Was ist Teilnehmermanagement? Die Theorie hinter der jungen Disziplin im Eventmanagement

Teilnehmermanagement ist eine Disziplin im Eventmanagement, die durch die zunehmende Digitalisierung der Live-Kommunikation über die vergangenen Jahre deutlich an Bedeutung gewonnen hat.
15. Oktober 2021 | 
Stefan Grossek
Was ist Teilnehmermanagement?

Definition und Vorteile von Teilnehmermanagement

Was wird unter dem Begriff Teilnehmermanagement verstanden?

Der Begriff Teilnehmermanagement ist noch relativ neu und musste sich über die vergangene Jahre erst durchsetzen und etablieren. Als Synonyme werden häufig die Begriffe Gästemanagement, Teilnehmerkommunikation, Einladungsmanagement und Besuchermanagement genannt.

Heute werden unter Teilnehmermanagement alle Abläufe im Eventmanagement zusammengefasst, die mit Kommunikationsmaßnahmen, Kontaktpunkte und Prozessen mit den (potenziellen) Teilnehmern einer Veranstaltung in Zusammenhang stehen. Vor allem Anbieter diverser Online-Tools für das Einladen und Verwalten von Veranstaltungsteilnehmern sowie die zunehmende Bedeutung dieser Aufgaben, haben zur Etablierung des Begriff beigetragen.

Das Spektrum von Aufgaben im Teilnehmermanagement reicht dabei von der Erstellung und Verwaltung der Gästeliste über das Versenden der Einladung bis hin zur Registrierung und dem Check-in der Teilnehmer auf der Veranstaltung sowie zu möglichen Kommunikationsmaßnahmen nach dem Event.

Größe, Format und Kanal eines Events spielen dabei keine Rolle: Teilnehmermanagement ist für jegliche Art von Veranstaltungen von Bedeutung, unabhängig davon, ob es sich um eine Veranstaltung mit internen oder externen Stakeholdern handelt oder das Event in einem Live-Format, in einem virtuellen oder hybriden Format umgesetzt wird.

Ein professionell geplantes und umgesetztes Teilnehmermanagement trägt viel zum Erfolg einer Veranstaltung bei – schließlich zahlen alle gesetzten Maßnahmen in das Ziel ein, möglichst viele Teilnehmer der gewünschten Zielgruppe(n) auf einer Veranstaltung begrüßen zu können.

Darüber hinaus sollen sämtliche Kontaktpunkte und Interaktionen zwischen den Teilnehmern und dem Veranstalter – von der Einladung bis zur tatsächlichen Teilnahme an der Veranstaltung – für eine positive Erfahrung des Teilnehmers sorgen.

Daher nimmt das Teilnehmermanagement eine immer zentralere Rolle im Eventmanagement bzw. Eventmarketing eines Unternehmens ein. Dieser vielseitige und erfolgskritische Aufgabenbereich hat das Potenzial, sich zu einem eigenen Berufsbild im Eventmanagement zu entwickeln.

Was ist der Nutzen von Teilnehmermanagement?

Den Erfolg einer Veranstaltung definiert jedes Unternehmen nach ganz eigenen Kriterien. Freilich wird mit dem Event-ROI häufig die Wirtschaftlichkeit einer Veranstaltung als Hauptziel definiert: der Return on Investment, den eine Veranstaltung für das veranstaltende Unternehmen erzeugt.

Am Ende hängt jeder auf ein Event zurückzuführender Erfolg letztlich von dessen Teilnehmern ab. Und je mehr der „richtigen“ Personen an einem Event teilnehmen, umso höher sind die Erfolgschancen bzw. umso eher werden die gesteckten Ziele der Veranstaltung erreicht. Genau hier setzt ein professionelles Teilnehmermanagement mit seinen zahlreichen Instrumenten an.

