Feature des Monats: Invitario App für den Check-in der Gäste

Der Einlass von Gästen stellt jeden Veranstalter vor Herausforderungen – denn bei zu vielen Events gibt es sie noch immer, die Gästeliste aus Papier.

20. Februar 2017 |

Invitario Redaktion

Feature des Monats: Invitario App für den Check-in der Gäste

Der Einlass von Gästen stellt jeden Veranstalter vor Herausforderungen.

Mit der digitalen Gästeliste von Invitario wird der Check-in zum garantiert positiven Erlebnis.

Papierlisten mit handgeschriebenen Notizen haben am Check-in nicht nur eine lange Tradition, sondern auch schon so manche Veranstaltung ins Schleudern gebracht. Selbst 2017 sorgen diese Relikte aus der Urzeit des Eventmanagements verlässlich für Irritationen bei Gästen und Check-in-Personal. Dabei stellt sich die Aufgabe nach einem gelungenen Check-in bei jedem Event doch so sicher wie das Amen im Gebet.

„Der Einlass ist für jeden Gast der Auftakt zur Veranstaltung und sollte dementsprechend eine besonders positive Erfahrung sein. Noch bevor der eigentliche Event beginnt, kann man als Veranstalter wertvolle Pluspunkte sammeln.” Christoph Hütter, Invitario

Überlässt man den Einlass dem Zufall, gehen Veranstalter auf mehreren Ebenen große Risiken ein. Neben langen Wartezeiten für die Gäste gehen mit der klassischen Papierliste für den Veranstalter auch die Sicherheit und Übersicht vollständig verloren.

Invitario startet App für optimalen Check-in. Um den Einlass für Gäste und Veranstalter bestmöglich zu gestalten, hat Invitario eine App für Smartphones und Tablets entwickelt, mit der die klassische Gästeliste digitalisiert und um zahlreiche Funktionen erweitert wird. Die in Invitario erstellte Gästeliste wird über die App innerhalb von wenigen Sekunden auf Smartphones oder Tablets geladen und steht für den Check-in als On- und Offline-Version zur Verfügung.

Einladungsmanagement auch als App verfügbar

„Bei jedem Check-in wird die Gästeliste mit der Invitario-Datenbank und allen Check-in-Stationen synchronisiert. So wird ein doppeltes Erfassen von Gästen verhindert und es besteht zu jedem Zeitpunkt Gewissheit über die tatsächlich anwesenden Personen.” Martin Schmidt, Invitario

Gäste per Name oder QR-Code erfassen. In der App lassen sich Teilnehmer einfach per Namen oder Scan eines QR-Codes schnell und sicher ein- und auch wieder auschecken. Der Check-in von Begleitungen ist dabei unabhängig vom Hauptgast möglich, wird in der App aber durch eine optische Verknüpfung der Kontakte deutlich angezeigt. Alle erfassten Interaktionen werden dokumentiert und stehen über die Verwaltungsoberfläche für die Erstellung von Auswertungen zur Verfügung.

Die Funktionen der INVITARIO APP

Gäste Check-in, mit und ohne Internetverbindung
Entwickelt für Apple iPhone, iPad und iPod Touch
Check-in durch Namensabfrage
Check-in durch QR-Code Scan
Unabhängiger Check-in von Begleitungen
Anlegen von neuen Teilnehmern
Live-Statistik zum Anwesenheitsgrad
On-Site Druckfunktion für Namensschilder und Badges
Express Check-in mit Handscannern für größere Events
Welcome-Screen zur Gäste-Begrüßung

Gästeliste per App in Echtzeit bearbeiten. Besonders praktisch ist die Möglichkeit, jederzeit neue Gäste direkt per App auf die Gästeliste zu setzen. Dies ermöglicht das Bearbeiten der Gästeliste auch noch während der laufenden Veranstaltung, selbst wenn sich der Anwender nicht unmittelbar am Check-in oder überhaupt außerhalb der Veranstaltung aufhält. Wird ein neuer Gast per App oder über die Verwaltungsoberfläche von Eventbutler hinzugefügt, wird die Gästeliste auf allen am Check-in eingesetzten Endgeräten sofort aktualisiert.

Vor-Ort-Druck von Namensschildern und Badges. Für den Druck von Namensschildern, Akkreditierungen bzw. Badges oder Etiketten steht eine Druckfunktion zur Verfügung, mit der beim Einchecken des Gastes innerhalb weniger Sekunden personalisierte Drucksorten erzeugt werden können. Die Vorlagen dafür werden über die Verwaltungsoberfläche angelegt und für den Check-in freigeschalten.

Spezielle Hardware für größere Events. Bei Veranstaltungen ab 400 Teilnehmern empfiehlt sich anstelle des Einsatzes herkömmlicher Smartphones oder Tablets, auf spezielle Handscanner zu setzen: diese verfügen über einen eigenen Laserscanner zur schnellstmöglichen Erfassung von QR-Codes.

Mit dieser hochwertigen Hardware erfolgt der Scan von QR-Codes so schnell wie das Erfassen von Produkten an der Supermarktkasse (siehe nachstehendes Video).

Dank dieser Technologie können innerhalb weniger Minuten hunderte Teilnehmer schnell und sicher erfassen. Die dementsprechenden Geräte können über Eventbutler angemietet werden.

Welcome-Screen mit Gastname am Check-in. Ein ganz besonderes Erlebnis ist auch die Kombination der App mit einem Welcome-Screen, auf dem nach erfolgtem Check-in der Name des Gastes oder andere individuelle Inhalte angezeigt werden.

