Die 23 wichtigsten Antworten zu Invitario

Allgemeine Fragen

Wann ist Invitario das richtige Tool f√ľr mich?

Invitario ist ein erprobtes Software-Tool zur nachhaltigen Professionalisierung Ihres Einladungsmanagements. Egal, ob f√ľr einen einzelnen Event oder f√ľr die laufende Nutzung¬†von verschiedenen Events.

Dabei kommt es nicht auf die Gr√∂√üe oder Komplexit√§t der Events an. Durch den modularen Aufbau gibt es Invitario-Produktpakete f√ľr unterschiedliche Eventgr√∂√üen und -arten.¬†Invitario ist geeignet f√ľr alle Eventarten wie Messen, Fachtagungen, Firmenfeiern, Vertriebsveranstaltungen, Seminare und viele mehr.

Sie k√∂nnen Invitario selbstst√§ndig nutzen, ohne programmieren zu m√ľssen. Durch die √ľbersichtliche Anwenderoberfl√§che k√∂nnen Sie Events in wenigen Minuten anlegen und selbst verwalten. Die¬†Knowledge Base, die Video-Lernplattform und unser Anwendersupport unterst√ľtzen Sie bei Ihren ersten Schritten.

Wie schnell kann ich mit Invitario einen Event anlegen?

Das Teilnehmermanagement-Tool Invitario ist eine „Software as a Service“-L√∂sung. Das bedeutet, dass Sie mit g√ľltigen Nutzerdaten sofort einsteigen und loslegen k√∂nnen. Es ist keine langwierige Installation notwendig.

In Invitario k√∂nnen Sie mit dem Event Wizard in 15‚Äď20 Minuten Ihren ersten Event erstellen: Geben Sie Grunddaten wie Eventname, Ort und Datum ein, definieren Sie Anmeldekontingent und Anmeldefrist und legen Sie das Anmeldeformular und das Design fest. Danach k√∂nnen Sie bei Bedarf noch Ihre G√§steliste hochladen und schon k√∂nnen Sie den Einladungsprozess starten.

Bei Ihrem ersten Event sollten Sie ‚Äď je nach Komplexit√§t und Umfang ‚Äď mit einer Vorlaufzeit (inklusive Testen) von 5‚Äď10 Werktagen rechnen.

Kann ich auch zu Online- oder Hybrid-Events einladen?

Ja! Mit der Funktion „Sessions“ k√∂nnen Sie bei einer Veranstaltung verschiedene Programmpunkte anbieten. Das k√∂nnen sowohl Vor-Ort-Sessions als auch virtuelle Sessions ‚Äď wie z. B. Webinare oder Livestreams ‚Äď sein. Sessions k√∂nnen mit unterschiedlichen Beschreibungen, Teilnehmerlimits und Anmelderegeln ausgestattet werden.

Je nach Programmpunkt erh√§lt ein Teilnehmer entweder ein Ticket mit QR-Code (f√ľr den Check-in vor Ort) oder individuelle Einwahldaten f√ľr die Teilnahme online. F√ľr die Umsetzung Ihrer virtuellen Events oder Sessions k√∂nnen Sie Ihre spezifischen Anbieter nutzen (z. B. Zoom, Teams, webex usw.).

Wie kann ich mit Invitario Events Covid-19-konform abwickeln?

Invitario bietet zahlreiche Funktionen, um bei Ihrem Einladungsmanagement eine Covid-19-konforme Abwicklung zu unterst√ľtzen. Dazu geh√∂ren unter anderem:

  • Vergabe von spezifischen Zeitslots bei der Anmeldung
  • Einbindung von virtuellen Formaten (Online- bzw. Hybrid-Events)
  • Online-Kommunikation via Mailings (z. B. Info-Mails zu Covid-19-Ma√ünahmen)
  • „Kontaktreduzierter“ bzw. „distanced“ Check-in vor Ort mit QR-Code-Scannern und digitaler G√§steliste
  • Durchg√§ngige Teilnehmererfassung in Echtzeit mittels Check-in- und Check-out-Scan

Mehr zu diesem Thema erfahren Sie in unserem Schwerpunkt Covid-19 und Events.