Mit dem digitalen Teilnehmermanagement von Invitario lässt sich die Eventkommunikation mit den Teilnehmern mühelos als Kampagne über eine Serie von E-Mails gestalten. Mit regelmäßigen Updates zum Event und personalisierten E-Mails bleibt die Veranstaltung nicht nur bei den Teilnehmern präsent, sondern es erhöht sich dadurch auch die Relevanz des Events. Damit steigt auch die Wahrscheinlichkeit der tatsächlichen Teilnahme an einer Veranstaltung.

Wie Teilnehmermanagement die aktive Steuerung des Erfolgs einer Veranstaltung ermöglicht

Nur wer zu jedem Zeitpunkt im Eventprozess den Überblick über seine Teilnehmer und deren Rückmeldungen hat, kann proaktiv Maßnahmen zur Optimierung setzen. Aufgrund der in Echtzeit zur Verfügung stehenden Statistiken zu den Reaktionen und Rückmeldungen der eingeladenen Personen können fundierte Entscheidungen getroffen werden, um den Erfolg der Veranstaltung sicherzustellen. Reagieren zu wenige Personen mit einer Zusage auf die Einladung, können Reminder versendet oder weitere Kontakte eingeladen werden.

Mehr wirtschaftlicher Erfolg durch Teilnehmermanagement

Das Budget bzw. die Kosten für eine Veranstaltung basieren meist auf der erwarteten bzw. gewünschten Anzahl von Teilnehmern. Ist die Veranstaltung nur zur Hälfte besucht, kostet jeder Teilnehmer doppelt so viel, der Event-ROI dreht ins Minus und der Nutzen des Events wird in Frage gestellt.

Freilich liegen viele Faktoren, die bei einer Person über die tatsächliche Teilnahme an einer Veranstaltung entscheiden, nicht im Einflussbereich des Gastgebers. Daher ist es praktisch unmöglich, die optimale Auslastung eines Events von 100 % zu erreichen. Aber schon die Reduktion von No-Shows – also von jenen Personen, die trotz Registrierung bzw. Anmeldung nicht auf der Veranstaltung erscheinen – ist eine der zentralen Vorteile eines professionellen Teilnehmermanagements.

Die Covid-19-Pandemie und Teilnehmermanagement

Die Covid-19-Pandemie hat einen maßgeblichen Einfluss auf den Erfolg und die Rahmenbedingungen einer Veranstaltung: Behördliche Einschränkungen und Auflagen wie die Begrenzung der erlaubten Teilnehmerzahl oder die Überprüfung von G-Regeln am Check-in bestimmen das Format einer Veranstaltung und können sich negativ auf die Bereitschaft auswirken, überhaupt an einer Live-Veranstaltung teilzunehmen.

Ein professionelles Teilnehmermanagement nimmt auf diese Faktoren Rücksicht und stellt unter Anwendung hilfreicher Funktionen die sichere Umsetzung sowie eine optimale Teilnehmerquote und Wirtschaftlichkeit des Events sicher.

Mit der Entwicklung neuer Funktionen hat Invitario auf die Pandemie reagiert und stellt u. a. mit Kontingenten, Wartelisten, Zeitslots und Sessions hilfreiche Funktionen zur sicheren Planung und Umsetzung von Live-Events zur Verfügung.

Durch den digitalen und kontaktlosen Check-in von Teilnehmern auf Veranstaltungen wird die Anwesenheit von Teilnehmern und Mitarbeitern lückenlos für eine mögliche Kontaktnachverfolgung bzw. Contact Tracing dokumentiert.

In unserem Artikel „Covid-19: So löst digitales Teilnehmermanagement die aktuellen Herausforderungen“ erfahren Sie mehr über die hilfreichen Funktionen zur Covid-19-Prävention.

