Häufig werden im Verlauf einer Veranstaltung auch Daten von Teilnehmern erhoben. Wie schon im Rahmen der Anmeldung zur Veranstaltung ist auch hier zu unterscheiden, ob die Daten zur reinen Vertragserfüllung oder weitere Zwecke erhoben werden.
Werden alle oder wird ein Teil der Daten direkt am Check-in zur Vertragserfüllung im Sinne der organisatorischen Abwicklung der Veranstaltung erfasst, wird keine Zustimmung benötigt. Werden Daten auch für weitergehende Zwecke – etwa für Marketing- oder Vertriebsmaßnahmen – erhoben, so ist hier gegenüber den Teilnehmern Transparenz über den Zweck und Art der Verarbeitung herzustellen und eine ausdrückliche Zustimmung einzuholen.
Wenn die für den Check-in bzw. die Erhebung von personenbezogenen Daten engagierten Personen keine Mitarbeiter des Veranstalters im Sinne des Verantwortlichen sind, dann ist eine dementsprechende Auftragsverarbeitervereinbarung, z.B. mit dem beauftragten Personaldienstleister, abzuschließen.
Wurden die Mitarbeiter von einem Auftragsverarbeiter als Subunternehmen beauftragt, dann ist in der Auftragsverarbeitervereinbarung zwischen dem Veranstalter und der Eventagentur auf dieses Subunternehmen zu verweisen. Zusätzlich sollten Sie sicherstellen, dass es für die einzelnen Mitarbeiter Geheimhaltungs- bzw. Verschwiegenheitsverpflichtung mit dem direkten Arbeitgeber gibt.
Tipp: Bei der Sichtbarkeit von personenbezogenen Daten sollte darauf geachtet werden, dass der Kreis der Personen, die auf der Veranstaltung auf die Daten zugreifen oder diese einsehen können, möglichst klein gehalten wird. Darüber hinaus sollten die Daten nur dann eingesehen werden, wenn dies die Situation erforderlich macht.
Vermeiden Sie gedruckte Gästelisten am Check-in
Vermeiden Sie den Einsatz von gedruckten Gästelisten, da diese im dynamischen Umfeld einer Eingangssituation oft verloren gehen können. Gedruckte Listen haben außerdem den Nachteil, dass sie für den gerade eintreffenden Gast einsehbar sind und auch Informationen beinhalten könnten, die für die Abwicklung des Check-ins nicht erforderlich wären. Sie erinnern sich: Die DSGVO setzt u. a. die Datensparsamkeit voraus.
Bei größeren Veranstaltungen mit mehreren Check-in-Stationen werden die erfassten Gäste nicht zwischen den Listen synchronisiert – damit entsteht eine große Sicherheitslücke: Personen könnten unter ein und demselben Namen mehrfach auf der Veranstaltung einchecken. Außerdem ist es sehr aufwändig festzustellen, wer bereits auf der Veranstaltung eingetroffen ist bzw. tatsächlich teilgenommen hat. Gerade im Kontext der Covid-19-Pandemie ist die Erfassung jeder auf der Veranstaltungen anwesenden Person – vom Mitarbeiter bis zum Teilnehmer – zu einem entscheidenden Element von Sicherheits- und Präventionskonzepten geworden.
Digitalisieren Sie Ihren Check-in
Verwenden Sie stattdessen eine digitale Gästeliste, wie sie auch von Invitario angeboten wird. Mittels Tablet oder Smartphone können Teilnehmer per Name oder Scan eines QR-Codes schnell und sicher erfasst und mit allen anderen Check-in-Stationen synchronisiert werden.
Die Invitario App kann beispielsweise so konfiguriert werden, dass die Gästeliste nicht einsehbar ist, sondern die Suchergebnisse mit den übereinstimmenden Teilnehmern erst nach Eingabe einer vom Anwender festgelegten Anzahl an Buchstaben am Bildschirm erscheinen. Noch eleganter ist der Scan eines QR-Codes, der dem Teilnehmer mit einer Anmeldebestätigung bzw. als Ticket oder mobiles Ticket zur Verfügung gestellt werden kann.
Lesen Sie dazu unsere 10 Gebote für den erfolgreichen Check-in Ihrer Teilnehmer.
Foto- und Videoaufnahmen
Kaum eine Veranstaltung kommt heute ohne eine bildliche Dokumentation mit Fotografen und Kamerateams aus. Da auch diese Aufnahmen in die Kategorie der personenbezogenen Daten fallen, gelten auch hier die Anforderungen der DSGVO. In diesem Artikel erfahren Sie mehr darüber, was als Veranstalter bei der Anfertigung und Verbreitung von Foto- und Videoaufnahmen zu berücksichtigen ist.