Gibt es auch Anwendersupport?

Ja! Anwendersupport im definierten Umfang ist Teil jedes Invitario Lizenzpaketes. Dazu zählen:

  • Kontexthilfe direkt in der Anwenderoberfl√§che
  • Knowledge Base („Online-Handbuch“)
  • Video-Lernplattform
  • Support-Ticketdesk
  • Telefonsupport

Der Anwendersupport per Ticketdesk oder Telefon wird von unserem Support-Team am Standort Wien betreut. Die direkte schriftliche oder telefonische Kontaktm√∂glichkeit zu unseren Support-Agents richtet sich nach dem in Ihrem Lizenzpaket vereinbarten¬†Support-Service Level (z. B. Bronze, Silber, Gold oder individuelle Vereinbarungen f√ľr ENTERPRISE-Kunden).

Gibt es Invitario auch auf Englisch?

Ja! Die Invitario-Anwenderoberfl√§che (das sogenannte „Backend“) f√ľr Admin-Nutzer ist in deutscher und englischer Sprache verf√ľgbar.

Au√üerdem k√∂nnen Event-Websites („Frontend“ f√ľr Event-Teilnehmer) mehrsprachig angezeigt werden.

Gibt es einen Testzugang, um Invitario selbst auszuprobieren?

Gerne stellen wir Ihnen f√ľr einen Monat einen kostenfreien Demozugang zur Verf√ľgung.

Bitte wenden Sie sich dazu an: sales@invitario.com

Was kostet Invitario?

Das h√§ngt zun√§chst davon ab, ob Sie Invitario f√ľr einen Einzelevent¬†(„EXPRESS“-Pakete) oder laufend nutzen¬†m√∂chten („CLOUD“-Pakete).

Preisfaktoren f√ľr Einzelevents („EXPRESS“):

  • Anzahl der teilnehmenden G√§ste
  • Nutzungsdauer (Standard: 6 Monate)
  • Funktionsumfang

Fragen Sie hier ein EXPRESS-Pricing an.

Preisfaktoren f√ľr laufende Nutzung („CLOUD“):

  • Anzahl der Events pro Jahr
  • Anzahl der Backend-/Admin-Nutzer
  • Funktionsumfang

Fragen Sie hier ein CLOUD-Pricing an.

Weitere Infos zu unseren Produktpaketen und Preisen finden Sie hier.

 

Technik und Datenschutz

Was benötige ich zur Anwendung von Invitario?

Das Event-Tool Invitario ist eine „Software as a Service“-L√∂sung („SaaS“). Das bedeutet, dass Invitario nicht lokal installiert werden muss, sondern √ľber einen Browser (Chrome, Firefox, Safari, Microsoft Edge) darauf zugegriffen werden kann. Dazu ben√∂tigen Sie eine entsprechende, aufrechte Internetverbindung. Bitte beachten Sie, dass Ihr Computer die Berechtigungen besitzen muss, externe Webseiten aufzurufen und Login-Daten einzugeben (hier kann es im betrieblichen Kontext u. U. Einschr√§nkungen geben).

Mit Ihren Login-Daten w√§hlen Sie sich in Ihren Invitario-Account ein. Dessen Funktionsumfang definiert sich nach dem vereinbarten Lizenzpaket.¬†Invitario ist f√ľr den reibungslosen Betrieb und die Funktionsf√§higkeit der Software verantwortlich ist. Au√üerdem profitieren Sie automatisch von den laufenden Weiterentwicklungen und Verbesserungen.

Was ben√∂tigen meine G√§ste bei der Anmeldung √ľber Invitario?