Die drei Phasen des Teilnehmermanagements

Grundsätzlich wird beim Teilnehmermanagement zwischen drei Phasen unterschieden: Maßnahmen vor, während und nach einem Event. Jeder Phase können eine Reihe von sich teilweise wiederholenden Prozessen zugeordnet werden:

1. Teilnehmermanagement vor der Veranstaltung

  • Datenmanagement: Erstellen der Gästeliste (CRM)
  • Einladungsmanagement: Einladen der Teilnehmer
  • Registrierung: Erfassen der Anmeldungen
  • Eventkommunikation (auch Teilnehmerkommunikation genannt)

2. Teilnehmermanagement während bzw. auf der Veranstaltung

  • Check-in: Erfassen der eintreffenden Teilnehmer
  • Covid-19-Prävention: Überprüfen der G-Regeln
  • Drucken am Check-in: Namensschilder und Badges
  • Interaktionen: Erfassen von Interaktionen am Event
  • Check-out: Erfassen der Teilnehmer beim Verlassen

3. Teilnehmermanagement nach der Veranstaltung

  • Eventkommunikation: Abschließende Kommunikation
  • Feedback der Teilnehmer: Rückmeldungen einholen
  • Analyse der Eventdaten: Auswertung von Daten und Feedback
  • Verarbeitung der Eventdaten (CRM): Synchronisieren von Daten

Teilnehmermanagement vor einer Veranstaltung

Der Großteil des Aufwands bei der Organisation einer Veranstaltung entfällt auf die Vorbereitung. In dieser Phase werden u. a. Ort und Datum, Ziele und Zielgruppe(n) sowie der Ablauf des Events definiert. Steht das Konzept der Veranstaltung, kann mit dem Teilnehmermanagement, begonnen werden. Das Teilnehmermanagement stellt dabei einen integralen und erfolgskritischen Bestandteil im Eventmanagement einer Veranstaltung dar.

Datenmanagement: Erstellen der Gästeliste (CRM)

Im Teilnehmermanagement geht es in dieser Phase vor allem um die Erstellung einer Liste jener Personen, die an der Veranstaltung teilnehmen bzw. dazu eingeladen werden sollen. Die Erstellung und Verwaltung einer Gästeliste ist eine besondere Herausforderung, schließlich sind dabei häufig die Interessen mehrerer Stakeholder und Abteilungen zu berücksichtigen.

Der Qualität der Daten kommt eine besondere Bedeutung zu: Für eine erfolgreiche Einladungskampagne müssen die Kontaktdaten aktuell und frei von Duplikaten sein.

Einladungsmanagement: Einladen der Teilnehmer

Das Einladen erfolgt in mehreren Schritten und sollte diese Elemente beinhalten:

  • Save the Date: Vorabinformation über die Veranstaltung samt Termin und Ort.
  • Einladung: Detaillierte Informationen zum Event mit dem Handlungsaufruf zur Anmeldung.
  • Reminder: Erinnerung von Personen, die bisher weder mit einer Zu- noch mit einer Absage auf die Einladung reagiert haben.

Dieser Einladungsprozess kann aus einer Mischung von digitalen und analogen Maßnahmen bestehen: Während Save the Date und/oder die Einladung mitunter als hochwertige Drucksorte postalisch versendet werden, können Reminder elektronisch per E-Mail versendet werden. Aus diesen Kombinationsmöglichkeiten ergibt sich ein wirksames Instrument in der Kommunikation mit den potenziellen Teilnehmern einer Veranstaltung.

Bei per E-Mail versendeten Einladungen ist zu berücksichtigen, ob die vorliegenden Kontaktdaten die Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) erfüllen: Per E-Mail dürfen nämlich nur dann Personen eingeladen werden, wenn diese in einer Geschäftsbeziehung mit Ihrem Unternehmen stehen oder Sie über die Zustimmung dieser Personen für die Übermittlung einer Einladung verfügen. Für das Zusenden postalischer Einladungen wird keine Zustimmung des Empfängers benötigt.

Tipp: In unserem Sonderthema „Datenschutz und Events“ erfahren Sie alles über die Anforderungen, die Unternehmen bei der Planung und Umsetzung von Veranstaltungen berücksichtigen sollten.

Registrierung: Erfassen der Anmeldungen

Die Registrierung bzw. Anmeldung zu einer Veranstaltung ist das Herzstück eines jeden Einladungsprozesses. Über einen personalisierten Link in der E-Mail-Einladung oder durch die Eingabe einer URL und eines persönlichen Login-Codes aus der gedruckten Einladung gelangen Teilnehmer auf das Online-Anmeldeformular auf der Eventwebsite der Veranstaltung.

