FAQ

Mit der Eventmarketing-Plattform Invitario arbeiten Unternehmen jeder Größe und aller Branchen. Invitario ist ein erprobtes Softwaretool zur Digitalisierung und nachhaltigen Professionalisierung Ihres Eventmarketings.

Unsere Software und Dienstleistungen orientieren sich an den Anforderungen von Anwendern in Marketing-, Sales-, Event- und HR-Abteilungen.

Mit Invitario können Sie alle Arten, Formate und Größen von Veranstaltungen umsetzen – von internen Events wie Mitarbeiterveranstaltungen, Fortbildungen oder Firmenfeiern über Produktpräsentationen, Fachtagungen, Vertriebsveranstaltungen, Pressekonferenzen und Kundenevents bis hin zu rein virtuellen Events wie Webinaren.

Dabei kommt es nicht auf die Größe oder Komplexität der Veranstaltungen an. Mit Invitario bilden Sie das gesamte Portfolio an Veranstaltungen Ihres Unternehmens über eine zentrale Plattform ab – von virtuellen über hybride Veranstaltungen bis hin zu Live-Events.

Der Vorteil: Alle Veranstaltungen werden auf einer Plattform und mit einheitlichen Prozessen umgesetzt. Anwender erstellen Events auf Basis von Vorlagen und alle Daten zu Ihren Teilnehmern stehen über Invitario zur Verfügung.

Wann kann ich mit Invitario zu arbeiten beginnen?

Sofort. Das Teilnehmermanagement-Tool Invitario ist eine browserbasierte Lösung, die keinen Download von Software und kein Setup erfordert. Das bedeutet, dass Sie jederzeit einsteigen und loslegen können.

Wie schnell können mit Invitario Events angelegt werden?

In wenigen Minuten. Mit Invitario können Veranstaltungen auf Basis von Eventvorlagen innerhalb kürzester Zeit erstellt werden. Das Anlegen von Vorlagen ist Teil des Onboarding-Prozesses und ermöglicht Ihnen die Definition optischer wie inhaltlicher Elemente.

Eventmanager können aus den ihnen zur Verfügung stehenden Vorlagen wählen, Grunddaten wie den Namen und Datum der Veranstaltung eingeben und optional Kontingente und Anmeldefristen definieren. Um den Einladungsprozess zu starten, können Sie einfach die gewünschten Kontakte hochladen oder per Schnittstelle einspielen.

Kann ich Invitario auch für virtuelle Events wie Webinare verwenden?

Ja. Invitario ist die Plattform für alle Events Ihres Unternehmens. Unsere Software lässt sich zudem einfach mit Ihrem Tool für virtuelle Events kombinieren. So können Sie Ihren Teilnehmern eine nahtlose Erfahrung bieten und alle Kontaktpunkte optisch und inhaltlich nach Ihren Anforderungen gestalten – von der Einladung über die Registrierung bis hin zur Teilnahme.

Wir erweitern Invitario laufend um Integrationen beliebter Tools für virtuelle Events, Meetings, Webinare und Videostreams. Fragen Sie uns nach den aktuellen Integrationen von Tools wie Microsoft Teams, Zoom, YouTube, Vimeo, Webex u. v. m.

Covid-19: Kann ich Live-Events mit Invitario sicher machen?

Ja. Invitario bietet spezielle Funktionen, um Sie bei der Planung und Umsetzung sicherer Veranstaltungen zu unterstützen und behördliche Anforderungen zu erfüllen. Dazu gehören unter anderem:

Buchung von Zeitslots und Kontingenten bei der Online-Anmeldung
Wartelisten bei ausgebuchten Kontingenten zur Optimierung der Teilnehmerzahl
Abfrage des Covid-Status vor dem Event
Kontaktloser Check-in der Teilnehmer auf der Veranstaltung zur Dokumentation der tatsächlich anwesenden Teilnehmer und der Event-Mitarbeiter (für eine mögliche Kontaktnachverfolgung)
Kontaktloser Check-out der Teilnehmer beim Verlassen der Veranstaltung
Die durchgängige Teilnehmererfassung mit kontaktlosem Check-in und Check-out ermöglicht die Anzeige der zum jeweiligen Zeitpunkt anwesenden Anzahl an Teilnehmern
Event-Website mit Informationen über das von Ihnen eingesetzte Präventionskonzept sowie mit der Datenschutzerklärung
Umsetzung einer aktiven Kommunikation mit Ihren Teilnehmern mittels planbarer und automatisierter E-Mail-Kampagnen
Einbindung von virtuellen Eventformaten (Online- bzw. Hybrid-Events)

Wie sieht es mit dem Anwendersupport aus?

Top. Die Unterstützung unserer Anwender ist uns besonders wichtig und daher in jedem Preisplan enthalten. Unser Support-Team an unserem Wiener Standort unterstützt und berät Sie gerne bei der optimalen Umsetzung Ihres Teilnehmermanagements.

Anwendersupport bei Invitario:

Kontexthilfe direkt in der Anwenderoberfläche
Umfassendes Online-Handbuch
Video-Lernplattform
Support per E-Mail
Support per Telefon

Die Kontaktmöglichkeiten zu unserem Support-Team richten sich nach dem mit Ihnen vereinbarten Service-Level-Agreement.

Benötige ich einen Programmierer von Invitario, um ein Event anzulegen?

Nein. Sie können Invitario selbstständig ganz ohne Programmierkenntnisse nutzen. Durch die übersichtliche und einfach zu handhabende Anwenderoberfläche können Sie Veranstaltungen in wenigen Minuten anlegen und selbst verwalten. Unsere online verfügbaren Inhalte, eine Video-Lernplattform und unser Anwender-Support unterstützen Sie bei Ihren ersten Schritten.

Gibt es Invitario auch auf Englisch?

Yes. Die Anwenderoberfläche von Invitario steht in deutscher und englischer Sprache zur Verfügung. Außerdem können Event-Websites in zahlreichen Sprachen angezeigt werden. Kontaktieren Sie uns, um mehr über die verfügbaren Sprachen von Invitario zu erfahren.

Gibt es einen Testzugang, um Invitario selbst auszuprobieren?

