Datenschutz beim Einladen ohne Zustimmung

Drei Möglichkeiten, um Personen ohne vorliegende Zustimmung zu einer Veranstaltung DSGVO-konform einzuladen.

Nicht immer werden Sie für alle Personen Ihrer Einladungsliste über eine Zustimmung zur Kontaktaufnahme zu Verfügen. Da hilft es auch nicht, wenn Sie zu einer ganz besonders attraktiven Veranstaltung einladen. Gesetz ist Gesetz. Wir zeigen Ihnen drei Möglichkeiten mit denen auch das Einladen ohne Zustimmung klappt und Sie kein Risiko eingehen.

1. Möglichkeit: Fragen Sie einfach nach

Bemühen Sie sich um die Zustimmung der gewünschten Personen, um diese auch per E-Mail zu Veranstaltungen einladen zu können. Die ausdrückliche Zustimmung können Sie – eine bestehende Geschäftsbeziehung vorausgesetzt – im Zuge einer Datenschutz- bzw. Zustimmungserklärung einholen. Auch wenn dies für bestehende Kontakte aufwendig erscheint und zeitlich gut abgestimmt sein muss, ist es der einzige Weg, um der DSGVO tatsächlich zu entsprechen.

Tipp

Stellen Sie bei allen neu in Ihrem Unternehmen erfassten Kontakten sicher, dass alle Anforderungen der DSGVO von der ersten Interaktion an erfüllt sind.

2. Möglichkeit: Es besteht ein „überwiegendes berechtigtes Interesse“

Bieten Sie mit Ihren Einladungen einen Mehrwert, der eine Kontaktaufnahme durch Ihr Unternehmen rechtfertigt. Dazu müssen Sie ein sogenanntes „überwiegendes berechtigtes Interesse“ im Sinne des Artikel 6 der DSGVO geltend machen, bei dem die Datenverarbeitung und das Versenden einer Einladung auch ohne Zustimmung zulässig ist. Dies können Sie dann in Erwägung ziehen, wenn seit langem eine Geschäftsbeziehung besteht und es bisher verabsäumt wurde, eine Zustimmung einzuholen.

Die Voraussetzung dafür ist, dass die Grundfreiheiten und Grundrechte dieser Personen davon nicht betroffen sind. Dies könnte etwa dann der Fall sein, wenn lediglich Name und E-Mail-Adresse für eine einmalig stattfindende Veranstaltung genutzt und im Anschluss gelöscht werden oder im Zuge der Veranstaltung das Einverständnis eingeholt wird. Hier sollte jeder Anwendungsfall mit einem Rechtsanwalt abgestimmt werden, um eine rechtssichere Umsetzung zu gewährleisten.

3. Möglichkeit: Laden Sie per Brief ein (geht immer!)

Eine heutzutage leider immer seltener angewandte Form der Einladung ist auf jeden Fall immer zulässig: der Postweg. Per Brief können Sie – ganz ohne Zustimmung des Empfängers – eine Einladung versenden. Und zwar an jede Person, deren Daten Sie aus einem öffentlichen Register wie dem Telefon-, Firmen- oder Grundbuch recherchiert haben. Für den guten alten Brief benötigen Sie also nicht einmal eine bestehende Geschäftsbeziehung.

Tipp

Nutzen Sie die Vorteile einer postalischen Einladung für eine besonders hochwertige Veranstaltung oder für eine Zustimmungskampagne, in der Sie künftige Einladungen per E-Mail ankündigen. Die Rückmeldung zur Einladung samt Zustimmung zu Ihrer Datenschutzerklärung erfolgt über eine Eventwebsite. Zur nächsten Veranstaltung können Sie die Personen, die ihre Zustimmen gaben, bereits per E-Mail einladen. Abläufe wie diese können Sie mit Invitario im Corporate Design Ihrer Organisation nach den Vorgaben der DSGVO umsetzen.

Was Sie nach DSGVO nicht dürfen

Personen, zu denen Sie bisher keine Geschäftsbeziehung pflegten oder noch keinen Kontakt hatten, per E-Mail zu einer Veranstaltung einladen. Wie oben erwähnt, können Sie solche Personen in der Regel nur per Brief einladen.

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