Eventbutler startet neue Generation von Software für Eventplanung

Eventmanagement am Puls der Zeit: Mit „Eventbutler Cloud” kommt die neue Software für Eventplanung mit Fokus auf Einladungs- & Gästemanagement.
1. November 2016 | 
Invitario Redaktion
Eventbutler startet neue Generation von Software für Eventplanung

Eventmanagement am Puls der Zeit: Mit „Eventbutler Cloud” präsentiert das Software-Unternehmen Eventbutler eine neue Generation von Software für Eventplanung mit Fokus auf Einladungs- und Gästemanagement.

 

Lernen Sie Eventbutler Cloud kennen. In 75 Sekunden.

 

Die cloudbasierte Lösung ermöglicht die aktive Steuerung aller Kontaktpunkte mit Gästen – und zwar vor, während und nach einer Veranstaltung. Eventmanager können über eine einfach zu bedienende Oberfläche alle Prozesse für das professionelle Einladungs- und Gästemanagement steuern.

DIESE FUNKTIONEN BIETET „EVENTBUTLER CLOUD”:

  • Laden Sie Ihre Kontakte ein: Versenden Sie Ihre Einladungen als personalisierte E-Mails und nutzen Sie die umfangreichen Funktionen des integrierten Newslettersystems, mit dem Sie auch Reminder und E-Tickets versenden können.
  • Informieren und registrieren Sie Ihre Gäste: Mit einer Eventwebsite in Ihrem Wunschdesign geben Sie Ihren Gästen die Möglichkeit, sich über Ihre Veranstaltung zu informieren und über ein Anmeldeformular auf die Einladung zu reagieren.
  • Empfangen Sie Ihre Gäste am Event: Per Tablet oder Smartphone steht Ihnen die Gästeliste Ihrer Veranstaltung zur Verfügung – so können Gäste per Namen oder durch den Scan eines QR-Codes innerhalb weniger Sekunden sicher auf der Veranstaltung eingecheckt werden.
  • Behalten Sie den Überblick: Ihnen stehen jederzeit der aktuelle Anmeldestand sowie Statistiken zum Einlass der Gäste zur Verfügung. So behalten Sie immer den Überblick über Ihre Veranstaltung. In Echtzeit.

Eventbutler Cloud ist die ideale Software für die optimale Online-Eventplanung. Und das bereits ab 99 Euro (zzgl. 20% USt.) pro Monat. Hier erfahren Sie mehr über die Kosten von Eventbutler.

 

Modernes Einladungs- & Gästemanagement

Egal ob ein internationaler Kongress mit tausenden Teilnehmern oder eine exklusive Galaveranstaltung – mit Eventbutler Cloud wird das Erstellen von Veranstaltungen und das Versenden personalisierter E-Mails auch ohne IT-Kenntnisse zum Kinderspiel. Mit wenigen Klicks wird eine Veranstaltung angelegt und die Inhalte im individuellen Design erstellt.

Personalisierte E-Mails lassen sich bequem an ausgewählte Zielgruppen versenden. Die Möglichkeiten reichen hierbei von simplen Save-the-Date-Mailings und Eventeinladungen bis hin zur automatischen Versendung einer Anmeldebestätigung – personalisiertes E-Ticket mit QR-Code inklusive. Nicht fehlen darf natürlich ein Follow-up nach dem Event. Im Hintergrund arbeitet ein leistungsstarkes Newsletter-System, das auch die einwandfreie Zustellung der Nachrichten gewährleistet und nichts im E-Mail-Spam des Empfängers landet.

Ähnlich einfach verläuft die Erstellung von Event-Websites sowie Anmeldemasken: In eine bereits in Ihrem Wunschdesign gestalteten Vorlage werden die Inhalte eingegeben – das Anmeldeformular ist bereits integriert und kann beliebig viele Datenfelder beinhalten. Die über das Formular von Gästen eingegebenen Daten werden vollautomatisch und sicher in Eventbutler übernommen. Stehen bereits Gästedaten zur Verfügung, können diese auch im Anmeldeformular ausgegeben werden und müssen durch den Gast ggf. nur noch vervollständigt, korrigiert oder bestätigt werden.