Ja. Gerne stellen wir Ihnen einen kostenfreien Demozugang für die Dauer eines Monats zur Verfügung. Bitte schreiben Sie dazu an unseren Vertrieb (sales@invitario.com) oder rufen Sie uns an.

Wieviel kostet Invitario?

Die Kosten hängen vorrangig von der Anzahl der Anwender ab, die mit Invitario arbeiten werden. Im Preisplan „Plus“ können bis zu zwei Anwender mit Invitario arbeiten. In den Plänen „Pro“ und „Enterprise“ können Sie die Anzahl der Anwender frei definieren. Weitere Informationen zu unseren Preisplänen finden Sie hier.

Design & Vorlagen

Kann ich eine Event-Website im eigenen Corporate Design erstellen?

Ja. Sie können Ihre Event-Website, E-Mails und Formulare im von Ihnen gewünschten Design gestalten. Farben, Schriftarten, Bilder, Videos, Logos und viele weitere Elemente lassen sich in einem einfach bedienbaren Editor anpassen.

Die erstellten Designs werden als Vorlagen gespeichert und dienen als Grundlage für das Anlegen neuer Veranstaltungen. Dadurch müssen Design-Einstellungen nicht bei jeder Veranstaltung neu vorgenommen werden. Somit ist sichergestellt, dass Ihre gesamte Eventkommunikation stets in einer einheitlichen Optik umgesetzt wird.

Muss ich das Design bei jeder Veranstaltung neu einstellen?

Nein. Invitario arbeitet mit von Ihnen angelegten Designvorlagen und macht das Anlegen neuer Events auf diese Weise besonders effizient. Wie Sie eine Designvorlage erstellen, erfahren Sie in unserem Onboarding. So viel vorab: Vorlagen bilden den Rahmen für die spezifischen Inhalte der jeweiligen Veranstaltung, die durch den Eventmanager eingesetzt werden.

Kann ich eine Vorlage für eine gesamte Veranstaltung erstellen?

Ja. Sie können Designvorlagen sowie Vorlagen für Veranstaltungen erstellen, in denen neben dem Design auch Prozesse und Inhalte abgebildet sind.

Beim Anlegen von Eventvorlagen können Sie etwa zwischen Eventarten mit spezifischen Prozessen und inhaltlichen Anforderungen unterscheiden. Dies vereinfacht und beschleunigt für Eventmanager das Anlegen von Events. Außerdem stellt dieser Zugang einheitliche Prozesse und die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien sowie die Erfüllung der Datenschutzanforderungen bei allen mit Invitario umgesetzten Veranstaltungen sicher.

Wie viele Vorlagen kann ich anlegen?

So viele Sie wollen. Das Anlegen von Event- und Designvorlagen ist in allen Preisplänen unbegrenzt möglich.

Können in Events eigene Header-Bilder eingefügt werden?

Ja. Das Keyvisual bzw. Headerbild kann bei jedem Event durch den Eventmanager eingesetzt werden. Wenn in der Designvorlage ein Default-Bild hinterlegt ist, kann dieses getauscht werden.

Ist auf den Event-Websites und in E-Mails das Invitario-Logo zu sehen?

Nein. Bei aktiver „White Label“-Funktion wird kein Invitario-Branding auf Event-Websites und E-Mails angezeigt. Bei der Funktion „White Label“ handelt es sich im Preisplan „Plus“ um eine aufpreispflichtige Funktion. In allen anderen Preisplänen ist diese Funktion bereits enthalten.

Teilnehmer verwalten

Kann ich Gästelisten und Kontaktdaten importieren und exportieren?

Ja. Zur Erstellung einer Gästeliste können Sie das Tabellenprogramm Ihrer Wahl verwenden (z. B. Microsoft Excel, Google Sheets, Apple Numbers). Die Liste können Sie anschließend im CSV-Format speichern und mit dem Import-Assistenten in wenigen Schritten auf Invitario hochladen.

Können Verteilerlisten, Zielgruppen bzw. Kontaktsegmente angelegt werden?

Ja. Sie können eigene Segmente festlegen. Segmente sind schließlich die Grundlage für Zielgruppen bzw. Verteilerlisten und können für die Umsetzung dynamischer Kommunikations- und Registrierungsprozesse sowie für die Erstellung individueller Auswertungen eingesetzt werden.

Kann ich eigene Datenbankfelder anlegen?

Ja. Sowohl bei den Stammdaten Ihrer Teilnehmer als auch bei den für Ihre Veranstaltungen relevanten Datenfeldern stehen Ihnen alle Möglichkeiten offen.

Stammdaten: Es können beliebig viele individuelle Stammdatenfelder erstellt werden. So stellen Sie sicher, dass Ihnen auch in Invitario alle relevanten Informationen aus Ihrem CRM bzw. Ihrer Datenbank zur Verfügung stehen.

Veranstaltungen: In den Veranstaltungen können Eventmanager eventspezifische Felder erstellen, die für den Eventprozess relevant sind.

Eventkommunikation

Kann ich eigene Seiten auf den Event-Websites erstellen?

Ja. Beim Anlegen einer neuen Veranstaltung wird die Event-Website nach der von Ihnen ausgewählten Vorlage automatisch konfiguriert. Zusätzlich können Sie weitere Unterseiten innerhalb der Veranstaltung anlegen.

Welche Domain wird auf Event-Websites angezeigt?

Ihre Wunschdomain. Legen Sie selbst fest, unter welcher Domain Ihre Event-Websites erreichbar sind. Für Ihren Invitario-Account kann eine Domain hinterlegt werden, die bei allen Event-Websites Ihres Accounts angewendet wird. Ist keine Wunschdomain hinterlegt, dann sind Ihre Events unter einer Adresse von Invitario auffindbar.

Gibt es in E-Mails eine persönliche Ansprache des Empfängers?

Ja. Eine persönliche Ansprache gehört zu unseren Standardfunktionen. Invitario erstellt diese automatisch und berücksichtigt Geschlecht, Namen sowie akademische Titel. Dabei kommt in der formellen Anrede entweder der Nachname oder in der informellen Variante der Vorname des Empfängers zur Anwendung. Sind bei einem Empfänger kein Name und/oder kein Geschlecht gespeichert, wird automatisch eine neutrale Anrede gewählt. Alternativ können Sie für jeden Empfänger eine individuelle Anrede hinterlegen.

