Die perfekte Einladung zu einer Veranstaltung: Muster, Vorlagen, Tipps & mehr

Gehören Sie zu den vier von zehn Event-Manager:innen, denen Marketing und das Gewinnen von Teilnehmer:innen die meisten Kopfschmerzen bereitet (Event-Studie 2024)? Dann sind Sie hier richtig. Dieser Guide ist ideal für alle, die für die Einladung zu einer Veranstaltung Muster, Tipps und mehr für eine höhere Rücklaufquote suchen. In diesem Blogpost erfahren Sie:

1. Warum die perfekte Einladung zu einer Veranstaltung von der Zielgruppe abhängt
2. Wie Sie die Einladung zu einem Event formulieren
3. Die 10 besten Design-Tipps für Ihre Einladung zum Firmenevent
4. Die offizielle Einladung zu einer Veranstaltung: Muster für geschäftliche Events
   1. Muster Teamevent (Text)
   2. Vorlage Kund:innen-Event
   3. Vorlage Webinar
   4. Muster Podiumsdiskussion
5. Die richtige Versandmethode: Print oder Digital?
   1. Herausforderungen beim Versand einer Einladung
   2. So wählen Sie die ideale Versandmethode
   3. Tipps für Ihre gedruckte Einladung zur Veranstaltung
6. Fazit

1 Die perfekte offizielle Einladung zu einer Veranstaltung hängt von Ihrer Zielgruppe ab.

Bevor Sie für die Einladung zu einer Veranstaltung Muster, Vorlagen und Beispiele suchen, sollten Sie sich eine grundlegende Frage stellen: Wer soll Ihr Event besuchen?

Denn „Kund:innen” – die häufigste Zielgruppe von Business-Events in der Event-Studie 2024 – ist als Antwort zu unspezifisch. Ein Beispiel: Potenzielle Kund:innen sprechen Sie möglicherweise per Sie an. Bestehende Kund:innen, mit denen Sie seit Jahren per du sind, empfinden ein „Sie” im Einladungstext eventuell als befremdlich. 

Definieren Sie Ihre Zielgruppe sorgfältig, bevor Sie sich im Detail um die Gestaltung der offiziellen Einladung zu einer Veranstaltung kümmern. Für diese Vorgehensweise sprechen einige Vorteile:

Vorteil 1: Sie erzeugen Relevanz durch Personalisierung.

Jede Zielgruppe hat spezifische Bedürfnisse und Erwartungen. Je gezielter Sie auf diese eingehen, desto mehr Relevanz hat Ihre Einladung – und damit steigt die Bereitschaft zur Teilnahme an Ihrem Event. Ein Beispiel: Mitarbeiter:innen haben eine deutlich andere Erwartungshaltung an eine Einladung zu einem Betriebsausflug als die Finalist:innen einer Award-Verleihung.

Vorteil 2: Sie treffen den richtigen Ton.

Feine textliche Nuancen entscheiden darüber, ob Ihre Event-Einladung im (digitalen) Papierkorb landet oder zu einer Zusage führt. Darum zahlt es sich aus, dass Sie bei unterschiedlichen Zielgruppen auch die Einladung anpassen. Nehmen wir z. B. die Einladung zu einer Podiumsdiskussion, die Ihr Unternehmen veranstaltet: Zu dieser laden Sie möglicherweise bestehende und potenzielle Kund:innen sowie Ihr Verkaufsteam ein. Mit Ihren Kund:innen sind Sie vielleicht per Sie, mit Ihren Mitarbeiter:innen per du. Gegenüber Ihren (potenziellen) Kund:innen heben Sie hervor, dass es Ihnen wichtig ist, diese endlich (wieder) persönlich zu treffen. In der Einladung an Ihr Verkaufsteam unterstreichen Sie, dass dies das wichtigste Firmenevent für Kund:innen in diesem Jahr sein wird. Sehen Sie den Unterschied?

Weiter unten in diesem Blogpost finden Sie für die Einladung zu einer Veranstaltung Muster, Vorlagen und Beispiele.

Vorteil 3: Sie treffen beim Design ins Schwarze.

Sofern es Ihre Corporate Identity erlaubt, ist es hilfreich auch beim Design der Event-Einladung Anpassungen vorzunehmen. Eine jüngere Zielgruppe reagiert z. B. vermutlich besser auf eine mutige Bild- bzw. Fotoauswahl als eine ältere. Laden Sie weibliche Führungskräfte zu einem Event ein, sollten Sie nicht (nur) Männer auf der Einladung abbilden. Wenn Sie Gäste zu Ihrer Veranstaltung aus anderen Ländern einladen, sollte Ihnen bewusst sein, dass Farben in anderen Kulturen andere Bedeutungen haben. So steht die Farbe Weiß in Europa etwa für Reinheit und Unschuld. In Ländern wie China und Indien verbinden Menschen die Farbe mit Tod und Unglück.

2 So formulieren Sie die offizielle Einladung zu einer Veranstaltung

2.1 Einladung zur Veranstaltung: Die 6 wichtigsten Elemente

Schon bei der Einladung zu Ihrem Event haben Sie verschiedene Möglichkeiten, um die Anzahl der Anmeldungen zu erhöhen. Im Folgenden erhalten Sie Einblicke, welche Optionen Ihnen zur Verfügung stehen und wie Sie diese am besten nutzen. Diese beziehen sich auf digitale Einladungen. Tipps für gedruckte Einladungen finden Sie weiter unten. 

2.1.1 Absender:in der Event Einladung

In der Flut von E-Mails entscheiden der Name und die E-Mail-Adresse des bzw. der Absender:in in Kombination mit dem Betreff darüber, ob Empfänger:innen Ihre Einladung öffnen. Folgende Tipps bzgl. Absender:in bei einer geschäftlichen Einladung zu einer Veranstaltung fördern eine hohe Öffnungsrate:

Der E-Mail-Software-Anbieter Rapidmail etwa berichtet von einer bis zu 33 Prozent höheren Öffnungsrate durch das Verwenden von Personennamen. Ob das auch bei Ihnen klappt? Am besten führen Sie einen A/B-Test durch um herauszufinden, welche Variante zu einer höheren Öffnungsrate führt.

