11 E-Mail-Vorlagen für Events, um die Anzahl und das Engagement Ihrer Teilnehmer zu steigern

Mit diesen E-Mail-Vorlagen für Veranstaltungen nutzen Sie die Effektivität und vielseitigen Möglichkeiten von E-Mail-Marketing, um Kontakte über Ihre Events zu informieren und diese in Teilnehmer zu verwandeln.
3. November 2021 | 
Invitario Redaktion
11-E-Mail-Vorlagen für Veranstaltungen

Mit einer durchdachten E-Mail-Strategie werden Sie mehr Erfolg in Ihrem Eventmarketing erzielen. Auf Basis der nachstehenden E-Mail-Vorlagen und Best Practices für Veranstaltungen können Sie ansprechende und überzeugende Inhalte erstellen, um die Anzahl der Teilnehmer und das Engagement auf Ihren Veranstaltungen zu steigern.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen 11 E-Mail-Vorlagen für Veranstaltungen vor, die Ihre Kontakte begeistern werden und die zu mehr Registrierungen und einem höheren Engagement Ihrer Teilnehmer führen. Außerdem erklären wir Ihnen, warum E-Mail-Marketing für ein erfolgreiches Eventmarketing unverzichtbar ist.

E-Mail-Marketing ist ein Instrument, auf das Sie im Teilnehmermanagement Ihrer Veranstaltungen unter keinen Umständen verzichten sollten. Mit E-Mail-Marketing und Event-E-Mails meinen wir deutlich mehr als das bloße Versenden einer Einladung oder Anmeldebestätigung zu einer Veranstaltung.

Für Ihr Eventmarketing – und den Unterdisziplinen Eventkommunikation und Teilnehmermanagement – stehen Ihnen heute Tools und Plattformen wie Invitario zur Verfügung, die Sie bei der Planung und Umsetzung von E-Mail-Marketing-Kampagnen für Ihre Veranstaltungen mit flexiblen, standardisierbaren sowie automatisierten Prozessen unterstützen.

Nutzen Sie die Ihnen zur Verfügung stehenden Möglichkeiten digitaler Event-Tools, um mit einfachen Maßnahmen mehr Teilnehmer für Ihre Veranstaltungen zu gewinnen, einen besseren Event-ROI zu erzielen und dadurch das Wachstum Ihres Unternehmens zu beschleunigen.

Tipp: Sie möchten mehr darüber erfahren, wie Ihnen Event-E-Mails dabei helfen, mehr Teilnehmer zu gewinnen? Lesen Sie dazu unseren Artikel „6 einfache Maßnahmen, um mit E-Mails mehr Teilnehmer für Ihr Event zu begeistern“.

11 E-Mail-Vorlagen für Veranstaltungen

Verwenden Sie unsere 11 E-Mail-Vorlagen, um Interesse bei Ihren Kontakten zu wecken, eventspezifische Informationen zu verbreiten sowie um die wichtige Follow-up-Kommunikation nach Ihren Veranstaltungen aufrecht zu halten.

Dank unserer langjährigen Erfahrung und enger Zusammenarbeit mit großen und mittelständischen Unternehmen im DACH-Raum können wir diese erfolgversprechenden Vorlagen mit Ihnen teilen.

Um Ihr Eventmarketing noch effektiver zu machen, empfehlen wir Ihnen diese E-Mail-Vorlagen als Ausgangspunkt heranzuziehen und sie mit Ihren eigenen Inhalten und Ideen anzureichern.

Beachten Sie dabei immer, dass die Kommunikation mit Ihren Teilnehmern konsistent gestaltet und stets den Werten bzw. der Marke Ihres Unternehmens bzw. Events entsprechen sollte.

Tipp: Sie möchten wissen, wie Sie den Erfolg Ihrer Eventmarketing-Maßnahmen messen können? Mehr erfahren Sie in unserem Artikel: „12 Kennzahlen, um den Erfolg Ihrer virtuellen Events zu messen und zu analysieren“.

1. E-Mail-Vorlage für Veranstaltungen

Wecken Sie das Interesse an Ihrem Event

Mit der ersten E-Mail an Ihre potenziellen Teilnehmer wollen Sie deren Interesse an Ihrer Veranstaltung wecken. 