Kann ich sehen, welche Kontakte eine E-Mail nicht erhalten haben?

Ja. Zu jedem versendeten E-Mail stehen Statistiken zur Verfügung. In diesen wird angezeigt, ob das E-Mail erfolgreich zugestellt werden konnte. Auch das Öffnen eines E-Mails sowie das Klicken auf im E-Mail enthaltene Links wird in den Statistiken ausgewiesen. Nicht erreichbare bzw. fehlerhafte Adressen werden angezeigt und können von Ihnen aktualisiert werden.

Registrierung

Kann ich Programmpunkte – wie z. B. Workshops – anlegen?

Ja. Sie können Programmpunkte jeder Art anlegen. Dazu steht Ihnen unsere sehr umfangreiche Funktion „Sessions“ zur Verfügung.

Bei Sessions können Sie zu jedem Programmpunkt vielfältige Einstellungen vornehmen und z. B. ein Kontingent und eine Anmeldefrist festlegen. Darüber hinaus können Sie Datum und Uhrzeit, den Veranstaltungsort sowie Informationen zu Vortragenden und bei virtuellen Events den entsprechenden Link hinterlegen. Aus den eingegebenen Informationen erstellt Invitario für Sie automatisch eine Agenda und einen Session-Kalender. Beides können Sie auf Websites sowie in E-Mails einfügen.

Weiters können Sie festlegen, ob sich Teilnehmer im Rahmen der Online-Anmeldung zu einem Programmpunkt oder zu einer von Ihnen definierten Mindestanzahl von Programmpunkten registrieren müssen.

Kann ich Terminserien, z. B. für Roadshows oder Webinarserien, anlegen?

Ja. Wenn Sie ein Event verwalten möchten, das an mehreren Terminen stattfinden soll (z. B. eine Roadshow), oder eine Veranstaltung, die aus mehreren Teilen besteht (z. B. eine Webinarserie), können Sie dies komfortabel abbilden. Praktische Funktionen wie Eventkalender und eine einfache Integration in den Registrierungsprozess unterstützen Sie dabei.

Zur Steuerung der Kapazitäten einer Veranstaltung müssen Teilnehmer bei der Anmeldung einen Zeitslot wählen können. Geht das?

Ja. Sie können eine beliebige Anzahl an Zeitslots anlegen und jeden Slot mit einem Kontingent sowie einer Anmeldefrist hinterlegen. Sobald ein Slot ausgebucht oder die Frist für die Anmeldung verstrichen ist, wird der Slot ausgeblendet. Auf der Anmeldebestätigung wird dem Teilnehmer der gewählte Zeitslot angezeigt.

Können Anmeldeformulare auch in externe Websites eingebunden werden?

Ja. Sie können mit Invitario erstellte Formulare mittels „iFrame“ in externe Websites einbinden.

Wie kann ich meine Event-Website bearbeiten?

Für die optische und inhaltliche Gestaltung von Event-Websites und E-Mails steht Ihnen ein Editor zur Verfügung. Im Editor binden Sie unterschiedliche Inhalte wie Texte, Bilder, Videos, Google Maps u. v. m. ein.

Ich habe mehrere Kundengruppen bzw. Zielgruppen bei einer Veranstaltung. Kann ich jeder Gruppe einen anderen Registrierungs- und Kommunikationsprozess anbieten?

Ja. Invitario bietet vielfältige Möglichkeiten, um Zielgruppen mit spezifischen Inhalten und Prozessen anzusprechen. Sie können etwa eigene Kategorien für Gäste anlegen und parallele Prozesse für die Kommunikation und Registrierung innerhalb einer Veranstaltung erstellen. Dem jeweiligen Empfänger werden – je nach Zugehörigkeit zu einer Gruppe – die entsprechenden Inhalte in E-Mails, auf der Event-Website sowie Agendapunkte wie auch Felder im Anmeldeformular angezeigt. Dabei können Sie auch zwischen Inhalten in unterschiedlichen Sprachen unterscheiden.

Kann Invitario E-Mails versenden?

Ja. Sämtliche E-Mails an Ihre Teilnehmer werden direkt aus Ihrem Invitario-Account verschickt. Invitario stellt allerdings keinen Posteingang für Antworten zur Verfügung.

Kann ich verschiedene E-Mails versenden?

Ja. Hinsichtlich Anzahl und Art der E-Mails gibt es bei Invitario keine Einschränkungen.

Gibt es auch automatisch versendete E-Mails, wie z. B. Anmeldebestätigungen?

Ja. E-Mails werden – wenn von Ihnen gewünscht – bei bestimmten Aktivitäten automatisch an die Teilnehmer verschickt. Hilfreich ist dies vor allem beim Versenden von Bestätigungen, nachdem sich ein Teilnehmer auf der Event-Website erfolgreich zu einer Veranstaltung an- oder abgemeldet hat.

Können für E-Mails im Vorhinein Versandzeitpunkte festgelegt werden?

Ja. Sie können den Versandzeitpunkt von E-Mails exakt nach Datum und Uhrzeit planen. Die E-Mail wird dann zum gewünschten Zeitpunkt automatisch vom System versendet. Mit dieser Funktion können Sie Ihre Eventkampagne optimal vorbereiten und vollkommen automatisiert ablaufen lassen.

Gibt es Vorlagen für E-Mails?

Ja. Für E-Mails stehen Ihnen auf Invitario zahlreiche Vorlagen wie z. B. Save-the-Date, Einladung, Reminder, Anmeldebestätigung, Follow-up, Wartelistenbestätigung zur Verfügung. Zusätzlich können Sie beliebig viele weitere Vorlagen für E-Mails nach Ihren individuellen Anforderungen erstellen.

Plus: E-Mail-Vorlagen können mit von Ihnen definierten Inhalten auch in Eventvorlagen eingebunden werden.

Kann ich E-Mails mit einer individuellen E-Mail-Adresse versenden?

Ja. Invitario bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre E-Mails über eine individuelle Adresse zu versenden. Hierfür bieten sich E-Mail-Adressen, die Sie bereits für die Kommunikation mit Ihren Teilnehmern nutzen, besonders gut an. Sie können dabei auch einen eigenen „Klarnamen“ angeben.

