Deshalb widmen wir dem Thema Event-Feedback eine vierteilige Serie, in der wir das Thema aus unterschiedlichen Perspektiven betrachten und Ihnen anhand von Beispielen zeigen, wie auch Sie Feedback von den Teilnehmenden Ihrer Veranstaltungen einholen können.
Im ersten Teil erfahren Sie, wie Umfragen zum unersetzlichen Tool für erfolgreiches Eventmarketing werden.
Womit haben Sie die Teilnehmenden auf Ihrem Business-Event zuletzt begeistert? Und welcher Programmpunkt auf der Veranstaltung hat Ihnen als Organisator zwar viel Mühe, aber nicht den erwünschten Erfolg beschert? In der dynamischen Welt des Eventmarketings zählt jedes Detail. Die richtigen Informationen und ausreichendes Wissen über Ihre Zielgruppe(n) können den Unterschied zwischen einem durchschnittlichen und einem herausragenden Event-Erlebnis ausmachen.
Umfragen in allen Phasen des Eventprozesses werden als Planungstool oftmals unterschätzt, obwohl sie so gut wie kein anderes Tool Klarheit über die Bedürfnisse der Teilnehmenden und der Stakeholder schaffen. Vor allem liefern sie aber wertvolle Daten und Erkenntnisse, um den Erfolg des letzten Events zu messen.
Der Nutzen von Feedback
Erfolgreiche Business-Events leben von kontinuierlicher Verbesserung. Umfragen, mit denen Sie Feedback zur Veranstaltung einholen, sind daher ein simples sowie effektives Tool und ein entscheidender Faktor, um Ihre Zielgruppe(n) besser zu verstehen. Vor allem sind sie aber das Must-have, wenn es um die Erfolgskontrolle nach dem letzten Event geht. Sie liefern die strukturierte und messbare Möglichkeit, den Erfolg der im Rahmen einer Veranstaltung gesetzten Maßnahmen festzustellen und Potenziale für die Optimierung zu erheben.
Unsere aktuelle Invitario-Studie 2023 zeigt jedoch, dass weniger als die Hälfte der Unternehmen Feedback-Umfragen während oder nach ihren Business-Events durchführen und so die Chance verpassen, wertvolle Rückmeldungen von den Teilnehmenden einzuholen.
Das sagen Unternehmen zum Thema Erfolgsmessung:
- 78 % der befragten Unternehmen den Erfolg eines Business-Events anhand der Teilnehmenden.
- 54 % beziehen die Zufriedenheit von Partner:innen, Aussteller:innen und Sponsor:innen in ihre Erfolgsmessung mit ein.
- Nur 43 % führen Umfragen unter den Teilnehmenden durch.
- 37 % misst den Erfolg anhand neu gewonnener Leads.
- 30 % anhand der Anzahl von Anfragen nach der Veranstaltung.
Die Ergebnisse der Befragung zeigen, dass die Erfolgsmessung von Business-Events häufig noch in den Kinderschuhen steckt und sich auf die reine Durchführung der Veranstaltung, wie z.B. die Anzahl der Teilnehmenden, bezieht. Die nachgelagerten Effekte, für die Veranstaltungen eigentlich organisiert werden, sind nur selten Teil der Evaluation.
Dabei können richtig eingesetzte Umfragen wertvolle Einblicke liefern, um das Eventmarketing eines Unternehmens gezielt weiterzuentwickeln. Detaillierte Informationen und weitere Ergebnisse zum Status quo von Business-Events aus unserer großen Invitario-Studie 2023 erhalten Sie übrigens in unserem kostenlosen White Paper, das Sie hier anfordern können.
5 Gründe für Umfragen
In jedem Fall gibt es mehr Gründe, eine Teilnehmerbefragung durchzuführen, als sie nicht durchzuführen. Wir haben fünf Anwendungsfälle ausgesucht, von denen jede Veranstalter:in sofort profitiert.
1. Qualitätskontrolle
Das Feedback gibt Aufschluss darüber, was aus Sicht der Teilnehmenden und/oder Partner:innen bei einer Veranstaltung gut gelaufen ist und was verbessert werden sollte. Entscheidend ist, dass die Qualitätskontrolle fortlaufend eingesetzt wird und jede Veranstaltung umfasst. Die Qualitätskontrolle ermöglicht eine kontinuierliche Optimierung zukünftiger Veranstaltungen.
2. Zielgruppen-Insights
Durch das Feedback erfahren die Veranstalter:innen mehr über die Erwartungen, Bedürfnisse und Wünsche der Teilnehmenden. Dies ermöglicht es, zukünftige Veranstaltungen besser auf die Zielgruppe(n) abzustimmen.
3. Messung des ROI (Return on Investment)
Besonders bei Business-Events ist es wichtig, den Wert und Nutzen der Veranstaltung für das Unternehmen oder die Organisation zu bestimmen. Feedback Fragen helfen dabei, den tatsächlichen ROI zu quantifizieren.
4. Neue Ideen und Perspektiven
Teilnehmenden geben im Feedback zur Veranstaltung oft frische Ideen oder Perspektiven, an die die Sie als Veranstalter:in vielleicht nicht gedacht haben. Dies fördert die Innovation und Weiterentwicklung von Business-Events.
5. Benchmarking
Die Antworten einer Umfrage helfen dabei zu sehen, wie ein Event im Vergleich zu anderen vorherigen Veranstaltungen abschneiden. Dabei ist besonders darauf zu achten, dass zumindest ein Teil der Fragen bei allen Veranstaltungen gleich bleibt – nur so kann eine Vergleichbarkeit zwischen den einzelnen Veranstaltungen hergestellt werden.
Die Qualität der erhaltenen Informationen hängt in hohem Maße von der Qualität der Umfrage ab. Jede erfolgreiche Umfrage basiert auf einem gut ausgearbeiteten Fragebogen. Dieser muss z.B. die richtige Zielgruppe ansprechen, die richtigen Fragen enthalten und eine angemessene Länge haben.
Entscheidend ist auch die Art der Fragen: Multiple-Choice-Fragen oder Likert-Skalen helfen, die Antworten in einer strukturierten Form zu erfassen, die leichter zu analysieren ist und konkrete Daten liefert. Offene Fragen hingegen ermöglichen es den Teilnehmenen, detaillierter auf bestimmte Themen einzugehen und bieten Raum für qualitative Einsichten, die bei geschlossenen Fragen möglicherweise nicht erfasst werden.
Fazit
Erfolgreiche Business-Events bauen auf qualitativem Feedback auf, welches die Basis für kontinuierliche Verbesserung ist. Durch strukturierte Umfragen gewinnen Veranstalter Einblicke in die Wünsche und Bedürfnisse ihrer Zielgruppe(n).
Das Sammeln von Feedback fördert auch das Verständnis zwischen Organisatoren und Teilnehmenden der Veranstaltungen. Dabei ist ein ausgewogener Mix aus quantitativen und qualitativen Fragen essentiell für ein umfassendes Bild.