Vor, während und nach dem Event stehen Ihnen die wichtigsten Statistiken stets in Echtzeit zur Verfügung: Neben dem aktuellen Anmeldestand werden auch Berichte zu versandten E-Mails, Öffnungsraten und Klicks angezeigt. Damit behalten Sie immer den Überblick und können die Veranstaltung besser planen und auf Basis harter Fakten entscheiden.

Attraktive Events brauchen attraktive Vorboten

Auffällig ist die schöne Gestaltung der Vorlagen für E-Mails und Event-Websites, auf die bei der Entwicklung von Eventbutler ganz besonders viel Wert gelegt wurde. So meint Eventbutler Geschäftsführer Christoph Hütter hierzu: „Einladung und Event-Website sind die Visitenkarte des Veranstalters – dementsprechend attraktiv müssen diese gestaltet sein. Mit unseren Vorlagen möchten wir auch Veranstaltern ohne IT-Know-How den bestmöglichen Auftritt ermöglichen. Mit Eventbutler Cloud können unsere Kunden Event-Websites und E-Mailings nutzen, die Gäste beeindrucken und die Freude auf den Event steigern.“

Mit der Eventsoftware zum papierlosen Einlass

Der Check-in der Gäste auf der Veranstaltung erfolgt anstatt unübersichtlicher, ausgedruckter Listen schnell und sicher über die Eventbutler-App, in der entweder per Name nach dem Gast gesucht oder ein QR-Code erfasst wird. Lange Wartezeiten beim Check-in gehören deshalb der Vergangenheit an. Wenn der Gast eingecheckt hat, weiß das Team dank der Eventsoftware sofort Bescheid. So behalten alle – vom Eventmanager, den Mitarbeiteren bis zu den Gästen – immer den Überblick.

Die Kosten für Eventbutler Cloud richten sich nach Anzahl der Veranstaltungen sowie den Gästezusagen pro Jahr. Die Umsetzung einer Einzelveranstaltung ist bereits ab 490 Euro möglich, für die fortlaufende Nutzung stehen unterschiedliche Pakete ab 99 Euro pro Monat zur Auswahl (alle Preise verstehen sich netto).

 

“Natürlich denken die Teilnehmer:innen nicht daran, dass auch ein, für sie, kostenloses Event viele Ressourcen kostet. Deshalb muss die Minimierung der No-Show Rate für jeden Veranstalter oberste Priorität haben.”

Stefan Grossek

Geschäftsführer, Invitario

 

Von welchen Faktoren ist die No-Show Rate abhängig?

  • PFehlende finanzielle Verpflichtung: Teilnehmer, die für eine Veranstaltung bezahlen müssen, erscheinen eher beim Event.
  • PUnterschied Online vs. Präsenz-Events: Online ist die No-Show Rate bei kostenlosen Events meist deutlich höher, da den Teilnehmenden die Nicht-Teilnahme besonders leicht fällt und auch weniger auffällt.
  • PEchte Intention zur Teilnahme fehlt: Einige Personen melden sich bei kostenfreien Veranstaltungen nur deswegen an, weil sie eben gratis sind. Ohne eine echte Intention, wirklich teilnehmen zu wollen.

 

Darum ist die No-Show Rate bei Events mit Eintritt niedriger

Bezahlte Veranstaltungen können in allen möglichen Formen wie Konferenzen, Networking-Events, Messen, Webinare oder virtuelle Konferenzen stattfinden, die für die Teilnehmenden kostenpflichtig sind. 

Die No-Show Rate fällt – wie zu erwarten – bei kostenpflichtigen Veranstaltungen deutlich geringer als bei kostenlosen Events aus und liegt durchschnittlich zwischen 5 und 10 Prozent. Das Erheben einer Eintrittsgebühr scheint daher eine effektive Strategie zu sein, um No-Shows zu verhindern. Diese Lösung ist aber nicht immer möglich und zum Beispiel für interne Events, PR-Veranstaltungen oder klassische Business-Events weniger geeignet. Aber es gibt noch weitere Faktoren, welche die No-Show Rate beeinflussen.