Wichtig: Invitario erhält keinerlei Zugriff auf Ihre E-Mail-Server, sondern lediglich die Berechtigung, die von Ihnen gewünschte Adresse zum Versand nutzen zu können.

Bei Bedarf können Sie auch eine von der Absendeadresse abweichende Antwort-an-Adresse definieren.

Kann ich Anmeldeformulare selbst konfigurieren?

Ja. Der Formularbaukasten von Invitario ermöglicht es Ihnen, innerhalb weniger Minuten ein benutzerfreundliches Online-Formular zu erstellen.

Mit der Hilfe von Individualfeldern können Sie alle Arten von Abfragen völlig frei gestalten und an Ihre Anforderungen anpassen. Sie können definieren, um welche Feldart (z. B. Checkbox, Ein- oder Mehrfachauswahl, Textfeld, Datei-Upload) es sich handelt, wie sich das Feld verhalten (z. B. Pflichtfeld) und wo es im Online-Anmeldeformular auf der Event-Website positioniert sein soll.

Darüber hinaus gibt es noch viele weitere Einstellungsmöglichkeiten, die bei komplexen Einladungs- und Registrierungsprozessen relevant werden können. Dazu gehören etwa „abhängige Formularfelder“, um Wenn-dann-Abfragen umzusetzen.

Hier finden Sie ein Video-Tutorial zu unserem Formular-Baukasten.

Können Events in mehreren Sprachen erstellt werden?

Ja. Mit Invitario können Sie Veranstaltungen – von E-Mails über Event-Websites bis hin zu Formularen – in folgenden Sprachen erstellen:

Deutsch
Englisch
Französisch
Italienisch
Tschechisch
Polnisch
Japanisch
Chinesisch

Sogenannte Systemtexte (Buttons, Hinweismeldungen etc.) werden automatisch übersetzt, können bei Bedarf aber auch mit der Funktion „Übersetzungen“ nach Ihren individuellen Anforderungen angepasst werden.

Sie können für jeden Ihrer Teilnehmer in den Stammdaten eine bevorzugte Sprache hinterlegen. So werden diese zunächst in der ausgewählten Sprache angesprochen, können jedoch im Anmeldeprozess eigenständig in eine andere verfügbare Sprache wechseln.

Bei Bedarf können wir eine für Sie relevante Sprache in unser System integrieren. Bitte kontaktieren Sie uns gegebenenfalls, um Ihre individuellen Anforderungen zu besprechen.

Kann ich kostenpflichtige Events mit Zahlungsabwicklung erstellen?

Ja. Mit der Funktion „Ticketing“ können Sie Einladungsprozesse für kostenpflichtige Veranstaltungen umsetzen. Dazu können Sie unterschiedliche Kategorien und Arten von Tickets sowie Konfigurationen erstellen.

Mit Invitario können Sie Ihren Teilnehmern folgende Zahlungsmethoden anbieten: Visa, MasterCard, SOFORT (Überweisung) sowie Zahlung auf Rechnung (keine Online-Zahlung).

Invitario ist nicht in die finanzielle Transaktion eingebunden und fungiert nur als Plattform. Die Abwicklung der Zahlung selbst erfolgt immer zwischen Ihrem gewählten Zahlungsanbieter und dem Zahlungsmittel des Käufers.

Detaillierte Informationen dazu finden Sie in unserem Handbuch.

Virtuelle Events & Webinare

Welche Tools für Webinare und Online-Events kann ich verbinden?

Invitario lässt sich einfach mit Ihrem Tool für virtuelle Events kombinieren. Außerdem erweitern wir Invitario laufend um Integrationen beliebter Tools für virtuelle Events, Meetings, Webinare und Videostreams. Fragen Sie uns nach den aktuellen Integrationen von Tools wie Microsoft Teams, Zoom, YouTube, Vimeo, Webex u. v. m.

Warum sollte ich Invitario für virtuelle Events in Kombination mit meinen Meeting- oder Webinar-Tools einsetzen?

Mit Invitario können Sie Ihren Teilnehmern eine nahtlose Erfahrung bieten und alle Kontaktpunkte optisch und inhaltlich nach Ihren Anforderungen gestalten. Und das natürlich von der Einladung über die Registrierung bis hin zur Teilnahme. Ihre Event-Teilnehmer befinden sich damit immer im visuellen und von Ihnen steuerbaren Umfeld Ihrer Organisation; Inhalte und Aussehen aller Kontaktpunkte werden von Ihnen definiert.

Der Vorteil: Damit können Sie für alle Events Ihrer Organisation – egal ob virtuell, hybrid oder live – eine konsistente Umsetzung sicherstellen. Außerdem werden dadurch die Erfüllung Ihrer Unternehmensrichtlinien sowie die Anforderungen des Datenschutzes gewährleistet. Zusätzlich bleiben so alle Daten zu Ihren Teilnehmern in einer zentralen Plattform gebündelt.

Kann ich Microsoft Teams mit Invitario nutzen?

Ja. Sie können Microsoft Teams mit Invitario zur Umsetzung virtueller Events verwenden. In den Account-Einstellungen von Invitario stellen Sie dazu die Verbindung mit dem Microsoft-Teams-Account Ihrer Organisation her. Eventmanager können dann beim Anlegen einer Veranstaltung zwischen den Optionen „Microsoft Teams Meeting“ und „Microsoft Teams Live Event“ wählen.

Übrigens: Sie können auch mehrere Tools für Online-Meetings mit Ihrem Invitario-Account integrieren und beim Anlegen einer Veranstaltung aus den verbundenen Tools wählen.

Benötigen Teilnehmer eines mit Microsoft Teams umgesetzten Events einen eigenen Microsoft-Teams-Account bzw. müssen sie sich beim Start des Events in Microsoft Teams einloggen?

Nein. Die Teilnehmer müssen über keinen eigenen Account bei Microsoft Teams verfügen bzw. sich nicht in ihren Microsoft-Teams-Account einloggen. Achtung: Dies muss jedoch im Vorfeld in den Microsoft-Teams-Einstellungen Ihrer Organisation entsprechend festgelegt werden.