Mit den Lösungen von Eventbutler wird der Einlass von Gästen zum Erfolg. Kontaktieren Sie uns für eine persönliche Demonstration oder für weitere Informationen.

Persönliche Demo anfragen

“Natürlich denken die Teilnehmer:innen nicht daran, dass auch ein, für sie, kostenloses Event viele Ressourcen kostet. Deshalb muss die Minimierung der No-Show Rate für jeden Veranstalter oberste Priorität haben.”

Stefan Grossek

Geschäftsführer, Invitario

Von welchen Faktoren ist die No-Show Rate abhängig?

PFehlende finanzielle Verpflichtung: Teilnehmer, die für eine Veranstaltung bezahlen müssen, erscheinen eher beim Event.
PUnterschied Online vs. Präsenz-Events: Online ist die No-Show Rate bei kostenlosen Events meist deutlich höher, da den Teilnehmenden die Nicht-Teilnahme besonders leicht fällt und auch weniger auffällt.
PEchte Intention zur Teilnahme fehlt: Einige Personen melden sich bei kostenfreien Veranstaltungen nur deswegen an, weil sie eben gratis sind. Ohne eine echte Intention, wirklich teilnehmen zu wollen.

Darum ist die No-Show Rate bei Events mit Eintritt niedriger

Bezahlte Veranstaltungen können in allen möglichen Formen wie Konferenzen, Networking-Events, Messen, Webinare oder virtuelle Konferenzen stattfinden, die für die Teilnehmenden kostenpflichtig sind.

Die No-Show Rate fällt – wie zu erwarten – bei kostenpflichtigen Veranstaltungen deutlich geringer als bei kostenlosen Events aus und liegt durchschnittlich zwischen 5 und 10 Prozent. Das Erheben einer Eintrittsgebühr scheint daher eine effektive Strategie zu sein, um No-Shows zu verhindern. Diese Lösung ist aber nicht immer möglich und zum Beispiel für interne Events, PR-Veranstaltungen oder klassische Business-Events weniger geeignet. Aber es gibt noch weitere Faktoren, welche die No-Show Rate beeinflussen.

Wovon hängt die No-Show Rate bei kostenpflichtigen Events ab?

PEarly Bird-Angebote und Incentives: Je früher die Teilnehmer die Karten kaufen, desto eher nehmen sie auch am Event teil. Spezielle Early-Bird-Angebote und weitere Incentives können daher zur Verbesserung der No-Show Rate beitragen.
PReminder und Follow-ups: Beim Versenden von E-Mails im Vorfeld eines Events ist Zurückhaltung unangebracht. Regelmäßige Reminder – im Idealfall mit für den Teilnhemer relevanten und hilfreichen Informationen – führen dazu, dass die Anzahl der Teilnehmer bei Events steigt.
PRichtlinien zur Ticket-Rückerstattung: Je strenger die Richtlinien zur Refundierung der bereits gekauften Tickets sind, desto geringer ist die No-Show Rate.

„Mit Invitario können Sie Ihre Teilnehmer sowohl vor, während als auch nach der Veranstaltung automatisiert mit den passenden Inhalten gezielt ansprechen. So halten Sie die No-Show Rate ohne großen Aufwand niedrig.“

Marko horngacher

Produkt Manager, Invitario

Vergleich von Online- und Präsenz-Events: Wie ändert sich die No-Show Rate?

Unabhängig davon, ob Veranstaltungen kostenpflichtig oder frei sind: Vergleicht man die No-Show Rate von Online und Live-Events, so ist sie bei Veranstaltungen im virtuellen Raum in der Regel deutlich höher. Bei kostenlosen Events liegt der Unterschied durchschnittlich zwischen 10 bis 20 Prozent bei Live-Events im Vergleich zu 20 bis 30 Prozent bei Online-Veranstaltungen. Bei kostenpflichtigen Events bestehen jedoch nur rund 5 Prozent Unterschied zwischen Präsenz und Online.

Faktoren, welche die No-Show Rate online und live beeinflussen:

PTechnische Probleme: Potenziell schlechte Internet-Verbindungen und technische Probleme auf Seite der Teilnehmer erhöhen die No-Show Rate bei Online-Events.
POn-Demand: Online-Events können mit On Demand-Zugriffsmöglichkeit auf ein Video auch im Nachgang noch die Anzahl ihrer Teilnehmer steigern.
PPersonalisierte Kommunikation: Je direkter und persönlicher die Teilnehmenden angesprochen werden, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie am Event teilnehmen.
PEvent-Größe: Die No-Show Raten sind höher, je größer ein Event ist – sowohl bei Präsenz-Events als auch bei Veranstaltungen im virtuellen Raum.
PDie Hauptgründe für No-Shows sind in beiden Fällen Terminkollisionen, Vergesslichkeit und unvorhergesehene Notfälle.

Die Aufgabe von Event-Veranstaltern liegt darin, abhängig vom jeweiligen Veranstaltungs-Typ Maßnahmen zu treffen, um die No-Shows so gering wie möglich zu halten.

FAZIT

Die No-Show Rate ist ein relevantes Problem für alle Veranstalter von Business-Events und die Minimierung muss eine der obersten Prioritäten bei jedem Event sein. Um die No-Show Rate auf ein Minimum zu reduzieren, ist es wichtig zu verstehen, aus welchen Gründen Teilnehmer vom Event fernbleiben und welche Besonderheiten die einzelnen Event-Arten bei den No-Shows aufweisen.

In den kommenden 2 Teilen unserer Serie erfahren Sie, welche Unterschiede es bei der No-Show Rate im Vergleich vor und nach der Pandemie gibt und mit welchen Tipps Sie Ihre No-Show Rate so gering wie möglich halten.

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