Das online Anmeldeformular ist das Herzstück im digitalen Einladungsprozess jeder Veranstaltung – schließlich werden darüber die Zu- und Absagen zur Einladung erfasst.

Von Konstantin Schiller

 

Klares Design. Leicht auszufüllen. Datensicherheit. Eine überzeugende online Anmeldung für Eventteilnehmer erfüllt diese drei Punkte mit Bravour. In diesem „How-to“ erläutern wir Ihnen detailliert den Aufbau eines professionellen online Anmeldeformulars.

Eine benutzerfreundliche Anmeldung ist der entscheidende Faktor für den Erfolg der Veranstaltung. Müssen unzählige Textfelder ausgefüllt oder gar ein PDF-Dokument ausgedruckt und ausgefüllt werden, vergrault das viele potenzielle Gäste. Ein professionelles Einladungstool erlaubt hingegen nicht nur die sofortige Datenübertragung vom Formular in eine gesicherte Datenbank, sondern spart Ihnen im Vergleich zur Offline-Anmeldung kostbare Zeit. Deshalb ist es für jede Veranstaltung von Vorteil, die Rückmeldungen per online Anmeldeformular zu erfassen und dieses möglichst übersichtlich zu gestalten. Damit profitieren Ihre Gäste von einer komfortablen Anmeldung und Sie u.a. von der einfachen Erfassung und Verarbeitung der von den Gästen eingegebenen Daten.

 

Vorteile eines online Anmeldeformulars

Viele Unternehmen setzen nach wie vor auf „Offline“-Anmeldungen für ihre Events, da sich dies vor der Entwicklung von Teilnehmermanagement Software lange bewährt hat.

Dieser Prozess sieht häufig wie folgt aus: Der Veranstalter verschickt Einladungen per Post oder E-Mail, die zur Rückmeldung zu einer Rückmeldung auffordern. Was passiert in der Praxis? Danach nimmt das Organisationsteam täglich mehrere Anrufe entgegen oder öffnet Rückmeldungen per E-Mail, um die geforderten Informationen in zumindest eine unübersichtliche Exceltabelle einzutragen. Diese analoge Anmeldung für Teilnehmer bindet viele Ressourcen bei den Event-Verantwortlichen. Ressourcen, die bei anderen wichtigen Aufgaben in der Vorbereitung der Veranstaltung oft fehlen.

An diesem Punkt setzen online Anmeldeformulare an. Diese lassen sich einfach mittels einer professionellen Teilnehmermanagement Software erstellen.

Vorteile von online Anmeldeformularen:

  • Vorausgefüllte Felder mit bereits bekannten Gästedaten.

  • Das Einstellen von Regeln für das Befüllen.

  • Optionale und Pflichtfelder (auch „Sternchen“-Felder).

  • Den einfachen Aufbau per Baukastensystem.

  • Die automatisierte Erfassung der Rückmeldungen in einer Datenbank.

  • Erfassung und Verarbeitung der Daten nach den strengen Anforderungen der DSGVO.

  • Gesicherte Datenübertragung durch SSL-Verbindungen.

 

Welche Informationen sollten im online Anmeldeformular erfasst werden?

Zuerst ist festzulegen, welche Gästedaten für die Veranstaltung tatsächlich benötigt werden. Es ist immer zu bedenken, dass eine hohe Anzahl an Eingaben in Textfelder die Abbruchrate schnell in die Höhe treibt. Viele Teilnehmer zeigen sich genervt von datenhungrigen Anmeldeformularen. Versuchen Sie daher immer das Anmeldeformular möglichst auf die wichtigsten Abfragen zu beschränken.

Die wirklich wesentlichen Daten sind:

  • Zu- oder die Absage zur Veranstaltung: In der einfachsten Version öffnet ein Link in der Einladungs-E-Mail direkt das online Anmeldeformular. Dieses ist bereits mit einigen Daten wie Vor- und Nachname oder E-Mail-Adresse vorausgefüllt und die Rückmeldung kann durch das einfache Klicken auf den „Zusagen“- oder „Absagen“-Button erfasst werden.

  • Persönliche Daten des Gastes: Darunter fallen Vor- und Nachname, Anrede, Titel und E-Mail-Adresse. Diese Daten sind vor allem für die spätere Kommunikation mit dem Gast von Bedeutung.

Organisatorische Daten: Häufig werden für die weitere Planung der Veranstaltung weitere Informationen vom Gast benötigt. Kommt der Gast in Begleitung oder wird ein Parkplatz benötigt? Besteht eine Lebensmittelunverträglichkeit? Wird ein Hotelzimmer und/oder ein Shuttle-Service benötigt? An welchen Workshops und Programmpunkten möchte der Gast teilnehmen?

Profi-Tipp: Um die benötigten Informationen für das online Anmeldeformular festzulegen, lohnt es sich, alle Abläufe auf dem Event einmal gedanklich durchzuspielen.

 

DSGVO für das Einladungsmanagement: So erfüllt Ihr online Anmeldeformular die strengen Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung

Durch das Inkrafttreten der DSGVO im Mai 2018 wurden die Regeln zum Datenschutz gegenüber den bisherigen Datenschutzgesetzen noch einmal verschärft.