Zur Teilnahme klicken die Teilnehmer nur auf ihren – per E-Mail aus Invitario übermittelten – persönlichen Teilnahme-Link. Die Teilnehmer steigen direkt in das virtuelle Event im Browserfenster von Microsoft Teams ein.

Welche Daten stehen mir nach einem Event mit Microsoft Teams in Invitario zur Verfügung?

Aktuell stellt die Schnittstelle von Microsoft Teams nur begrenzt Daten zur Verfügung. Da wir derzeit nur darstellen, wer den Link zum virtuellen Event angeklickt hat. Microsoft hat jedoch bereits eine Erweiterung angekündigt. Diese soll die Übertragung weiterer Daten in Invitario ermöglichen. Darüber hinaus besteht natürlich die Option, Daten und Statistiken direkt aus Ihrem Microsoft-Teams-Account einzusehen.

Kann ich Zoom mit Invitario nutzen?

Ja. Sie können Zoom mit Invitario zur Umsetzung virtueller Events verwenden. In den Account-Einstellungen von Invitario können Sie die Verbindung mit dem Zoom-Account Ihrer Organisation herstellen. Eventmanager können dann beim Anlegen einer Veranstaltung zwischen den Optionen „Zoom Meeting“ und „Zoom Webinar“ wählen.

Übrigens: Sie können auch mehrere Tools für Online-Meetings in Ihren Invitario-Account integrieren und beim Anlegen einer Veranstaltung stets aus den verbundenen Tools das im jeweiligen Anlassfall passende Tool wählen.

Benötigen Teilnehmer eines mit Zoom umgesetzten Events einen eigenen Zoom-Account bzw. müssen sie sich beim Start des Events in Zoom einloggen?

Nein. Die Teilnehmer müssen weder über die Zoom-App verfügen, noch sich in Zoom einloggen bzw. keine Registrierung durchführen.

Zur Teilnahme klicken die Teilnehmer nur auf ihren – per E-Mail aus Invitario übermittelten – persönlichen Teilnahme-Link. Die Teilnehmer steigen direkt in das virtuelle Event auf der Event-Website von Invitario ein. Sie werden von Invitario automatisch mit dem jeweiligen Namen erkannt.

Welche Daten stehen mir nach einem Event mit Zoom in Invitario zur Verfügung?

In Invitario sehen Sie genau, welcher Teilnehmer teilgenommen hat und wie lange dieser im virtuellen Event eingeloggt war. Diese Daten werden auch kumuliert dargestellt, damit Sie die Anzahl der Teilnehmer und die durchschnittliche Teilnahmedauer auswerten können.

Kann ich auch zu hybriden Events einladen?

Ja. Mit der Funktion „Sessions“ können Sie verschiedene Möglichkeiten zur Teilnahme anbieten. Unterscheiden Sie zwischen der Teilnahme vor Ort und rein virtuellen Sessions, wie z. B. Webinare oder Livestreams. Sessions können mit unterschiedlichen Beschreibungen, Kontingenten und Anmelderegeln konfiguriert werden.

Je nach Programmpunkt erhält ein Teilnehmer entweder ein Ticket mit QR-Code (für den Check-in vor Ort) oder individuelle Zugangsdaten für die Teilnahme am virtuellen Event. Für die Umsetzung Ihrer virtuellen Events können Sie Ihr bestehendes Tool für Online-Events (z. B. Microsoft Teams, Zoom, YouTube, Vimeo u. v. m.) nutzen.

Ich möchte mein Event nur per Stream übertragen. Kann ich einen externen Streamingdienst einbinden?

Ja. Sie können Tools wie YouTube Live oder Vimeo Live einbetten, sodass diese auf einer Landingpage Ihrer mit Invitario erstellten Event-Website angezeigt werden.

Außerdem arbeiten wir aktuell an der Umsetzung einer eigenen Lösung für die Bereitstellung von Livestreams sowie den Abruf von On-demand-Videos. Diese wird in Zukunft direkt über Ihren Invitario-Account zur Verfügung stehen. Bitte kontaktieren Sie unseren Vertrieb für weitere Informationen.

Check-in von Teilnehmern auf einem Event

Wie kann ich Teilnehmer am Event erfassen?

Invitario bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten, um Ihre Teilnehmer auf einer Veranstaltung digital zu erfassen – etwa per App mit einem Apple iPad oder iPhone oder mit unserer Browserversion auf jedem herkömmlichen Laptop.

Sie haben außerdem die Möglichkeit, Teilnehmer kontaktlos mittels Scan eines QR-Codes oder über eine digitale Gästeliste per Suchabfrage schnell und sicher zu erfassen. Bei Bedarf können auch neue Teilnehmer angelegt werden.

Können auch Aktivitäten von Teilnehmern auf einem Event erfasst werden?

Ja. Mit der Funktion „Interaktionen“ können Sie ganz nach Ihren Anforderungen eigene Kontaktpunkte oder Interaktionen auf Ihrer Veranstaltung definieren. Die erfassten Daten stehen Ihnen über die Verwaltungsoberfläche von Invitario zur Verfügung.

Kann ich im Nachgang auswerten, wer tatsächlich am Event teilgenommen hat?

Ja. Zu jedem Teilnehmer stehen Ihnen der Check-in-Status samt Zeitstempel sowie die Kennung der Check-in-Station zur Verfügung. Sie wissen ganz genau, welche Personen wann am Event eingetroffen sind und an welcher Check-in-Station bzw. Eingang diese erfasst wurden. Diese Informationen stehen Ihnen natürlich bereits während Ihrer Veranstaltung in Echtzeit zur Verfügung.

Ich möchte für jeden Vortragsraum die Teilnehmenden erfassen. Geht das?

Ja. Sie können vor jedem Vortragsraum einen weiteren Check-in durchführen, indem Sie beim Betreten des Raumes den QR-Code z. B. vom Badge oder Namensschild der Teilnehmer scannen.

Kann ich beim Check-in Namensschilder oder Badges drucken?

Ja. Sie können Namensschilder, Badges und Akkreditierungen in verschiedenen Formaten und Materialien einfach und direkt am Check-in vor Ort drucken. Mit Invitario stehen Ihnen auch Funktionen für die Produktion von Namensschildern vor dem Event zur Verfügung.