Die Online-Anmeldung zu einer Veranstaltung ist die einfachste und schnellste Möglichkeit für Ihre Teilnehmer, um auf Ihre Einladung mit einer Zu- oder Absage zu reagieren. Eingeladene Personen finden ein bereits mit den bekannten Daten ausgefülltes Anmeldeformular vor.

Über das Online-Formular werden alle für die Teilnahme an der Veranstaltung relevanten Informationen abgefragt. Die Registrierung kann mit ganz einfachen (Zu- oder Absage) bis hin zu hochkomplexen Prozessen umgesetzt werden.

Bei komplexen Veranstaltungen mit Reiseplanung kann die Anmeldung auch in zwei Stufen erfolgen. Erst nach der ersten Anmeldung erhalten die Teilnehmer Zugang zu einem weiteren Formular, über das Anforderungen bezüglich Anreise, Shuttle-Services, Nebenveranstaltungen und Hotelbuchungen abgefragt werden.

Je nach den Anforderungen einer Veranstaltung können im Rahmen der Registrierung auch die freiwillige oder verpflichtende Teilnahme an Programmpunkten sowie die Zustimmung zu Datenschutzerklärungen sowie Covid-19-Maßnahmen abgefragt werden.

Den Abschluss einer Registrierung bildet der automatisch ausgelöste Versand einer Anmeldebestätigung. Diese erhält jeder Teilnehmer sofort nach erfolgter Zusage in der Online-Anmeldung per E-Mail. Optional kann die Übermittlung einer Anmeldebestätigung nach einer internen Prüfung manuell ausgelöst werden.

Die Anmeldebestätigung kann um einen QR-Code, der als digitales Ticket für einen schnellen und kontaktlosen Check-in auf der Veranstaltung eingesetzt wird, erweitert werden. Der QR-Code kann im Wallet eines Smartphones gespeichert oder vom Teilnehmer als PDF-Dokument heruntergeladen und ausgedruckt werden.

Eventkommunikation

Eine aktive Kommunikation mit Ihren Teilnehmern ist die Grundlage für eine erfolgreiche Veranstaltung. Mit einem digitalen Teilnehmermanagement wie Invitario lassen sich alle Kontaktpunkte mit den potenziellen Teilnehmern einer Veranstaltung planen und umsetzen.

Mit dem Versenden personalisierter E-Mails lassen sich im Vorfeld einer Veranstaltung zahlreiche positive Effekte erzielen: Neben der Einladung und Erinnerungen an die Anmeldung können regelmäßig Updates zu den Inhalten der Veranstaltung transportiert werden. So wird ein Spannungsbogen aufgebaut, der der Veranstaltung mehr Relevanz verleiht und diese in den Köpfen der Teilnehmer verankert. Eine aktive Kommunikation steigert die Teilnehmerquote und führt zu einem höheren Event-ROI.

Eventwebsite

Die Eventwebsite im Design Ihrer Veranstaltung oder Ihres Unternehmens fungiert als zentrale Anlaufstelle für Ihre Teilnehmer, um sich über das Event zu informieren und sich zur Veranstaltung an- oder abzumelden.

Mit Invitario erstellen Sie Eventwebsites auf der Basis von Design- und Eventvorlagen mit wenigen Klicks. Damit stellen Sie sicher, dass alle Veranstaltungen in einem konsistenten Design, datenschutzkonform und gemäß Ihren Unternehmensrichtlinien umgesetzt werden.

Elemente der Eventwebsite:

  • Allgemeine Informationen zum Event
  • Detaillierte Informationen zu Programm, Speakern
  • Beschreibung der Location und der Anreisemöglichkeiten
  • Registrierungsformular bzw. mehrere Formulare
  • Bereitstellung von Unterlagen zum Download
  • Kontaktmöglichkeiten
  • Datenschutzerklärung und Impressum

Tipp: Achten Sie bei der Gestaltung von Eventwebsites darauf, dass diese übersichtlich aufgebaut und einfach zu bedienen sind. Mit Invitario können Sie in wenigen Schritten Websites im Design Ihrer Veranstaltung oder Ihres Unternehmens erstellen, die auf jedem Gerät gut aussehen.