Wenn es sich um die erste Veranstaltung dieser Art handelt, können Sie mit Formulierungen wie „Zum ersten Mal“ oder „Exklusiv für Sie in Deutschland“ arbeiten, um für Aufmerksamkeit zu sorgen.

Handelt es sich um eine jährliche Veranstaltung, kann eine Formulierung wie „Wir sind wieder da“ oder „Sind Sie bereit?“ ein guter Einstieg sein, um ein Event anzukündigen – vor allem dann, wenn Sie wegen der Pandemie ein Jahr aussetzen mussten.

Während Sie die Spannung für Ihre Veranstaltung mit einer solchen E-Mail aufbauen, sollten Sie noch nicht alle Details auf einmal verraten – also noch nicht das ganze Pulver auf einmal verschießen. Vermeiden Sie es aber unbedingt, mit Ihren Inhalten zu vage zu bleiben.

Verwenden Sie aussagekräftige Fotos, Grafiken und Texte, um die Aufmerksamkeit Ihrer Kontakte zu gewinnen und diese für Ihre Veranstaltung zu begeistern.

Denken Sie daran, dass jeder Kontakt „FOMO“ (das steht für „Fear of missing out“ bzw. die Angst, etwas zu verpassen) vermeiden möchte. Nutzen Sie diesen psychologischen Kniff, um die Eventkommunikation und das Teilnehmermanagement spannend und unterhaltsam zu gestalten.

Warum diese Event-E-Mail funktioniert

Ganz einfach, weil sie Ihren Kontakten eine Freude bereitet! In Verbindung mit der richtigen Bildsprache können Sie Ihren E-Mails ein gewisses Flair verleihen. Eine einfache Ankündigung Ihres Events ist zwar besser als nichts, aber wenn Sie die Kommunikation mit Ihren Kontakten mit spannenden Inhalten aufladen und damit gleichzeitig die Vorfreude auf Ihre Veranstaltung steigern können, warum nicht?

2. E-Mail-Vorlage für Veranstaltungen

Mit dem Save the Date zum ersten Kontakt

Das Save the Date ist das Instrument der Wahl, wenn es um eine wichtige Veranstaltung geht, die eine große Ankündigung rechtfertigt.

Halten Sie Ihre Botschaft kurz, einfach und prägnant: Für Ihre Empfänger muss es ausreichend sein, dass Sie einfach nur „Save the Date“ schreiben und dass das Datum Ihrer Veranstaltung sowie gegebenenfalls die Location und Sie als Veranstalter hervorstechen.

Wenn Sie bereits weitere Informationen zu Ihrer Veranstaltung mitteilen wollen, dann können Sie einen Button (z. B. „Mehr erfahren“) hinzufügen, um auf Ihre Eventwebsite zu verlinken.

Auf der Website zu Ihrer Veranstaltung können Sie Inhalte wie ein Teaser-Video einbinden und weitere Informationen, die Ihnen schon bekannt sind, zur Verfügung stellen.

Halten Sie aber auch hier noch einige Informationen, die Sie erst im weiteren Verlauf Ihrer E-Mail-Kampagne häppchenweise zur Verfügung stellen, zurück. Formulieren Sie die Informationen im Save the Date daher einfach und formatieren Sie diese in einem kurzen Absatz oder als kurze Liste:

„Nehmen Sie am [Datum] in [Location] an unserer Veranstaltung [Name der Veranstaltung] teil. Weitere Informationen zum Event erhalten Sie in den kommenden Wochen.“

Beschreiben Sie die Veranstaltung kurz und knapp, einschließlich der bereits bekannten Speaker, Aktivitäten und Informationen, mit der Sie die Relevanz der Veranstaltung unterstreichen. Beenden Sie das Save the Date mit einem freundlichen Abschluss:

„Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme!“

Warum diese Event-E-Mail funktioniert

Das Save the Date ist eine einfache Methode, um das Interesse Ihrer Kontakte zu wecken und die Vorfreude auf die Veranstaltung zu steigern. Konzentrieren Sie sich im Save the Date darauf, nur die wichtigsten Informationen zu transportieren. So bleibt ausreichend Raum für weitere E-Mails, Informationen und Nachfassaktionen.

