6 einfache Maßnahmen, um mit E-Mails mehr Teilnehmer für Ihr Event zu begeistern

Eine durchdachte E-Mail-Kampagne ist nach wie vor eine der besten Methoden, um mehr Teilnehmer für eine Veranstaltung zu begeistern. Während sich viele Veranstalter auf soziale Medien fokussieren, sollten Sie die Effektivität von E-Mails nicht unterschätzen.
28. Oktober 2021 | 
Invitario Redaktion
Mehr Teilnehmer mit E-Mails gewinnen

Nicht nur im E-Commerce sind E-Mails der wichtigste Treiber für die Generierung von Umsatz, auch für eine Veranstaltung im geschäftlichen Kontext sind sie das Kommunikationsmittel der Wahl, um mehr Teilnehmer für ein Event zu gewinnen.

Ganz gleich, wie sich Ihre Zielgruppe zusammensetzt: Sie sollten für jede Veranstaltung eine Kampagne mit E-Mails definieren und mit Ihrem Tool für Teilnehmermanagement umsetzen. Denken Sie bei der Konzeption einer E-Mail-Kampagne für Ihre Veranstaltung daran, dass die Posteingänge Ihrer Zielgruppe regelmäßig mit Werbebotschaften – wie etwa Einladungen zu anderen Veranstaltungen – gefüllt werden.

Um die Aufmerksamkeit Ihrer Empfänger zu erhalten, müssen Sie sich daher mit Ihren Botschaften von der Masse abheben. Aber wie? Wirksames E-Mail-Marketing für Ihre Veranstaltungen muss strategisch sein und das setzt voraus, dass Sie Ihre Zielgruppe und deren Interessen wirklich kennen. Mit der Eventmarketing-Plattform von Invitario können Sie E-Mail-Kampagnen einfach umsetzen und in den Wochen vor Ihrem Event automatisiert ablaufen lassen.

In diesem Artikel stellen wir 6 Maßnahmen vor, die Ihre Eventkommunikation effektiver machen und zu mehr Teilnehmer und damit zu einem höheren Event-ROI führen:

1. Konzentrieren Sie sich auf eine klare Botschaft

Halten Sie Ihre E-Mails einfach: Was sollen Ihre Empfänger verstehen, welche Handlungen sollen sie setzen? In Ihrer Nachricht sollten Sie Ihre Botschaft so präzise wie möglich darlegen und den Empfängern genau vermitteln, was Sie von ihnen wollen. Stecken Sie also nicht zu viele Informationen oder Handlungsaufforderungen in eine E-Mail, planen Sie lieber eine Kampagne mit einer Serie von E-Mails.

Schicken Sie eine Einladung oder eine Save the Date mit der Bitte, den Termin Ihrer Veranstaltung vorzumerken? Informieren Sie über ein wichtiges Update zu Ihrem Event?

Konzentrieren Sie sich auf eine klare Botschaft pro E-Mail und nutzen Sie die Betreffzeile, um Ihre Empfänger über diese eine Botschaft zu informieren. Auch im Inhalt der E-Mail sollten Sie die Aufmerksamkeit auf diese Botschaft lenken und diese mit fettgedruckten und anklickbaren Schaltflächen hervorheben.

Denken Sie daran, dass Ihre Empfänger täglich Dutzende von E-Mails erhalten, wenn nicht sogar Hunderte. Ihre Botschaft muss daher im Posteingang herausstechen. Eine klare Strategie ist der Schlüssel, um mehr Teilnehmer für seine Veranstaltung zu begeistern.

2. Optimieren Sie E-Mails für Desktop und Smartphones

Wie oft haben Sie schon Teile einer E-Mail verpasst, weil diese auf Ihrem Smartphone nicht richtig dargestellt wurden? Empfänger werden Ihre Nachricht ignorieren, wenn sie nicht verstehen, was Sie ihnen sagen wollen.

Eine klare und prägnante Botschaft ist die halbe Miete. Fotos oder beeindruckende Grafiken können weitere Elemente Ihrer E-Mail sein. Wenn diese allerdings nicht für die Darstellung auf Desktop und Smartphones optimiert sind, werden die Inhalte höchstwahrscheinlich nicht korrekt angezeigt und Sie laufen Gefahr, Klicks und Besucher für Ihre Veranstaltung zu verlieren.

3. Binden Sie kreative und hochwertige Inhalte ein

Wenn Sie Ihre Inhalte und E-Mails vollständig für Desktop und mobile Endgeräte wie Smartphones und Tablets optimiert haben, können Sie alle Inhalte einbinden, die zu mehr Aufmerksamkeit und Reaktionen führen.

