Business-Events bieten Unternehmen und Teilnehmer:innen eine wertvolle Plattform um neue Kontakte zu knüpfen, bestehende Beziehungen zu pflegen, potenzielle Geschäftspartner:innen zu treffen und spannendes Fachwissen zu sammeln. Doch in der Fülle von Events ist es für Veranstalter:innen nicht einfach, die Aufmerksamkeit potenzieller Teilnehmer:innen zu gewinnen und sie zu einer Anmeldung zu bewegen.
Da die Organisation von Business-Events aufwändig ist und nicht nur Zeit und Geld kostet, ist eine gute Eventkommunikation notwendig, damit sich die Planung auch lohnt.
Zu den effektiven Methoden, um direkt mit der Zielgruppe zu kommunizieren und über die geplanten Business-Events zu informieren, zählt E-Mail Marketing.
Die persönliche Ansprache und die Möglichkeit, maßgeschneiderte Botschaften zu übermitteln, machen E-Mails zu einem unverzichtbaren Instrument, um Events zu bewerben und zu kommunizieren.
Was alles zu einer gut geplanten Kommunikationsstrategie für ein erfolgreiches Business-Event gehört, zeigen wir Ihnen in diesem Blogbeitrag.
E-Mail Marketing im Fokus
Bevor wir näher auf die erfolgreiche Eventkommunikation für Business-Events eingehen, sehen wir uns zunächst einige spannende Statistiken zum Thema E-Mail Marketing an:
- 4,3 Milliarden Nutzer weltweit besitzen einen E-Mail-Account: Die enorme Reichweite von E-Mails macht deutlich, dass es sich um einen universellen Kommunikationskanal handelt.
- E-Mails zu Werbezwecken haben weltweit eine Öffnungsrate von 31,2 %:
Das zeigt, dass gut gestaltete und relevante Werbe E-Mails eine effektive Möglichkeit sind, die Aufmerksamkeit der Zielgruppe zu gewinnen. - 87 % der B2B Unternehmen geben an, dass E-Mails einer der wichtigsten kostenlosen organischen Vertriebskanäle sind.
- bis 2022 lag der Anteil der Spam-Mails am gesamten E-Mail Verkehr weltweit bei rund 45,2 % – rund fünf Prozent davon stammen aus Deutschland (Quelle: Statista Research Department).
Um diese hohe Spam-Rate zu reduzieren, verschärfen die beiden E-Mail Provider Gmail und Yahoo ab Februar 2024 ihre Sicherheitsanforderungen für E-Mail Absender. Dies hat Auswirkungen auf alle, die Mailings an Verteiler versenden.
Was Sie beachten müssen, um Ihre Kontakte weiterhin optimal zu erreichen und Ihre Mailings dabei nicht als Spam eingestuft werden sollen, lesen Sie mit detaillierten Informationen in diesem Blogartikel.
E-Mail Marketing Leitfaden für Ihr Business-Event
Kommen wir aber nun zu den Merkmalen einer effektiven und erfolgreichen Kommunikationsstrategie, um potenzielle Teilnehmende für Ihre Veranstaltung zu gewinnen.
Schritt 1: Ziele und Zielgruppenanalyse
Bevor Sie in die Details Ihrer E-Mail-Kampagne eintauchen, ist es entscheidend, klare Ziele zu definieren. Möchten Sie Teilnehmer gewinnen, Sponsoren ansprechen oder einfach die Teilnahme bestätigen? Eine detaillierte Zielgruppenanalyse unterstützt Sie dabei, maßgeschneiderte und relevante E-Mails zu erstellen.
Schritt 2: Segmentierung und Personalisierung
Segmentierung ist der Schlüssel, um sicherzustellen, dass Ihre Botschaft die richtigen Empfänger erreicht. Teilen Sie Ihre E-Mail-Liste nach relevanten Kriterien wie Interessen, Branchen oder vorherigen Event-Teilnahmen auf. Zusätzlich fördert die Personalisierung von E-Mails die Teilnehmerbindung, da sie sich persönlich angesprochen fühlen.
Detaillierte Informationen zur Macht der Personalisierung bei Geschäftlichen Einladungen erhalten Sie in diesem Blogbeitrag.
Schritt 3: Klare Kommunikation und Call-to-Action (CTA)
Ihre E-Mails sollten klare und prägnante Botschaften enthalten. Die Empfänger sollten sofort verstehen, warum Ihr Event für sie relevant ist. Effektive Call-to-Action-Elemente sind entscheidend, um die gewünschten Aktionen auszulösen.