Eine durchdachte Wahl des bzw. der Absender:in hilft Ihnen übrigens nicht nur um Ihre Öffnungsrate zu verbessern. Sie reduzieren auch die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Event Einladung im Spam-Ordner landet.  

2.1.2 Empfänger:in der Event Einladung

Wie eingangs erwähnt spielt die Definition der Zielgruppe für Ihre Event Einladung eine entscheidende Rolle. Achten Sie darauf, dass die Liste Ihrer Empfänger:innen aktuell und gewartet ist. Sprechen Sie nicht nur eine homogene Zielgruppe an, macht es Sinn Ihre Kontakte zu segmentieren. Abhängig von den vorhandenen Daten können Sie die Liste Ihrer Empfänger:innen anhand von Kriterien wie etwa Interessen basierend auf der Teilnahme an anderen Events, Land, Branche u. v. m. in kleinere Einheiten unterteilen. Dies hilft Ihnen im nächsten Schritt bei der Personalisierung und Textierung.

2.1.3 Betreff und Vorschautext der Event Einladung

Der Betreff und der Vorschautext (Preheader) haben einen großen Einfluss darauf, ob Ihre Empfänger:innen die Einladung zu Ihrem Firmenevent öffnen. Achten Sie daher auf folgende Punkte:

• Länge: Abhängig vom verwendeten Endgerät der Empfänger:innen können unterschiedlich viele Zeichen im Betreff bzw. im Preheader dargestellt werden. Als Grundregel gilt, dass der Betreff und der Preheader jeweils max. 50 Zeichen inklusive Leerzeichen umfassen.
• Formulierung: Achten Sie darauf, dass der Preheader eine Ergänzung zum Betreff darstellt. Weiter unten in diesem Blogpost finden Sie mehr Tipps zur Formulierung von Event Einladungen.
• Personalisierung: Personalisierte Betreffzeilen können zu höheren Öffnungs- und Klickraten für Ihre Event Einladungen führen. Wichtig dabei ist, dass Ihre Daten vollständig und korrekt sind. Bedenken Sie auch, dass der Einsatz von persönlichen Daten für manche Zielgruppen abschreckend wirken kann.
• A/B-Test: Testen Sie systematisch, welche E-Mail-Betreffs in Ihren Event Einladungen die besten Ergebnisse liefern. Vergleichen Sie dabei z. B. kurze vs. längere Betreffzeilen, Personalisierung vs. keine Personalisierung, Frage vs. Aussage, Dringlichlichkeit vs. keine Dringlichkeit u. v. m.

Weiter unten in diesem Blogpost finden Sie für die Einladung zu einer Veranstaltung Muster, Vorlagen und Beispiele.

2.1.4 E-Mail-Text in der Event Einladung

Anrede in der Event Einladung

Bei der Anrede in Ihrer Einladung zur Veranstaltung haben Sie mehrere Möglichkeiten:

• Personalisierte Anrede: Haben Sie in Ihrer Einladungsliste ein ausgefülltes Anrede-Feld bei all Ihren Gästen? Wenn ja, können Sie dieses für eine personalisierte Einladung nutzen. Das funktioniert insbesondere in Kombination mit einem Personennamen als Absender:in und einem persönlichen, nicht marketinglastigen Einladungstext gut und führt meist zu besseren Ergebnissen. Ein paar Beispiele:
• Guten Tag Herr Mustermann / Frau Musterfrau / Sascha Meyer, …
• S. g. Mustafa Yaman, …
• Hallo Dunja, …
• Anrede ohne Personalisierung: Stehen Ihnen keine Anrede-Daten zur Verfügung oder verzichten Sie aus anderen Gründen auf Personalisierung, hängt die Anrede vom Kontext ab. Hier einige Beispiele:
• Liebes Marketingteam, …
• Liebe Kolleg:innen, …
• Guten Morgen, …
• Formell: Abhängig von Ihrer Beziehung zu Ihren Gästen und dem Anlass gestalten Sie die Anrede eher höflich oder locker. Beispiele:
• Sehr geehrte Damen und Herren, …
• Liebe Gäste, …
• Lieber Herr Nowak / Liebe Frau Sadat / S. g. Jana Schmidt, …
• Informell: 
• Hallo in die Runde, …
• Liebes Team, …
• Anrede von nicht binären Personen: Achten Sie bei der persönlichen Anrede auf inklusive Optionen, die auch für nicht binäre Personen geeignet sind, also für Menschen, die sich weder (ausschließlich) als Frau oder Mann definieren. Einige Beispiele:
• Hallo Charlie Berndt, …
• S. g. Alex Novotny, …
• Liebe:r Aydin Nemeth, …

Fließtext

Ihr Einladungstext selbst verfolgt zwei Ziele, nämlich Ihre Gäste zu informieren und diese zur Teilnahme zu motivieren. 

Ihre Einladung zum Firmenevent sollte zumindest folgende Informationen beinhalten: 

• Name des Events
• Datum und Uhrzeit der Veranstaltung
• Veranstaltungsort
• Programm bzw. Ablauf
• Name der Veranstalter:innen
• Details zur Anmeldung (Link, Anmeldeschluss)
• Kontakt für Rückfragen
• (Kosten)

Spätestens auf der Event-Website finden dann andere Informationen Platz, also z. B. Anreisemöglichkeiten, Anlass für das Event, Zielgruppe, Speaker:innen, Dresscode, Verpflegung, Übernachtungsmöglichkeiten, Begleitung u. v. m. 

Wie Sie die Einladung zu einem Event textlich am besten umsetzen und so zur Teilnahme motivieren, erfahren Sie im weiter unten im Blogpost. 

Abschiedsfloskel in der Event Einladung

Achten Sie auf einen runden Abschluss Ihrer Einladung, idealerweise kombiniert mit einer Handlungsaufforderung und einem Link zur Eventanmeldung. 