Der Zugriff auf Event-Websites bzw. Anmeldeformulare erfolgt seitens Ihrer Event-G√§ste bzw. Teilnehmer √ľber Browser (Chrome, Firefox, Safari, Microsoft Edge, Internet Explorer o. √Ą.). Dazu wird eine entsprechende, aufrechte Internetverbindung ben√∂tigt.¬†Bitte beachten Sie, dass Ihre G√§ste die Berechtigungen besitzen m√ľssen, externe Webseiten aufzurufen und Login-Daten einzugeben (hier kann es im betrieblichen Kontext u. U. Einschr√§nkungen geben).

Invitario¬†Event-Websites bzw. Anmeldeformulare sind „responsive“. Das bedeutet, dass diese mit unterschiedlichen Endger√§ten (PC, Laptop, Tablet, Smartphone) aufgerufen und komfortabel bedient werden k√∂nnen.

F√ľr den Empfang der Event-Mailings (Einladungen, Best√§tigungen etc.) wird eine g√ľltige E-Mail-Adresse und ein entsprechender „Mail-Client“¬†(Outlook, Apple Mail, Gmail etc.) ben√∂tigt.

Ist Invitario DSGVO-konform? Wo werden die Daten gespeichert?

Ja! Invitario ist voll EU-DSGVO-konform und orientiert sich an den h√∂chsten Standards f√ľr Datenschutz und Datensicherheit.

Die Invitario „Applikation“ (also das Programm selbst) und die darin verwalteten Daten werden von unserem Server-Hosting-Provider AWS Europe an 3 separaten Standorten in Frankfurt am Main (Deutschland) gehosted.

Weitere detaillierte Informationen dazu finden Sie in unserer Auftragsverarbeitervereinbarung.

Was passiert mit unseren Daten bzw. den Daten unserer Gäste?

Als Kunde bleiben Sie weiterhin Eigent√ľmer aller Daten, die Sie in Ihrem Invitario-Account verwalten.

Invitario verwendet diese Daten nicht weiter; sie werden NICHT an Dritte weitergegeben oder anderweitig genutzt!

Nach Ablauf des Lizenzvertrages (z. B. nach der Nutzung eines EXPRESS-Paketes f√ľr ein Einzelevent) werden diese Daten von uns aktiv gel√∂scht bzw. anonymisiert.

Weitere detaillierte Informationen dazu finden Sie in unserer Auftragsverarbeitervereinbarung.

Kann Invitario an andere IT-Systeme angebunden werden?

Ja! Invitario besitzt eine dokumentierte API, welche die Anbindung der Teilnehmermanagement-Software an andere Systeme ermöglicht.

So k√∂nnen Sie zum Beispiel Einladungslisten im CRM erstellen und diese nach Invitario transferieren. Umgekehrt k√∂nnen Sie aktuelle Anmeldedaten Ihrer G√§ste ins CRM zur√ľckf√ľhren, um dort einen aktuellen Datenstand zu haben.

Diese Anbindungen sind jedoch KEINE standardisierten „Plug & Play“-Verbindungen. Sie m√ľssen auf Basis Ihrer spezifischen Prozessanforderungen und Vorgaben erstellt werden.

Einladen mit Invitario

Kann ich ein Event-Website in unserem CD/CI erstellen?

Ja. Sie können Ihre Event-Website, Mailings und Formulare in Ihrem Corporate Design gestalten.

Farben, Schriften, Header-Bilder, Logos und viele weitere Elemente können in einem einfach bedienbaren Editor frei gewählt und angepasst werden. Die erstellten Designs können als Vorlagen gespeichert und so mit wenig Aufwand auf weitere Events angewandt werden.

Mehr dazu erfahren Sie unter Design & Vorlagen.

Kann ich Gästelisten/-daten importieren und auch exportieren?

Ja. Zur Erstellung einer Gästeliste können Sie das Tabellenprogramm Ihrer Wahl verwenden (Excel, Google Sheets, Numbers …). Die Liste können Sie anschließend im .csv-Format abspeichern und mit dem Import-Wizard von Invitario in wenigen Schritten hochladen.

