Gästemanagement Software für professionelle Firmenevents
Gästemanagement Software macht den Einlass bei Events planbarer, persönlicher und deutlich strukturierter. Statt Stress am Check-in durch veraltete, unübersichtliche Listen und kurzfristige Änderungen erkennen Event-Teams mit Invitario sofort VIPs und behalten dank digitaler Gästeliste jederzeit den Überblick. Für Firmenevents mit persönlichem Empfang und klaren Abläufen.
Was ist digitales Gästemanagement?
Digitales Gästemanagement organisiert den Empfang von Gästen bei Events über eine zentrale, digitale Gästeliste. Statt mit Excel-Listen oder veralteten Versionen zu arbeiten sehen Event-Teams mit Invitario in Echtzeit auf einen Blick:
- wer eingeladen ist
- wer bereits angekommen ist und
- welche Gäste besondere Aufmerksamkeit brauchen.
Anders als klassische Besuchermanagement Software für Bürogebäude ist digitale Gästemanagement Software auf Firmenevents, VIP-Betreuung und reibungslose Abläufe vor Ort ausgerichtet.
Warum Event-Teams Invitario als Gästemanagement Software wählen
Mit Invitario steuern Event-Teams den Check-in und kurzfristige Änderungen über eine zentrale, digitale Gästeliste. Die Gästemanagement Software schafft Übersicht in Echtzeit, erleichtert den professionellen Umgang mit VIPs und sorgt für strukturierte Abläufe vor Ort.
Erkennen Sie VIPs und wichtige Gäste sofort.
Mit Invitario sehen Check-in-Teams auf einen Blick, welche Gäste besondere Aufmerksamkeit brauchen. VIPs, Speaker:innen oder Presse lassen sich klar kennzeichnen und passend empfangen.
Ändern Sie Gästedaten mühelos vor Ort.
Kurzfristige Anpassungen gehören bei Events dazu. Mit Invitario können Check-in-Teams Go-Shows und Begleitungen ergänzen, Daten aktualisieren und Sonderfälle direkt vor Ort bearbeiten.
Behalten Sie mit Echtzeit-Daten den Überblick.
Die digitale Gästeliste zeigt in Echtzeit, wer bereits eingecheckt ist. Auf Wunsch informieren Benachrichtigungen zusätzlich, wenn wichtige Gäste eintreffen. So behalten Event-Teams den Überblick.
Digitale Gästeliste für mehr Übersicht am Tag des Events
Mit einer digitalen Gästeliste behalten Event-Teams auch bei hohem Andrang und kurzfristigen Änderungen den Überblick. Statt mit Papierlisten oder mehreren Versionen zu arbeiten sehen Sie mit Invitario in Echtzeit, wer zugesagt hat, wer anwesend ist und welche Gäste besondere Aufmerksamkeit brauchen. Das erleichtert den Check-in und schafft den Freiraum Gäste persönlich zu begrüßen.
- Auf Smartphone, Tablet oder Laptop nutzbar
- Schnelle Namenssuche auch bei großen Gästelisten
- Klare Kennzeichnung von VIPs, Speaker:innen, Presse oder anderen wichtigen Personengruppen
- Aktuelle Gastdaten und Check-ins in Echtzeit
- VIP-Alerts beim Eintreffen ausgewählter Kontakte
- Datenschutzkonforme Umsetzung
Stressfreies Gästemanagement durch Vor-Ort-Services
Auf Wunsch unterstützt Invitario Event-Teams auch direkt vor Ort. Diese optional buchbaren Services helfen dabei den Empfang von Gästen verlässlich umzusetzen, technische Fragen schnell zu klären und die Veranstaltung insgesamt stressfreier zu gestalten.