2.1.5 Kalenderdatei in der Event Einladung

Fügen Sie Ihrer Event Einladung eine Kalenderdatei hinzu. So können Ihre Gäste den Termin schnell und unkompliziert in ihren Kalendern eintragen. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit der Teilnahme. Verwenden Sie eine professionelle Software für Einladungsmanagement wie z. B. Invitario, erstellt Ihnen das Tool eine Kalenderdatei automatisch.

Achten Sie darauf, dass die Kalenderdatei alle relevanten Informationen enthält:

• Eventname
• Datum und Uhrzeit
• Ort
• Beschreibung der Veranstaltung
• Erinnerungsoption

2.1.6 Datenschutz- und andere rechtliche Hinweise in der Event Einladung

Wenn Sie online zu Ihrer Veranstaltung einladen, müssen Sie einige rechtliche Punkte beachten. Links zu folgenden Inhalten sollten im Footer enthalten sein:

• Datenschutz
• Impressum
• Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)
• Option sich von E-Mails abzumelden

2.2 Formulierungstipps für die Einladung zu einer Veranstaltung (mit Muster!)

Sie kennen nun die wichtigsten Bestandteile einer offiziellen Einladung zu einer Veranstaltung und wissen, wie Sie diese optimieren können. Der Text spielt dabei eine zentrale Rolle. Im folgenden Abschnitt finden Sie Formulierungstipps für Ihre digitale oder gedruckte Einladung zu einem geschäftlichen Event sowie konkrete Muster und Beispiele.

Weiter unten in diesem Blogpost finden Sie für die Einladung zu einer Veranstaltung Muster, Vorlagen und Beispiele.

Tipp 1: Das Wichtigste kommt zuerst.

E-Mails werden meistens nur überflogen, Post ebenso. Daher ist es umso wichtiger, dass Sie zentrale Informationen an den Anfang stellen.

❌ Nein:
„Liebes Vertriebsteam,
wir haben dieses Jahr alle Erwartungen übertroffen und unseren Umsatz in EMEA um 20% und in APAC um 11% steigern können. Gleichzeitig haben wir unser Team um zwei neue Kolleg:innen vergrößert. Wenn das kein Grund zum Feiern ist…”

✅ Ja:
„Liebes Vertriebsteam,
es ist Zeit zum Feiern: Am dd.mm. stoßen wir in [Location] gemeinsam auf das sensationelle Jahr an…”

Tipp 2: Formulieren Sie klar.

Fachjargon und lange, verschachtelte Sätze wirken auf den ersten Blick kompetent. Tatsächlich erschweren diese aber das Lesen.

❌ Nein:
„In Würdigung der langjährigen und verdienstvollen Dienstjahre unserer geschätzten Kolleginnen und Kollegen lade ich Sie hiermit zur feierlichen Ehrung anlässlich des Dienstjubiläums ein, welches die herausragenden Leistungen und das unermüdliche Engagement unserer Jubilare in den verschiedenen Abteilungen und Ämtern gebührend honoriert.”

✅ Ja:
„Wir laden Sie herzlich zur diesjährigen Jubilarsehrung ein. Diese Veranstaltung zeichnet unsere langjährigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus, die in verschiedenen Abteilungen der Verwaltung ihre treuen Dienste geleistet haben.”

Tipp 3: In der Kürze liegt die Würze.

Gedruckte Einladungen zu einem Firmenevent haben aufgrund des begrenzten Platzes ein natürliches Längenlimit. Behalten Sie das auch bei Ihren digitalen Einladungen im Hinterkopf, damit diese gelesen werden und z. B. Betreffzeilen vollständig dargestellt werden können.

❌ Nein:
„Die Veranstaltung beinhaltet eine wissenschaftliche Laudatio, in der die außerordentlichen Forschungsleistungen und der signifikante wissenschaftliche Beitrag der Doktorandin gewürdigt werden. Im Anschluss an die Zeremonie findet ein akademischer Empfang statt, bei dem die Gelegenheit besteht, sich mit der akademischen Gemeinschaft auszutauschen und die Fortschritte in der wissenschaftlichen Disziplin zu diskutieren.”

✅ Ja:
„Bei der Veranstaltung ehren wir Frau Dr. Musterfrau für ihre hervorragende Forschung. Nach der Zeremonie gibt es einen Empfang zum gemeinsamen Anstoßen und Austausch.”

Tipp 4: Aktiv ist besser als Passiv.

Passivkonstruktionen schaffen künstliche Distanz; sie machen Sätze länger und komplizierter.

 ❌ Nein:
„Die Podiumsdiskussion wird von Lena Baumgartl moderiert.”

✅ Ja:
„Lena Baumgartl moderiert die Podiumsdiskussion.”

Tipp 5: Stellen Sie den Nutzen für Teilnehmer:innen in den Vordergrund.

Event-Gäste überlegen es sich zweimal, welche Einladungen sie annehmen. Heben Sie Ihr Event hervor, indem Sie den Nutzen für die Teilnehmer:innen klar unterstreichen.

❌ Nein:
„Webinar-Einladung zur Case-Study-Präsentation”

✅ Ja:
„Webinar: So vermeiden Sie die 5 größten Relaunch-Fehler”

Tipp 6: Nutzen Sie FOMO (Fear of Missing Out) für Ihre Event Einladung.

FOMO, also die Angst etwas zu verpassen, erzeugen Sie in Ihren Einladungen zu Events, indem Sie z. B. die Platzanzahl in Ihrer Kommunikation gezielt begrenzen, mit zeitlicher Befristung arbeiten oder die Exklusivität hervorstreichen.

 ❌ Nein:
„Es gibt nur eine sehr begrenzte Anzahl an Plätzen, die schon fast alle vergeben sind.”

✅ Ja:
„Nur noch 20 Plätze übrig – sichern Sie sich noch schnell Ihr Ticket!” 

 Tipp 7: Erwecken Sie den Eindruck von Dringlichkeit.

Manche Event-Gäste zögern, bevor Sie eine offizielle Einladung zu einer Veranstaltung annehmen. Abhilfe schaffen Formulierungen, die eine gewisse Dringlichkeit vermitteln. So erhöhen Sie die Chance auf eine schnellere Rückmeldung. 

