6 Gründe für digitales Teilnehmermanagement und warum Eventplaner profitieren

Die Vorteile des digitalen Gästemanagements. Dank ausgeklügelter Eventtechnologien werden die Veranstaltungen jetzt schlank und übersichtlich organisiert.
6 Gründe für digitales Teilnehmermanagement und warum Eventplaner profitieren

Die Teilnehmerliste in Papierform auf dem Klemmbrett hat heutzutage ausgedient. Dank ausgeklügelter Eventtechnologien werden die Veranstaltungen jetzt schlank sowie übersichtlich organisiert und durchgeführt: Zur Freude des Budgets, der Nerven und einer erheblichen Zeitersparnis. Deshalb richten wir nun den Scheinwerfer gezielt auf die Vorteile des digitalen Gästemanagements und präsentieren Ihnen 6 Gründe für digitales Teilnehmermanagement.

1. Gäste rundum professionell versorgen

Gäste sind das Herzstück eines jeden Events. Denn ohne diese gäbe es ihn schlicht nicht. Mit einem einfachen und schnelleren Registrierprozess, promptem Reagieren auf E-Mail-Anfragen und einem soliden Follow-up hinterlassen Sie bei den Teilnehmern einen professionellen und bleibenden Eindruck. Mit den ansprechenden Event-Websites und personalisierten E-Mail-Vorlagen fühlen sich die Gäste bereits vor der Veranstaltung bestens betreut.

2. Teilnehmer finden statt suchen

  • Wie viele Teilnehmer haben bereits zugesagt?
    So hat das ganze Team im Blick wie der aktuelle Stand der Einladungen ist.
  • Wer hat noch nicht auf die Einladung reagiert?
    Ideal um diesen Personen eine Erinnerung zu senden.
  • Welche Gäste sind bereits am Event eingetroffen?
    So können Sie wichtige Gäste persönlich begrüßen.
  • Wie viele Gäste sind aktuell auf der Veranstaltung?
    Vor allem wichtig, wenn eine Personenhöchstgrenze (z.B. wegen Covid-19) vorgeschrieben ist.
  • Welche Personen haben an der Veranstaltung teilgenommen?
    In Zeiten von Covid-19 sehr wichtig für die Kontaktnachverfolgung („Contact Tracing“).

Ein modernes Teilnehmermanagement liefert sofort die gewünschten Informationen zum Status der teilnehmenden Gäste – und das sofort per Mausklick, auch von unterwegs aus. Unübersichtliche Daten- oder Papierfragmente sind jetzt ein Relikt der “analogen” Vergangenheit.

3. Mit digitalem Teilnehmermanagement Zeit und Kosten sparen

Die administrativen Kosten werden durch ein digitales Gästemanagement gesenkt. Mit der freigeschaufelten Zeit können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren: Reminder automatisiert verschicken, die Sitzordnung planen, die Finanzen kalkulieren, etc.

Durch den Einsatz von Print@Home-Tickets mit QR-Code oder mobile Tickets am Smartphone kommt es am Event zu einem schnellen und sicheren Einlass ohne Wartezeiten. Zur Freude der Gäste und des Veranstalters, denn schließlich zählt der erste Eindruck!

4. Corporate Identity und Design

Eine intelligente Teilnehmermanagement-Lösung passt sich nahtlos an die Corporate Identity Ihres Unternehmens an. Vom Corporate Design bis zur personalisierten, für das Unternehmen typische Ansprache, passt sich die Software perfekt an Ihre unverwechselbaren Unternehmensmerkmale an.

5. Teilnehmermanagement ist flexibel und skalierbar

Gleich ob Sie 100 oder 5.000 Gäste auf Ihrer Veranstaltung erwarten: Mit einer digitalen Verwaltung von Gäste- und Teilnehmerlisten behalten Sie – unabhängig von der Anzahl der Teilnehmer – verlässlich den Überblick und Sie können schneller und agiler auf unvorhersehbare Ereignisse reagieren.

6. Veranstaltungen sind einfach replizierbar

Die Veranstaltung war ein voller Erfolg und es wird um Wiederholung gebeten? Exportieren Sie die Teilnehmergruppen mit einem Klick oder kopieren Sie einfach den gesamten Event – die Vorlagen und Daten stehen Ihnen so auch für jede weitere Veranstaltung zur Verfügung und müssen nur noch aktualisiert werden.

 

Sie möchten mehr über eine Software für Teilnehmermanagement erfahren?
Dann sehen Sie sich die umfangreichen Funktionen der Invitario-Software an oder vereinbaren Sie eine Online-Demo mit einem Produktexperten.

Online-Demo vereinbaren

 

Über den Autor

Über den Autor

Die Redaktion von Invitario versorgt Sie regelmäßig mit interessanten Artikeln zu Eventmanagement und Teilnehmermanagement. Tipp: Abonnieren Sie den Invitario-Newsletter, um auf dem Laufenden zu bleiben.

Tipps der Redaktion