Gedruckte Gästelisten – so sehr man diese gewohnt ist und die Haptik von Papier Sicherheit zu suggerieren vermag, man muss es einfach akzeptieren: Gedruckte Gästelisten sind einfach „out“. Aber nicht nur das: im schlechtesten Fall können sie sogar für ein schlechtes Image und Probleme mit dem Datenschutz sorgen.

Von Victoria Götz

Gerade beim Einlass einer Veranstaltung ist es besonders wichtig, dass die Gäste vom ersten Augenblick an einen positiven Eindruck gewinnen. Lange Schlangen, ein langsamer Check-in und Unstimmigkeiten beim Namensabgleich sorgen schnell für eine angespannte Atmosphäre. Das hinterlässt einen üblen Beigeschmack, den man die gesamte Veranstaltung über nicht wieder losbekommt.

Viele Unannehmlichkeiten können durch den Einsatz eines Gästelisten Tools und den Verzicht auf gedruckte Gästelisten vermieden werden. Um welche Unannehmlichkeiten es sich handelt und warum heutzutage Gästelisten online geführt werden sollten, zeigen wir Ihnen anhand unterschiedlicher Szenarien in diesem Artikel.

 

Warteschlangen vermeiden: zufriedene Gäste durch einen schnellen Check-in

Wer kennt es nicht: Man kommt extra einige Minuten früher zu einer Veranstaltung, um am Einlass nicht warten zu müssen. Man ist überpünktlich, um sich etwa vor dem offiziellen Programm noch mit wichtigen Kollegen oder anderen Gästen auszutauschen. Doch bereits wenige Minuten nach Einlassbeginn hat sich aufgrund eines winzigen Details eine lange Schlange gebildet – oftmals der Grund: Gedruckte Gästelisten!

So sehr sich das Check-in-Personal auch bemüht, es kostet viel mehr Zeit, gedruckte Listen durchzublättern als Teilnehmerlisten online zu durchsuchen. Zudem wurde vielleicht nur ein einziger Check-in-Schalter für „normale“ Gäste und ein weiterer für VIP-Gäste aufgestellt. Zusätzlich macht sich langsam Panik beim Check-in-Personal breit, wenn der Name nicht schnell genug gefunden wird. Der Prozess kommt ins Stocken. Gäste und Personal werden nervös.

Mit einem online Teilnehmerlisten Tool wäre das nicht passiert, denn oft verfügt ein solches Gästelisten Tool über ein Teilnehmermanagement, mit Hilfe dessen den Gästen Einladungen mit einem QR-Code zugeschickt werden können. Beim Einlass muss dieser Code nur noch gescannt werden. Die lästige Suche nach einem Namen entfällt. Gerade bei Events mit internationalen Gästen kann die manuelle Suche nach einem Namen in einer Odyssee enden.

Doch auch wenn ohne moderne Scanner oder Smartphone-Apps gearbeitet wird, helfen digitale Gästelisten in hohem Maße bei der Vermeidung von Warteschlangen. Denn wie bei fast jedem Programm steht standardmäßig eine Suchfunktion zur Verfügung: Der Name des Gasts kann in der Teilnehmerverwaltung online einfach in das Suchfeld eingegeben werden. In Sekundenschnelle ist der Gast erfasst und kann sich der Veranstaltung widmen. Außerdem können mehrere Check-in-Stationen aufgestellt werden, da die Gästelisten zwischen den einzelnen Stationen synchronisiert werden. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie viele Check-in-Stationen Sie für Ihre Veranstaltung benötigen, dann sollten Sie diesen Beitrag lesen.

Flexibel bleiben: professionelles Gästemanagement bis zur letzten Sekunde

Mal ehrlich: Wann gab es je eine Veranstaltung, bei der bereits drei Tage vorher alles perfekt war? Noch nie! Immer wieder gibt es Änderungen, immer wieder muss flexibel reagiert werden. Das ist vor allem bei der Gästeliste der Fall: Ein Teilnehmer wird krank und muss einen Vertreter schicken. In der Firma hat ein neuer Kollege angefangen, der unbedingt auch auf die Veranstaltung muss. Kurz vor der Veranstaltung fällt auf, dass der Nachname einer Kollegin falsch erfasst wurde, weil sie vor Kurzem geheiratet hat.

Mit gedruckten Gästelisten auf Papier kann man hier ganz schnell in die Bredouille kommen. Ein vergessener oder zusätzlicher Name kann zwei Stunden vor dem Event höchstens noch mit Kugelschreiber notiert werden. Das sieht beim Abstreichen nicht nur unprofessionell aus, sondern kann bei einer unleserlichen Handschrift auch dazu führen, dass der Check-in-Mitarbeiter den Namen nicht lesen kann. Gibt es mehrere Listen, muss zudem darauf geachtet werden, dass der Name auf allen Listen notiert wird, um ein Chaos beim Eintreffen dieser „Last-Minute-Gäste“ zu vermeiden.