Wovon hängt die No-Show Rate bei kostenpflichtigen Events ab?

  • PEarly Bird-Angebote und Incentives: Je früher die Teilnehmer die Karten kaufen, desto eher nehmen sie auch am Event teil. Spezielle Early-Bird-Angebote und weitere Incentives können daher zur Verbesserung der No-Show Rate beitragen.
  • PReminder und Follow-ups: Beim Versenden von E-Mails im Vorfeld eines Events ist Zurückhaltung unangebracht. Regelmäßige Reminder – im Idealfall mit für den Teilnhemer relevanten und hilfreichen Informationen – führen dazu, dass die Anzahl der Teilnehmer bei Events steigt.
  • PRichtlinien zur Ticket-Rückerstattung: Je strenger die Richtlinien zur Refundierung der bereits gekauften Tickets sind, desto geringer ist die No-Show Rate.

„Mit Invitario können Sie Ihre Teilnehmer sowohl vor, während als auch nach der Veranstaltung automatisiert mit den passenden Inhalten gezielt ansprechen. So halten Sie die No-Show Rate ohne großen Aufwand niedrig.“ 

Marko horngacher

Produkt Manager, Invitario

 

Vergleich von Online- und Präsenz-Events: Wie ändert sich die No-Show Rate? 

Unabhängig davon, ob Veranstaltungen kostenpflichtig oder frei sind: Vergleicht man die No-Show Rate von Online und Live-Events, so ist sie bei Veranstaltungen im virtuellen Raum in der Regel deutlich höher. Bei kostenlosen Events liegt der Unterschied durchschnittlich zwischen 10 bis 20 Prozent bei Live-Events im Vergleich zu 20 bis 30 Prozent bei Online-Veranstaltungen. Bei kostenpflichtigen Events bestehen jedoch nur rund 5 Prozent Unterschied zwischen Präsenz und Online.

Faktoren, welche die No-Show Rate online und live beeinflussen:

  • PTechnische Probleme: Potenziell schlechte Internet-Verbindungen und technische Probleme auf Seite der Teilnehmer erhöhen die No-Show Rate bei Online-Events.
  • POn-Demand: Online-Events können mit On Demand-Zugriffsmöglichkeit auf ein Video auch im Nachgang noch die Anzahl ihrer Teilnehmer steigern.
  • PPersonalisierte Kommunikation: Je direkter und persönlicher die Teilnehmenden angesprochen werden, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie am Event teilnehmen.
  • PEvent-Größe: Die No-Show Raten sind höher, je größer ein Event ist – sowohl bei Präsenz-Events als auch bei Veranstaltungen im virtuellen Raum.
  • PDie Hauptgründe für No-Shows sind in beiden Fällen Terminkollisionen, Vergesslichkeit und unvorhergesehene Notfälle.

Die Aufgabe von Event-Veranstaltern liegt darin, abhängig vom jeweiligen Veranstaltungs-Typ Maßnahmen zu treffen, um die No-Shows so gering wie möglich zu halten.

FAZIT

Die No-Show Rate ist ein relevantes Problem für alle Veranstalter von Business-Events und die Minimierung muss eine der obersten Prioritäten bei jedem Event sein. Um die No-Show Rate auf ein Minimum zu reduzieren, ist es wichtig zu verstehen, aus welchen Gründen Teilnehmer vom Event fernbleiben und welche Besonderheiten die einzelnen Event-Arten bei den No-Shows aufweisen. 

In den kommenden 2 Teilen unserer Serie erfahren Sie, welche Unterschiede es bei der No-Show Rate im Vergleich vor und nach der Pandemie gibt und mit welchen Tipps Sie Ihre No-Show Rate so gering wie möglich halten.

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