Die Planung einer Veranstaltung ist eine anspruchsvolle Aufgabe: Es gilt, das Programm zu planen, die passende Location zu finden und für die perfekte Ausstattung zu sorgen. Nicht zu vergessen – die Teilnehmer! Denn was wäre eine perfekt organisierte Veranstaltung ohne Gäste?

Von Franziska Kleeberg


Digitales Einladungsmanagement ist die perfekte Lösung, um nicht nur das Einladen und Verwalten Ihrer Teilnehmer deutlich effizienter und übersichtlicher zu gestalten, sondern auch, um Ihren Gästen die Teilnahme zu erleichtern.

Die Kommunikation mit den (potenziellen) Teilnehmern gehört zu den wichtigsten – und mitunter undankbarsten – Aufgaben in der Eventorganisation. Mit Softwarelösungen wie Invitario, die Sie bei der Organisation von Teilnehmern und Gästelisten unterstützen, können Sie sich Ihre Aufgabe deutlich einfacher machen: Alle Daten und Rückmeldungen der Teilnehmer an einem zentralen Ort zu verwalten und jederzeit darauf zugreifen zu können, ist ein wertvoller Vorteil und sollte eine Selbstverständlichkeit sein.

Dadurch werden viele Fehlerquellen, die im „klassischen“ und manuell umgesetzten Teilnehmermanagement mit gängiger Office Software vorkommen, von vornherein ausgeschlossen. Dazu kommt, dass es damit auch einfacher ist, den strengen Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zu entsprechen.

Aber: Von einem digitalen Einladungsmanagement profitieren auch die eingeladenen Personen – und auch diese wissen die Vorteile zu schätzen!

Digitale Einladung mit persönlicher Note

Die digitale Kommunikation bietet den entscheidenden Vorteil, dass sie sich umfassend und automatisiert individualisieren lässt und damit beim Empfänger für höhere Aufmerksamkeit sorgt. Wenn die Ansprache in einer Einladung personalisiert ist, fällt den Empfängern auch das Zusagen leichter.

Software für Einladungsmanagement übernimmt die Umsetzung der persönlichen Ansprache in den digitalen Einladungen, und zwar vollkommen automatisch. An die Stelle von Platzhaltern, die Sie vielleicht von der Serienbrieffunktion aus Microsoft Word kennen, wird die korrekte Ansprache eingesetzt.

Sie müssen sich auch keine Gedanken mehr über das Aktualisieren von Daten in den einzelnen E-Mails an Ihre Kontakte mehr machen. Alles läuft automatisiert auf Basis der zu Ihren Kontakten in der Software hinterlegten Daten, die Sie nur noch an einer Stelle aktuell halten müssen.

Im Vergleich zur manuellen Teilnehmerverwaltung mittels Adresstabellen in Office Software wie Microsoft Excel und der Generierung von Serien-E-Mails werden durch den Einsatz von professionellen Einladungsmanagement-Tools viele Fehlerquellen in diesem sensiblen Prozess vermieden. Denn nichts ist für einen Empfänger ärgerlicher, als wenn seine Anrede falsch ist oder sich Tippfehler im Namen eingeschlichen haben.

Bequem antworten per Knopfdruck

Vorbei sind die Zeiten, in denen per Post Einladungen verschickt wurden, die angekreuzt, unterschrieben und – vielleicht sogar per Fax – zurückgesandt werden mussten. Heute werden Einladungen online verschickt.

Auch die Rückmeldung, unabhängig davon, ob Zu- oder Absage, ist für die Empfänger schnell und unkompliziert. Die digitale Einladung enthält nämlich einen persönlichen Link, über den Empfänger direkt zum Online-Anmeldeformular auf der Event-Website gelangen. Durch das Klicken auf den Link erkennt die Software sofort, um welchen Empfänger es sich handelt und kann das Online-Anmeldeformular bereits mit den zu diesem Kontakt gegebenenfalls bereits bekannten Daten befüllen. Dadurch entfällt für den Empfänger das Eingeben von Daten wie Name, Unternehmen oder E-Mail-Adresse. Diese müssen nur noch überprüft und gegebenenfalls aktualisiert werden.

Zusätzlich lassen sich noch weitere Informationen erheben, die Sie zur Umsetzung Ihrer Veranstaltung benötigen. Dazu kann etwa die Abfrage zählen, ob Ihre Teilnehmer einen Shuttle-Service benötigen oder ob eine Lebensmittelunverträglichkeit besteht. Mit einem Klick auf den An- oder Abmelde-Button ist die Antwort auch schon im System erfasst. Mit diesem einfachen Anmeldeprozess lassen sich die Hürden ausräumen, die einer Zusage auf eine Einladung im Weg stehen.

