Die Event Check-in App für reibungsloses Einlassmanagement
Einlassmanagement mit Event Check-in App sorgt sofort für einen positiven ersten Eindruck bei den Teilnehmer:innen. Statt langen Warteschlangen und hektischer Badge-Suche ermöglicht Invitario einen raschen, unkomplizierten Check-in – selbst ohne WLAN.
Für Event-Teams, die effiziente Abläufe schätzen.
Effizientes Einlassmanagement mit Event Check-in App
Einlassmanagement umfasst alle Schritte, mit denen Event-Teams Teilnehmer:innen bei einer Veranstaltung vor Ort identifizieren, prüfen und als anwesend erfassen. Ziel ist ein schneller Einlass ohne Warteschlangen und mit verlässlichen Daten für Auswertung und Nachbereitung.
Invitario ist die passende Event Check-in App für diesen Prozess:
- Check-in per QR-Code oder Namenssuche
- Ticketvalidierung
- Optionaler Badge-Druck vor Ort
Warum Event-Teams für Einlassmanagement auf Invitario setzen
Bei der Einlasskontrolle muss es schnell gehen. Die Event Check-in Software Invitario ermöglicht genau das – selbst bei fehlendem WLAN. Durchgängige Datenflüsse zeigen in Echtzeit, wer vor Ort ist und welche Touchpoints Teilnehmer:innen genutzt haben.
Teilnehmer:innen selbst ohne WLAN einchecken
Mit Invitario als Event Check-in Software funktioniert die Einlasskontrolle auch ohne WLAN. Event-Teams scannen bei der Akkreditierung den QR-Code am Event-Ticket mit Smartphone, Tablet oder Laptop oder nutzen die Namenssuche.
Namensschilder drucken in Sekundenschnelle
Statt Namensschilder vorab zu drucken und zu sortieren werden Event Badges erst dann erstellt, wenn Teilnehmer:innen ankommen. Dieser Live Badge Druck bei der Einlasskontrolle spart viel Zeit und reduziert Ausschuss bei Änderungen.
Einblicke gewinnen mit End-to-End-Daten
Alle Touchpoints laufen zentral in Invitario zusammen – von der Einladung und Registrierung über den Check-in bis zum Session-Tracking. So sehen Event-Teams in Echtzeit, wer am Event ist und welche Sessions besucht wurden.
Ihre Event Check-in Software, die auf jedem Endgerät funktioniert
QR-Code auf dem Ticket scannen oder Namen eingeben – schon ist der Event Check-in erledigt. Der browser-basierte Check-in von Invitario funktioniert auf jedem Endgerät (Smartphone, Tablet, Laptop). Zusätzlich steht eine iOS-App zur Verfügung.
So sehen Event-Teams in Echtzeit, wie viele und welche Personen bereits da sind.
- Browser-basierter Web-Check-in mit jedem Endgerät oder mittels iOS-App
- Ticketvalidierung per QR-Code-Scan oder Namenssuche
- Live-Übersicht über Anwesenheit, Check-in-Zahlen und relevante Gruppen (z. B. VIPs)
Ihre Event Check-in App für datenschutzkonforme End-to-End-Daten
Invitario trackt Daten entlang der gesamten Teilnehmer:innen-Journey – von der Einladung und Registrierung bis hin zu Check-in und Sessions. Durch das Scannen des QR-Codes am Ticket oder Event Badge werden Touchpoints erfasst und Gästeliste bzw. Gästedaten aktualisiert. Über Integrationen lassen sich diese Daten ins CRM und andere Systeme übertragen.
- End-to-End-Daten über Einladung, Anmeldung, Check-in, Sessions und optionalen Check-out
- QR-Code-Scans zur Erfassung von Touchpoints für aktuelle Gästelisten
- Reporting für Auswertung und Nachbereitung
- Integrationen für Sync mit CRM und anderen Systemen
Einlassmanagement mit Event Check-in App für jedes Firmenevent
Invitario eignet sich für Eventformate, bei denen Einlass und Anwesenheit verlässlich erfasst werden sollen. Ob Schulung, Business-Event, Messe oder VIP-Empfang: Event-Teams behalten mit der Event Check-in App den Überblick und erhalten Daten für Auswertungen und Follow-ups.
Event Badges und Namensschilder im Corporate Design gestalten
Event Badges lassen sich in Invitario frei gestalten und im Corporate Design umsetzen. Individuelle QR-Codes auf dem Ticket oder Badge ermöglichen einerseits die Identifikation von Teilnehmer:innen mittels Event Check-in App, andererseits führen sie Teilnehmer:innen zu ihrem persönlichen Programm und relevanten Informationen.