Mit einem modernen Teilnehmerlisten Tool bleiben Sie bis zur letzten Sekunde in höchstem Maße flexibel. Namensänderungen und sonstige Ergänzungen können einfach zentral in den Teilnehmerlisten online über den Browser oder sogar per App über das Smartphone erfasst werden. Innerhalb weniger Sekunden sind alle Listen an allen Check-in-Stationen aktualisiert und der Einlass verläuft ohne Komplikationen.

Event-Crashern: mit einer digitalen Gästeliste unerwünschte Gäste abwehren

Bleiben wir bei dem oben genannten Szenario: Es gibt Papierlisten und Ergänzungen werden per Hand notiert. Nicht nur, dass es zu den bereits erwähnten unangenehmen Situationen kommen kann. Außerdem ist es sehr viel schwerer, die Namen auf einer Papierliste zu verbergen. Spätestens beim Ausstreichen muss die Liste für einen kurzen Augenblick flach auf dem Tisch liegen. Vor allem geübte Event-Crasher nutzen diesen Moment gerne aus, um einen Namen von der Liste zu erhaschen und sich so auf die Veranstaltung zu „schummeln“. Lesen Sie hier mehr über die beliebtesten Tricks, mit denen Event-Crasher gerne den Check-in hochkarätiger Events „überrumpeln“.

Um kein leichtes Opfer für Event-Crasher zu werden, sollten Sie am Check-in auf eine digitale Teilnehmerverwaltung zurückgreifen. Damit machen Sie es Unbefugten (fast) unmöglich, die klassischen Gästelisten-Tricks anzuwenden. Selbst wenn ein Event-Crasher in einem unachtsamen Moment an den Bildschirm blicken könnte, würde er nicht viel mehr als ein Suchfeld für die Eingabe eines Namens sehen.

Datenschutz: Achten Sie auf Daten Ihrer Gäste – auch am Check-in

Gedruckte – und für jeden Teilnehmer einsehbare – Gästelisten können ein direkter Verstoß gegen die strengen Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sein. Nämlich dann, wenn die Namen anderer Teilnehmer für jeden eintreffenden Gast ganz einfach auf der Gästeliste einsehbar sind. Da es sich auch bei Vor- und Nachnamen um personenbezogene Daten handelt, dürfen diese auch am Check-in einer Veranstaltung nicht für jedermann öffentlich einsehbar sein. Dazu kommt, dass nach der Stoßzeit eines Check-ins schon mal die ein oder andere Gästeliste am Check-in herumliegt und mitgenommen werden könnte. Das kann besonders unangenehm sein, wenn noch weitere Daten wie E-Mail-Adressen oder Telefonnummern auf der Gästeliste vermerkt sind. Mit den Möglichkeiten einer digitalen Gästeliste schalten Sie all diese potenziellen Risikofaktoren vollständig aus. In unserem Themenschwerpunkt „Datenschutz und Events“ erfahren Sie mehr über die Datenschutzkonforme Umsetzung von Veranstaltungen.

Am Puls der Zeit sein: Kommunikation mit Gästen während des Events

Mittlerweile gibt es viele Veranstalter, die mobile Technik auch in das Programm ihres Events einbauen. Gäste, die über die Teilnehmerverwaltung online registriert wurden, können beispielsweise über eine Smartphone-App die aktuellen Programmpunkte live mitverfolgen, die Namen der Redner abrufen, zusätzliche Informationen sichten oder sogar live Fragen an ein Podium einwerfen. Der Unterhaltung und der Einbindung der Gäste sind im digitalen Zeitalter keine Grenzen gesetzt.

Diese Vorteile und die sensiblen Informationen sollen jedoch nur den Gästen zugänglich sein, die tatsächlich an der Veranstaltung teilnehmen. Mit Gästelisten aus Papier ist das unmöglich. Ein Einlassmanagement Tool kann mit speziellen Applikationen verknüpft werden, sodass die digitalen Inhalte nur für die anwesenden Gäste sichtbar sind. Gleichzeitig kann ausgewertet werden, wie viele Gäste tatsächlich anwesend sind und sich dieser Inhalte bedienen.

 

Fazit

Es zeigt sich, dass auf ein digitales Teilnehmermanagement nicht mehr verzichtet werden kann. Die Zufriedenheit der Gäste, ein professionelles Auftreten mit moderner Technik und die Abwehr unerwünschter Besucher sind für eine gute Veranstaltung essenziell und mit herkömmlichen Papier-Gästelisten nicht mehr zu gewährleisten.

 

Erfahren Sie mehr über die Vorteile einer digitalen Lösung für den Check-in Ihrer Veranstaltungen: Mit Invitario können Sie Ihre Teilnehmer schnell und sicher per Smartphone, Tablet oder Laptop erfassen.

 

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