Au√üerdem k√∂nnen Sie individuelle Datenfelder erstellen und ebenfalls importieren. So stellen Sie sicher, dass Ihnen alle relevanten Informationen aus Ihrem CRM bzw. Ihrer Datenbank auch in Invitario zur Verf√ľgung stehen.

Kann ich verschiedene Mailings versenden (auch automatisch)?

Ja. Die Anzahl und die Art der Mailings ist in Invitario nicht eingeschr√§nkt. F√ľr¬†Mailings im Einladungsprozess gibt es in Invitario zahlreiche Vorlagen:¬†Save-The-Date, Einladung, Reminder, Follow-up etc. Dar√ľber hinaus k√∂nnen nach Bedarf weitere Mailingvorlagen erstellt werden.

Bestimmte Mailings können automatisch bei einer bestimmten Aktion versandt werden. Zum Beispiel An- und Abmeldebestätigungen, wenn ein Gast eine An- oder Abmeldung erfolgreich abschließt.

F√ľr andere Mailings kann bei Bedarf ein geplanter Versandzeitpunkt (Datum und Uhrzeit) eingestellt werden, an dem dieses Mailing automatisch vom System an die gew√ľnschten Empf√§nger versandt wird.

Kann ich Mailings mit einer individuellen Absendeadresse versenden?

Ja. Invitario bietet Ihnen die M√∂glichkeit, Ihre Mailings √ľber eine individuelle Absendeadresse zu versenden. Hierf√ľr bieten sich besonders gut E-Mail-Adressen an, welche Sie bereits f√ľr die Kommunikation mit Ihren Teilnehmern im Einsatz haben.¬†Auch ein eigener „Klarname“ kann angegeben werden.

Dar√ľber hinaus kann bei Bedarf eine von der Absendeadresse abweichende Antwort-an-Adresse definiert werden.

Kann ich Anmeldeformulare selbst konfigurieren?

Ja. Der Formular-Baukasten von Invitario ermöglicht es Ihnen, innerhalb von wenigen Minuten ein benutzerfreundliches Online-Formular zu erstellen.

Mit der Hilfe von Individualfeldern k√∂nnen Sie Abfragen v√∂llig frei gestalten und an Ihre Anforderungen anpassen. Sie k√∂nnen definieren, um welche Feldart (Checkbox, Auswahl, Textfeld, Datei-Upload etc.) es sich handelt, wie sich das Feld verhalten soll (z. B. Pflichtfeld oder „Unique“) und wo es in der Darstellung auf der Event-Website positioniert sein soll.

Dazu gibt es noch viele weitere Einstellungsm√∂glichkeiten, die im Einladungsprozess relevant werden k√∂nnen, wie zum Beispiel „abh√§ngige“ Formularfelder (Wenn-Dann-Abfragen).

Hier finden Sie ein Video-Tutorial zu unserem Formular-Baukasten

Kann ich Events in mehreren Sprachen erstellen?

Ja. Mit Invitario können Sie Veranstaltungen (also: Mailings, Formulare, Event-Website) in folgenden Sprachen erstellen:

  • Deutsch
  • Englisch
  • Franz√∂sisch
  • Italienisch
  • Tschechisch
  • Polnisch
  • Japanisch
  • Chinesisch

Sogenannte „Systemtexte“ (Buttons, Hinweismeldungen etc.) werden dabei automatisch √ľbersetzt, k√∂nnen bei Bedarf aber auch mit der Funktion „√úbersetzungen“ weiter angepasst werden.¬†„Freie Inhalte“ wie Mailingtexte m√ľssen individuell¬†eingegeben werden.

Sie k√∂nnen f√ľr Ihre Teilnehmer jeweils eine bevorzugte Sprache hinterlegen. So werden die G√§ste zun√§chst in der bevorzugten Sprache angesprochen, k√∂nnen jedoch bei Bedarf im Anmeldeprozess in ein andere verf√ľgbare Sprache wechseln.