- Beratung zum Set-up: Unterstützung bei der Planung von Abläufen, Check-in-Stationen und sinnvoller Ausstattung
- Unterstützung vor Ort: Einweisung des Teams sowie Hilfe bei technischen Fragen bei der Veranstaltung
- Hardware bei Bedarf: Drucker und Scan-Geräte im Rahmen eines optionalen Vor-Ort-Services
- Mehr Sicherheit im Ablauf: planbarer Check-in auch bei Stoßzeiten und kurzfristigen Änderungen
Gästemanagement für hochwertige Firmenevents mit persönlicher Note
Ob Empfang, Gala oder Fachkongress: Digitales Gästemanagement hilft bei allen B2B-Events, bei denen Gäste professionell empfangen, wichtige Personengruppen erkannt und Änderungen vor Ort sicher umgesetzt werden sollen.
Gästemanagement als Teil eines professionellen Event-Prozesses
Professionelles Gästemanagement beginnt nicht erst beim Einlass. Es basiert auf sauberen Daten und abgestimmten Prozessen zwischen Einladungsmanagement, Registrierung und Teilnehmermanagement. So behalten Event-Teams stets den Überblick.
Einladungsmanagement
Verwalten Sie Einladungen, Reminder und Einwilligungen zentral. So entsteht eine saubere Datenbasis für Registrierung, Tickets und QR-Codes.
Einlassmanagement
Verhindern Sie lange Warteschlangen mit Check-in per QR-Code. So sehen Sie in Echtzeit, wer da ist und wo Engpässe entstehen.
Event Registrierung
Erstellen Sie Events, Sessions, Anmeldeformulare und Tickets zentral an einem Ort. Teilnehmer:innen erhalten Bestätigungen automatisch.
Virtuelle Events
Integrieren Sie Ihr Webinar Tool für virtuelle Events. So steuern Sie Einladungen, Teilnehmer:innendaten, Durchführung und Reporting zentral in Invitario.
Teilnehmermanagement
Behalten Sie den Überblick über Status und Daten Ihrer Teilnehmer:innen. Eine digitale Gästeliste mit Echtzeit-Daten hält alles aktuell.
Ihre Gästemanagement Software für Datenschutz und -sicherheit
Beim Empfang von Gästen werden personenbezogene Daten verarbeitet – oft unter Zeitdruck und vor vielen Menschen. Invitario sorgt dafür, dass Gästedaten geschützt bleiben, Zugriffe klar geregelt sind und der Empfang mit digitalen Gästelisten datenschutzkonform abläuft.
- DSGVO-konform: Hosting in Deutschland, AV-Vertrag, Einwilligungsmanagement
- Zugriffskontrolle: Rollen- und Rechteverwaltung für Teams
- Sichere Übertragung: SSL-Verschlüsselung
- Sichere Entwicklung: Privacy by Design und Privacy by Default
- Infrastruktur: Standort Frankfurt, ISO 27001- und TISAX-zertifiziert
Integrationen verbinden Gästemanagement Software und bestehende Systeme
Invitario integriert sich in bestehende Systemlandschaften, damit digitale Gästelisten, Check-in-Status und andere relevante Informationen dort verfügbar sind, wo Teams arbeiten. Über die bidirektionale CRM-Anbindung bleiben Kontaktdaten und Event-Interaktionen konsistent und lassen sich für Auswertungen und Follow-ups nach dem Event nutzen.
Folgende Integrationen stehen zur Verfügung:
- CRM: HubSpot, Microsoft Dynamics, Salesforce
- Online-Events: Microsoft Teams, Webex, Zoom, Vimeo, YouTube, TwentyThree
- SSO: Entra ID
- Offene API und Webhooks: für individuelle Anbindungen
Das sagen Kund:innen über die Gästemanagement Software Invitario
„Einerseits bin ich als Veranstalter immer informiert, wer eingetroffen ist, und kann dadurch die Gäste noch besser betreuen, andererseits entfällt die Listenführung und dadurch ist auch der Datenschutz besser gewährleistet.“
„Für uns ist die persönliche Zusammenarbeit vor, während und nach einer Veranstaltung sehr wichtig. Während des gesamten Projekts haben uns die Invitario-Mitarbeiter:innen super unterstützt und konnten uns besonders vor Ort bei Fragen schnell helfen.“
„Invitario erspart den Kolleginnen und Kollegen, die in den unterschiedlichen Bereichen damit arbeiten, sehr viel Zeit.“
Für Premium-Events mit persönlichem Empfang statt hektischem Check-in.