3. E-Mail-Vorlage für Veranstaltungen

Die persönliche Einladung mit exklusiven Vorteilen

Senden Sie Ihren Kontakten eine persönliche Einladung und bieten Sie exklusive Vorteile an, die nur für einen begrenzten Zeitraum oder einem beschränkten Personenkreis zur Verfügung stehen.

Diese Form der Einladung ist ideal für neue oder potenzielle Kunden oder für diejenigen, die bereits an einer früheren Veranstaltung Ihres Unternehmens teilgenommen haben und kurz davor stehen, Kunden zu werden.

Für die Betreffzeile können Sie eine Formulierung wie „Persönliche Einladung für [Name des Empfängers]“, „Persönliche Einladung zur Veranstaltung [Name der Veranstaltung]“ oder „Sie sind eingeladen zu [Name der Veranstaltung]“ verwenden.

Eventmarketing-Plattformen und Tools für Teilnehmermanagement wie Invitario ermöglichen Ihnen die automatisierte Personalisierung Ihrer E-Mails. Sogar die Personalisierung der Betreffzeile von Event-E-Mails, z. B. mit dem Namen des Empfängers, ist möglich. Mit diesen Details können Sie Ihr Eventmarketing und Teilnehmermanagement ohne viel Aufwand aufwerten und effektiver gestalten.

Selbst wenn Ihre Veranstaltung an sich schon exklusiv ist, sollten Sie sich nicht die Möglichkeit entgehen lassen, den wichtigsten Kontakten zusätzliche Anreize anzubieten, um möglichst viele der gewünschten Personen tatsächlich am Event begrüßen zu können.

Mögliche Vorteile, die Sie Ihren Kontakten anbieten können:

  • $Vorab Einladung zur Anmeldung bei begrenzten Plätzen
  • $Privilegien beim Netzwerken am Event
  • $Zugang zu einer exklusiven VIP-Area mit gastronomischen Angebot
  • $Zugriff auf exklusive Inhalte wie Aufzeichnungen von Vorträgen
  • $Garantierter und kostenloser Parkplatz oder Organisation der Anreise

Denken Sie daran, dass Ihre Einladung mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht die einzige in den Posteingängen Ihrer Kontakte sein wird und auch andere Unternehmen mit attraktiven Events um die Aufmerksamkeit derselben Zielgruppe buhlen werden.

Tipp: Denken Sie bei der Budgetierung und Konzeption Ihrer Anreize nicht zu „klein“, sondern berechnen Sie die möglichen Vor- und Nachteile, die sich aus der Anwesenheit oder Nichtteilnahme von für Sie relevanten Personen ergeben könnten. Denn auch hier gilt der universelle Grundsatz im Eventmarketing: Der Erfolg einer Veranstaltung steht und fällt mit den teilnehmenden Personen.

Warum diese Event-E-Mail funktioniert

Exklusive Gelegenheiten gibt es nur selten und fühlen sich immer besonders an. Wichtig ist, den passenden Anreiz auf die Interessen einer Zielgruppe oder Person abzustimmen.

Die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Kontakte mit einer Zusage auf eine persönlich und exklusiv gehaltene Einladung reagieren, nimmt deutlich zu, wenn diese einige Extras enthält, die den Besuch der Veranstaltung noch attraktiver machen. Hier macht es sich bezahlt, die Interessen und Vorlieben jedes Kontakts zu kennen und in der Eventkommunikation darauf einzugehen.

4. E-Mail-Vorlage für Veranstaltungen

Der Countdown für die Registrierung

Ein Countdown ist perfekt für eine E-Mail mit dem Betreff „Die Zeit läuft ab“. Verwenden Sie diese typische Taktik aus dem E-Mail-Marketing im E-Commerce kurz bevor die Anmeldung zu Ihrer Veranstaltung geschlossen wird. Klar, ein Countdown passt nicht zu jedem Event, sorgt im passenden Kontext aber garantiert für Aufmerksamkeit.

