Wenn es um die Kommunikation mit den möglichen Teilnehmern einer Veranstaltung geht, ist vor allem das Einladen zu geschlossenen Veranstaltungen ein für den Datenschutz relevantes Thema. Hier greifen Sie auf bereits bestehende Daten zurück, um Personen eine Einladung zukommen zu lassen.
Um im Wording der DSGVO zu bleiben, sprechen wir beim Einladen auch von der Verarbeitung von Daten. Haben Sie für die Verarbeitung zu diesem Zweck keine Zustimmung, dann dürfen Sie auch nicht einladen. Daher ist es nicht verwunderlich, dass die DSGVO bei Veranstaltern für Verunsicherung und Unverständnis sorgt. Die Frage, wen Sie unter welchen Umständen einladen dürfen und wen nicht, klären wir in diesem Abschnitt.
Um Personen vor Spam und willkürlicher Dauerbeschickung mittels Newslettern zu schützen, sieht der Gesetzgeber strenge Regeln für das Versenden von E-Mails an Personen vor. Dementsprechend sollten Sie beim Einladen per E-Mail bereits vor dem Versenden der Einladung über eine Zustimmung der betroffenen Personen verfügen.
Das Grundproblem beim Einladen von Personen besteht darin, dass – wenn noch keine ausdrückliche Zustimmung der Betroffenen zum Zweck des Einladens besteht – nach DSGVO an diese keine Einladung per E-Mail übermittelt werden darf. Hier haben wir eine Art „Henne-Ei-Problem“: Sie haben die Namen und E-Mail-Adressen der gewünschten Teilnehmer, dürfen diese aber nicht per E-Mail anschreiben.
In Österreich gilt darüber hinaus die Sonderbestimmung nach § 107 Telekommunikationsgesetz (TKG): Demnach dürfen E-Mails grundsätzlich nur dann geschickt werden, wenn eine aufrechte Geschäftsbeziehung oder eine explizite Zustimmung des Betroffenen besteht.
Einladen dürfen Sie in der Regel Personen per E-Mail nur dann, wenn zumindest einer der nachstehenden Punkte erfüllt ist:
- Sie stehen in einer aktiven Geschäftsbeziehung
- Es hat eine Geschäftsbeziehung bestanden und diese liegt noch nicht allzugange zurück
- Ihnen zu diesem Zweck eine Visitenkarten übergeben wurde
In jedem Fall sollte die Einladung zur Geschäftsbeziehung passen bzw. für den Empfänger interessant sein.
Sonderfall
Auch wenn Sie Adressdaten von dritter Seite (z. B. von einem Adresshändler) bekommen haben, können Sie diese Personen einladen – vorausgesetzt es wurde Ihnen garantiert, dass diese Personen einer solchen Verarbeitung/Einladung zugestimmt haben.