❌ Nein:
„Melden Sie sich sofort an, bevor es zu spät ist! Verpassen Sie keinesfalls die wichtigste Veranstaltung des Jahres!”

✅ Ja:
„Die Plätze sind begrenzt. Melden Sie sich jetzt an!”

Tipp 8: Betonen Sie die Exklusivität des Events.

Exklusive Veranstaltungen mit einer handverlesenen Gästeliste stärken die Bindung zu Ihrer Zielgruppe. Machen Sie daher schon in der Einladung deutlich, dass diese nur an ausgewählte Personen geht und drücken Sie so Ihre Wertschätzung aus.

❌ Nein:
„Melden Sie sich jetzt für unser exklusives Event an!”

✅ Ja:
„Ein exklusives Event nur für ausgewählte Partner:innen – seien Sie dabei!”

Tipp 9: Legen Sie den Fokus auf die Zielgruppe anstatt auf das Unternehmen.

Unternehmen sind es gewohnt über sich selbst zu sprechen. Unsere Empfehlung: Konzentrieren Sie sich bei Ihrer offiziellen Einladung zu einer Veranstaltung stärker auf die Bedürfnisse und Interessen Ihrer Zielgruppe. So zeigen Sie, warum das Event für die eingeladenen Gäste relevant ist.

❌ Nein:
„Wir feiern den Erfolg unseres Unternehmens mit einem spannenden Event und sprechen über die Meilensteine auf unserem Weg zu diesem Rekordergebnis.” 

✅ Ja:
„Finden Sie heraus, wie Sie die neuen Features nutzen können, um Ihre Eventplanung zu vereinfachen.”

Tipp 10: Sorgen Sie für sprachliche Inklusion.

Achten Sie bei Ihren Formulierungen darauf, alle Geschlechter sprachlich zu berücksichtigen sowie barrierefrei und kulturell sensibel zu kommunizieren. Dazu verwenden Sie geschlechtergerechte bzw. geschlechtsneutrale Formulierungen wie „Gastgeber:innen” oder „Teilnehmende“. Sie reduzieren sprachliche Barrieren etwa dadurch, dass Sie einfache Sprache und kurze Sätze verwenden. 

 ❌ Nein:
„Wir würden uns freuen, wenn sich alle unsere Mitarbeiter zu unserer Weihnachtsfeier anmelden.” 

✅ Ja:
„Wir freuen uns darauf das gesamte Team bei der Feier zu sehen.”

3 Unsere 10 besten Design-Tipps für Ihre Einladung zur Veranstaltung

Das Design und Layout spielen neben der Textgestaltung eine entscheidende Rolle bei Ihrer Einladung zum Firmenevent. Hier sind unsere besten Tipps für ein gelungenes Einladungsdesign aus den Learnings von hunderten Einladungen unserer Kund:innen.

Möchten Sie lieber direkt für die Einladung zu einer Veranstaltung Muster ansehen? Hier finden Sie diese.

Tipp 1: Steuern Sie die Aufmerksamkeit durch visuelle Hierarchie.

Erzeugen Sie eine visuelle Hierarchie, um die Inhalte Ihrer Einladung zu strukturieren. So leiten Sie Ihre Gäste gezielt durch Ihre Einladungsemail zum Call-to-Action (CTA) mit Anmeldelink für das Event. Wie das klappt? Verwenden Sie z. B. größere Schriftgrößen und auffälligere Farben für zentrale Inhalte. So lenken Sie gezielt die Aufmerksamkeit auf diese Elemente. 

Tipp 2: Machen Sie sich die Arbeit mit Vorlagen einfacher.

Sie müssen kein:e Designer:in sein um ansprechende E-Mails zu erstellen. Verschicken Sie Ihre Einladungen zum Firmenevent über ein professionelles Einladungmanagement-Tool wie Invitario, können Sie mühelos Vorlagen für Ihr Design und Branding erstellen. So erzeugen Sie einen einheitlichen Auftritt, der Ihrem Corporate Design entspricht – von der ersten Save-the-Date-E-Mail bis zur Event-Website. Ihr Vorteil: Sobald die Vorlagen erstellt sind, können Sie diese flexibel nutzen – sei es für ganze Gruppen von Benutzer:innen, Einzelpersonen oder nur für bestimmte Eventkampagnen. So erstellen Sie in wenigen Minuten maßgeschneiderte Designs, die auf allen Endgeräten optimal dargestellt werden. 

Tipp 3: Sorgen Sie für visuelle Konsistenz durch Branding.

Im Unternehmenskontext ist es wichtig, dass Eventeinladungen den Corporate-Design-Richtlinien (CD) Ihres Unternehmens entsprechen. Auch hier sind professionelle Einladungsmanagement-Tools wie Invitario von Vorteil, weil Sie Schriften, Schriftgrößen, Farben, Logos u. v. m. definieren können. So sorgen Sie für visuelle Konsistenz und damit Wiedererkennbarkeit.

Möchten Sie lieber direkt für die Einladung zur Veranstaltung Muster ansehen? Hier finden Sie diese.

Tipp 4: Platzieren Sie Call-to-Actions an der richtigen Stelle.

Ein Call-to-Action (CTA) fordert die Empfänger:innen Ihrer geschäftlichen Event Einladung dazu auf, eine bestimmte Handlung auszuführen (z. B. „Jetzt anmelden”). Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren CTA above the fold platzieren. Das bedeutet, dass der CTA beim ersten Öffnen der E-Mail ohne Scrollen sichtbar sein sollte. Abhängig von der Länge Ihrer E-Mail macht es möglicherweise Sinn, den CTA zwischendurch oder am Ende noch einmal zu wiederholen. Achten Sie dabei auf einen hohen Kontrast zum Hintergrund, damit sich der CTA visuell gut abhebt.

Tipp 5: Denken Sie an Responsive Design.

Hier noch eine kleine Erinnerung für Ihr Einladungsdesign: Achten Sie darauf, dass Ihre Einladung nicht nur auf einem PC, sondern auch auf Mobilgeräten mit unterschiedlichen Bildschirmgrößen ansprechend aussieht. Responsives Design passt sich automatisch an die Bildschirmgröße an und ist daher auch auf Mobilgeräten gut lesbar.