In die Event-E-Mail können Sie mit einer Aufforderung zur Handlung einsteigen, wie z. B.:

„Registrieren Sie sich noch heute für die Veranstaltung, bevor die Anmeldung am [Datum] geschlossen wird.“ Ergänzen Sie diesen Absatz um einen Button, der direkt zur Registrierung Ihrer Veranstaltung auf der Eventwebsite führt.

Die Verknappung funktioniert natürlich auch mit einem eingeschränkten oder sich dem Ende neigenden Kontingent an Plätzen:

„Es stehen nur noch [Anzahl] Plätze für die Teilnahme an der Veranstaltung [Name der Veranstaltung] zur Verfügung. Verpassen Sie nicht [Argumente für Teilnahme einfügen] und melden Sie sich noch heute zum Event an.“

Sie können Countdown-E-Mails auch für Ihr eigentliches Veranstaltungsdatum verwenden und diese mit Details zum Programm, zu den Speakern und der Wegbeschreibung oder anderen nützlichen Last-Minute-Informationen ergänzen. 

Warum diese Event-E-Mail funktioniert

Das Gefühl der Dringlichkeit funktioniert immer und in jedem Kontext – auch bei Veranstaltungen. Vor allem bei Personen, die vorhatten, an Ihrer Veranstaltung teilzunehmen, aber im Moment nicht mehr daran gedacht haben. Wenn Sie Ihre Kontakte daran erinnern, dass die „Uhr tickt“, werden diese dem Event mehr Priorität geben, um dieses nicht zu verpassen.

5. E-Mail-Vorlage für Veranstaltungen

Die personalisierte Event-E-Mail

Wenn Sie eine Vorlage wie den Countdown mit einer Personalisierung kombinieren, erhöhen Sie die Effektivität noch weiter.

Haben Sie schon einmal eine E-Mail gesehen, in der steht: „[Name], die Zeit läuft ab?“ Das veranlasst Sie auf jeden Fall dazu, einen Moment innezuhalten und die E-Mail in Ihrem Posteingang anzuklicken – zumindest um zu sehen, worum es geht.

Setzen Sie den Namen Ihrer Kontakte direkt in die Betreffzeile oder beginnen Sie den Text der E-Mail mit „Guten Tag [Name]“ und fahren Sie dann mit einer Nachricht fort, die zur Beziehung des Empfängers zu Ihrem Unternehmen passt. Diese Daten werden von Ihrer CRM-Software geliefert und können von Eventmarketing-Plattformen und Tools für Teilnehmermanagement wie Invitario mit Personalisierungen der Anrede sowie der Platzierung dynamischer Inhalte verarbeitet werden.

Wenn Sie der Einladung eine besondere Note verleihen möchten, fügen Sie der Signatur den Namen eines Mitarbeiters Ihres Unternehmens hinzu – im Idealfall ist das eine Person, die dem Empfänger bereits bekannt ist.

Warum diese Event-E-Mail funktioniert

Wenn Sie eine E-Mail zu einer Veranstaltung personalisieren und mit einer persönlichen Note versehen, wecken Sie die Aufmerksamkeit des Empfängers und vermitteln das Gefühl, dass Sie sich besonders viel Mühe gegeben haben. Zusätzlich kann das beim Empfänger das Gefühl erzeugen, dass er bereits eine Beziehung zu Ihnen aufgebaut hat und Sie Wert auf den persönlichen Kontakt mit ihm legen.

6. E-Mail-Vorlage für Veranstaltungen

Details zum Ablauf Ihrer Veranstaltung

Informieren Sie Ihre Kontakte in dieser Event-E-Mail über die wichtigsten Details Ihrer Veranstaltung. 

Je nachdem, ob Sie dabei neue, potenzielle oder wiederkehrende Teilnehmer ansprechen, können Sie auf unterschiedliche Punkte eingehen.