Teilnehmermanagement während einer Veranstaltung

Auch während einer Veranstaltung stehen mit einem digitalen Teilnehmermanagement viele praktische Funktionen zur Verfügung, um die Erfahrung der Teilnehmer zu optimieren und als Veranstalter den Event-ROI zu optimieren.

Check-in der Teilnehmer

Am Check-in gewinnen die Teilnehmer den ersten Eindruck von Ihrer Veranstaltung. Ein schneller und problemloser Einlass ist daher besonders wichtig. Die Check-in-Daten bilden zudem die Grundlage für die spätere Erfolgsanalyse. Wie Sie den Check-in Ihrer Teilnehmer bestmöglich umsetzen, erfahren Sie in unserem Praxis-Webinar „Wie Sie den Check-in Ihrer Teilnehmer optimieren“.

Mithilfe des digitalen Check-ins, der etwa durch das Scannen eines QR-Codes oder die Eingabe eines Namens in der digitalen Gästeliste erfolgt, können Teilnehmer innerhalb weniger Sekunden erfasst und eingelassen werden.

Aufgrund der digitalen Erfassung stehen Ihnen Statistiken zu den bereits anwesenden Personen in Echtzeit zur Verfügung. Auch nach der Veranstaltung kann ausgewertet werden, welcher Teilnehmer wann auf der Veranstaltung eingetroffen ist. Der Faktor Sicherheit ist durch eine Synchronisation der Gästelisten unter allen Check-in-Stationen ebenfalls gewährleistet: Jeder Teilnehmer kann nur einmal eingecheckt werden – Missbrauch wird dadurch von vornherein ausgeschlossen.

Wegen der Covid-19-Pandemie kommt dem digitalen Check-in von Teilnehmern eine noch höhere Bedeutung als bisher zu: Mit der Erfassung der tatsächlichen Teilnehmer wird die Grundlage für eine gegebenenfalls erforderliche behördliche Nachverfolgung bzw. ein Contact-Tracing gelegt.

Darüber hinaus können Teilnehmer beim Verlassen der Veranstaltung auch wieder ausgecheckt werden. Damit wird sichergestellt, dass nicht mehr Personen als erlaubt auf der Veranstaltung anwesend sind.

Der digitale Check-in ist ein wesentliches Instrument zur Covid-19-Prävention und damit wichtiger Bestandteil des Präventionskonzepts Ihrer Veranstaltung. Mit dem Einsatz von QR-Codes wird auch der kontaktlose Check-in der Teilnehmer unter Einhaltung von Sicherheitsabständen ermöglicht.

Registrierung vor Ort

Das Registrieren von Teilnehmern direkt am Check-in der Veranstaltung bzw. an einem Registrierungscounter ist ein wichtiger Aspekt im Teilnehmermanagement. Je nach Eventformat kann die Teilnahme nicht an eine vorhergehende Einladung geknüpft sein, sondern auch ohne Einschränkungen möglich sein.

Druck von Namensschildern und Badges

Werden auf einer Veranstaltung Namensschilder oder Badges benötigt, dann bieten Teilnehmermanagement-Tools wie Invitario dafür Lösungen an.

Namensschilder lassen sich in der Software konfigurieren und können entweder bereits vorab exportiert oder direkt on demand vor Ort gedruckt werden.

Mit entsprechender Hardware können Namensschilder während des Check-ins eines Teilnehmers innerhalb weniger Sekunden gedruckt werden. Das hat für den Veranstalter vor allem den Vorteil, dass nur jene Namensschilder gedruckt werden, die tatsächlich benötigt werden. Zudem entfällt das Suchen des vorgedruckten Namensschildes und mögliche Fehler lassen sich umgehend korrigieren. Gedruckt werden kann auf unterschiedlichen Materialien: von einfachen Etiketten bis hin zum Druck von Plastikkärtchen ist alles möglich.