Tipp 6: Beweisen Sie Mut zur Lücke.

Nutzen Sie Weißraum bewusst und haben Sie keine Angst vor freien Flächen. Damit stellen Sie sicher, dass es genügend Abstand zwischen einzelnen Elementen gibt. Das fördert die Übersichtlichkeit Ihrer E-Mail-Einladung und trägt zu besserer Lesbarkeit bei. In überladenen Designs gehen wichtige Informationen schnell unter.

Tipp 7: Machen Sie Ihre Einladung zum Firmenevent barrierefrei.

Bei Einladungen spielt auch die Barrierefreiheit eine große Rolle. Sie tragen zu dieser bei, indem Sie kontrastreiche Farben verwenden, relevante Informationen nicht in Bilder, sondern in den E-Mail-Text packen, Alt-Text zu Bildern hinzufügen, lesbare Schriftarten und -größen einsetzen und aussagekräftige Link-Texte verfassen. Denken Sie auch daran, dass manche Ihrer Empfänger:innen möglicherweise den Dunkelmodus aktiviert haben, in dem Farben anders dargestellt werden.

Tipp 8: Heben Sie wichtige Informationen klar hervor.

Sorgen Sie dafür, dass die wesentlichen Informationen Ihrer Einladung rasch visuell zu erfassen sind, da E-Mails oft nur überflogen werden. Eine klare Struktur in der Einladung sowie die visuelle Trennung von verschiedenen Blöcken wie Programm und Anmeldeinformationen sorgen für entsprechende Übersichtlichkeit. Eine geeignete zusätzliche Schriftart für Überschriften und Highlights kann die visuelle Hervorhebung wichtiger Informationen zusätzlich unterstützen.

Tipp 9: Setzen Sie Bilder, Grafiken und Videos bewusst ein.

Hochwertige, ansprechende visuelle Hilfsmittel transportieren das Thema des Events und tragen zu besserer Lesbarkeit bei. Übertreiben Sie es mit Fotos, Videos etc. jedoch nicht, da diese länger zum Laden brauchen und es bei diesen anders als bei Text öfter zu Darstellungsproblemen kommen kann. Auch wenn kostenlose Bild- und Video-Datenbanken wie unsplash.com und pexels.com eine große Auswahl bieten, führt professionelles eigenes (Bewegt-)Bildmaterial oft zu besseren Ergebnissen, da es genau zu Ihrer Veranstaltung passt.

Tipp 10: Gehen Sie mit Emojis sparsam um.

Emojis können etwa in einer Einladung zu einem Teamevent den Text visuell auflockern und wichtige Informationen hervorheben. Voraussetzung dafür ist, dass der Einsatz von Emojis Ihren Corporate-Design-Richtlinien entspricht. Achten Sie dennoch auf sparsamen Einsatz und fragen Sie sich vorher, ob Emojis zum Anlass und zu Ihrer sonstigen Kommunikation mit dieser spezifischen Zielgruppe passen.

4 Offizielle Einladung zu einer Veranstaltung: Muster und Vorlagen für unterschiedliche Situationen

Im folgenden Abschnitt finden Sie nicht nur für die Einladung zu einer Veranstaltung Muster, sondern auch Beispiele für ein Save-the-Date-E-Mail, Reminder und mehr. Dabei haben wir aus hunderten Events unserer Kund:innen anonymisierte Beispiele ausgewählt, die für den besten Rücklauf gesorgt haben.

 4.1 Einladung zu einer Veranstaltung: Muster Teamevent (Text)

• Zielgruppe: Mitarbeiter:innen eines gesamten Fachbereichs
• Ton: informell
• Absender:in: Event-Team

4.1.1 Save-the-Date-E-Mail Teamevent

Betreff: Sun & Fun: Save the Date für unser Sommer-Teamevent ☀️

Hallo [Vorname],

der Sommer ist da und wir haben etwas ganz Besonderes für unseren Fachbereich geplant: ein Sommer-Teamevent ganz nach dem Motto „Sun & Fun”. Freu dich auf Team-Challenges, Live-Musik u. v. m.

Trag dir den Termin gleich in den Kalender ein – die Kalenderdatei findest du im Anhang.

📅 Datum & Uhrzeit: Freitag, 20. Juni 2025, 09:00 Uhr bis … open end
📍 Ort: Noch geheim – Details folgen!

Wir freuen uns, wenn du dabei bist! 

Weitere Infos folgen in Kürze. 

Bis dahin sonnige Grüße
Dein Event-Team

Die richtige Save the Date Vorlage für Ihr Event ist nicht dabei? Im verlinkten Blogpost finden Sie mehr Beispiele.

4.1.2 Einladung Teamevent: Text

Betreff: Einladung: Sun & Fun – Das große Sommer-Teamevent 2025 ☀️

Hallo [Vorname],

endlich ist es soweit: Wir laden dich herzlich zu unserem Sommer-Highlight des Jahres ein:

Sun & Fun – Das große Sommer-Teamevent

Freu dich auf einen wunderschönen Tag voll guter Laune, Outdoor-Spaß und gemeinsamer Zeit als Team!

📅 Datum: Freitag, 20. Juni 2025
🕘 Start: 9:00 Uhr vor dem Büro bis …. open end; Bitte sei pünktlich für den Bus!
🕗 Ende: Open end; ab 19:00 Uhr fahren stündlich Shuttles zurück zum Büro
📍 Ort: Strandpromenade 34, 11570 Musterstadt

Was dich erwartet:

• Team-Challenges und Outdoor-Aktivitäten wie Boot fahren, Beachvolleyball, SUP …
• DJ
• Cocktail-Bar
• Und natürlich: Jede Menge gute Stimmung! 

Anmeldung:
Ich bin dabei! 😍 [Link]

Ich kann leider nicht. 😭 [Link]

Bitte gib uns bis spätestens 6. Juni 2025 Bescheid, ob du dabei bist, damit wir alles gut planen können.

Wir freuen uns schon jetzt!