FAQ – Häufige Fragen zu Gästemanagement Software
Was ist eine digitale Gästeliste?
Eine digitale Gästeliste ist eine zentrale Übersicht aller Gäste eines Events, die in Echtzeit aktualisiert wird. Sie ersetzt Papier- und Excel-Listen und ermöglicht Event-Teams Gäste zu suchen, deren Status einzusehen und Änderungen direkt vor Ort vorzunehmen. Invitario zeigt dabei wichtige Informationen wie Name, Kontaktdaten, Begleitpersonen, Ernährungspräferenzen oder Segmente wie VIPs und Presse an.
Worin unterscheidet sich Gästemanagement von Besuchermanagement Software?
Gästemanagement Software kommt bei Business-Events wie Konferenzen, Galas oder Kund:innen-Events zum Einsatz. Sie unterstützt den persönlichen Empfang von Gästen, die Betreuung von VIPs und flexible Abläufe vor Ort. Besuchermanagement Software kommt meist in Bürogebäuden zum Einsatz und dient vor allem der Registrierung und Verwaltung von Besucher:innen.
Für welche Events eignet sich Gästemanagement Software?
Gästemanagement Software eignet sich für Firmenevents wie Empfänge, Dinner, Konferenzen, Galas, Kund:innen- und Mitarbeiter:innen-Events sowie Fortbildungen. Sie ist besonders dann sinnvoll, wenn Gäste professionell empfangen, kurzfristige Änderungen vor Ort sicher umgesetzt und die Teilnahme an einer Veranstaltung dokumentiert werden müssen.
Ist das Gästemanagement von Invitario DSGVO-konform?
Ja, Invitario erfüllt alle Anforderungen der DSGVO einschließlich Hosting in Deutschland, Auftragsverarbeitungsvertrag und rollenbasierter Zugriffskontrolle. So sind Gästedaten sicher und nur für berechtigte Personen zugänglich. Weitere Informationen finden Sie auf der Datenschutz-Seite von Invitario.
Kann ich eine digitale Gästeliste mit meinem CRM verbinden?
Ja, Invitario lässt sich in CRM-Systeme wie HubSpot, Salesforce oder Microsoft Dynamics integrieren. So bleiben Kontaktdaten, Check-in-Status und Event-Interaktionen aktuell und können für Auswertungen und Follow-ups nach dem Event genutzt werden.
Muss ich Invitario installieren um die digitale Gästeliste nutzen zu können?
Nein, die digitale Gästeliste von Invitario funktioniert browserbasiert auf Smartphone, Tablet oder Laptop. Eine Software-Installation ist nicht erforderlich. Zusätzlich steht eine iOS-App zur Verfügung.
Kann ich VIPs, Speaker:innen oder Presse in einer digitalen Gästeliste hervorheben?
Ja, in Invitario lassen sich Gäste nach Gruppen wie VIPs, Speaker:innen oder Presse kennzeichnen und visuell hervorheben. So sehen Check-in-Teams sofort, wer beim Einlass persönlich betreut oder gezielt angesprochen werden sollte.
Kann ich in Invitario sehen, wann bestimmte Gäste eintreffen?
Ja, mit Invitario sehen Event-Teams in Echtzeit, wer bereits eingecheckt ist. Zusätzlich können Benachrichtigungen eingerichtet werden, wenn bestimmte Gäste oder VIPs eintreffen.
Kann ich Gästedaten vor Ort ändern?
Ja, in Invitario lassen sich neue Gäste, Begleitpersonen oder Änderungen an bestehenden Daten direkt vor Ort in der digitalen Gästeliste erfassen. So bleibt die Gästeliste über alle Check-in-Stationen hinweg aktuell.
Können auch Kolleg:innen ohne Invitario-Account Benachrichtigungen beim Eintreffen wichtiger Gäste erhalten?
Ja, auch Kolleg:innen ohne eigenen Invitario-Account können benachrichtigt werden, wenn bestimmte Gäste eintreffen, zum Beispiel Mitarbeiter:innen im Sales oder Management.