Mögliche Inhalte, über die Sie Ihre Kontakte vorab informieren können: 

  • $Hinweise und Hilfestellungen zur Registrierung
  • $Überblick über die Veranstaltung
  • $ Höhepunkte im Programm
  • $Hinweise zu den Covid-Präventionsmaßnahmen
  • $ Anfahrt bzw. Informationen zur Location
  • $Informationen zu Parkmöglichkeiten

Sprechen Sie Ihre Kontakte persönlich per Namen an und bleiben Sie dabei in der Sprache freundlich und locker:

„Guten Tag [Name], die Veranstaltung [Name der Veranstaltung] findet bereits in wenigen Tagen statt. Wir möchten Ihnen einige hilfreiche Informationen und Tipps geben, um den Ablauf für Sie so reibungslos wie möglich zu gestalten.“

Führen Sie die Informationen in einer klaren Struktur und prägnant auf und stellen Sie mit Links weitere Informationen, die für Ihre Kontakte hilfreich sein könnten – z. B. zur Anfahrt –, zur Verfügung. 

Warum diese Event-E-Mail funktioniert

Ihre Teilnehmer werden immer Fragen zur Veranstaltung haben, selbst wenn Sie alle nur erdenklichen Informationen vorbildlich aufbereitet zur Verfügung gestellt haben.

Es ist immer wieder überraschend – um nicht zu sagen schockierend –, wie wenig der transportierten Information beim Empfänger ankommt und wahrgenommen wird. Scheuen Sie also nicht davor zurück, wichtige Informationen mehrfach zu kommunizieren!

Einer der frustrierendsten Aspekte einer Veranstaltung kann für Teilnehmer ein Mangel an Informationen über die Basics und den Ablauf einer Veranstaltung sein. Sparen Sie Ihren Teilnehmern daher Zeit und Nerven und erleichtern Sie sich Ihre Vorbereitung des Events.

Mit Event-E-Mails zum Ablauf Ihrer Veranstaltung haben Sie außerdem einen weiteren Grund, um vor der Veranstaltung mit Ihren Teilnehmern in Kontakt zu treten und nützliche Informationen zur Verfügung stellen.

7. E-Mail-Vorlage für Veranstaltungen

Wissenswertes und FAQs

Welche Fragen zu einer Veranstaltung werden Ihnen von potenziellen Teilnehmern am häufigsten gestellt? Was sind interessante und relevante Informationen über Ihr Unternehmen, Ihre Produkte und Dienstleistungen sowie Ihre Veranstaltung?

Stellen Sie Ihren Kontakten in einer E-Mail vor der Veranstaltung einige wissenswerte Fakten über das Event vor und stellen Sie häufig gestellte Fragen (FAQs) zusammen. Sie können auch einige interessante Fakten über die Speaker mit Fotos und anderen relevanten Inhalten wie Links zu LinkedIn-Profilen zur Verfügung stellen.

Weisen Sie auch gerne auf Statistiken oder Highlights früherer Events hin, um den Teilnehmern eine bessere Vorstellung davon zu geben, was sie auf der bevorstehenden Veranstaltung erwartet und um dem Event eine höhere Relevanz zu verleihen. 

Tipp: Damit diese Event-E-Mail nicht wie ein förmlicher Newsletter wirkt, halten Sie den Inhalt kurz und informativ und verwenden Sie Elemente wie Farben, fette Schriftarten und Grafiken, um den Text aufzulockern.

Warum diese Event-E-Mail funktioniert

Mit serviceorientierten Inhalten stärken Sie das Interesse an Ihrer Veranstaltung und geben neuen Teilnehmern mit hilfreichen Informationen mehr Kontext zum Event.

8. E-Mail-Vorlage für Veranstaltungen

Kontaktieren Sie uns!

Sie denken vielleicht, dass Sie in der Eventkommunikation Ihres Teilnehmermanagements schon an alles gedacht haben. Aber Sie irren sich!

Selbst wenn Sie die Vorlage 7 (Wissenswertes und FAQs) eingesetzt und die wichtigsten Informationen zu Ihrem Event mehrfach kommuniziert haben – die Teilnehmer werden immer Fragen zu Ihrer Veranstaltung haben, auf die Sie als Veranstalter nie und nimmer gekommen wären, oder Fragen zu Informationen stellen, die Sie klar und deutlich auf Ihrer Eventwebsite und in vorhergehenden Event-E-Mails mitgeteilt haben.

Bleiben Sie in Ihrer Kommunikation daher immer proaktiv und senden Sie eine Event-E-Mail, um Ihren Teilnehmern die Unterstützung bei jeglichen Fragen zur Teilnahme und zu Ihrem Event anzubieten. Machen Sie es Ihren Kontakten so einfach wie möglich, mit Ihnen in Kontakt zu treten und stellen Sie sicher, dass Sie auf allen angebotenen Kanälen zeitnah reagieren können. 

