Ausnahmsweise grünes Licht in Sachen Datenschutz gibt es für die Verarbeitung von Daten, die Sie im Rahmen einer freien Anmeldung zu einer offenen Veranstaltung – also ohne Einladung – erfassen.
In diesem Fall werden Personen ohne persönliche elektronische Kommunikation des Veranstalters auf eine Veranstaltung aufmerksam und melden sich selbst – z. B. über ein Online-Anmeldeformular einer Eventwebsite – zur Veranstaltung an. Damit beginnt die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erst mit der Eingabe von Daten durch den Teilnehmer. Wenn Sie die Daten ausschließlich zur Umsetzung der Veranstaltung verarbeiten wird in der DSGVO hier von der Vertragserfüllung gesprochen, im Rahmen derer für die Verarbeitung personenbezogener Daten keine gesonderte Zustimmung des Teilnehmers erforderlich ist.
Jegliche Kommunikation, die sich also auf die Anmeldung bzw. Veranstaltung bezieht, kann demnach ohne ausdrückliche Zustimmung des Teilnehmers rechtssicher per E-Mail erfolgen.
Aber auch in diesem Fall ist es erforderlich, eine Datenschutzerklärung im Rahmen des Registrierungsprozesses zur Verfügung zu stellen: Für den Veranstalter besteht eine grundsätzliche Informationspflicht über die Datenverarbeitung, unabhängig davon, ob eine Zustimmung zur Verarbeitung der Daten erforderlich ist oder nicht. Der Teilnehmer muss in jedem Fall darüber aufgeklärt werden, wo und wie dessen Daten verarbeitet bzw. gespeichert und gesichert werden
Bitte beachten Sie, dass die Daten – sofern keine gesetzlichen oder rechtlichen Archivierungs- und Aufbewahrungspflichten bestehen – nach Vertragserfüllung zu löschen sind. Für statistische Zwecke können Sie Daten speichern, wenn diese zuvor anonymisiert wurden.
Im Gegensatz zur einfachen Anmeldung zu einer offenen Veranstaltung steht der Datenschutz bei geschlossenen Veranstaltungen, zu denen Teilnehmer persönlich eingeladen werden. Für die persönliche Einladung gelten – sofern diese elektronisch per E-Mail erfolgt – nämlich deutlich strengere Vorgaben der DSGVO.
Tipp
Wenn Sie die Daten der Teilnehmer in Zukunft auch für Folgeveranstaltungen oder Aktivitäten im Marketing oder Vertrieb nutzen möchten, dann nehmen Sie diese Punkte in Ihre Datenschutzerklärung auf. Da Sie hiermit über die reine Vertragserfüllung hinausgehen, ist zu diesen Punkten – jedem Zweck muss gesondert zugestimmt werden – eine ausdrückliche Zustimmung der Teilnehmer erforderlich. Wie Sie diese umsetzen müssen, erfahren Sie hier.