Schritt 4: Timing und Frequenz
Das Timing Ihrer E-Mails ist entscheidend. Beginnen Sie früh genug, um das Interesse zu wecken, aber nicht so früh, dass es in Vergessenheit gerät. Die Häufigkeit der E-Mails sollte ausgewogen sein, um Aufmerksamkeit zu erhalten, ohne aufdringlich zu wirken.
Beispiel:
Starten Sie Ihre E-Mail-Kampagne etwa 6-8 Wochen vor dem Event. Senden Sie regelmäßige Updates, jedoch nicht zu häufig, um eine Überlastung der Empfänger:innen zu vermeiden.
Schritt 5: Mailings für die Eventkommunikation
Save the Date
„Save the Date“-E-Mails haben den Zweck, das Event frühzeitig im Bewusstsein potenzieller Teilnehmer:innen zu verankern. Diese E-Mails enthalten grundlegende Informationen wie Datum, Uhrzeit und Ort des Events, um ein erstes Interesse zu wecken. Sobald also der Termin für die nächste Veranstaltung feststeht, sollte die „Save the Date“ E-Mail an die Empfänger:innen verschickt werden.
Einladung
Einladungs-E-Mails sollen nicht nur informieren, sondern auch begeistern. Sie enthalten detaillierte Informationen zum Event, Highlights und Gründe, warum die Teilnahme lohnenswert ist.
Gehen Sie auf die genauen Uhrzeiten, Anfahrtsbeschreibungen zur Location, Übernachtungsangebote und mögliche Inhalte der Veranstaltung ein.
Reminder
Reminder-E-Mails dienen dazu, die Aufmerksamkeit der Teilnehmer aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass sie das Event nicht vergessen. Mehrere Erinnerungen in angemessenen Zeitabständen können die Teilnahmequote erhöhen.
Machen Sie Ihre Teilnehmenden neugierig, indem Sie bereits erste Speaker oder Programmpunkte im Reminder ankündigen.
Infomail an Angemeldete:
Nachdem sich die Teilnehmer:innen angemeldet haben, senden Sie ihnen eine Infomail mit allen notwendigen Informationen, um ihre Teilnahme reibungslos zu gestalten. Fassen Sie alle wichtigen Informationen und Fakten übersichtlich zusammen. Dazu können Anfahrtsbeschreibungen, Programmübersichten und andere relevante Details gehören.
Follow-Up E-Mails nach der Veranstaltung
Nach dem Event ist vor dem Event. Versenden Sie einige Tage nach der Veranstaltung eine Follow-up E-Mail, um die Teilnehmer:innen an die Highlights der Veranstaltung zu erinnern und um Feedback zu bitten. Dies stärkt nicht nur die Beziehung zu den Teilnehmer:innen, sondern bietet auch wertvolles Material für zukünftige Veranstaltungen. Außerdem erhalten Sie durch das Einholen von Feedback wertvolle Daten, um den Erfolg Ihrer Veranstaltung zu messen.
Lesen Sie hier mehr über die Vorteile von Feedback und wie Sie Ihre Veranstaltung durch Umfragen auf die nächste Ebene bringen können.
11 Best-Practice-Vorlagen für Veranstaltungen, um das Interesse Ihrer Kontakte zu wecken, veranstaltungsspezifische Informationen zu verbreiten und die wichtige Follow-up-Kommunikation aufrechtzuerhalten, finden Sie im folgenden Blogbeitrag.
Schritt 5: Messung des Erfolgs
Nachdem der Vorhang gefallen ist und Ihr Business-Event erfolgreich über die Bühne gegangen ist, ist es entscheidend, die E-Mail-Marketing-Kampagne gründlich zu analysieren. Diese Analyse bietet nicht nur Einblicke in den Erfolg Ihrer Bemühungen, sondern bildet auch die Grundlage für zukünftige Optimierungen.
Überprüfen Sie dabei folgende Faktoren:
- Öffnungs- und Klickraten der E-Mails
- Conversionrate
- Timing und Frequenz
- Feedback Auswertung
Tipp: Mit Invitario lassen sich erfolgreiche E-Mail Marketing Strategien für Ihr Business-Event leicht und schnell umsetzen. Organisieren Sie Kontakte in smarten Verteilern, laden Sie zu Events ein und ermöglichen Sie die einfache und schnelle Registrierung. Sie sind interessiert? Lernen Sie uns jetzt kennen!
Fazit
In der Welt der Business-Events ist eine durchdachte Kommunikation entscheidend, um in der Fülle von Veranstaltungen hervorzustechen. Dieser Leitfaden gibt eine Hilfestellung für Veranstalter:innen von geschäftlichen Veranstaltungen. Von der klaren Zielsetzung über gezielte Ansprache bis hin zur Analyse bietet dieser Leitfaden eine strukturierte Roadmap für eine erfolgreiche Eventkommunikation.