Diese Kanäle können Sie Ihren Kontakten für Fragen anbieten:

  • $Direkte Antwortmöglichkeit auf die E-Mail: Achten Sie darauf, dass die Antwort-an-Adresse Ihrer Event-E-Mail entsprechend konfiguriert ist und Sie die Antworten direkt erhalten. Fordern Sie Ihre Empfänger am besten dazu auf, direkt auf die E-Mail zu antworten.
  • $Button mit Link auf ein Online-Formular: Ermöglichen Sie Ihren Teilnehmern, Ihnen eine Frage über ein Online-Formular auf Ihrer Eventwebsite zu stellen.
  • $Social-Media-Kanäle: Binden Sie in allen Event-E-Mails jene Social-Media-Plattformen wie Facebook, Instagram, Twitter und – ganz wichtig – LinkedIn mit Icons und Links ein, die Sie bei Ihren Veranstaltungen tatsächlich nutzen und bedienen können.
  • $WhatsApp und Facebook Messenger: Diese beiden Messenger bieten komfortable und übersichtlich verwaltbare Business-Accounts an und erfreuen sich immer größerer Beliebtheit.

Eine Frage zu stellen, ist immer eine gewisse Überwindung. Sorgen Sie deshalb dafür, dass sich die Empfänger wohlfühlen, wenn sie sich an Sie wenden.

Zwei Möglichkeiten für den Einstieg in diese Event-E-Mail:

„Guten Tag [persönliche Anrede + Name],
die Veranstaltung [Name der Veranstaltung] findet bald statt und wir würden uns freuen, von Ihnen zu hören. Zögern Sie nicht uns zu kontaktieren, wenn Sie Fragen, Anregungen oder Bedenken bezüglich der Veranstaltung haben.“

„Haben wir etwas übersehen, [persönliche Anrede + Name]?
Lassen Sie uns wissen, wie wir Sie bei Ihren Vorbereitungen auf die Veranstaltung [Name der Veranstaltung] unterstützen können.“

Warum diese Event-E-Mail funktioniert

Freilich können Sie all diese Informationen auch in jede beliebige Event-E-Mail einfügen. Aber eine E-Mail, die ausschließlich der Kontaktaufnahme mit Ihnen vor der Veranstaltung gewidmet ist, ist deutlich wirkungsvoller. Denn diese lässt die Teilnehmer wissen, dass es Ihnen nichts ausmacht, wenn Fragen zum Event gestellt werden und es Ihnen wichtig ist, dass sich Ihre Teilnehmer gut vorbereitet fühlen.

Der Verweis auf die sozialen Medien hilft ihnen, auf den für jeden Empfänger einfachsten Kanal und in einem zwangloseren Rahmen in Kontakt zu treten.

9. E-Mail-Vorlage für Veranstaltungen

Warum Sie am Event teilnehmen sollten

Diese Event-E-Mail ist für jene Personen gedacht, die Ihre E-Mails zwar immer wieder öffnen, sich aber noch nicht als Teilnehmer registriert haben.

Nutzen Sie diese Gelegenheit, um diese Zielgruppe von Ihrem Event zu überzeugen. Halten Sie die E-Mail spielerisch und listen Sie die Gründe auf, warum die Personen teilnehmen sollten und welchen Nutzen sie davon haben werden.

Beantworten Sie in dieser Event-E-Mail grundlegende und informative Fragen, wie z. B.:

  • $Wann ist es wieder so weit?
  • $Warum sollte ich kommen?
  • $Wer wird anwesend sein?
  • $Was ist das Programm?

Erwägen Sie auch die Angabe eines zusätzlichen Anreizes, um diese Personen von einer Teilnahme zu überzeugen.

Warum diese Event-E-Mail funktioniert

Wenn Sie unentschlossene Personen mit relevanten Details ansprechen und den Nutzen einer Teilnahme klar argumentieren, könnte das der letzte Anstoß für eine Registrierung zum Event sein.

