Event Registrierung Software und Event Ticketing für Firmenevents
Event Registrierung Software ersetzt starre Anmeldeformulare und Workarounds durch flexible Registrierungsprozesse je nach Anforderung. Mit Invitario lassen sich auch komplexe Abfragen, Event Ticketing, Wartelisten, Kontingente und Sessions in einem zentralen System abbilden. So richtet sich die Software nach Ihren Anforderungen – und nicht umgekehrt.
Was ist eine Event Registrierung Software?
Eine Event Registrierung Software digitalisiert den Anmeldeprozess für Events und ersetzt manuelle Abläufe durch strukturierte, digitale Prozesse. Invitario bietet dafür folgende Funktionen:
- Gezielte Abfrage von Teilnehmer:innendaten
- Registrierungslogiken für Sessions und Programmpunkte mit Kontingenten und Wartelisten
- Event Ticketing und automatisierte Zahlungsabwicklung für kostenpflichtige Events
So lassen sich auch anspruchsvolle Registrierungsprozesse für Firmenevents strukturiert und effizient steuern.
Warum Event-Teams Invitario als Event Registrierung Software wählen
Event Registrierung ist oft komplexer, als es auf den ersten Blick wirkt. Neben der Event Anmeldung selbst geht es auch um passende Datenabfragen, unterschiedliche Teilnahmeoptionen und kontrollierte Zugänge. Genau dafür verbindet Invitario flexible Formulare, Event Ticketing und Teilnehmerregistrierung in einem zentralen System.
Flexible Registrierung statt starrer Standardformulare
Invitario bildet auch komplexe Anmeldeprozesse strukturiert ab, seien es Sessions, Begleitpersonen, Hotelbedarf oder individuelle Felder. So erfassen Event-Teams vorab alle relevanten Daten für Planung und Durchführung.
Event Registrierung und Ticketing in einem System
Invitario bündelt Anmeldung, Ticketing und Zahlungsabwicklung in einem System. Walletfähige Tickets und Rechnungen mit anpassbaren Steuersätzen werden automatisiert verschickt, was den manuellen Aufwand reduziert.
Mehr Kontrolle darüber, wer sich anmelden darf
Mit Wartelisten, Kontingenten und Zugangslogiken lässt sich gezielt steuern, wer direkt zugelassen wird und wer nicht. Das ist gerade bei geschlossenen Events, limitierten Formaten oder segmentierten Zielgruppen hilfreich.
Anmeldeformulare erstellen, die genau für Ihr Event und Ihre Kontakte passen
Nicht jede Event Anmeldung folgt demselben Muster. Mit Invitario lassen sich klassische, mehrstufige und nachgelagerte Update-Formulare passend zum Event einsetzen. Bei personalisierten Einladungen sind diese mit bereits bekannten Daten Ihrer Kontakte vorausgefüllt. So wird der Registrierungsprozess für Gäste übersichtlich und für Event-Teams flexibel.
- Klassisches Formular: für direkte Anmeldungen in einem Schritt
- Mehrstufiges Formular: für komplexe Registrierungsprozesse mit mehreren Schritten
- Update-Formular: für spätere Änderungen und ergänzende Angaben
- Segmentbasierte Formulare: für unterschiedliche Abfragen je Zielgruppe oder Segment bei einem Event
Event Registrierung Software für Firmenevents mit komplexen Anforderungen
Klassische Online-Formulare reichen nicht aus, wenn Event Registrierung mehr können muss als Zu- oder Absagen. Genau dafür bildet Invitario auch komplexe Anforderungen strukturiert ab.
- Sessions und Programmpunkte: für Anmeldungen zu einzelnen Inhalten mit eigener Logik (z. B. Workshops, Side-Events)
- Individuelle Felder: z. B. für Ernährungspräferenzen, Hotelbedarf oder Rabattcodes
- Konditionale Felder: für nur bei Bedarf sichtbare Abfragen
- Kontingente, Wartelisten und Fristen: für Registrierungen mit klaren Limits und Regeln
- Zeitslots: für Anmeldungen zu bestimmten Zeitfenstern
- Freigabelisten: für volle Kontrolle darüber, wer sich anmelden darf und wer zunächst geprüft wird
Teilnehmerregistrierung Software für mehr Kontrolle über Event Anmeldungen
Bei vielen B2B-Events geht es nicht nur um begrenzte Plätze, sondern auch darum, wer teilnehmen darf. Mit Invitario lassen sich Event Anmeldungen kontrolliert steuern – mit Freigaben, Wartelisten und priorisierten Zugängen für ausgewählte Zielgruppen.