Kann ich kostenpflichtige Events mit Zahlungsabwicklung erstellen?

Ja. Mit der Funktion „Ticketing“ k√∂nnen Sie Einladungsprozesse f√ľr kostenpflichtige Events erstellen. Dazu k√∂nnen Sie unterschiedliche Ticketarten und Konfigurationen erstellen.

Mit Invitario k√∂nnen Sie Ihren Teilnehmern folgende Zahlungsmethoden anbieten: Visa, Mastercard, Sofort√ľberweisung, Zahlung auf Rechnung (keine Online-Zahlung).

Invitario ist dabei nur eine Verwaltungsoberfläche und nicht in die finanzielle Transaktion eingebunden. Die Abwicklung der Zahlung selbst erfolgt immer zwischen Ihrem gewählten Zahlungsanbieter/-konto und dem Zahlungsmittel des Gastes.

Detaillierte Informationen dazu finden Sie in unserer Knowledge Base.

 

Check-in &
am Event

Wie kann ich Gäste am Event einchecken/erfassen?

Invitario bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten, Ihren Check-in am Event digital zu gestalten. Ob per iOS-App mit dem Apple iPad oder Apple iPhone oder mit unserem Web-Check-in auf jedem herkömmlichen Laptop. Sie haben die Möglichkeit, Gäste mittels QR-Code-Scan oder einer digitalen Gästeliste per Suchabfrage zu erfassen.

Außerdem können Sie Namensschilder und Akkreditierungen direkt beim Check-in vor Ort drucken.

Gibt es auch eine Invitario ‚ÄěEvent-App‚Äú f√ľr meine G√§ste?

Eine „Event-App“ oder „G√§ste-App“ kann von Ihren G√§sten und Teilnehmern genutzt werden, um direkt bei der Veranstaltung live zu interagieren und aktuelle Informationen zu empfangen. Dazu z√§hlen Funktionen wie: Adressbuch, pers√∂nliches Programm, Updates, Chats, Q&As, Votings und vieles mehr.

Mit unserem Partner Superevent¬†stellen wir eine konfigurierbare Event-App f√ľr Ihre Veranstaltungen zur Verf√ľgung.¬†W√§hlen Sie aus den umfangreichen Funktionen und erstellen Sie eine ma√ügeschneiderte App nach den Anforderungen Ihrer Veranstaltungen.¬†

Wie kann ich Invitario f√ľr einen Covid-19-konformen Check-in nutzen?

Invitario bietet ein ganzes Paket an Funktionen an, um Sie bei einem Covid-19-konformen Teilnehmermanagement bzw. Einladungsprozess zu unterst√ľtzen.

Von der digitalen Kommunikation mittels Mailings √ľber die Online-Anmeldung zu virtuellen oder hybriden Veranstaltungsformaten bis hin zu einem „kontaktarmen“ Check-in bei Live-Events:

  • Anmeldung zu virtuellen bzw. hybriden Events
  • Vergabe von Einwahldaten f√ľr Webinare, Livestreams etc.
  • Vergabe von Zeitslots zur Teilnahme an Live-Events
  • Mailings f√ľr Informationsma√ünahmen
  • Beschr√§nkung der Teilnehmerzahl bzw. Wartelisten
  • Kontaktarmer bzw. „distanced“ Check-in am Event
  • L√ľckenlose Teilnehmererfassung vor Ort

Mehr zu diesem Thema erfahren Sie in unserem Schwerpunkt Covid-19 und Events.

Wie geht’s weiter?

 

Online-Demo vereinbaren

Der beste Einstieg ‚Äď einer unserer Experten f√ľhrt Sie durch Invitario (Dauer ca. 30 Minuten).

Pricing anfragen

Erfahren Sie mehr √ľber unsere Preise.¬†Fragen Sie bei Interesse ein unverbindliches Angebot an.