Events bieten nicht nur die beste Gelegenheit, wertvolle Daten über die Interessen der Teilnehmenden zu sammeln, sondern können auch im Vorfeld gezielt genutzt werden, um mehr der “richtigen” Gäste auf der Veranstaltung begrüßen zu können. Dies gilt insbesondere für Veranstaltungen im geschäftlichen Umfeld von Unternehmen, bei denen sich vom Knüpfen und Vertiefen von Kontakten bis hin zur Vermittlung von Inhalten am Ende (fast) alles um die Generierung von Umsätzen dreht.
Dies rechtfertigt auch, dass die Organisation und Teilnahme an einem Business-Event für alle Beteiligten zu den kostenintensivsten Kontaktpunkten im B2B-Marketing zählt: Neben den meist hohen Investitionen des gastgebenden Unternehmens ist der Besuch für die Teilnehmenden mit einem erheblichen zeitlichen und oft auch finanziellen Aufwand verbunden.
Umso wichtiger ist es, zu jedem Zeitpunkt einer Eventkampagne über die Teilnehmenden Bescheid zu wissen: Von der Einladung bis zum Eventbesuch gibt es eine Vielzahl von Kontaktpunkten, die wertvolle Informationen über das Verhalten der Teilnehmenden liefern.
Dies haben immer mehr Unternehmen erkannt und nutzen die Daten ihrer Veranstaltungen auch abseits des Eventmarketings. Bereits 43 % beziehen die Event- und Teilnehmerdaten in die 360-Grad-Betrachtung aller Kommunikationsmaßnahmen ein. Das Potenzial von Eventdaten wird jedoch von mehr als der Hälfte (57 %) der Unternehmen noch nicht ausgeschöpft. Zu diesem Ergebnis kommt die Invitario-Studie 2023 zur Bedeutung und Zukunft von Business-Events.
Die Invitario-Geschäftsführer Stefan Grossek und Christoph Hütter erklären im folgenden Gespräch mit der Branchenzeitung medianet, wie Invitario Unternehmen dabei unterstützt, gewonnene Eventdaten optimal zu nutzen und für den strategischen Erfolg zu optimieren.
Der folgende Text wurde aus der medianet-Ausgabe vom 22.03.2024 übernommen.
Business-Events als Datenquelle
Die Softwarelösung von Invitario optimiert die Kommunikation mit den relevanten Zielgruppen.
WIEN. Events bieten Unternehmen die direkteste Möglichkeit zur Interaktion mit ihren Zielgruppen, sind aber auch das kostspieligste und zeitaufwendigste Instrument im B2B-Marketing. Effizienz bei der Planung, Durchführung und Nachbearbeitung ist daher entscheidend, ebenso wie möglichst detaillierte Kenntnisse über die Personen, die man erreichen möchte.
Mehr Effizienz
„Mit unserer Softwarelösung lässt sich nicht nur der Aufwand für die Kommunikation und das Teilnehmermanagement um bis zu 80 Prozent reduzieren, die generierten Daten eröffnen auch völlig neue Möglichkeiten für die gezielte Ansprache relevanter Zielgruppen. Denn jeder Event bietet die Chance, mehr über die Interessen der Teilnehmenden zu erfahren“, sagt Invitario-Geschäftsführer Christoph Hütter.
“Wir sehen wachsendes Bewusstsein bei Unternehmen, Events gezielt als Datenquelle zu nutzen und mit der Customer Journey zu kombinieren.”
Stefan Grossek, Geschäftsführer Invitario
Wir sehen ein wachsendes Bewusstsein bei Unternehmen, Events gezielt als Datenquelle zu nutzen und mit digitalen Kommunikationsmaßnahmen in der Customer Journey zu kombinieren“, ergänzt Invitario Geschäftsführer Stefan Grossek. Die Datenerfassung und -auswertung bietet besonders in der Einladungsphase sowie in der Nachbearbeitung eines Events große Vorteile. Geschäftsführung, Marketing und Vertrieb müssen ihre Kontakte nachfassen, um die Teilnahme zu forcieren. Der Informationsfluss über den Anmeldestatus ist – wie so mancher Eventmanager aus eigener Erfahrung weiß – mit analogen Mitteln nur schwer zu überblicken, mit viel manuellem Aufwand verbunden und erreicht die Entscheider erst mit Verzögerung. Oft zu spät, um noch rechtzeitig gezielte Maßnahmen starten zu können. Dagegen liefert die Invitario-Software den Status – wer wurde eingeladen, wer hat zu- oder abgesagt und wer noch nicht reagiert – in Echtzeit. „Dadurch werden Eventmanager massiv entlastet, und Unternehmen bekommen mehr Möglichkeiten, den Erfolg eines Events zu optimieren“, so Hütter.
Von der Einladung bis zum Eventbesuch gibt es eine Vielzahl von Kontaktpunkten, die wertvolle Informationen über das Verhalten der Teilnehmenden liefern.
Christoph Hütter, Geschäftsführer Invitario
Zu wissen, welche Personen tatsächlich an einer Veranstaltung teilgenommen haben, ist vor allem für Marketing und Vertrieb essentiell, um im Anschluss zielgerichtete Maßnahmen zu setzen.
„Eine Win-win-Situation“
Der Einsatz einer digitalen Gästeliste, die Daten automatisch in die Softwareumgebung wie das CRM-Systeme liefern kann, ist dabei entscheidend, um den wirtschaftlichen Nutzen eines jeden Events zu optimieren. Umso spannender ist die Möglichkeit, über Invitario auch weitere Kontaktpunkte während einer Veranstaltung zu erfassen, wie zum Beispiel, welche Personen an einem Programmpunkt zu einem bestimmten Thema teilgenommen haben. „Mit diesen Daten, die einfach über das Scannen eines QR-Codes erfasst werden können, eröffnen sich neue Möglichkeiten für eine auf die individuellen Interessen der Teilnehmenden abgestimmte Kommunikation im Nachgang einer Veranstaltung. Eine Win-win-Situation für die Teilnehmenden und das veranstaltende Unternehmen“, so Grossek abschließend.