Liebe Grüße
Dein Event-Team

4.1.3 Bestätigung der Anmeldung zum Teamevent

Betreff: Du bist dabei, [Vorname]: Sun & Fun wartet auf dich! ☀️

Hallo [Vorname],

klasse, dass du bei Sun & Fun – Das große Sommer-Teamevent 2025 [Link] dabei bist! Wir freuen uns riesig, diesen Tag gemeinsam mit dir zu verbringen.

Hier die Details:
📅 Datum: Freitag, 20. Juni 2025
🕘 Start: 9:00 Uhr vor dem Büro bis …. open end; Bitte sei pünktlich für den Bus!
🕗 Ende: open end; ab 19:00 Uhr fahren stündlich Shuttles zurück zum Büro
📍 Ort: Strandpromenade 34, 11570 Musterstadt

Packliste:

• Schwimmkleidung + Handtuch
• Sonnenschutz (Sonnencreme, -hut, -brille)
• Gute Laune 🙂 

Mehr Infos findest du hier [Link].

Wenn sich bei dir noch etwas ändert oder du Fragen hast, melde dich einfach bei uns: [E-Mail-Adresse].

Wir freuen uns auf einen wunderschönen Tag mit dir!

Sonnige Grüße
Dein Event-Team

4.1.4 Bestätigung der Abmeldung vom Teamevent

Betreff: Bestätigung: Du bist bei Sun & Fun leider nicht dabei, [Vorname] 😭

Hallo [Vorname],

wie schade, dass du bei Sun & Fun – Das große Sommer-Teamevent 2025 [Link] nicht dabei bist! Du wirst uns fehlen!

Solltest du es dir anders überlegen, kannst du dich noch bis 6. Juni 2025 anmelden. 

Zur Anmeldung [Link]

Ansonsten hoffen wir, dass es nächstes Mal wieder klappt. 🙌🏼

Liebe Grüße
Dein Event-Team

4.1.5 Reminder Teamevent

Betreff: Bereit für Sun & Fun, [Vorname]? ☀️ Die letzten Infos!

Hallo [Vorname],

nur noch wenige Tage, dann ist es soweit: Sun & Fun – Das große Sommer-Teamevent 2025 [Link] steht vor der Tür! Hier sind alle wichtigen Infos für dich:

📅 Datum: Freitag, 20. Juni 2025
🕘 Start: 9:00 Uhr vor dem Büro bis …. open end; Bitte sei pünktlich für den Bus!
🕗 Ende: Open end; ab 19:00 Uhr fahren stündlich Shuttles zurück zum Büro
📍 Ort: Strandpromenade 34, 11570 Musterstadt

Packliste:

• Schwimmkleidung + Handtuch
• Sonnenschutz (Sonnencreme, -hut, -brille)
• Gute Laune 🙂 

Auf dich wartet ein buntes Programm, sodass für alle etwas dabei ist. Die Details findest du hier [Link].

Wir können’s kaum erwarten!

Bis bald,
Dein Event-Team

4.2 Geschäftliche Einladung zu einer Veranstaltung: Vorlage Kund:innen-Event

• Zielgruppe: Kund:innen
• Ton: formell
• Absender:in: Account Management

Betreff: Persönliche Einladung zum [Unternehmen]-Golfturnier „Hole in One”

Sehr geehrte(r) [Anrede] [Nachname],

jedes Jahr darf ich einige ausgewählte Kund:innen zu unserem traditionellen [Unternehmen]-Golfturnier 2025 einladen. Haben Sie Lust dieses Jahr dabei zu sein?

Was Sie erwartet:

• Ein abwechslungsreiches Turnier auf einem der schönsten Golfplätze der Region
• Kulinarische Highlights während und nach dem Spiel
• Preise für die Gewinner:innen
• Entspanntes Networking mit Branchenkolleg:innen

Hier sind die Details zur Veranstaltung:

• Datum: Freitag, 12. September 2025
• Start: 10:00 Uhr (Begrüßung & Frühstück ab 9:00 Uhr)
• Ort: [Name des Golfclubs], [Adresse]

Teilnahmeinformationen:
Das Turnier richtet sich sowohl an erfahrene Golfspieler:innen als auch an Einsteiger:innen. Für Anfänger:innen organisieren wir eine Golf-Schnupperstunde mit einem professionellen Coach.

Melden Sie sich bis zum 31. August 2025 an: [Link]

Achtung: Die Plätze sind begrenzt!

Ich freue mich, wenn Sie dabei sind!

Herzliche Grüße
[Vorname] [Nachname]
Account Management, [Unternehmen]

4.3 Offizielle Einladung zu einer Veranstaltung: Vorlage Webinar

• Zielgruppe: potenzielle Kund:innen
• Ton: halb informell
• Absender:in: Sales

Betreff: Webinar: So nutzen deutsche Unternehmen KI im Recruiting | Studienpräsentation

Hallo [Anrede] [Vorname] [Nachname],

ich lade Sie herzlich zu unserem Webinar am 25. September 2025 von 14.00 bis 14.30 Uhr ein. In diesem erhalten Sie exklusive Einblicke in die Ergebnisse der Studie „KI im Recruiting”.

Sie erwarten aktuelle Daten zu:

• Verbreitung von KI im Recruiting in deutschen Unternehmen
• Konkrete Anwendungsfälle
• Chancen & Risiken 

Im Q&A haben Sie die Möglichkeit, direkt Fragen zu den Studienergebnissen zu stellen.

Melden Sie sich jetzt an!

Sie sind an dem Termin verhindert? Melden Sie sich trotzdem an – ich schicke Ihnen im Nachgang gerne die Aufzeichnung zu.

Ich freue mich auf Ihre Teilnahme am Webinar!

Bis dann und viele Grüße
[Vorname] [Nachname]
[Position] [Unternehmensname]

4.4 Geschäftliche Einladung zu einer Veranstaltung: Muster Podiumsdiskussion

• Zielgruppe: potenzielle Kund:innen, Bestandskund:innen
• Ton: formell
• Absender:in: Geschäftsführung

Betreff: Einladung: IT-Sicherheit – Vom Randthema zur globalen Herausforderung

Sehr geehrte(r) [Anrede] [Nachname],

egal ob Telekomkonzerne, Spitäler oder Regierungen: Medienberichte über Cyberattacken zeigen, wie gefährlich digitale Angriffe sind – und dass das Risiko höher ist, als viele glauben wollen.