Die weitere Kommunikation kann ebenfalls automatisch gesteuert werden: Während alle Personen, die zusagten, über die Veranstaltung informiert werden, erhalten die Personen, die absagten, nur eine Abmeldebestätigung. Natürlich wird auch auf jene Personen nicht vergessen, die noch nicht auf die Einladung reagiert haben. Diese können auf Knopfdruck wiederholt eingeladen bzw. an die Veranstaltung erinnert werden.

Übrigens: Auch gedruckte Einladungen können mit einer Teilnehmermanagement Software „digitalisiert“ werden. Der Link für die Rückmeldung (z. B. eventname.com) und ein persönlicher Zugangscode (z. B. 3X89UT) werden dabei einfach per Digitaldruck in das Anschreiben integriert. Der Empfänger kann sich mit diesen Daten bequem online zurückmelden und auch die weitere Kommunikation kann per E-Mail erfolgen. In diesem Beitrag erfahren Sie mehr über die Möglichkeiten gedruckter Einladungen im digitalen Teilnehmermanagement.

Kontrolle über die eigenen Daten

Ein weiterer Vorteil von digitalem Einladungsmanagement: Die eingeladenen Gäste können ihre persönlichen Daten im Online-Anmeldeformular selbst aktualisieren oder ergänzen. Alle Daten werden automatisch im System aktualisiert und sofort bei jeder weiteren Kommunikation berücksichtigt – sei es eine E-Mail zur aktuellen Veranstaltung oder im Rahmen der Einladung zum nächsten Event.

Da die Daten an einem zentralen Ort nur einmal gespeichert sind, ist das Aktualisieren ganz einfach. So halten Sie Ihre Kotaktdaten immer aktuell. Das erspart nicht nur Ihnen viel Aufwand, sondern auch dem Empfänger Ihrer Einladung, der persönliche Änderungen nicht schriftlich per E-Mail oder telefonisch mitteilen muss.

Last-minute-Änderungen der Teilnehmer erfassen

Ebenso einfach erfolgt die nachträgliche Änderung des ursprünglichen Anmeldestatus, beispielsweise eine kurzfristige Absage oder die Anmeldung einer Begleitung. Dazu muss nur der Link aus der Einladung geklickt werden. Um eventuelle Änderungen bei den Teilnehmern zu erfassen, werden wenige Tage vor dem Event Reminder mit einem Update zum Programm und der Bitte um Bestätigung des Anmeldestatus verschickt.

Kein langes Warten am Einlass des Events

Mit der Anmeldebestätigung können Sie jedem Teilnehmer einen persönlichen QR-Code übermitteln. Dieser ermöglicht die einfache Verifizierung am Check-in der Veranstaltung mittels Scans per Smartphone, Tablet oder Laptop. Der QR-Code wird innerhalb eines Sekundenbruchteils verarbeitet und die Software zeigt an, ob dieser Code gültig ist oder nicht bzw. um welchen Gast es sich dabei handelt, an welchem Tisch dieser sitzt etc.

Der Abgleich funktioniert digital und synchronisiert die Daten mit allen weiteren Geräten am Check-in, sodass es zu keinen Verwechslungen oder Missbrauch kommen kann. Durch den schnellen und sicheren Check-in sind lange Wartezeiten am Eingang passé und Teilnehmer, die nicht auf der Gästeliste vermerkt sind, werden sofort erkannt.

Auch aus Sicht des Datenschutzes bietet eine digitale Gästeliste nur Vorteile. Denn die persönlichen Daten der Teilnehmer sind besser geschützt, da keine ausgedruckten und für jedermann einsehbare Gästelisten am Empfang ausliegen.

Fazit

Digitales Einladungsmanagement bietet Vorteile für Veranstalter und Teilnehmer: Der Verwaltungsaufwand wird geringer und die Kommunikationen für Rückmeldungen und Änderungen einfach und effizient. Das spüren auch die Empfänger der Einladungen, die dies mit einer höheren Rückmeldequote danken. Mehr Informationen über die Vorteile eines digitalen Einladungsprozesses erfahren Sie in unserem Beitrag „Wie innovative Software das Einladen und Verwalten von Gästen vereinfacht“.

 

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