Erfassen von Interaktionen am Event

Bei Veranstaltungen mit Programmpunkten wie etwa Workshops, Sessions oder Side Events kann es erforderlich oder für Sie als Veranstalter von Interesse sein, die Teilnehmer bei diesen Programmpunkten gesondert zu erfassen.

Das ist bei Invitario mit der Konfiguration von Interaktionen möglich: Neben dem Check-in auf der Hauptveranstaltung können die Teilnehmer etwa am Eingang zu einem Vortragssaal noch einmal erfasst werden. Weitere Anwendungsfälle sind beispielsweise die Teilnahme an einem Gewinnspiel, das Anfordern von Unterlagen an einem Messestand oder die Abholung eines Goody Bags beim Verlassen der Veranstaltung. So können die Interessen der Teilnehmer noch genauer erfasst und der Erfolg einzelner Programmpunkte besser ausgewertet werden.

Teilnehmermanagement nach einer Veranstaltung

Schließen Sie Ihre Veranstaltung mit einem E-Mail an die Teilnehmer, mit der Aufbereitung der Eventdaten und der Analyse des Eventerfolges ab.

Abschließende Eventkommunikation

Am Tag nach der Veranstaltung ist der richtige Zeitpunkt, um sich bei den Teilnehmern für ihr Interesse zu bedanken. Ergänzen Sie Ihr Dankesschreiben um eine Zusammenfassung, einen Link zu einer Fotogalerie oder weiterführende Unterlagen.

Mit dieser einfachen Maßnahme in der Eventkommunikation schließen Sie das professionelle Teilnehmermanagement Ihrer Veranstaltung ab und Ihr Event bleibt bei den Teilnehmern in guter Erinnerung.

Tipp: Denken Sie daran, eventuell auch No-Shows und Personen, die nicht auf Ihre Einladung reagiert haben, einen Nachbericht Ihrer Veranstaltung zu senden.

Nutzen Sie auch die Gelegenheit, um Feedback einzuholen und somit mehr über die Erfahrung Ihrer Teilnehmer herauszufinden und Ideen für Ihre nächste Veranstaltung zu generieren. Das Feedback Ihrer Teilnehmer ist ein essenzieller Faktor bei der Bewertung des Eventerfolges.

Analyse des Veranstaltungserfolges

Eine der ganz großen Stärken eines digitalen Teilnehmermanagements liegt in der Erfassung aller Kontaktpunkte und Interaktionen, die Sie auf Ihren Veranstaltungen ohne technischen Aufwand abbilden und messen können. So können Sie auswerten, wie sich die Teilnehmer auf ihrer „Customer Journey“ von der Einladung bis zum Event verhalten haben und welche Teilnahmequote (Conversion Rate) erzielt wurde.

Auf Basis dieser Daten lassen sich fundierte Analysen über den Erfolg Ihrer Veranstaltung und der gesetzten Maßnahmen treffen sowie Vergleiche mit den anderen Veranstaltungen Ihres Unternehmens ziehen.

Anhand der gewonnenen Erkenntnisse können alle Schritte im Eventprozess optimiert werden – von der Zusammenstellung der Gästeliste über den Einladungsprozess bis hin zur Eventkommunikation und den am Event angebotenen Inhalten.

Mögliche Datenpunkte zur Auswertung Ihres Event-ROI:

  • Eingeladene Personen
  • Erreichte Personen: Wer hat zumindest die Einladung geöffnet?
  • Angemeldete Personen: Wer hat mit einer Zusage auf die Einladung reagiert?
  • Teilgenommene Personen: Wer war tatsächlich am Event?
  • Interaktionen am Event: Welche Teilnehmer hatten ein hohes Engagement?

Dieser Artikel ist Teil unserer Serie „Basiswissen Eventmarketing“, in der wir im Detail auf alle Disziplinen im Eventmarketing eingehen. Unsere Autoren greifen dabei auf Marketingtheorie sowie ihre langjährige Praxiserfahrung zurück.