Einführende Bestimmungen

Gemäß Art 28 DSGVO ist der Auftraggeber bzw. Nutzer als datenschutzrechtlich Verantwortlicher verpflichtet, mit Invitario eine sog. Auftragsverarbeitervereinbarung (nachstehend AVV) abzuschließen, mit welcher der Gegenstand der Verarbeitung, Art und Zweck der Verarbeitung, die Art der personenbezogenen Daten, die Kategorien betroffener Personen und die Pflichten und Rechte der Vertragsparteien festgelegt sind. Wenn im Einzelfall keine individuelle AVV zwischen Unternehmer und Invitario abgeschlossen wird, gelten die Bestimmungen des nachstehenden Standard-AVV ausdrücklich als vereinbart.

Auftragsverarbeitervereinbarung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO

Auftragsverarbeitervereinbarung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO zwischen dem Auftraggeber bzw. Nutzer der Internet-Dienstleistung Invitario als Verantwortlicher – nachstehend Auftraggeber genannt – und der Invitario GmbH, Lerchenfelder Straße 74/1/6, 1080 Wien, Österreich als Auftragsverarbeiter – nachstehend Auftragnehmer genannt.

1. Gegenstand und Dauer des Auftrags

a. Gegenstand des Auftrags

Der Auftragnehmer ist Anbieter einer Software für Teilnehmermanagement (nachstehend Invitario genannt), die vom Auftraggeber als Internet-Dienstleistung genutzt wird. Die Parteien haben einen Vertrag über die Nutzung der Software sowie ggf. von zusätzlichen Dienstleistungen abgeschlossen, welche in der jeweiligen Auftragsbestätigung durch den Auftragnehmer im Detail beschrieben sind. Zur Erbringung der Leistungen durch den Auftragnehmer erfolgt die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Auftrag des Auftraggebers.

Diese Auftragsverarbeitervereinbarung ist Teil des Auftrags und führt jene Verpflichtungen beider Parteien an, die zur Einhaltung des anwendbaren Datenschutzrechts, insbesondere der EU Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erforderlich sind.

b. Dauer des Auftrags

Die Dauer dieses Auftrags (Laufzeit) entspricht der in der Auftragsbestätigung angeführten Laufzeit.

2. Konkretisierung des Auftragsinhalts

Die im Auftrag des Auftraggebers durchgeführte Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zur Organisation und Umsetzung von Veranstaltungen, insbesondere für das Einladen, Anmelden, Verwalten, Abrechnen und die Erfassung der Teilnahme.

Der Auftraggeber ist allein für die Rechtmäßigkeit der Daten, das Einholen etwaiger Zustimmungen sowie die Nutzung der von Invitario bereitgestellten Funktionen verantwortlich.

Umfang, Art und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragnehmer für den Auftraggeber sind konkret in der Auftragsbestätigung beschrieben.

Die vertraglich vereinbarte Datenverarbeitung findet ausschließlich im Gebiet der Bundesrepublik Deutschland, Republik Österreich, in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum statt. Jede Verlagerung in ein Drittland bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers und darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen Artt. 44 ff DSGVO erfüllt sind.

a. Art der Daten

Gegenstand der Verarbeitung personenbezogener Daten sind folgende Datenarten:

  • Personenstammdaten (z.B. Name, Titel, Adresse)

  • Kommunikationsdaten (z.B. Telefon, E-Mail)

  • Reaktionsverhalten bei der Nutzung von Invitario

  • Bewegungsdaten auf Veranstaltungen (Check-in)

  • Vertragsabrechnungs- und Zahlungsdaten (bei kostenpflichtigen Veranstaltungen)

  • Sonstige Daten, die durch den Auftraggeber in Invitario importiert oder im Rahmen der Anmeldung zu einer Veranstaltung vom Teilnehmer abgefragt werden

b. Kategorien betroffener Personen

Der Kreis der durch den Umgang mit ihren personenbezogenen Daten im Rahmen dieses Auftrags betroffenen Personen umfasst:

  • Die durch den Auftraggeber in Invitario importierten Daten seiner Kontakte, welche zu einer oder mehreren Veranstaltungen eingeladen werden sollen.

  • Teilnehmer von Veranstaltungen, die sich entweder selbst über die Software Invitario zu einer Veranstaltung angemeldet haben oder durch den Auftraggeber erfasst wurden.

