Die 23 wichtigsten Antworten zu Invitario

Allgemeine Fragen

Wann ist Invitario das richtige Tool für mich?

Invitario ist ein erprobtes Software-Tool zur nachhaltigen Professionalisierung Ihres Einladungsmanagements. Egal, ob für einen einzelnen Event oder für die laufende Nutzung von verschiedenen Events.

Dabei kommt es nicht auf die Größe oder Komplexität der Events an. Durch den modularen Aufbau gibt es Invitario-Produktpakete für unterschiedliche Eventgrößen und -arten. Invitario ist geeignet für alle Eventarten wie Messen, Fachtagungen, Firmenfeiern, Vertriebsveranstaltungen, Seminare und viele mehr.

Sie können Invitario selbstständig nutzen, ohne programmieren zu müssen. Durch die übersichtliche Anwenderoberfläche können Sie Events in wenigen Minuten anlegen und selbst verwalten. Die Knowledge Base, die Video-Lernplattform und unser Anwendersupport unterstützen Sie bei Ihren ersten Schritten.

Wie schnell kann ich mit Invitario einen Event anlegen?

Das Teilnehmermanagement-Tool Invitario ist eine „Software as a Service“-Lösung. Das bedeutet, dass Sie mit gültigen Nutzerdaten sofort einsteigen und loslegen können. Es ist keine langwierige Installation notwendig.

In Invitario können Sie mit dem Event Wizard in 15–20 Minuten Ihren ersten Event erstellen: Geben Sie Grunddaten wie Eventname, Ort und Datum ein, definieren Sie Anmeldekontingent und Anmeldefrist und legen Sie das Anmeldeformular und das Design fest. Danach können Sie bei Bedarf noch Ihre Gästeliste hochladen und schon können Sie den Einladungsprozess starten.

Bei Ihrem ersten Event sollten Sie – je nach Komplexität und Umfang – mit einer Vorlaufzeit (inklusive Testen) von 5–10 Werktagen rechnen.

Kann ich auch zu Online- oder Hybrid-Events einladen?

Ja! Mit der Funktion „Sessions“ können Sie bei einer Veranstaltung verschiedene Programmpunkte anbieten. Das können sowohl Vor-Ort-Sessions als auch virtuelle Sessions – wie z. B. Webinare oder Livestreams – sein. Sessions können mit unterschiedlichen Beschreibungen, Teilnehmerlimits und Anmelderegeln ausgestattet werden.

Je nach Programmpunkt erhält ein Teilnehmer entweder ein Ticket mit QR-Code (für den Check-in vor Ort) oder individuelle Einwahldaten für die Teilnahme online. Für die Umsetzung Ihrer virtuellen Events oder Sessions können Sie Ihre spezifischen Anbieter nutzen (z. B. Zoom, Teams, webex usw.).

Wie kann ich mit Invitario Events Covid-19-konform abwickeln?

Invitario bietet zahlreiche Funktionen, um bei Ihrem Einladungsmanagement eine Covid-19-konforme Abwicklung zu unterstützen. Dazu gehören unter anderem:

  • Vergabe von spezifischen Zeitslots bei der Anmeldung
  • Einbindung von virtuellen Formaten (Online- bzw. Hybrid-Events)
  • Online-Kommunikation via Mailings (z. B. Info-Mails zu Covid-19-Maßnahmen)
  • „Kontaktreduzierter“ bzw. „distanced“ Check-in vor Ort mit QR-Code-Scannern und digitaler Gästeliste
  • Durchgängige Teilnehmererfassung in Echtzeit mittels Check-in- und Check-out-Scan

Mehr zu diesem Thema erfahren Sie in unserem Schwerpunkt Covid-19 und Events.

Gibt es auch Anwendersupport?

Ja! Anwendersupport im definierten Umfang ist Teil jedes Invitario Lizenzpaketes. Dazu zählen:

  • Kontexthilfe direkt in der Anwenderoberfläche
  • Knowledge Base („Online-Handbuch“)
  • Video-Lernplattform
  • Support-Ticketdesk
  • Telefonsupport

Der Anwendersupport per Ticketdesk oder Telefon wird von unserem Support-Team am Standort Wien betreut. Die direkte schriftliche oder telefonische Kontaktmöglichkeit zu unseren Support-Agents richtet sich nach dem in Ihrem Lizenzpaket vereinbarten Support-Service Level (z. B. Bronze, Silber, Gold oder individuelle Vereinbarungen für ENTERPRISE-Kunden).

