagement umsetzen.
4. Tipp: Aussagekräftige Texte. Und Wiederholungen sind erlaubt!
Die Texte einer Event-Website sind informativ, kurz und sprechen den Leser an. Wiederholungen sind kein Problem – ganz im Gegenteil, sie sorgen dafür, dass der Seitenbesucher die Kerninformationen auch wirklich aufnimmt. Neben aussagekräftigen Texten schaffen Zahlen Vertrauen und geben dem potenziellen Gast Sicherheit. Mit dem folgenden Banner wirbt die ILA für die nächste Messe:
Auch die Beschriftung der Buttons ist richtig zu wählen: ein Call to Action (CTA) spricht den Besucher der Event-Website an und fordert zur Aktion auf. Also lieber „Jetzt registrieren“ anstelle von „Anmeldeformular für die Veranstaltung“ schreiben.
5. Tipp: Event-Website Design. Weniger ist mehr!
Ein ansprechendes Design ist das Tüpfelchen auf dem i, um den Besucher der Event-Website zur Anmeldung zu bewegen.
Bei den Farben sollte sich am Corporate Design orientiert werden. Maximal 3 bis 4 Farben sollten Sie nicht verwenden. Jede Farbe ruft eine andere Emotion hervor. Daher ist es wichtig, die „Sprache der Farben“ zu kennen:
6. Tipp: Testen, testen, testen
Nachdem die Event-Website gestaltet und mit Inhalten befüllt ist, steht der Praxistest an. Es ist wichtig, die Seite mit verschiedenen Geräten, Browsern und Displaygrößen vor der Veröffentlichung anzusehen.
Auch alle Prozesse zur Anmeldung für das Event sind zu testen. Überträgt das Formular die Daten in die Datenbank und erhält der Gast anschließend automatisch eine E-Mail? Dabei lässt sich auch die Rechtschreibung auf der Seite, in den E-Mails und im Anmeldeformular überprüfen.
Auch hier gilt: wenn Sie eine Software für digitales Teilnehmermanagement verwenden und eine Vorlage an das Design Ihrer Organisation anpassen, dann können Sie sich auf die einwandfreie Funktion dieser Website verlassen.
Fazit Event-Website
Mit wenigen Tipps lässt sich die Gestaltung einer Event-Website optimieren. Faktoren wie eine klare Struktur, prägnanter Inhalt und eine stimmige Farbwahl sorgen dafür, dass der Besucher sich über die Veranstaltung informieren kann und erleichtern die online Anmeldung zum Event.
Möchten Sie diese Tipps für eine professionelle Event-Website gleich umsetzen? Fragen Sie uns nach einem Invitario Demo-Account!