Mit der Datenschutzerklärung informieren Sie Ihre Teilnehmer im Detail über die Datenverarbeitung im Rahmen Ihrer Veranstaltung. Dazu zählt auch, wie Sie die Daten der Teilnehmer ggf. über eine Eventwebsite verarbeiten.
Die Datenschutzerklärung enthält alle nach der DSGVO relevanten Punkte und ist das Herzstück Ihrer Datenschutzstrategie und ein absolutes Muss für jede Veranstaltung. Der Link zur Datenschutzerklärung muss von jeder Seite der Website aus und vor Anmeldung zur Veranstaltung erreichbar sein. Stellen Sie gegebenenfalls auch eine downloadbare Version zur Verfügung.
Bei kostenpflichtigen Veranstaltungen stellt eine fehlende oder mangelhafte Datenschutzerklärung einen Wettbewerbsverstoß dar, der zu einer mitunter kostspieligen Abmahnung führen kann.
Der Umfang der Datenschutzerklärung hängt von den Funktionen Ihrer Website und dem Zweck der Verarbeitung von Daten im Rahmen der Veranstaltung ab. Da jeder Anwendungsfall unterschiedlich ist, kann ein Unternehmen auch über mehrere vollkommen unterschiedliche Datenschutzerklärungen verfügen.
Wichtige Inhalte der Datenschutzerklärung
- Welche Art von Daten (Name, Firma, Adresse etc.) werden gespeichert?
- Zu welchem Zweck erfolgt die Speicherung?
- Für welchen Zeitraum werden die Daten gespeichert?
- Von wem werden die Daten verarbeitet (Firma, Zweck etc.)?
- Wer ist die Ansprechperson im Fall eines Auskunfts- oder Löschungsbegehrens?
- Welche Aufsichtsbehörde ist im Fall eines Verstoßes gegen die DSGVO zuständig?
Tipp
Für die Erstellung einer Datenschutzerklärung werden von zahlreichen Interessenvertretungen kostenlose Muster angeboten, die an die individuellen Anforderungen Ihres Anwendungsfalls angepasst werden können.
Integration auf Website und E-Mails
Wie die Datenschutzerklärung zu integrieren ist, hängt von Ihrem Anwendungsfall ab: Entweder beabsichtigen Sie die Daten der Teilnehmer nur einmalig im Rahmen einer Veranstaltung zu verarbeiten oder Sie planen, die Daten in weiterer Folge auch für andere Zwecke, wie die Einladung zu anderen Veranstaltungen oder die Übermittlung eines Newsletters, zu verwenden.
Im ersten Fall bedienen Sie sich der reinen Vertragserfüllung, die zur Verarbeitung keine ausdrückliche Zustimmung zur Datenschutzerklärung erforderlich macht. Hingegen ist für alle über die reine Vertragserfüllung hinausgehenden Maßnahmen die ausdrückliche Zustimmung der Teilnehmer erforderlich.