Gibt es Invitario auch auf Englisch?

Ja! Die Invitario-Anwenderoberfläche (das sogenannte „Backend“) für Admin-Nutzer ist in deutscher und englischer Sprache verfügbar.

Außerdem können Event-Websites („Frontend“ für Event-Teilnehmer) mehrsprachig angezeigt werden.

Gibt es einen Testzugang, um Invitario selbst auszuprobieren?

Gerne stellen wir Ihnen für einen Monat einen kostenfreien Demozugang zur Verfügung.

Bitte wenden Sie sich dazu an: sales@invitario.com

Was kostet Invitario?

Das hängt zunächst davon ab, ob Sie Invitario für einen Einzelevent („EXPRESS“-Pakete) oder laufend nutzen möchten („CLOUD“-Pakete).

Preisfaktoren für Einzelevents („EXPRESS“):

  • Anzahl der teilnehmenden Gäste
  • Nutzungsdauer (Standard: 6 Monate)
  • Funktionsumfang

Fragen Sie hier ein EXPRESS-Pricing an.

Preisfaktoren für laufende Nutzung („CLOUD“):

  • Anzahl der Events pro Jahr
  • Anzahl der Backend-/Admin-Nutzer
  • Funktionsumfang

Fragen Sie hier ein CLOUD-Pricing an.

Weitere Infos zu unseren Produktpaketen und Preisen finden Sie hier.

 

Technik und Datenschutz

Was benötige ich zur Anwendung von Invitario?

Das Event-Tool Invitario ist eine „Software as a Service“-Lösung („SaaS“). Das bedeutet, dass Invitario nicht lokal installiert werden muss, sondern über einen Browser (Chrome, Firefox, Safari, Microsoft Edge) darauf zugegriffen werden kann. Dazu benötigen Sie eine entsprechende, aufrechte Internetverbindung. Bitte beachten Sie, dass Ihr Computer die Berechtigungen besitzen muss, externe Webseiten aufzurufen und Login-Daten einzugeben (hier kann es im betrieblichen Kontext u. U. Einschränkungen geben).

Mit Ihren Login-Daten wählen Sie sich in Ihren Invitario-Account ein. Dessen Funktionsumfang definiert sich nach dem vereinbarten Lizenzpaket. Invitario ist für den reibungslosen Betrieb und die Funktionsfähigkeit der Software verantwortlich ist. Außerdem profitieren Sie automatisch von den laufenden Weiterentwicklungen und Verbesserungen.

Was benötigen meine Gäste bei der Anmeldung über Invitario?

Der Zugriff auf Event-Websites bzw. Anmeldeformulare erfolgt seitens Ihrer Event-Gäste bzw. Teilnehmer über Browser (Chrome, Firefox, Safari, Microsoft Edge, Internet Explorer o. Ä.). Dazu wird eine entsprechende, aufrechte Internetverbindung benötigt. Bitte beachten Sie, dass Ihre Gäste die Berechtigungen besitzen müssen, externe Webseiten aufzurufen und Login-Daten einzugeben (hier kann es im betrieblichen Kontext u. U. Einschränkungen geben).

Invitario Event-Websites bzw. Anmeldeformulare sind „responsive“. Das bedeutet, dass diese mit unterschiedlichen Endgeräten (PC, Laptop, Tablet, Smartphone) aufgerufen und komfortabel bedient werden können.

Für den Empfang der Event-Mailings (Einladungen, Bestätigungen etc.) wird eine gültige E-Mail-Adresse und ein entsprechender „Mail-Client“ (Outlook, Apple Mail, Gmail etc.) benötigt.

Ist Invitario DSGVO-konform? Wo werden die Daten gespeichert?

Ja! Invitario ist voll EU-DSGVO-konform und orientiert sich an den höchsten Standards für Datenschutz und Datensicherheit.

Die Invitario „Applikation“ (also das Programm selbst) und die darin verwalteten Daten werden von unserem Server-Hosting-Provider AWS Europe an 3 separaten Standorten in Frankfurt am Main (Deutschland) gehosted.

Weitere detaillierte Informationen dazu finden Sie in unserer Auftragsverarbeitervereinbarung.

Was passiert mit unseren Daten bzw. den Daten unserer Gäste?

Als Kunde bleiben Sie weiterhin Eigentümer aller Daten, die Sie in Ihrem Invitario-Account verwalten.

Invitario verwendet diese Daten nicht weiter; sie werden NICHT an Dritte weitergegeben oder anderweitig genutzt!