Wie können sich deutsche Unternehmenfür die Zukunft wappnen? Welche Maßnahmen sind notwendig, um Sicherheit zu schaffen ohne die Produktivität des Unternehmens zu gefährden? Welche Rolle spielt die Blockchain-Technologie für die IT-Sicherheit?

Diese und viele weitere Fragen diskutieren wir bei unserer nächsten Podiumsdiskussion, zu der wir Sie herzlich einladen:

• Thema: IT-Sicherheit – Vom Randthema zur globalen Herausforderung
• Datum: Mi, 12. November 2025, 19:30 bis 23:00 Uhr
• Einlass: 19:00 Uhr
• Ort: White Lounge, Am Damm 3, 33310 Stadt
• Podiumsgäste:
  • [Vorname] [Nachname] ([Unternehmen])
  • [Vorname] [Nachname] ([Unternehmen])
  • [Vorname] [Nachname] ([Unternehmen])
  • [Vorname] [Nachname] ([Unternehmen])
  • [Vorname] [Nachname] ([Unternehmen])

Zur Anmeldung [Link]

Wir freuen uns auf Ihren Besuch.

Mit freundlichen Grüßen
[Vorname] [Nachname] ([Unternehmen])

5 Versandmethoden für die offizielle Einladung zu einer Veranstaltung: Print oder Digital?

5.1 Herausforderungen beim Versand einer Einladung zu einem Event

5.1.1 Versandmethoden

Welche Versandmethode ist für Ihre Einladung zum Firmenevent die richtige? Grundsätzlich stehen Ihnen fünf verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:

1. Postalische Einladung
2. Einladung via E-Mail
3. Einladung über eine Einladungsmanagement-Software
4. Einladung über ein anderes Tool (z. B. Slack, MS Teams …)
5. Persönliche Einladung (z. B. via Telefon, während eines Termins …)

Drei von vier Unternehmen nutzen inzwischen professionelle Software, um Gäste zu einem geschäftlichen Event einzuladen und die Daten der Teilnehmer:innen effizient zu verwalten. Kein Wunder, sparen sich doch zwei Drittel der in der Invitario-Event-Studie 2024 befragten Unternehmen zwei bis drei Tage an Arbeitszeit – und manche sogar noch mehr. Die Vorteile einer Software für Einladungs- und Teilnehmer:innen-Management zeigen sich in der Praxis.

5.1.2 Herausforderungen beim Versand von Einladungen

Stellen Sie sich kurz folgende Szenarien vor:

• Szenario 1: Sie laden Kund:innen in einem Termin mündlich zu einer Podiumsdiskussion ein. Diese sagen sofort begeistert zu.
• Szenario 2: Sie schicken eine Einladung zum internen Sommerfest via MS Teams an Ihr Team. Einige Mitarbeiter:innen kommentieren rasch oder reagieren mit Emoji.
• Szenario 3: Sie laden Betriebsrät:innen zu einer Weiterbildung via E-Mail (z. B. Outlook, Gmail) ein. 
• Szenario 4: Zu einer Gala laden Sie Ihre Gäste postalisch mit einer edlen gedruckten Einladung ein.
• Szenario 5: Sie schicken eine Einladung zur Hauptversammlung an Ihre Aktionär:innen via E-Mail. Dazu verwenden Sie eine Software für Einladungsmanagement.

Bei den ersten vier Szenarien werden Ihnen folgende Herausforderungen mindestens einmal begegnen:

1. Sie wissen nicht, wer Ihre Einladung geöffnet hat.
2. Sie haben keinen Überblick über Zu- und Absagen.
3. Ihr E-Mail-Postfach geht mit Rückmeldungen über. MS Team zeigt Ihnen so viele ungelesene Benachrichtigungen an, dass Sie das Programm am liebsten sofort wieder schließen möchten.
4. Sie machen sich berechtigt Sorgen, dass Sie eine Rückmeldung übersehen könnten oder Ihnen ein anderer Fehler unterläuft.
5. Der manuelle Aufwand ist extrem hoch für Sie.

Bei postalischen Einladungen kommt hinzu, dass Sie zusätzliche Vorlaufzeit für den Testdruck, den Druck und den Versand einplanen müssen. Die Kosten sind deutlich höher, und nachhaltig ist der Versand von gedruckten Einladungen auch nicht wirklich.

5.2 So wählen Sie die ideale Versandmethode für Ihre Event-Einladung

Bei Ihrer Entscheidung für die optimale Versandmethode für Ihre Event Einladung sollten Sie die folgenden Punkte beachten:

• Zielgruppe
  • Wen wollen Sie einladen?
  • Können bzw. dürfen Sie diese Zielgruppe digital ansprechen?
  • Wie viele Personen wollen Sie einladen?
  • Ist Ihre Zielgruppe intern, extern oder gemischt?
• Anlass 
  • Was ist der Anlass für Ihre Veranstaltung?
  • Welche Art von Event planen Sie (z. B. Gala, Webinar)?
  • Handelt es sich um eine physische Live-Veranstaltung oder um ein virtuelles Event?
• Budget
  • Wie groß ist Ihr Event-Budget?
  • Sind in Ihrem Event-Budget Posten für die Erstellung von Drucksorten, den Druck und den Versand gedruckter Einladungen eingeplant?
• Vorlaufzeit
  • Wie viel Zeit haben Sie um die Veranstaltung zu planen?
  • Ist es angesichts der Vorlaufzeit bis zum Event realistisch, dass sich die Gestaltung, der Druck und der Versand von Einladungen ausgehen?

Es zeigt sich, dass der Versand einer Firmenevent-Einladung mittels Software für Einladungs- und Teilnehmer:innen-Management in den meisten Fällen die beste Wahl ist. Dies macht v. a. dann Sinn, wenn Sie mehr als eine Veranstaltung im Jahr organisieren.