3. Technisch-organisatorische Maßnahmen (TOM)

Der Auftragnehmer hat die Umsetzung der im Vorfeld der Auftragsvergabe dargelegten TOM vor Beginn der Verarbeitung, insbesondere hinsichtlich der konkreten Auftragsdurchführung zu dokumentieren und dem Auftraggeber zur Prüfung zu übergeben. Bei Akzeptanz durch den Auftraggeber werden die dokumentierten Maßnahmen Grundlage des Auftrags. Soweit die Prüfung des Auftraggebers einen Anpassungsbedarf ergibt, ist dieser einvernehmlich umzusetzen.

Der Auftragnehmer hat die Sicherheit gem. Artt. 28 Abs. 3 lit. c, 32 DSGVO insbesondere in Verbindung mit Art. 5 Abs. 1, Abs. 2 DSGVO herzustellen. Insgesamt handelt es sich bei den zu treffenden Maßnahmen um Maßnahmen der Datensicherheit und zur Gewährleistung eines dem Risiko angemessenen Schutzniveaus hinsichtlich der Vertraulichkeit, der Integrität, der Verfügbarkeit sowie der Belastbarkeit der Systeme. Dabei sind der Stand der Technik, die Implementierungskosten und die Art, der Umfang und die Zwecke der Verarbeitung sowie die unterschiedliche Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen im Sinne von Art. 32 Abs. 1 DSGVO zu berücksichtigen.

Die technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt und der Weiterentwicklung. Insoweit ist es dem Auftragnehmer gestattet, alternative adäquate Maßnahmen umzusetzen. Dabei darf das Sicherheitsniveau der festgelegten Maßnahmen nicht unterschritten werden. Wesentliche Änderungen sind zu dokumentieren.

Der Auftragnehmer ist berechtigt, in anonymisierter Form, Auswertungen der verarbeiteten Daten durchzuführen und die Ergebnisse dieser Auswertungen für eigene Zwecke zu verwenden.

4. Berichtigung, Sperrung und Löschung von Daten

Der Auftragnehmer darf die Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nicht eigenmächtig, sondern nur nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers berichtigen, löschen oder deren Verarbeitung einschränken. Soweit eine betroffene Person sich diesbezüglich unmittelbar an den Auftragnehmer wendet, wird der Auftragnehmer dieses Ersuchen unverzüglich an den Auftraggeber weiterleiten.

Soweit vom Leistungsumfang umfasst, sind Löschkonzept, Recht auf Vergessenwerden, Berichtigung, Datenportabilität und somit Auskunft nur nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers unmittelbar durch den Auftragnehmer sicherzustellen.

5. Qualitätssicherung und sonstige Pflichten des Auftragnehmers

Der Auftragnehmer hat zusätzlich zu der Einhaltung der Regelungen dieses Auftrags gesetzliche Pflichten gemäß Artt. 28 bis 33 DSGVO; insofern gewährleistet er insbesondere die Einhaltung folgender Vorgaben:

  • Als Ansprechpartner für Datenschutz beim Auftragnehmer wird Herr Stefan Grossek, +43-1-3613610, datenschutz@invitario.com, benannt. Die Wahrung der Vertraulichkeit gemäß Artt. 28 Abs. 3 S. 2 lit. b, 29, 32 Abs. 4 DSGVO wird gewährleistet.

    Der Auftragnehmer setzt bei der Durchführung der Arbeiten nur Beschäftigte ein, die auf die Vertraulichkeit verpflichtet und zuvor mit den für sie relevanten Bestimmungen zum Datenschutz vertraut gemacht wurden. Der Auftragnehmer und jede dem Auftragnehmer unterstellte Person, die Zugang zu personenbezogenen Daten hat, dürfen diese Daten ausschließlich entsprechend der Weisung des Auftraggebers verarbeiten einschließlich der in diesem Vertrag eingeräumten Befugnisse, es sei denn, dass sie gesetzlich zur Verarbeitung verpflichtet sind.

  • Die Umsetzung und Einhaltung aller für diesen Auftrag erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Artt. 28 Abs. 3 S. 2 lit. c, 32 DSGVO.