Benötige ich für den Check-in eine spezielle Soft- oder Hardware?

Nein. Die Browserversion des Check-ins funktioniert in jedem aktuellen Browser und ist unabhängig vom Betriebssystem. Die App funktioniert nur auf Geräten mit dem Betriebssystem iOS von Apple. Darüber hinaus gibt es keine besonderen Anforderungen an Soft- oder Hardware.

Kann ich Hardware von Invitario mieten bzw. einen Techniker für Vor-Ort-Support buchen?

Ja. Für On-Site-Services können Sie unsere erfahrene Service-Unit buchen. Diese stimmt die für die optimale Umsetzung Ihres Check-ins erforderliche Hardware mit Ihnen ab, setzt sich im Anlassfall zur technischen Abstimmung auch mit der jeweiligen Eventlocation oder Ihrem Technikanbieter in Verbindung und kommt mit einsatzbereiten Geräten direkt zur Veranstaltung. Neben dem Aufbau der Technik und der Einschulung Ihres Check-in-Teams wird im Anschluss auch der reibungslose technische Ablauf des Check-ins sicherstellt.

Von QR-Code- und NFC-fähigen Scannern über Apple iPads, Laptops und WLAN-Hotspots bis zu Druckern für Namensschilder und Badges verfügen wir über ein großes Spektrum an Hardware.

Ist es möglich, QR-Code-Tickets an die Gäste zu senden, um diese schneller einchecken zu können?

Ja. Sie können jedem Teilnehmer ein persönliches Ticket mit individuellem QR-Code übermitteln. QR-Code-Tickets können von Teilnehmern entweder im Wallet des Smartphones gespeichert, in einer E-Mail geöffnet oder als PDF heruntergeladen und ausgedruckt werden. Durch den Scan des QR-Codes am Check-in wird der Gast automatisch auf der Veranstaltung erfasst.

Gibt es auch eine Invitario „Event-App“ für meine Gäste?

Ja. In Zusammenarbeit mit unserem Partner Superevent stellen wir eine konfigurierbare Event-App für Ihre Veranstaltungen zur Verfügung. Diese kann von Ihren Teilnehmern genutzt werden, um direkt bei der Veranstaltung zu interagieren und aktuelle Informationen und Updates zu empfangen.

Dazu zählen Funktionen wie Adressbuch, das Erstellen eines persönlichen Programms, generelle Updates zur Veranstaltung, Chats, Fragen und Antworten, Live-Votings und vieles mehr. Wählen Sie aus den umfangreichen Funktionen und erstellen Sie eine maßgeschneiderte App nach den Anforderungen Ihrer Veranstaltungen.

Covid-19: Kann ich den Check-in mit Invitario sicher gestalten?

Ja. Invitario bietet spezielle Funktionen, um Sie bei der Umsetzung einer sicheren Veranstaltung zu unterstützen und behördliche Anforderungen zu erfüllen. Dazu gehören unter anderem:

Buchung von Zeitslots und Kontingenten bei der Online-Anmeldung
Wartelisten bei ausgebuchten Kontingenten zur Optimierung der Teilnehmerzahl
Abfrage des Covid-Status vor dem Event
Kontaktloser Check-in der Teilnehmer auf der Veranstaltung zur Dokumentation der tatsächlich anwesenden Teilnehmer und Event-Mitarbeiter (für eine mögliche Kontaktnachverfolgung)
Kontaktloser Check-out der Teilnehmer beim Verlassen der Veranstaltung
Die durchgängige Teilnehmererfassung mit kontaktlosem Check-in und Check-out ermöglicht die Anzeige der zum jeweiligen Zeitpunkt anwesenden Anzahl an Teilnehmern
Event-Website mit Informationen über das von Ihnen eingesetzte Präventionskonzept sowie mit der Datenschutzerklärung
Umsetzung einer aktiven Kommunikation mit Ihren Teilnehmern mittels planbarer und automatisierter E-Mail-Kampagnen
Einbindung von virtuellen Eventformaten (Online- bzw. Hybrid-Events)

Integration & API

Kann Invitario an andere IT-Systeme angebunden werden?

Ja. Invitario besitzt eine dokumentierte REST-API, die die Anbindung unserer Eventmarketing-Plattform an andere Systeme ermöglicht.

Somit können Sie zum Beispiel Einladungslisten im CRM erstellen und diese per Schnittstelle an Invitario übertragen. Umgekehrt können Sie aktuelle Anmeldedaten Ihrer Teilnehmer in das CRM zurückführen, um so den Datenstand aktuell zu halten.

Diese Anbindungen sind jedoch keine standardisierten „Plug & Play“-Verbindungen, sondern werden auf Basis Ihrer spezifischen Prozessanforderungen und Vorgaben erstellt.

Kann ich unser virtuelles Messetool an Invitario anbinden?

Ja. Die Anbindung von externen Tools ist grundsätzlich über unsere API möglich, dies schließt auch virtuelle Messetools ein, die über eine API verfügen. Diese Anbindungen sind jedoch keine standardisierten „Plug & Play“-Verbindungen, sondern werden auf Basis Ihrer spezifischen Prozessanforderungen und Vorgaben erstellt.

Welche Daten können nach Invitario geschickt werden?

Per API können sämtliche Kontaktdaten, Opt-in-Daten, Segmentierungen etc. an Ihren Invitario-Account geschickt werden.

Welche Daten können von Invitario gezogen werden?

Es können sämtliche Kontaktdaten, Anmeldedaten, Teilnahmedaten und Aktivitätsdaten auf Event- und Sessionebene gezogen werden.

Kann ich Aktivitätsdaten aus Invitario ziehen, um diese in meinem CRM oder meiner Marketing-Automation zu speichern?

Ja. Sie können sämtliche Teilnahme- und Aktivitätsdaten ziehen, um Datensätze aktuell zu halten, zu erweitern oder Profile in Ihrer Marketing-Automationslösung anzureichern.

Kann ich Invitario an Single Sign-on (SSO) anbinden?

Ja, die Anbindung von Invitario an bestehende SSO-Lösungen einer Organisation ist möglich. Diese Funktion steht allerdings nur im Preisplan „Enterprise“ zur Verfügung.