Setzen Sie in Ihren E-Mails einige der folgenden Content-Formate ein, um mehr Aufmerksamkeit zu erzeugen:

  • Fotos
  • Videos von vergangenen Veranstaltungen
  • Teaservideo des bevorstehenden Events
  • Umfragen vor der Veranstaltung
  • Quiz und Gewinnspiele

Indem Sie mit hochwertigen und interessanten Inhalten über vergangene Veranstaltungen informieren, wecken Sie das Interesse an Ihrer künftigen Veranstaltung(en) und können mehr Teilnehmer gewinnen.

4. Verraten Sie wichtige Details

Überlegen Sie, welche Aspekte Ihrer Veranstaltung bei Ihrer Zielgruppe die Aufmerksamkeit auf sich ziehen werden. Informieren Sie in mehreren E-Mails im Rahmen Ihrer Eventkampagne, wie interessant Ihre Veranstaltung sein wird.
Stellen Sie wichtige Speaker, Programm-Highlights und spannende Workshops in den Mittelpunkt Ihrer Kampagne. Bieten Sie – wenn von Ihnen gewünscht – Empfängern die Möglichkeit, die Veranstaltung auch mit anderen Personen, die Interesse an Ihrer Veranstaltung haben könnten, zu teilen.

Fügen Sie diese Elemente in Ihre Save the Dates- und Erinnerungs-E-Mails ein, wenn die Veranstaltung näher rückt. Erinnern Sie Ihre Empfänger daran, warum sie am Event teilnehmen sollten und welchen Mehrwert Ihre Veranstaltung bietet.

5. Perfektionieren Sie Ihre Reminder-E-Mails

Erinnern Sie Ihre Empfänger mehrfach an die bevorstehende Veranstaltung, werden Sie in der Kommunikation aber niemals aufdringlich. Schließlich wollen Sie unbedingt vermeiden, dass sich Ihre Teilnehmer genervt fühlen und sich wieder von der Veranstaltung abmelden bzw. nicht daran teilnehmen.

Mit neuen und für Ihre Zielgruppe relevanten Informationen zu Ihrem Event und wichtigen Erinnerungen gestalten Sie Reminder-E-Mails, die für Ihre Empfänger interessant sind und gelesen werden.
Am wichtigsten ist, dass Ihre Reminder die richtigen Personen mit der passenden Botschaft erreichen.

Unterscheiden Sie bei der Konzeption Ihrer Reminder-E-Mails etwa zwischen diesen möglichen Fällen:

  • Personen, die sich bereits zur Veranstaltung angemeldet haben: Informationen zum aktuellen Eventprogramm könnten hilfreich sein.
  • Personen, die sich noch nicht angemeldet haben, aber alle E-Mails geöffnet haben: Offenbar besteht Interesse an Ihrer Veranstaltung, aber es benötigt noch Überzeugungsarbeit für eine Teilnahme. Versuchen Sie, diese Personen mit hochwertigen Inhalten für Ihre Veranstaltung zu begeistern.
  • Personen, die Ihre bisherigen E-Mails ignoriert haben: Senden Sie eine letzte Aufforderung, sich für die Veranstaltung anzumelden. Passen Sie Ihre Reminder-E-Mails an die verschiedenen Gruppen von Empfängern an, um eine hohe Zusagequote zu erzielen.

6. Fassen Sie nach, auch nach dem Event!

Nach einer Veranstaltung ist vor dem nächsten Event. Senden Sie daher nach jeder Veranstaltung an alle Teilnehmer zumindest eine E-Mail, in der Sie sich für die Teilnahme bedanken. Personen, die sich zwar zum Event angemeldet haben, aber nicht erschienen sind, können Sie ebenfalls eine E-Mail senden. Achten Sie aber darauf, die Inhalte für diese Gruppe entsprechend anzupassen.

Diese Follow-up-Kommunikation sollte ein essenzielles Element Ihrer Eventkommunikation sein. Nutzen Sie diesen Kontakt, um Highlights Ihrer Veranstaltung mit Videos und Fotos, interessante Statistiken oder weiterführende Inhalte zur Verfügung zu stellen.

Nutzen Sie auch die Gelegenheit für eine Umfrage, um Feedback von Ihren Teilnehmern zu erhalten. Geben Sie Ihren Teilnehmern das Gefühl, dass ihre Zeit geschätzt wurde und dass Sie wirklich von ihnen wissen wollen, was ihnen gefallen hat und wie Sie zukünftige Veranstaltungen verbessern können.

Sind Sie bereit für den nächsten Schritt, um mehr Erfolg mit Ihren Veranstaltungen zu erzielen? Kontaktieren Sie uns, um mehr über unsere Eventmarketing-Plattform zu erfahren.