Nach Ablauf des Lizenzvertrages (z. B. nach der Nutzung eines EXPRESS-Paketes für ein Einzelevent) werden diese Daten von uns aktiv gelöscht bzw. anonymisiert.

Weitere detaillierte Informationen dazu finden Sie in unserer Auftragsverarbeitervereinbarung.

Kann Invitario an andere IT-Systeme angebunden werden?

Ja! Invitario besitzt eine dokumentierte API, welche die Anbindung der Teilnehmermanagement-Software an andere Systeme ermöglicht.

So können Sie zum Beispiel Einladungslisten im CRM erstellen und diese nach Invitario transferieren. Umgekehrt können Sie aktuelle Anmeldedaten Ihrer Gäste ins CRM zurückführen, um dort einen aktuellen Datenstand zu haben.

Diese Anbindungen sind jedoch KEINE standardisierten „Plug & Play“-Verbindungen. Sie müssen auf Basis Ihrer spezifischen Prozessanforderungen und Vorgaben erstellt werden.

Einladen mit Invitario

Kann ich ein Event-Website in unserem CD/CI erstellen?

Ja. Sie können Ihre Event-Website, Mailings und Formulare in Ihrem Corporate Design gestalten.

Farben, Schriften, Header-Bilder, Logos und viele weitere Elemente können in einem einfach bedienbaren Editor frei gewählt und angepasst werden. Die erstellten Designs können als Vorlagen gespeichert und so mit wenig Aufwand auf weitere Events angewandt werden.

Mehr dazu erfahren Sie unter Design & Vorlagen.

Kann ich Gästelisten/-daten importieren und auch exportieren?

Ja. Zur Erstellung einer Gästeliste können Sie das Tabellenprogramm Ihrer Wahl verwenden (Excel, Google Sheets, Numbers …). Die Liste können Sie anschließend im .csv-Format abspeichern und mit dem Import-Wizard von Invitario in wenigen Schritten hochladen.

Außerdem können Sie individuelle Datenfelder erstellen und ebenfalls importieren. So stellen Sie sicher, dass Ihnen alle relevanten Informationen aus Ihrem CRM bzw. Ihrer Datenbank auch in Invitario zur Verfügung stehen.

Kann ich verschiedene Mailings versenden (auch automatisch)?

Ja. Die Anzahl und die Art der Mailings ist in Invitario nicht eingeschränkt. Für Mailings im Einladungsprozess gibt es in Invitario zahlreiche Vorlagen: Save-The-Date, Einladung, Reminder, Follow-up etc. Darüber hinaus können nach Bedarf weitere Mailingvorlagen erstellt werden.

Bestimmte Mailings können automatisch bei einer bestimmten Aktion versandt werden. Zum Beispiel An- und Abmeldebestätigungen, wenn ein Gast eine An- oder Abmeldung erfolgreich abschließt.

Für andere Mailings kann bei Bedarf ein geplanter Versandzeitpunkt (Datum und Uhrzeit) eingestellt werden, an dem dieses Mailing automatisch vom System an die gewünschten Empfänger versandt wird.

Kann ich Mailings mit einer individuellen Absendeadresse versenden?

Ja. Invitario bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Mailings über eine individuelle Absendeadresse zu versenden. Hierfür bieten sich besonders gut E-Mail-Adressen an, welche Sie bereits für die Kommunikation mit Ihren Teilnehmern im Einsatz haben. Auch ein eigener „Klarname“ kann angegeben werden.

Darüber hinaus kann bei Bedarf eine von der Absendeadresse abweichende Antwort-an-Adresse definiert werden.

Kann ich Anmeldeformulare selbst konfigurieren?

Ja. Der Formular-Baukasten von Invitario ermöglicht es Ihnen, innerhalb von wenigen Minuten ein benutzerfreundliches Online-Formular zu erstellen.

Mit der Hilfe von Individualfeldern können Sie Abfragen völlig frei gestalten und an Ihre Anforderungen anpassen. Sie können definieren, um welche Feldart (Checkbox, Auswahl, Textfeld, Datei-Upload etc.) es sich handelt, wie sich das Feld verhalten soll (z. B. Pflichtfeld oder „Unique“) und wo es in der Darstellung auf der Event-Website positioniert sein soll.

Dazu gibt es noch viele weitere Einstellungsmöglichkeiten, die im Einladungsprozess relevant werden können, wie zum Beispiel „abhängige“ Formularfelder (Wenn-Dann-Abfragen).