Datenschutz & Technik

Was benötige ich zur Anwendung von Invitario?

Die Eventmarketing-Plattform Invitario ist eine cloudbasierte „Software as a Service“-Lösung (SaaS). Das bedeutet, dass Invitario nicht lokal installiert werden muss, sondern über einen Internetbrowser (u. a. Chrome, Firefox, Safari, Microsoft Edge) darauf zugegriffen werden kann. Dazu benötigen Sie eine entsprechende aufrechte Internetverbindung.

Mit Ihren Login-Daten steigen Sie in Ihren Invitario-Account ein. Dessen Funktionsumfang definiert sich nach dem vereinbarten Preisplan. Invitario ist für den reibungslosen Betrieb und die Funktionsfähigkeit der Plattform verantwortlich. Dadurch entfällt eine zeitaufwändige Implementierungsphase und Sie können sofort mit der Nutzung von Invitario beginnen.

Außerdem profitieren Sie automatisch von den laufenden Weiterentwicklungen und Verbesserungen, die mit regelmäßigen Updates eingespielt werden.

Was benötigen meine Teilnehmer, um sich über Invitario zu einer Veranstaltung anzumelden?

Der Zugriff auf Event-Websites bzw. Anmeldeformulare erfolgt seitens Ihrer Teilnehmer über den jeweiligen Internetbrowser (u. a. Chrome, Firefox, Safari, Microsoft Edge). Dazu wird eine entsprechende aufrechte Internetverbindung benötigt.

Mit Invitario gestaltete Event-Websites bzw. Anmeldeformulare sind „responsive“. Das bedeutet, dass diese mit unterschiedlichen Endgeräten (PC, Laptop, Tablet, Smartphone) aufgerufen und komfortabel bedient werden können sowie optisch gut aussehen.

Für den Empfang von E-Mails wie Einladungen und Anmeldebestätigungen wird eine gültige E-Mail-Adresse sowie ein entsprechender „E-Mail-Client“ (z. B. Microsoft Outlook, Apple Mail, Gmail etc.) benötigt.

Erfüllt Invitario die Datenschutzgrundverordnung?

Ja. Invitario erfüllt alle Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Wir orientieren uns an den höchsten Standards für Datenschutz und Datensicherheit. Unsere Server-Infrastruktur am Standort Frankfurt am Main (Deutschland) ist u. a. nach den ISO-Normen 27001, 27017 und 27018 zertifiziert und wird regelmäßigen Audits unterzogen.

Wo speichert Invitario die Daten meiner Veranstaltungen und Teilnehmer?

Die Invitario-Eventmarketing-Plattform – also die Anwendung und alle darüber verarbeitete Daten – wird über mehrfach abgesicherte Rechenzentren in Frankfurt am Main (Deutschland) zur Verfügung gestellt. Alle Daten werden mit einem aufwendigen System verschlüsselt und können nur von Ihnen und bei Bedarf durch unser Support-Team eingesehen werden. Weitere detaillierte Informationen dazu finden Sie in unserer Auftragsverarbeitervereinbarung (AVV) sowie in unseren technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM).

Was passiert mit unseren Daten bzw. den Daten unserer Gäste?

Als Kunde bleiben Sie zu jedem Zeitpunkt der alleinige Eigentümer aller Daten, die Sie in Ihrem Invitario-Account verwalten. Invitario verwendet diese Daten nicht und gibt diese auch nicht an Dritte weiter. Nach Ablauf des Lizenzvertrages werden alle Daten Ihres Accounts gelöscht. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, Daten Ihrer Teilnehmer jederzeit zu exportieren, selbst zu löschen oder zu anonymisieren. Weitere detaillierte Informationen dazu finden Sie in unserer Auftragsverarbeitervereinbarung (AVV).

Analytics & Reporting

Kann ich sehen, wer sich zu einem Event angemeldet hat?

Ja. Auf einen Blick! Bei jedem Event steht Ihnen die Anmeldestatistik in Echtzeit zur Verfügung, über die Sie u. a. den aktuellen Anmeldestand einsehen können. Dort sehen Sie auch, welche Personen sich zu Ihrer Veranstaltung bereits angemeldet haben.

Kann ich sehen, wer an einem Live-Event oder einer Live-Session teilgenommen hat?

Ja. Sie können sehen, wer zu einem Event oder einer Session eingecheckt wurde. Bei Live-Events ist die Voraussetzung, dass bei jeder Session (z. B. Vortragsraum) die Teilnehmer erfasst werden – beispielsweise durch Scan des QR-Codes auf dem Badge oder auf dem Namensschild des Teilnehmers.

Kann ich sehen, wer an einem virtuellen Event teilgenommen hat?

Ja. Sofern Sie das von Ihnen eingesetzte Tool (z. B. Microsoft Teams oder Zoom) mit Invitario verknüpft haben. In jedem Fall kann zumindest das Öffnen des Teilnahme-Links zur virtuellen Veranstaltung mit dem Status „teilgenommen“ erfasst werden. Darüber hinaus kann – abhängig von dem von Ihnen eingesetzten Tool – auch die Dauer der Teilnahme auf Invitario angezeigt werden.

Kann ich eigene Auswertungen anlegen?

Ja. Neben den bereits angelegten Standardauswertungen, die Ihnen pro Event bzw. Session zur Verfügung stehen, können Sie auch beliebig viele eigene Auswertungen erstellen. Fragen Sie beispielsweise den Anmeldestatus eines bestimmten Gästesegmentes ab.

Kann ich mehrere Events auswerten?

Ja. Mit den Benutzerrollen „Account-User“ oder „Account-Admin“ können Sie mehrere Veranstaltungen übergreifend auswerten.

Stehen Statistiken zum Versand von E-Mails zur Verfügung?

Ja. Für jedes von Ihnen angelegte Mailing stehen ausführliche Versandstatistiken zur Verfügung. Sie können die erreichten Kontakte, Öffner, Klicker etc. jederzeit einsehen.

Welche Aktivitätsdaten eines Events können ausgewertet werden?

Über die Funktion „Interaktionen“ legen Sie für Ihre Veranstaltung individuelle Interaktionen bzw. Kontaktpunkte fest, die dann über den Scan eines QR-Codes vom Badge oder vom Namensschild des jeweiligen Teilnehmers erfasst werden können. Jede Interaktion bzw. jeder Kontaktpunkt kann individuell ausgewertet werden.