10. E-Mail-Vorlage für Veranstaltungen

Vielen Dank für Ihre Teilnahme und Zeit!

Durchatmen, Sie haben es geschafft und die Veranstaltung ist über die Bühne gegangen. Gute Arbeit! Jetzt ist es an der Zeit, um sich bei Ihren Teilnehmern zu bedanken, weil sie Ihre Veranstaltung zu einem Erfolg gemacht haben und ihre wertvolle Zeit dazu verwendet haben, um an Ihrer Veranstaltung teilzunehmen.

„Unser Event [Name der Veranstaltung] ist dank Ihnen (größer und) besser geworden, als wir es uns je hätten vorstellen können! Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, um zum Erfolg der Veranstaltung beizutragen. Wir hoffen, es hat Ihnen genauso viel Spaß gemacht wie uns.“

Bieten Sie weiterführende Inhalte an und verlinken Sie z. B. zu:

  • $Zusammenfassung der vermittelten Inhalte
  • $Hervorhebung beliebter Speaker und/oder Sessions
  • $Wichtigen Momenten des Events
  • $Informationen zu vorgestellten Angeboten, Produkten oder Dienstleistungen
  • $Fotos und Videos
  • $Aufzeichnungen von Sessions, Workshops und Keynotes

Denken Sie daran, auch kurz für Ihre nächsten Veranstaltungen zu werben und kündigen Sie an, dass Sie sich bald wieder melden werden.

Schließen Sie Ihr Dankesschreiben mit einer persönlichen Nachricht einer Person – etwa des Geschäftsführers oder Vorstandes des Gastgebers – ab.

Warum diese Event-E-Mail funktioniert

Jeder Ihrer Teilnehmer schätzt eine gute Zusammenfassung Ihrer Veranstaltung. Die Teilnehmer freuen sich über den schnellen und einfachen Zugang zu aufgezeichneten Inhalten und wollen sehen, ob sie es auf eines der Fotos oder Videos geschafft haben. Stellen Sie sicher, dass Sie Möglichkeiten zum Teilen der Inhalte anbieten, wenn Sie das Netzwerk Ihrer Teilnehmer nutzen wollen.

11. E-Mail-Vorlage für Veranstaltungen

Wie hat Ihnen unser Event gefallen?

Nachdem Sie sich bei allen Teilnehmern bedankt haben (Vorlage 10), ist es an der Zeit, das Feedback und die Erfahrungen Ihrer Teilnehmer einzuholen.

Halten Sie es auch hier so einfach wie möglich und überstrapazieren Sie Ihre Teilnehmer nicht:

„Teilen Sie uns mit, wie Ihnen unser Event [Name der Veranstaltung] gefallen hat!“

Oder erläutern Sie:

„Unsere Veranstaltung [Name der Veranstaltung] war voll von besonderen Speakern und spannenden Inhalten und wir wollen, dass es für Sie im nächsten Jahr noch besser wird! Sagen Sie uns einfach, was aus Ihrer Sicht gut funktioniert hat, was nicht und was wir beim nächsten Event besser machen können.

Eine Bitte: Halten Sie sich mit Ihrem Feedback nicht zurück – nur offenes Feedback hilft uns dabei, unsere Veranstaltungen besser zu machen.“

Fügen Sie nach Ihrer Einleitung einen Button oder Link ein, der zu einem Feedback-Formular oder einer Umfragen führt. Bitten Sie die Teilnehmer auch um Feedback zu ihren persönlichen Highlights und stellen Sie ausreichend Platz für Erläuterungen zur Verfügung.

Stellen Sie durch das Einfügen einer optionalen Zustimmungserklärung sicher, dass sie das Feedback einzelner Teilnehmer veröffentlichen dürfen. Lassen Sie die besten Kommentare und Rückmeldungen in die Ankündigung Ihrer nächsten Veranstaltungen einfließen. 

Warum diese Event-E-Mail funktioniert

Indem Sie Ihre Teilnehmer zu Wort kommen lassen, zeigen Sie, dass Ihnen deren Meinung wichtig ist und dass Sie sich verbessern wollen. Formulieren Sie Ihre Fragen in den Umfragen so authentisch wie möglich, um ein möglichst ehrliches und nützliches Feedback zu erhalten.