- Kontrollierte Anmeldung: für Events, bei denen nicht jede Event Registrierung automatisch bestätigt wird
- Automatisiertes Nachrücken: für die automatische Vergabe frei werdender Plätze an die nächste Person auf der Warteliste
- Manuelle Freigabe: für die gezielte Bestätigung oder Ablehnung einzelner Event Anmeldungen
- Priorisierter Zugang: für Zielgruppen, die sich zuerst anmelden dürfen
- Segmentbasierte Anmeldung: für Sessions und Programmpunkte, die nur ausgewählten Zielgruppen offenstehen
Event Ticketing Software für Firmenevents mit direkter Zahlungsabwicklung
Mit Invitario lassen sich walletfähige Tickets für kostenlose und kostenpflichtige Events direkt in den Registrierungsprozess integrieren. Zahlungsabwicklung und Versand laufen in der Event Ticketing Software zusammen, wobei Zahlungen direkt an Ihr Unternehmen gehen. Das reduziert den manuellen Aufwand erheblich.
- Ticketkategorien: z. B. für VIP, Early Bird oder Sponsor:innen
- Zahlung: per Rechnung, Kreditkarte, Apple Pay oder Google Pay
- Automatisierte Rechnungen und Zahlungsabwicklung: mit Rechnungsnummern, individuellem Briefkopf und anpassbaren Steuersätzen je nach Land
- Automatisierte Follow-ups: z. B. an Kontakte, die den Ticketkauf nicht abgeschlossen haben
Die richtige Event Registrierung Software für unterschiedliche Firmenevents
Wenn Kontakte nur an bestimmten Tagen, Programmpunkten oder Standorten teilnehmen sollen, stoßen viele Tools schnell an ihre Grenzen. Invitario bildet solche Anforderungen mit passenden Formularlogiken, Sessions, standort- und zeitbezogenen Tickets sowie klaren Regeln für Teilnahme, Kontingente und Verfügbarkeiten strukturiert ab.
Event Registrierung als Teil eines durchgängigen Event-Prozesses
Event Registrierung ist nur ein Teil des gesamten Event-Ablaufs. Mit Invitario greifen Einladungsmanagement, Event Anmeldung, Teilnehmermanagement, Kommunikation sowie Check-in und Follow-up ineinander. So entstehen durchgängige Prozesse für Event-Teams und ein professioneller Auftritt gegenüber Teilnehmer:innen.
Einladungsmanagement
Verwalten Sie Einladungen, Reminder und Einwilligungen zentral. So entsteht eine saubere Datenbasis für Registrierung, Tickets und QR-Codes.
Gästemanagement
Empfangen Sie Ihre Gäste und VIPs wertschätzend und persönlich. Mit digitalen Gästelisten weiß Ihr Team am Check-in sofort, wen es vor sich hat.
Teilnehmermanagement
Behalten Sie den Überblick über Status und Daten Ihrer Teilnehmer:innen. Eine digitale Gästeliste mit Echtzeit-Daten hält alles aktuell.
Virtuelle Events
Integrieren Sie Ihr Webinar Tool für virtuelle Events. So steuern Sie Einladungen, Teilnehmer:innendaten, Durchführung und Reporting zentral in Invitario.
Einlassmanagement
Verhindern Sie lange Warteschlangen mit Check-in per QR-Code. So sehen Sie in Echtzeit, wer da ist und wo Engpässe entstehen.
Ihre DSGVO-konforme Event Registrierung und Ticketing Software
Bei Event Registrierung und Event Ticketing werden sensible Daten erfasst. Invitario bündelt diese sicher in einem zentralen System, regelt Zugriffe klar und macht Abläufe nachvollziehbar. So lässt sich Event Registrierung datenschutzkonform und sicher gestalten.
- DSGVO-konform: Hosting in Deutschland, AV-Vertrag, Einwilligungsmanagement
- Zugriffskontrolle: Rollen- und Rechteverwaltung für Teams
- Sichere Übertragung: SSL-Verschlüsselung
- Sichere Entwicklung: Privacy by Design und Privacy by Default
- Infrastruktur: Standort Frankfurt, ISO 27001- und TISAX-zertifiziert
Integrationen verbinden Event Registrierung Software und bestehende Systeme
Invitario integriert sich in bestehende Systemlandschaften, damit Kontakte, Registrierungen und Ticketdaten nicht in isolierten Tools liegen. So lassen sich Daten aus CRM-Systemen übernehmen, Registrierungsprozesse sauber anbinden und Informationen nach der Event Anmeldung in Folgeprozessen weiter nutzen.