Account- & Benutzerverwaltung

Welche Rollen gibt es für Anwender und wie unterscheiden sich diese?

Invitario unterscheidet zwischen folgenden Rollen:

Event-User: Dieser kann seine Events, die Events seiner Abteilung und Events, die ihm zugewiesen wurden, bearbeiten.
Er kann neue Veranstaltungen aus Vorlagen erstellen. Innerhalb eines Events stehen ihm alle für den jeweiligen Event relevanten bzw. ihm über den Account-Administrator freigeschalteten Funktionen zur Verfügung.
Diese Rolle wird typischerweise von Eventmanagern verwendet, die mit der Umsetzung des Teilnehmermanagements einer Veranstaltung betraut sind.
Account-User: Dieser kann alle Events des Accounts bearbeiten und auswerten, hat Zugriff auf die zentrale Account-Kontaktdatenbank und die Account-Verteilerlisten. Außerdem kann er Event- sowie Designvorlagen anlegen und verwalten.
Diese Rolle wird typischerweise von Marketingmitarbeitern, Abteilungsleitern, o. Ä. verwendet, um die Konsistenz der Eventmarketing-Kommunikation sicherzustellen und den Erfolg aller Eventmarketing-Maßnahmen auszuwerten.
Account-Admin: Diese Rolle verfügt über alle Rechte und hat Zugriff auf alle Funktionen. Zusätzlich können Administratoren die Anwender eines Accounts sowie Mandanten verwalten und Einstellungen im Datenschutzbereich vornehmen.
Diese Rolle wird oftmals von der IT oder technischen Mitarbeitern, die die Applikationen einer Organisation verwalten, verwendet.

Kann ich mehrere Abteilungen abbilden?

Ja. Sie können unterschiedliche Abteilungen abbilden. Darüber hinaus ist Invitario auch mandantenfähig, falls Sie eine völlige Trennung von Datenbanken pro Abteilung benötigen.

Können Berechtigungen auf bestimmte Anwendergruppen eingeschränkt werden?

Ja. Sie können Anwender mit der Rolle „Event-User“ in Gruppen/Abteilungen zusammenfassen. „Event-User“ können dann nur auf die Veranstaltungen ihrer Gruppe/Abteilung zugreifen.

Wer kann Eventvorlagen anlegen oder bearbeiten?

Event- und Designvorlagen können nur von Anwendern mit der Rolle „Account-User“ oder „Account-Admin“ angelegt und bearbeitet werden.

Wie viele Anwender sind in den Preisplänen enthalten? Kann ich zusätzliche User buchen?

Unsere Preispläne richten sich primär nach Anzahl der Anwender und können ab dem Preisplan „Pro“ um zusätzliche Anwender erweitert werden.

Anwender nach Preisplan:

„Plus“: 2 Anwender enthalten, keine zusätzlichen Anwender möglich.
„Pro“: 3 Anwender enthalten, bis zu 12 zusätzliche Anwender möglich.
„Enterprise“: 16 Anwender enthalten, unbegrenzt erweiterbar.

Können sich mehrere Personen einen Anwender teilen?

Nein. Für jede Person ist zwingend ein eigener Anwender erforderlich und auch technisch so in der Applikation abgebildet.

Preispläne & Lizenzen

Gibt es Unterschiede in den Funktionen zwischen den Preisplänen?

Zwischen unseren Preisplänen gibt es bezüglich der Funktionen nur geringfügige Unterschiede. Unsere Funktionen richten sich primär nach der Größe Ihres Teams bzw. der Anzahl der von Ihnen benötigten Anwender.

Unterschiede zwischen Preisplänen:

„Plus“: Da der Preisplan auf zwei Anwender begrenzt ist, entfallen die Funktionen rund um Rollen und Berechtigungen sowie die Mandantenfähigkeit (beide Anwender verfügen in diesem Fall über die Rolle des „Account-Admins“). Die Anbindung an externe Systeme mittels API ist nicht möglich und die Anzahl der in der zentralen Account-Datenbank gespeicherten Kontakte ist mit 10.000 begrenzt.
„Pro“: Bereits ab diesem Preisplan stehen alle Funktionen mit Ausnahme der Funktion „Single Sign-on“ zur Verfügung. Die Anzahl der User ist bei PRO auf 15 begrenzt, die Anzahl der Kontakte in der Account-Datenbank ist nicht begrenzt.
„Enterprise“: Der Preisplan für große Organisationen steht ab 16 Anwender zur Verfügung und kann als einziger optional über eine eigene Server-Instanz aufgesetzt werden.

Hier können Sie einen detaillierten Vergleich aller Preispläne und Funktionen herunterladen.

Gibt es eine Mindestlaufzeit für die Nutzung von Invitario?

Die Mindestvertragslaufzeit beträgt bei allen Preisplänen 12 Monate und können bis 30 Tage vor Ablauf der Periode gekündigt werden.

Gibt es eine maximale Anzahl an Events in meinem Account?

Nein. Alle Preispläne sind hinsichtlich der Anzahl an Veranstaltungen unbegrenzt.

Bis zu welcher Veranstaltungsgröße kann ich Invitario nutzen?

Mit Invitario können Sie Veranstaltungen jeder Größe umsetzen.

Wie viele Personen können auf einem Verteiler für ein Mailing sein?

Der Versand von Mailings ist auf 10.000 E-Mail-Adressen limitiert. In Abstimmung mit unserem Support-Team ist allerdings auch der Versand an größere Verteiler möglich.

Kann ich Invitario auch für Einzelveranstaltungen buchen?

Über unseren Partner Electric Blue können Sie alle Vorteile eines digitalen Einladungs- und Teilnehmermanagements auch für eine einzige Veranstaltung nutzen. Entsprechend Ihren Anforderungen erstellt Electric Blue für Sie ein Gesamtpaket aus Software und Dienstleistungen, mit dem Sie von der Planung bis zur Umsetzung begleitet werden.

Auf der Website von Electric Blue erfahren Sie mehr über die Möglichkeiten für die Umsetzung Ihrer Einzelveranstaltung.

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