Hier finden Sie ein Video-Tutorial zu unserem Formular-Baukasten

Kann ich Events in mehreren Sprachen erstellen?

Ja. Mit Invitario können Sie Veranstaltungen (also: Mailings, Formulare, Event-Website) in folgenden Sprachen erstellen:

  • Deutsch
  • Englisch
  • Französisch
  • Italienisch
  • Tschechisch
  • Polnisch
  • Japanisch
  • Chinesisch

Sogenannte „Systemtexte“ (Buttons, Hinweismeldungen etc.) werden dabei automatisch übersetzt, können bei Bedarf aber auch mit der Funktion „Übersetzungen“ weiter angepasst werden. „Freie Inhalte“ wie Mailingtexte müssen individuell eingegeben werden.

Sie können für Ihre Teilnehmer jeweils eine bevorzugte Sprache hinterlegen. So werden die Gäste zunächst in der bevorzugten Sprache angesprochen, können jedoch bei Bedarf im Anmeldeprozess in ein andere verfügbare Sprache wechseln.

Kann ich kostenpflichtige Events mit Zahlungsabwicklung erstellen?

Ja. Mit der Funktion „Ticketing“ können Sie Einladungsprozesse für kostenpflichtige Events erstellen. Dazu können Sie unterschiedliche Ticketarten und Konfigurationen erstellen.

Mit Invitario können Sie Ihren Teilnehmern folgende Zahlungsmethoden anbieten: Visa, Mastercard, Sofortüberweisung, Zahlung auf Rechnung (keine Online-Zahlung).

Invitario ist dabei nur eine Verwaltungsoberfläche und nicht in die finanzielle Transaktion eingebunden. Die Abwicklung der Zahlung selbst erfolgt immer zwischen Ihrem gewählten Zahlungsanbieter/-konto und dem Zahlungsmittel des Gastes.

Detaillierte Informationen dazu finden Sie in unserer Knowledge Base.

 

Check-in &
am Event

Wie kann ich Gäste am Event einchecken/erfassen?

Invitario bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten, Ihren Check-in am Event digital zu gestalten. Ob per iOS-App mit dem Apple iPad oder Apple iPhone oder mit unserem Web-Check-in auf jedem herkömmlichen Laptop. Sie haben die Möglichkeit, Gäste mittels QR-Code-Scan oder einer digitalen Gästeliste per Suchabfrage zu erfassen.

Außerdem können Sie Namensschilder und Akkreditierungen direkt beim Check-in vor Ort drucken.

Gibt es auch eine Invitario „Event-App“ für meine Gäste?

Eine „Event-App“ oder „Gäste-App“ kann von Ihren Gästen und Teilnehmern genutzt werden, um direkt bei der Veranstaltung live zu interagieren und aktuelle Informationen zu empfangen. Dazu zählen Funktionen wie: Adressbuch, persönliches Programm, Updates, Chats, Q&As, Votings und vieles mehr.

Mit unserem Partner Superevent stellen wir eine konfigurierbare Event-App für Ihre Veranstaltungen zur Verfügung. Wählen Sie aus den umfangreichen Funktionen und erstellen Sie eine maßgeschneiderte App nach den Anforderungen Ihrer Veranstaltungen. 

Wie kann ich Invitario für einen Covid-19-konformen Check-in nutzen?

Invitario bietet ein ganzes Paket an Funktionen an, um Sie bei einem Covid-19-konformen Teilnehmermanagement bzw. Einladungsprozess zu unterstützen.

Von der digitalen Kommunikation mittels Mailings über die Online-Anmeldung zu virtuellen oder hybriden Veranstaltungsformaten bis hin zu einem „kontaktarmen“ Check-in bei Live-Events:

  • Anmeldung zu virtuellen bzw. hybriden Events
  • Vergabe von Einwahldaten für Webinare, Livestreams etc.
  • Vergabe von Zeitslots zur Teilnahme an Live-Events
  • Mailings für Informationsmaßnahmen
  • Beschränkung der Teilnehmerzahl bzw. Wartelisten
  • Kontaktarmer bzw. „distanced“ Check-in am Event
  • Lückenlose Teilnehmererfassung vor Ort

Mehr zu diesem Thema erfahren Sie in unserem Schwerpunkt Covid-19 und Events.

Wie geht’s weiter?

 

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Der beste Einstieg – einer unserer Experten führt Sie durch Invitario (Dauer ca. 30 Minuten).

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