Folgende Integrationen stehen zur Verfügung:
- CRM: HubSpot, Microsoft Dynamics, Salesforce
- Online-Events: Microsoft Teams, Webex, Zoom, Vimeo, YouTube, TwentyThree
- SSO: Entra ID
- Offene API und Webhooks: für individuelle Anbindungen
Das sagen Kund:innen über Event Registrierung und Ticketing mit Invitario
„Wenn wir ein Event in Düsseldorf haben, dann müssen die dafür die Düsseldorfer*innen nicht anreisen. Das heißt, sämtliche Teilnehmer aus Düsseldorfer bekommen erst gar nicht die Reiseoptionen eingeblendet, sondern nur die Teilnehmer*innen, die von außerhalb kommen. Dass wir das individuell justieren können, ist für uns ein großer Vorteil und geht kaum mit einem anderen Tool.”
„Die digitale Umsetzung unserer Weiterbildungsseminare und die durchgeführte Sprachimplementierung waren für unser Haus echte Zugewinne.”
„Invitario erspart den Kolleginnen und Kollegen, die in den unterschiedlichen Bereichen damit arbeiten, sehr viel Zeit.”
Event Registrierung, die komplexe Abläufe einfach macht.
FAQ – Häufige Fragen zu Event Registrierung Software
Kann ich bei der Event Registrierung steuern, wer sich anmelden darf?
Ja, mit Invitario lässt sich gezielt steuern, wer sich direkt anmelden darf, wer zunächst auf der Warteliste landet und welche Zielgruppen bevorzugten Zugang erhalten. Zusätzliche Regeln wie Kontingente oder Anmeldefristen lassen sich ebenfalls abbilden.
Können sich Gäste bei mehrtägigen Events auch nur für einzelne Tage anmelden?
Ja, mit Invitario lassen sich auch bei mehrtägigen Events unterschiedliche Teilnahmeoptionen abbilden, z. B. nur für einzelne Tage oder ausgewählte Programmpunkte. So bleibt die Event Registrierung auch bei komplexeren Abläufen klar und steuerbar.
Wie kann ich Begleitpersonen bei der Event Anmeldung erfassen?
In Invitario lassen sich Begleitpersonen entweder direkt im Anmeldeformular oder manuell in der Gästeliste erfassen. Beim Erstellen des Anmeldeformulars legen Sie fest, ob keine, anonyme oder Begleitpersonen mit eigener Datenabfrage möglich sind. So können Sie je nach Event nur die Anzahl der Begleitpersonen oder auch konkrete Angaben zu diesen abfragen.
Kann ich individuelle Felder für die Event Registrierung in Invitario erstellen?
Ja, in Invitario können Sie individuelle Felder für unterschiedliche Formulare anlegen z. B. für Event Anmeldungen, Datenaktualisierungen oder Session-Auswahl. Die Felder lassen sich auf Account-Ebene speichern und wiederverwenden. Möglich sind u. a. Checkboxen, Textfelder, Einfach- und Mehrfachauswahl, Datum, Uhrzeit und Uploads.
Können Gäste ihre Angaben nachträglich ändern?
Ja, mit Update-Formularen können Gäste bestehende Angaben später selbst anpassen. Gleichzeitig können Event-Teams zusätzliche Informationen auch erst zu einem späteren Zeitpunkt abfragen, die dann automatisch beim Kontakt ergänzt werden.
Ist die Event Registrierung mit Invitario DSGVO-konform?
Invitario unterstützt eine DSGVO-konforme Event Registrierung mit Hosting in Deutschland, AV-Vertrag, Einwilligungsmanagement und klar geregelten Zugriffsrechten. So lassen sich auch sensible Teilnehmer:innendaten sicher und nachvollziehbar verarbeiten.
Ist Event Ticketing mit Invitario möglich?
Ja, mit Invitario lassen sich walletfähige Tickets für kostenlose und kostenpflichtige Firmenevents direkt in den Registrierungsprozess integrieren. Dazu gehören unter anderem Ticketkategorien, Zahlungsabwicklung sowie automatisierte Rechnungen mit individuellem Briefkopf, Rechnungsnummer und anpassbaren Steuersätzen je nach Land.
Welche Zahlungsmöglichkeiten gibt es bei kostenpflichtigen Tickets?
Gäste können kostenpflichtige Tickets per Rechnung, Kreditkarte, Apple Pay oder Google Pay bezahlen. Die Zahlung geht dabei direkt an das Unternehmen, ohne Umweg über Invitario.
Lassen sich Rabattcodes oder vergünstigte Tickets in Invitario abbilden?
Ja, Rabattcodes und vergünstigte Ticketkategorien lassen sich in Invitario abbilden. So können z. B. Sponsor:innen, Partner:innen oder bestimmte Zielgruppen eigene Preislogiken im Registrierungsprozess erhalten.