5.3 Tipps für Ihre gedruckte Einladung zur Veranstaltung

Trotz der eben erwähnten Nachteile von gedruckten Einladungen gibt es durchaus Argumente, die für den postalischen Versand von Einladungen sprechen:

1. Sie möchten via Cold Mailing Personen einladen, die Sie gemäß DSGVO nicht anschreiben dürfen.
2. Ihre Zielgruppe bevorzugt gedruckte Einladungen.
3. Sie veranstalten ein besonders prestigeträchtiges, exklusives Event und möchten dessen hohe Wertigkeit mit der Einladung vermitteln.
4. Ihre Strategie ist, durch eine gedruckte Einladung mehr Aufmerksamkeit zu bekommen.  

Mit folgenden Tipps machen Sie sich die Vorteile von gedruckten Einladungen zunutze:

Tipp 1: Nutzen Sie gedruckte Einladungen um neue Kontakte DSGVO-konform zu erreichen.

Wollen Sie zu Ihrer Veranstaltung gezielt Personen einladen, mit denen Sie in keiner geschäftlichen Beziehung stehen, also z. B. potenzielle Kund:innen? Vermutlich haben Sie deren Kontaktdaten online recherchiert. Gemäß DSGVO dürfen Sie diese allerdings nicht via E-Mail kontaktieren. Es ist jedoch erlaubt diese postalisch anzuschreiben und zu Ihrer Veranstaltung einzuladen. Sobald sich die eingeladenen Personen online zum Event angemeldet haben, dürfen Sie diese auch digital bzgl. der Veranstaltung kontaktieren und sie über ähnliche Events informieren – eine spannende Option also, um etwa mit potenziellen Kund:innen in Kontakt zu treten.

Tipp 2: Verbinden Sie gedruckte Einladungen mit Ihrer Event-Website.

Für einen Überblick über die Anzahl der Gäste empfiehlt es sich bei gedruckten Einladungen einen personalisierten QR-Code einzubauen. Diesen generieren Sie z. B. mit Adobe Express. Scannt ein Gast den QR-Code mittels Handy-Kamera, landet die Person auf Ihrer Event-Website und kann sich dort anmelden.

Weniger digital affine Zielgruppen wissen jedoch manchmal nicht, was Sie mit einem QR-Code anfangen sollen. Für einen vereinfachten Anmeldeprozess drucken Sie auf die Event-Einladung am besten auch eine kurze, einfach zu merkende Vanity-URL für Ihre Event-Website (z.B. invitario.com/anmeldung) und den persönlichen Code zum Einloggen. 

Tipp 3: Verschicken Sie Ihre Einladung rechtzeitig.

Planen Sie genügend Zeit für den Versand von gedruckten Event-Einladungen ein. Unsere Kund:innen bei Invititario verschicken ihre ca. 4-8 Wochen vor der Veranstaltung. So geht sich die postalische Zustellung jedenfalls rechtzeitig aus und die Chance ist groß, dass Ihre Kontakte zum Zeitpunkt der Veranstaltung noch keine anderen Termine eingeplant haben.

Tipp 4: Setzen Sie auf hochwertiges Design und Material.

Mit einer gedruckten Einladung zu einem geschäftlichen Event unterstreichen Sie die Wertigkeit des Events. Dies sollte sich daher auch im Design, in der Papierqualität (z. B. strukturiertes Papier) und dem verwendeten Druckverfahren (z. B. Prägung, Folienveredlung etc.) widerspiegeln. So transportieren Sie den Wert der Veranstaltung optisch wie haptisch.

Tipp 5: Personalisieren Sie Ihre gedruckte Einladung.

Durch personalisierte Ansprache unterstreichen Sie zusätzlich die Wertigkeit der Einladung und damit der Veranstaltung. Voraussetzung dafür ist, dass Sie eine strukturierte Gästeliste als Tabelle haben, z. B. mit den Spalten Anrede, Titel, Vorname, Nachname, Unternehmen, Straße, Postleitzahl, Stadt, Land.

Tipp 6: Sorgen Sie für einen klaren Aufbau der gedruckten Einladung.

Der Platz auf Ihrer Einladung zur Veranstaltung ist begrenzt, insofern ist es wichtig, dass Sie alle relevanten Informationen klar und strukturiert aufbereiten. Dazu zählen:

• Name des Events
• Datum und Uhrzeit
• Ort
• Informationen zur Anmeldung
• (Dresscode)
• Absender:in

Tipp 7: Überraschen Sie mit Kreativität.

In der Produktion bzw. durch unterschiedliche Druckverfahren haben Sie die Möglichkeit, Ihre Einladung zu etwas Besonderem zu machen. Wichtig dabei ist, dass Sie ein Format wählen, dass in gängige Umschlaggrößen passt – ansonsten entstehen höhere Versandkosten. Haben Sie z. B. schon einmal an eine Umschlagkarte für Ihre gedruckte Einladung zu einem vorweihnachtlichen Kund:innen-Event gedacht, bei der die Vorderseite ein von Ihnen gestalteter Adventskalender ist? Damit überraschen Sie die eingeladenen Gäste, und die Chance ist groß, dass Ihre Einladung einen sichtbaren Platz auf deren Schreibtischen erhält und vielleicht sogar täglich in die Hand genommen wird.

6 Fazit zur perfekten Einladung zu einer Veranstaltung

Sie haben bis hierher gelesen? Dann sollten Sie für Ihre geschäftliche Einladung zur Veranstaltung Muster und Beispiele gefunden haben und wissen, was eine gute Einladung textlich wie grafisch ausmacht. Darüber hinaus ist Ihnen bewusst, wann welche Versandmethode Sinn macht und in welchen Situationen gedruckte Einladungen nützlich sind.

Abschließend noch einmal der wichtigste Tipp: Heben Sie den Nutzen des Events für Ihre Gäste klar hervor. Stellen Sie deren Interessen in den Vordergrund anstatt Ihr eigenes Unternehmen in den Mittelpunkt zu rücken, und Sie werden sehen – das macht schon die halbe Miete aus. 

In diesem Sinne: Viel Erfolg weiterhin für Ihre Event-Einladungen!

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