In der Eventpraxis wird zwischen Hauptgästen und Begleitungen unterschieden: Hauptgäste sind jene Personen, die vom Veranstalter direkt eingeladen werden. Dementsprechend sind Begleitungen jene Personen, die von den Hauptgästen zusätzlich zur Veranstaltung angemeldet werden.
Als Veranstalter können Sie Ihren Teilnehmern die Anmeldung Begleitungen mit und ohne der Abfrage von Daten ermöglichen. Unkompliziert ist es natürlich dann, wenn Sie keine Daten erfassen und die Begleitungen damit anonym bleiben.
Begleitungen kommen bei Business-Events nur selten zur Anwendung. Ausschlaggebend dafür sind die hohen Anforderungen im Datenschutz: diese machen es praktisch unmöglich, dass die personenbezogenen Daten einer Begleitung, ggf. auch samt Zustimmung zur Datenschutzerklärung, über den Hauptgast zu erfassen. Da die Anmeldung zur Veranstaltung immer durch den Hauptgast erfolgt, werden bei der Anmeldung von Begleitungen Daten von Dritten verarbeitet, über die der Hauptgast grundsätzlich nicht ohne Zustimmung verfügen kann.
Im geschäftlichen Kontext ist es jedoch zwingend erforderlich, dass die Daten jedes einzelnen Teilnehmers sauber erfasst und den Anforderungen der DSGVO sowie nationaler Datenschutzgesetze entsprechen. Datensätze die diese Anforderungen nicht erfüllen sind für ein Unternehmen nicht nur wertlos, sondern stellen auch ein rechtliches Risiko dar – schließlich wäre die Nutzung dieser Daten ein klarer Verstoß gegen das Datenschutz.
Begleitungen mit der Abfrage von Daten
Typische Anwendungsfälle von Begleitungen sind Veranstaltungen wie eine Gala oder ein VIP-Empfang: in diesem Kontext ist es üblich, dass geladene Gäste mit einer Begleitung aus dem privaten Umfeld an der Veranstaltung teilnehmen. Meldet ein Hauptgast weitere Personen als Begleitungen, z. B. unter der Angabe von Geschlecht, Titeln und Namen, für eine Veranstaltung an, muss dies in Ihrer Datenschutzerklärung und im Online-Anmeldeformular berücksichtigt werden.
Es gibt Konstellationen, im Rahmen derer davon ausgegangen werden kann, dass der Hauptgast über das konkludente Einverständnis (stillschweigende Willenserklärung) der Begleitperson verfügt, um diese ebenfalls zur Veranstaltung anzumelden. Davon kann insbesondere bei Ehepartnern bzw. Familienmitgliedern ausgegangen werden, wenn diese beispielsweise zur jährlichen Weihnachtsfeier eingeladen werden. Hier ist nicht zu erwarten, dass die Begleitperson Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes haben könnte.
Wenn Sie bei Hauptgästen aber nicht davon ausgehen können, dass diese über eine konkludente Zustimmungserklärung ihrer Begleitungen verfügen, sollten Sie in der Datenschutzerklärung bzw. direkt im Anmeldeprozess mit einem kurzen Rechtstext auf den nachstehenden Sachverhalt hinweisen: Der Hauptgast muss garantieren, dass er dazu berechtigt ist die Begleitung(en) anzumelden.
Hiermit bestätige ich, dass ich mit meinen Begleitpersonen Rücksprache gehalten habe und berechtigt bin, diese für die Veranstaltung anzumelden.
Auf keinen Fall sollten Sie die E-Mail-Adresse von Begleitungen abfragen oder diese gar mit Informationen zur Veranstaltung oder einem Newsletter beschicken.
Anonyme Begleitungen ohne Abfrage von Daten
Die anonyme Abfrage von Begleitungen ist vollkommen bedenkenlos, wenn etwa nur die Personenanzahl abgefragt wird.
