Datenschutz bei Foto- und Videoaufnahmen von Events

Bei Veranstaltungen im öffentlichen Raum ist heutzutage zwar davon auszugehen, dass diese Veranstaltungen dokumentiert werden und Fotoaufnahmen bzw. Videomaterial auch in Medien veröffentlicht wird. Dennoch sind Verantwortliche bzw. Veranstalter dazu verpflichtet, Ihre Teilnehmer im Rahmen Informationspflicht davon in Kenntnis zu setzen.

Als Veranstalter sind Sie daher gut beraten, wenn Sie entweder bereits in der Einladung oder zumindest im Eingangsbereich der Veranstaltung einen Hinweis platzieren, dass auf dieser Veranstaltung Foto- und/oder Videoaufnahmen angefertigt werden.

Bei kostenpflichtigen Veranstaltungen sollte diese Information am besten bereits vor dem Kauf von Tickets einsehbar sein. Damit steht es jedem Teilnehmer zumindest theoretisch frei, an der Veranstaltung unter Berücksichtigung dieser Information gegebenenfalls nicht teilzunehmen.

Haben Sie Ihre Informationspflicht nach den Anforderungen der DSGVO erfüllt und die mündliche Zustimmung der abgebildeten Personen erhalten (mehr dazu unten), dann können Aufnahme ohne Bedenken auf Ihrer Website sowie auf Social-Media-Kanälen und über andere Medien öffentlich verbreitet werden.

Mustertexte zur Erfüllung der Informationspflicht

Kurzfassung

Auf der Veranstaltung werden Film- und Tonaufnahmen sowie Fotos gemacht, mit deren auch späteren Verwendung Sie sich durch den Besuch der Veranstaltung einverstanden erklären.

Ausführliche Fassung

Wenn Sie eine präzise Beschreibung bevorzugen, dann werfen Sie einen Blick auf das nachstehende Beispiel, das wir am Eingang zu einer Veranstaltung einer Bank gesehen haben:

Bitte lächeln!

Wichtiger Hinweis!

Von dieser Veranstaltung werden Foto- und/oder Filmaufnahmen (inklusive Ton) angefertigt. Die wesentlichen Informationen dazu finden Sie untenstehend. Wenn Sie nicht fotografiert oder gefilmt werden möchten, können Sie direkt den/die FotografIn oder den/die Kameramann/-frau ansprechen.

Datenschutz

• Verantwortlicher: Firmenwortlaut und Anschrift des Veranstalters
• Datenschutzbeauftragter (oder Kontaktperson für Datenschutz): Nennung des Namens, E-Mail-Adresse sowie ggf. auch der postalischen Anschrift.
• Zweck: Die Aufnahmen können im Intranet, dem Online-Portal den den Social Media Kanälen des Verantwortlichen sowie in Rundfunk-, TV-, und Printmedien (auch Büchern) veröffentlicht werden. Mögliche weitere EmpfängerInnen entnehmen Sie bitte der allgemeinen Datenschutzerklärung des Verantwortlichen.
• Dauer der Verarbeitung: Die Aufnahmen werden 3 Jahre gespeichert und danach gelöscht.
• Rechtsgrundlage und berechtigtes Interesse: Die Verarbeitung erfolgt aufgrund des berechtigten Interesses der Verantwortlichen, die von ihr organisierte Veranstaltung bildlich zu dokumentieren und einer größeren Öffentlichkeit positiv darüber zu berichten (Art 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Ihre Rechte: Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch und Datenübertragbarkeit. Ebenso haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der Datenschutzbehörde einzulegen (Führen Sie den Link der für Ihr Unternehmen zuständigen Behörde ein). Hinsichtlich der Verarbeitung der Aufnahmen und eines möglichen Widerspruchs wenden Sie sich bitte direkt an die folgende E-Mail-Adresse: datenschutz@unternehmen.com
• Allgemeine Datenschutzinformationen: Weiterführende Informationen zur Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten entnehmen Sie bitte dem folgenden Link: (Link zur Datenschutzerklärung Ihrer Veranstaltung)

Besprechen Sie den Datenschutz mit Fotografen und Kamerateams

Darüber hinaus sollten Sie Ihre Fotografen und Kamerateams darüber informieren, dass sie die mündliche Zustimmung der abzubildenden Personen einholen müssen, bevor die Aufnahmen gemacht werden. Wenn diese Zustimmung erfolgt, kann davon ausgegangen werden, dass diese Personen mit der Veröffentlichung der Aufnahmen einverstanden sind.

Denken Sie auch daran, dass Fotografen und Kamerateams auch als Auftragsverarbeiter zu verstehen sind und daher der Abschluss einer Auftragsverarbeitervereinbarung verpflichtend ist.

Sonderfall akkreditierte (externe) Fotografen

Es ist zu erwarten, dass für die Anfertigung und Verbreitung von Aufnahmen, die von akkreditierten bzw. externen Fotografen (die nicht direkt dem Veranstalter, sondern der Presse zuzuordnen sind) angefertigt werden, der Veranstalter nicht verantwortlich ist.

Achtung: In diesen Fällen dürfen Sie Aufnahmen nicht verwenden!

• Wenn die Aufnahmen für den Abgebildeten – aus welchen Gründen auch immer – nachteilig sind. Verzichten Sie daher am besten generell darauf, Teilnehmer mit alkoholischen Getränken und in zu „lockerer“ Stimmung zu fotografieren.
• Vollkommen ausgeschlossen ist die Verwertung der Fotoaufnahmen für Werbung, da es hierzu immer die explizite Zustimmung der abgebildeten Personen bedarf.