  • Der Auftraggeber und der Auftragnehmer arbeiten auf Anfrage mit der Aufsichtsbehörde bei der Erfüllung ihrer Aufgaben zusammen. Die unverzügliche Information des Auftraggebers über Kontrollhandlungen und Maßnahmen der Aufsichtsbehörde, soweit sie sich auf diesen Auftrag beziehen, wird vereinbart. Dies gilt auch, soweit eine zuständige Behörde im Rahmen eines Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahrens in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ermittelt.

    Soweit der Auftraggeber seinerseits einer Kontrolle der Aufsichtsbehörde, einem Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahren, dem Haftungsanspruch einer betroffenen Person oder eines Dritten oder einem anderen Anspruch im Zusammenhang mit der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ausgesetzt ist, hat ihn der Auftragnehmer nach besten Kräften zu unterstützen.

  • Der Auftragnehmer kontrolliert regelmäßig die internen Prozesse sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass die Verarbeitung in seinem Verantwortungsbereich im Einklang mit den Anforderungen des geltenden Datenschutzrechts erfolgt und der Schutz der Rechte der betroffenen Person gewährleistet wird.

    Nachweisbarkeit der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen gegenüber dem Auftraggeber im Rahmen seiner Kontrollbefugnisse nach Ziffer 7 dieses Vertrages.

6. Unterauftragsverhältnisse

Der Auftragnehmer darf Unterauftragnehmer (weitere Auftragsverarbeiter) beauftragen, wobei er diese sorgfältig auszuwählen hat. Der Auftraggeber stimmt der Beauftragung jener Unterauftragnehmer (nachstehend Sub-Auftragsverarbeiter genannt) des Auftragnehmers zu, die unter diesem Link abrufbar sind.

In der Übersicht der Sub-Auftragsverarbeiter sind auch die Voraussetzungen für etwaige Änderungen der Sub-Auftragsverarbeiter definiert.

Nicht als Unterauftragsverhältnisse im Sinne dieser Regelung sind solche Dienstleistungen zu verstehen, die der Auftragnehmer bei Dritten als Nebenleistung zur Unterstützung bei der Auftragsdurchführung in Anspruch nimmt. Dazu zählen z.B. Telekommunikationsleistungen, Wartung und Benutzerservice, Reinigungskräfte oder Prüfer. Der Auftragnehmer ist jedoch verpflichtet, zur Gewährleistung des Schutzes und der Sicherheit der Daten des Auftraggebers auch bei fremd vergebenen Nebenleistungen angemessene und gesetzeskonforme vertragliche Vereinbarungen zu treffen sowie Kontrollmaßnahmen zu ergreifen.

7. Kontrollrechte des Auftraggebers

Für die Beurteilung der Zulässigkeit der beauftragten Verarbeitung sowie für die Wahrung der Rechte von Betroffenen ist allein der Auftraggeber verantwortlich.

Der Auftraggeber hat das Recht, einvernehmlich mit dem Auftragnehmer Überprüfungen durchzuführen oder durch im Einzelfall zu benennende Prüfer durchführen zu lassen. Er hat das Recht, sich durch Stichprobenkontrollen, die in der Regel rechtzeitig anzumelden sind, von der Einhaltung dieser Vereinbarung durch den Auftragnehmer in dessen Geschäftsbetrieb zu überzeugen.

Der Auftragnehmer stellt sicher, dass sich der Auftraggeber von der Einhaltung der Pflichten des Auftragnehmers nach Art. 28 DSGVO, soweit erforderlich und möglich, überzeugen kann. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber auf Anforderung die erforderlichen Auskünfte zu erteilen und insbesondere die Umsetzung der technischen und organisatorischen Maßnahmen nachzuweisen.

Für die Ermöglichung von Kontrollen durch den Auftraggeber kann der Auftragnehmer einen Vergütungsanspruch geltend machen. Kontrollen finden nach angemessener Vorankündigung und zu Geschäftszeiten des Auftragnehmers, sowie nicht häufiger als alle 12 Monate, statt.

