Um den Erfolg von Business-Events zu messen und Ihre Zielgruppen besser zu verstehen, sind Umfragen das perfekte Instrument, um wertvolle Daten und Erkenntnisse zu gewinnen. Eine gut durchdachte Umfrage liefert wertvolle Einblicke und Meinungen von Event-Teilnehmenden und hilft dabei, fundierte Entscheidungen für zukünftige Events zu treffen.
Im zweiten Teil unserer Serie zum Thema Event-Feedback zeigen wir Ihnen 10 Tipps und Überlegungen zum Aufbau und zur Struktur einer perfekten Umfrage.
Jede Veranstaltung bietet die Möglichkeit, mehr über die Interessen der Teilnehmenden zu erfahren und Feedback einzuholen. Wenn Sie diese Möglichkeit noch nicht nutzen, sollten Sie es sich überlegen: Denn im digitalen Eventmarketing ist es kein großer Aufwand mehr, Umfragen unter den Teilnehmenden durchzuführen und auszuwerten. Die Ergebnisse liefern wertvolle Einblicke in die Bedürfnisse und Wahrnehmungen Ihrer Teilnehmenden, die Ihnen und Ihren Kolleg:innen im Marketing oder Vertrieb helfen können, die zukünftige Kommunikation mit jedem einzelnen Teilnehmenden auf dessen Interessen abzustimmen. Damit profitieren alle Stakeholder einer Veranstaltung: Der Veranstalter, die mit der Umsetzung betrauten Mitarbeiter:innen und auch die Teilnehmenden selbst.
Um sicherzustellen, dass Sie das Potenzial einer Umfrage voll ausschöpfen, sollten Sie sich Zeit für die Planung nehmen: Von der klaren Zielsetzung über die richtige Auswahl der Zielgruppe bis hin zur geschickten Anordnung der Fragen ist ein gut durchdachter Prozess wichtig, um sicherzustellen, dass die Umfrage effektiv und aussagekräftig ist.
So liefert eine gut geplante und strukturierte Umfrage nicht nur eine bessere Antwortqualität, weil die Teilnehmer:innen besser verstehen, was von ihnen erwartet wird, sondern auch zielgerichtete Erkenntnisse. Dies ist vor allem für die Analyse der gesammelten Daten wichtig, da Trends und Muster leichter erkannt werden können.
Deshalb werfen wir nun einen Blick auf die praktischen Aspekte einer effektiven Umfrage, die Ihnen bei der Erstellung helfen werden.
1. Tipp: Zielsetzung definieren
Bevor Sie beginnen, sollten Sie sich über das Hauptziel der Umfrage im Klaren sein. Was wollen Sie herausfinden? Welche Entscheidungen hängen von den Ergebnissen ab? Gibt es Fragen, die nur für eine Veranstaltung relevant sind, oder sollen einige Fragen in Zukunft bei allen weiteren Veranstaltungen gestellt werden?
Standardisierte Fragen haben den Vorteil, dass die Ergebnisse leicht vergleichbar sind und Sie Veränderungen mit Daten belegen können. Dies ist hilfreich, um festzustellen, ob sich Veränderungen positiv oder negativ auf Ihre Veranstaltungen auswirken.
2. Tipp: Zielgruppe bestimmen
Die Fragen sollten entsprechend dem Stand der Kenntnisse und Erfahrungen der Zielgruppe formuliert und leicht zu beantworten sein.
Denken Sie auch daran, eventuell zwei verschiedene Fragebögen zu erstellen. So können Sie zwischen den Personen unterscheiden, die tatsächlich an der Veranstaltung teilgenommen haben und denjenigen, die auf Ihre Einladung mit einer Absage reagiert haben oder einfach nicht erschienen sind. Von den Personen, die nicht anwesend waren, können Sie mit einer Befragung erfahren, was der Grund für die Abwesenheit war oder ob überhaupt Interesse am Thema bzw. weiteren Veranstaltungen besteht.
3. Tipp: Einführung
Geben Sie zu Beginn der Umfrage einen kurzen Überblick darüber, was von den Teilnehmern erwartet wird, wie lange die Umfrage dauert und warum sie durchgeführt wird. Bei sensiblen Themen sollten Sie eine anonyme Umfrage durchführen.
4. Tipp: Fragen logisch ordnen
Beginnen Sie mit allgemeinen Fragen und gehen Sie dann zu spezifischeren Fragen über. Ein sanfter Einstieg animiert die Teilnehmenden dazu, mehr Fragen zu beantworten.
5. Tipp: Fragetypen variieren
Nutzen Sie für das Feedback zur Veranstaltung eine Mischung aus Multiple-Choice-Fragen, Skalen und offenen Fragen. Damit können unterschiedliche Aspekte eines Themas abgedeckt werden und es führt nicht dazu, dass sich die Teilnehmenden langweilen.
6. Tipp: Neutrale Formulierungen
Suggestivfragen, die die Meinung des Befragten beeinflussen könnten, sollten vermieden werden. Die Fragen bei einer Teilnehmerbefragung sollten unvoreingenommen und neutral formuliert werden.
7. Tipp: Verständlichkeit
Vermeiden Sie Fachjargon oder komplexe Begriffe beim Feedback zur Veranstaltung.
8. Tipp: Kürze ist Trumpf
Eine Befragung ist nie zu kurz! Zu lange Umfragen können ermüdend sein. Konzentrieren Sie sich darauf, nur die Informationen zu sammeln, die für Sie wirklich wichtig und wertvoll sind.
9. Tipp: Testphase
Testen Sie Ihre Umfrage an einer kleinen Gruppe von Kolleg:innen, bevor Sie sie breitflächig an alle Teilnehmenden versenden. Dies kann helfen, unklare Fragen oder technische Probleme zu erkennen.
10. Tipp: Feedback einholen
Geben Sie den Teilnehmenden am Ende der Umfrage die Möglichkeit, ein Feedback zur Umfrage selbst abzugeben. So können Sie zukünftige Feedback-Fragebögen verbessern.
Diese 10 Tipps können Ihnen bei der Vorbereitung und Durchführung einer Teilnehmerbefragung helfen.
Fazit
Der richtige Aufbau von Umfragen ist entscheidend für die Relevanz der gesammelten Daten und für die Erzielung effektiver Ergebnisse. Ein gut geplanter und vor allem strukturierter Fragebogen liefert wertvolle Informationen, die Ihnen helfen, den Erfolg der Veranstaltung zu bewerten und fundierte Entscheidungen für zukünftige Veranstaltungen zu treffen. Darüber hinaus können die erhobenen Daten dabei helfen, weitere Kommunikationsmaßnahmen besser auf die Anforderungen einzelner Teilnehmer:innen anzupassen.