Sofern Sie sich nicht auf die Verarbeitung der Gästedaten im Rahmen einer Veranstaltung beschränken und Sie sich damit in der sogenannten Vertragserfüllung bewegen, verlangt die DSGVO das Einholen einer Zustimmung für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten.

Dies ist vor allem dann der Fall, wenn Sie beabsichtigen die personenbezogenen Daten in Bereichen zu verwenden, die nicht zur Organisation bzw. Umsetzung der Veranstaltung zählen – das Einladen zu weiteren Events oder das Zusenden eines Newsletters wären zwei Beispiele dafür. Die Zustimmung lässt sich am Ende des Anmeldeformulars durch eine nicht vorausgewählte (!) Checkbox abbilden, mit der zu Ihrer Datenschutzerklärung zugestimmt wird.

Datenschutz und Events

Weitere Informationen zur DSGVO und welchen Einfluss der Kontext sowie der Rahmen der Veranstaltung auf den Datenschutz haben, erfahren Sie in unserem ausführlichen Themenschwerpunkt „Datenschutz und Events“.

 

So sieht eine benutzerfreundliche Anmeldung aus

Nun geht es an die Erstellung des online Anmeldeformulars. Mit einem Einladungstool wie Invitario ist dies in wenigen Minuten per Drag-and-Drop erledigt. So können Sie ein übersichtliches, leicht auszufüllendes Anmeldeformular in Ihrem Corporate Design erstellen.

Um Ihren Gästen dabei den größtmöglichen Komfort zu bieten, achten Sie immer auf folgende Punkte:

  • Fragen Sie (auch im Sinne des Datenschutzes) nur die wirklich notwendigen Daten ab!

  • Benennen Sie die Felder und Abfragen einfach und deutlich. Arbeiten Sie, wenn notwendig, mit erklärenden Begleittexten.

  • Bleiben Sie in Ihrem Corporate Design, setzen Sie beim Anmeldeformular aber an ein „unaufgeregtes“ Layout. Im Mittelpunkt stehen die Gästedaten und deren Eingabe. Alle Felder sollten daher gut erkennbar und gut lesbar sein. Nichts sollte den Gast von den Eingaben ablenken und daran hindern, mit einer Zusage auf Ihre Einladung zu reagieren.

 

Optimieren Sie das Design

Die Rückmeldung über das online Anmeldeformular ist eine der ersten Interaktionen des Gastes mit Ihrem Event. Deshalb ist bereits hier auf ein ansprechendes Design zu achten, das die Vorfreude auf die Veranstaltung steigert und eine Identifikation mit dem Unternehmen oder der Veranstaltung ermöglicht.

Übersichtlichkeit ist das A und O.

Das Anmeldeformular sollte nie überladen sein. Eine einzelne Eventwebsite mit online Anmeldeformular ist wesentlich übersichtlicher als der Multi-Screen-Aufbau mit „Weiter“- und „Zurück“-Buttons. Eine klare Unterteilung der Seite lässt sich zum Beispiel mit Zwischenüberschriften (z. B. persönliche Daten, Anmeldeinformationen, Buchungsinformationen etc.) erzeugen. Drop-down-Listen oder Checkboxen erleichtern die Eingabe.

Bei komplexen Anmeldeprozessen ist es auch sinnvoll Feldabhängigkeiten zu berücksichtigen. So kann sich das Anmeldeformular schrittweise aufbauen und die Einbledung weiterer Felder kann sich nach den zuvor ausgewählten Optionen richten. Damit lassen sich auch unterschiedlichste Anmeldeprozesse mit nur einem Formular umsetzen.

WIRD Oft übersehen: Das Anmeldeformular auf Herz und Nieren testen!

Nachdem das Anmeldeformular erstellt ist, sollten Sie eine ausgibige Testphase einplanen. In dieser ist der gesamte Prozess – vom Laden des Formulars über die Eingabe der Daten bis hin zum Abschicken der Bestätigungs-E-Mail – mit verschiedenen Geräten unter die Lupe zu nehmen.

In bestimmten Einladungsmanagement-Tools können „Testgäste“ angelegt werden, mit denen ohne Gefahr alle Anmeldevarianten durchgetestet werden können. Diese Software-Lösungen optimieren auch automatisch die Darstellung des Anmeldeformulars beziehungsweise der Eventwebsite für die gängigsten Browser und Größe des Bildschirms. Stellen Sie bei der Auswahl einer Software unbedingt sicher, dass diese auch über ein sogenanntes „responsive“ Design verfügt, um eine optimale Darstellung auf verschiedenen Endgeräten und Bildschirmgrößen zu garantieren.

 

Fazit zur Gestaltung des perfekten online Anmeldungsformulars:

  • Bauen Sie keine „Datensammler“-Formulare, sondern fragen Sie nur die wesentlichen Informationen für die Veranstaltung ab.

  • DSGVO-Konformität beachten: Holen Sie immer die benötigten Zustimmungen ein oder beschränken Sie sich auf die Vertragserfüllung.

  • Je einfacher der Aufbau, desto einfacher und sympathischer ist die Anmeldung für die Besucher.

  • Eine professionelle Teilnehmermanagement-Software vereinfacht diesen Prozess wesentlich.

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