- Inhalte: frei gestaltbar und je Zielgruppe anpassbar (z. B. Presse, VIPs)
- Branding: Logo, Farben…
- Flexible Varianten: Papier, Karton oder Plastik, klebend oder nichtklebend, verschiedene Größen, Textiletiketten
- Ticket-Code und QR-Code: für personalisierte Inhalte oder zur Lead-Erfassung
Namensschilder drucken in Sekunden mit Live Badge Druck vor Ort
Vorab gedruckte Event Badges kosten Zeit, weil Event-Teams sie manuell erstellen, sortieren und am Einlass bereitstellen müssen.
Mit dem Live Badge Druck von Invitario wird das Namensschild erst bei Ankunft der Teilnehmer:innen gedruckt – innerhalb weniger Sekunden. Das verkürzt Warteschlangen, spart Aufwand und reduziert Ausschuss bei No-Shows oder Änderungen von Daten.
- Live Badge Druck direkt bei der Einlasskontrolle
- Ein- oder beidseitiger Druck in Farbe oder Schwarzweiß
- Zeichen aus allen Sprachen (z. B. Japanisch)
- Optional: Unterstützung durch das Invitario-Team vor Ort
Weniger Vorbereitung, schnellerer Badge-Druck.
On-site-Services machen den Check-in planbar und entlasten Event-Teams
Bei Bedarf unterstützt Invitario auch direkt vor Ort. Optional buchbare On-site-Services helfen Event-Teams bei Planung, Umsetzung und Technik, damit der Check-in am Eventtag verlässlich läuft.
Beratung zum Einlassmanagement
Invitario unterstützt bei der Planung des Einlassmanagements und schätzt ein, wie viele Check-in-Stationen für das Event sinnvoll sind. So stehen Personal und Equipment passend zur erwarteten Auslastung bereit.
Check-in-Service bei der Veranstaltung
Auf Wunsch unterstützt Invitario vor Ort, weist das Team ein und löst technische Fragen direkt am Einlass. Das sorgt für einen stabilen Ablauf und sorgenfreies Einlassmanagement, das auch zu Stoßzeiten funktioniert.
Hardware für die Einlasskontrolle
Bei Buchung eines optionalen Check-in-Services stellt Invitario die benötigte Hardware bereit, etwa Drucker und Scan-Geräte. So entfällt die eigene Organisation und der Check-in läuft mit erprobtem Setup.
Einlassmanagement mit Event Check-in App als Teil des Event-Prozesses
Invitario verbindet Einladungsmanagement, Registrierung und Teilnehmermanagement mit dem Einlassmanagement per Event Check-in App vor Ort. So bleiben Daten konsistent, Schnittstellen werden reduziert und Auswertungen basieren auf verlässlichen Anwesenheitsdaten.
Einladungsmanagement
Verwalten Sie Einladungen, Reminder und Einwilligungen zentral. So entsteht eine saubere Datenbasis für Registrierung, Tickets und QR-Codes.
Gästemanagement
Empfangen Sie Ihre Gäste und VIPs wertschätzend und persönlich. Mit digitalen Gästelisten weiß Ihr Team am Check-in sofort, wen es vor sich hat.
Event Registrierung
Erstellen Sie Events, Sessions, Anmeldeformulare und Tickets zentral an einem Ort. Teilnehmer:innen erhalten Bestätigungen automatisch.
Virtuelle Events
Integrieren Sie Ihr Webinar Tool für virtuelle Events. So steuern Sie Einladungen, Teilnehmer:innendaten, Durchführung und Reporting zentral in Invitario.
Teilnehmermanagement
Behalten Sie den Überblick über Status und Daten Ihrer Teilnehmer:innen. Eine digitale Gästeliste mit Echtzeit-Daten hält alles aktuell.
Ihre Event Check-in App für Datenschutz und -sicherheit
Beim Einlassmanagement werden Anwesenheitsdaten und Check-in-Status zentral erfasst. Invitario regelt Zugriffe klar und macht Abläufe nachvollziehbar, damit die Einlasskontrolle datenschutzkonform bleibt – vom QR-Code-Scan bis zu kontrollierten Exporten.