8. Mitteilung bei Verstößen des Auftragnehmers

Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Einhaltung der in den Artikeln 32 bis 36 der DSGVO genannten Pflichten zur Sicherheit personenbezogener Daten, Meldepflichten bei Datenpannen, Datenschutz-Folgeabschätzungen und vorherige Konsultationen. Hierzu gehören u.a.:

a) die Sicherstellung eines angemessenen Schutzniveaus durch technische und organisatorische Maßnahmen, die die Umstände und Zwecke der Verarbeitung sowie die prognostizierte Wahrscheinlichkeit und Schwere einer möglichen Rechtsverletzung durch Sicherheitslücken berücksichtigen und eine sofortige Feststellung von relevanten Verletzungsereignissen ermöglichen.

b) die Verpflichtung, Verletzungen personenbezogener Daten unverzüglich an den Auftraggeber zu melden.

c) die Verpflichtung, dem Auftraggeber im Rahmen seiner Informationspflicht gegenüber dem Betroffenen zu unterstützen und ihm in diesem Zusammenhang sämtliche relevante Informationen unverzüglich zur Verfügung zu stellen.

d) die Unterstützung des Auftraggebers für dessen Datenschutz-Folgenabschätzung.

e) die Unterstützung des Auftraggebers im Rahmen vorheriger Konsultationen mit der Aufsichtsbehörde.

Für Unterstützungsleistungen, die nicht in der Leistungsbeschreibung enthalten oder auf ein Fehlverhalten des Auftragnehmers zurückzuführen sind, kann der Auftragnehmer eine Vergütung beanspruchen.

9. Weisungsbefugnis des Auftraggebers

Mündliche Weisungen bestätigt der Auftraggeber unverzüglich (mind. Textform).

Der Auftragnehmer hat den Auftraggeber unverzüglich zu informieren, wenn er der Meinung ist, eine Weisung verstoße gegen Datenschutzvorschriften. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung solange auszusetzen, bis sie durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird.

10. Pflichten des Auftraggebers

Der Auftraggeber haftet dem Auftragnehmer dafür, dass die zur Verarbeitung durch den Auftragnehmer überlassenen Daten rechtmäßig erhoben wurden und der Auftragnehmer zur Datenverarbeitung gemäß der vorliegenden Vereinbarung sowie der Leistungsvereinbarung berechtigt ist. Kommt es diesbezüglich zu Ansprüchen Dritter (zB von betroffenen Personen), so hält der Auftraggeber den Auftragnehmer diesbezüglich schad- und klaglos.

Weiters verpflichtet sich der Auftraggeber als Verantwortlicher iSd DSGVO sämtliche Betroffenenrechte wie Auskunftsrecht, Recht auf Berichtigung, Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Recht auf Datenübertragbarkeit und Widerspruchsrecht zu wahren und bei Weiterleitung diesbezüglicher Anfragen durch den Auftragnehmer umgehend tätig zu werden.

11. Löschung von Daten

Kopien oder Duplikate der Daten werden ohne Wissen des Auftraggebers nicht erstellt. Hiervon ausgenommen sind Sicherheitskopien, soweit sie zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Datenverarbeitung erforderlich sind, sowie Daten, die im Hinblick auf die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich sind.

Nach Abschluss der vertraglich vereinbarten Arbeiten oder früher nach Aufforderung durch den Auftraggeber – spätestens mit Beendigung der Leistungsvereinbarung – hat der Auftragnehmer sämtliche in seinen Besitz gelangten Unterlagen, erstellte Verarbeitungs- und Nutzungsergebnisse sowie Datenbestände, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, nach vorheriger Zustimmung und unter Berücksichtigung gesetzlicher bzw. rechtlicher Aufbewahrungspflichten datenschutzgerecht zu vernichten. Gleiches gilt für Test- und Ausschussmaterial.

Dokumentationen zu den über die Internetdienstleistung des Auftragnehmers abgewickelten Veranstaltungen, ggf. darüber abgewickelter kostenpflichtiger Transaktionen sowie Gästedaten, die dem Auftraggeber als Nachweis der auftrags- und ordnungsgemäßen Datenverarbeitung dienen, sind ausschließlich durch den Auftraggeber entsprechend der jeweiligen Aufbewahrungsfristen über das Vertragsende hinaus aufzubewahren.

Dokumentationen der Geschäftsbeziehung zwischen dem Auftraggeber und Auftragnehmer, die dem Nachweis der auftrags- und ordnungsgemäßen Datenverarbeitung dienen, sind durch den Auftragnehmer entsprechend der jeweiligen Aufbewahrungsfristen über das Vertragsende hinaus aufzubewahren. Er kann sie zu seiner Entlastung bei Vertragsende dem Auftraggeber übergeben.