- DSGVO-konform: Hosting in Deutschland, AV-Vertrag, Einwilligungsmanagement
- Zugriffskontrolle: Rollen- und Rechteverwaltung für Teams
- Einlasskontrolle: Live-Druck von Badges statt offene Gästelisten
- Sichere Übertragung: SSL-Verschlüsselung
- Sichere Entwicklung: Privacy by Design und Privacy by Default
- Infrastruktur: Standort Frankfurt, ISO 27001- und TISAX-zertifiziert
Integrationen verbinden Event Check-in App und bestehende Systeme
Invitario integriert sich in bestehende Systemlandschaften, damit Check-in-Status, Anwesenheitsdaten und Touchpoints dort verfügbar sind, wo Teams arbeiten. Über die bidirektionale CRM-Anbindung bleiben Kontaktdaten und Event-Interaktionen konsistent und lassen sich für Auswertung und Follow-ups nach dem Event nutzen. Folgende Integrationen stehen zur Verfügung:
- CRM: HubSpot, Microsoft Dynamics, Salesforce
- Online-Events: Microsoft Teams, Webex, Zoom, Vimeo, YouTube, TwentyThree
- SSO: Entra ID
- Offene API und Webhooks: für individuelle Anbindungen
Das sagen Kund:innen über Einlassmanagement mit Invitario
„Einerseits bin ich als Veranstalter immer informiert, wer eingetroffen ist, und kann dadurch die Gäste noch besser betreuen, andererseits entfällt die Listenführung und dadurch ist auch der Datenschutz besser gewährleistet.“
„Für uns ist die persönliche Zusammenarbeit vor, während und nach einer Veranstaltung sehr wichtig. Während des gesamten Projekts haben uns die Invitario-Mitarbeiter:innen super unterstützt und konnten uns besonders vor Ort bei Fragen schnell helfen.“
„Für unseren Anwendungsfall mit vielen unterschiedlichen Eventformaten hat sich Invitario wirklich als ideal herausgestellt.“
Weniger Warteschlangen, bessere Planbarkeit am Eventtag.
FAQ – Häufige Fragen zu Event Check-in App & Einlassmanagement
Was ist Einlassmanagement bei Firmenevents?
Einlassmanagement umfasst alle Schritte, mit denen Teilnehmer:innen am Event identifiziert, geprüft und als anwesend erfasst werden. Dazu gehören Check-in, Ticketvalidierung, Namensschilder und Reporting.
Was ist eine Event Check-in App?
Eine Event Check-in App ist Software für die Einlasskontrolle vor Ort. Tools wie Invitario ermöglichen Check-in per QR-Code oder Namenssuche, aktualisieren Anwesenheitsdaten in Echtzeit, unterstützen Multi-Session-Check-ins und optional Live Badge Druck. Der Funktionsumfang unterscheidet sich je Anbieter:in.
Wie funktioniert Event Check-in per QR-Code?
Teilnehmer:innen erhalten ein personalisiertes Ticket mit QR-Code. Beim Einlass wird der Code gescannt, der Status wird sofort aktualisiert und doppelte Eintritte lassen sich durch Ticketvalidierung vermeiden.
Funktioniert eine Event Check-in App auch ohne WLAN?
Ja, mit Invitario funktioniert der Check-in auch ohne WLAN. Offline-Fähigkeit ist jedoch nicht bei allen Anbieter:innen verfügbar.
Kann ich Gäste auch ohne Event QR-Code einchecken?
Ja, mit Invitario ist der Check-in auch über die Namenssuche möglich. So lassen sich Teilnehmer:innen einchecken, auch wenn kein Ticket vorliegt oder der QR-Code nicht verfügbar ist.
Kann ich vor Ort Personen registrieren und einchecken?
Ja, Go-Shows lassen sich vor Ort über den browserbasierten Web-Check-in in Invitario anlegen und direkt einchecken. Bei Bedarf kann auch sofort ein Namensschild gedruckt werden.
Warum ist Vorabdruck von Namensschildern oft problematisch?
Vorab gedruckte Event Badges müssen manuell erstellt, sortiert, verteilt und bei Änderungen korrigiert werden. Zudem können offen ausliegende Namensschilder datenschutzkritisch sein, wenn andere Namen sichtbar werden. Bei No-Shows und Datenänderungen entsteht außerdem unnötiger Ausschuss, weil bereits gedruckte Badges ungenutzt bleiben.
Kann ich Event Badges für unterschiedliche Zielgruppen anpassen?
Ja, in Invitario lassen sich Badge-Designs je Zielgruppe definieren, zum Beispiel für Aussteller:innen, Gäste, Presse oder VIPs. So sind wichtige Informationen und Kennzeichnungen sofort erkennbar.
Welche Event Check-in-Daten liefert das Reporting nach dem Event?
Invitario liefert Anwesenheitslisten, Check-in- und Check-out-Zeiten, Teilnahme pro Session und Auswertungen nach Gruppen wie VIPs oder Presse. Diese Daten unterstützen Nachbereitung, Follow-ups und interne Berichte. Mittels Integrationen lassen sich diese Daten auch datenschutzkonform ins CRM übertragen.
Können Check-in- und Eventdaten ins CRM übertragen werden?
Ja, über Integrationen lassen sich in Invitario Kontaktdaten und Event-Interaktionen ins CRM oder in Marketing-Automation-Systeme übertragen. So basieren Follow-ups auf tatsächlicher Teilnahme und Interessen.
