„Business-Events sind essentiell für den wirtschaftlichen Erfolg von Unternehmen.“

Die Invitario-Geschäftsführer Christoph Hütter und Stefan Grossek erzählen im Interview, warum der Boom der Live-Events anhält und wie Unternehmen ihre Veranstaltungen noch effektiver nutzen können.
2. September 2022 | 
Invitario Redaktion
Im Interview über Business-Events: Christoph Hütter und Stefan Grossek

Welche Bedeutung und Zukunft haben Business-Events für Unternehmen und Teilnehmer?

Diese Frage steht im Zentrum der Invitario-Studie 2022 zum Status quo von Veranstaltungen im geschäftlichen Kontext von Unternehmen.

Knapp 350 Studien-Teilnehmer haben ihre Erfahrungen, Erwartungen und Pläne für die kommenden 12 Monate verraten: die Unternehmen als Veranstalter, die Dienstleister der Eventbranche und die Teilnehmer von Business-Events.

Interview

Wie Unternehmen Veranstaltungen für Kunden, Partner und Mitarbeiter organisieren und diese daran teilnehmen, hat sich in den vergangenen zwei Jahren radikal verändert. Mit Ihrer Studie wollten Sie herausfinden, wie sich dieser Wandel auf Business-Events ausgewirkt hat. Welche Ergebnisse stechen dabei besonders hervor?

Grossek: Business-Events und Präsenzveranstaltungen im Besonderen, werden laut Studienteilnehmer auch in den kommenden Monaten einen Boom erleben. Denn nicht nur die Unternehmen geben an, mehr Business-Events als vor der Pandemie durchzuführen – auch die Event-Teilnehmer planen, mehr besuchen zu wollen. Trotz widriger Umstände aufgrund der vielen Krisen blicken die Unternehmen positiv in die Zukunft. Das ist erfreulich und macht deutlich, dass die Bedeutung von Business-Events während der Pandemie stark zugenommen hat. 

„Unternehmen planen in den kommenden 12 Monaten mehr Business-Events als vor der Pandemie – auch die Event-Teilnehmer wollen mehr Events besuchen.“

Stefan Grossek

Geschäftsführer, Invitario

Warum sind Business-Events so wichtig? Welche Vorteile bieten sie für die Unternehmen selbst wie auch für die Teilnehmer?

Hütter: Die gesamte Wirtschaft befindet sich derzeit im Umbruch. Viele Geschäftsbeziehungen sind während der Pandemie weggebrochen, Lieferketten müssen anders strukturiert werden, Unternehmen suchen neue Mitarbeiter. Das bedeutet, es herrscht insgesamt ein hoher Kommunikationsbedarf. Business-Events sind die primären Kanäle für Kommunikation und Austausch mit den relevanten Stakeholdern von Unternehmen, genau dort finden Beziehungsaufbau und Networking statt. Die Studienergebnisse zeigen, dass Netzwerken noch nie so wichtig war wie heute – sowohl für die Unternehmen wie auch für die Teilnehmer. Diese nutzen die Veranstaltungen vor allem, um ihre Karriere voranzutreiben. Am aktuellen Boom von Präsenzveranstaltungen sehen wir, dass es hier nach der Pandemie einiges aufzuholen gibt.

Bedeutet das, dass Online-Events diese Funktion nicht ausreichend erfüllt haben? Und welche Rolle werden Veranstaltungen im virtuellen Raum künftig spielen?

Grossek: Die Stärke von virtuellen Events liegt in der Wissensvermittlung, die kompakt zu einem fokussierten Thema stattfindet. Wichtig ist, dass die Inhalte attraktiv präsentiert und die Teilnehmer von der ersten Minute an abgeholt werden. Mit der Pandemie sind viele Unternehmen in den virtuellen Raum gewechselt – ohne genau zu überlegen, welche Art von Veranstaltung wirklich Sinn macht. Jetzt erkennt man die Learnings aus dieser Phase und fängt an, die eigenen Events zu optimieren und besser an die Teilnehmer anzupassen.

Hütter: Emotion und Interaktion sind die bedeutenden Elemente von Präsenzveranstaltungen und sehr wichtige Motive für Teilnehmer, um bei Live-Events mit dabei zu sein. Online-Events sind aber kein Substitut von Präsenzveranstaltungen, das wäre der falsche Ansatz. Unternehmen sind gut beraten, die Vorteile von Präsenzveranstaltungen und Online-Events zu kombinieren und beide Formate ergänzend, vor allem aber artgerecht, einzusetzen.

Welche Potenziale haben Business-Events, die Unternehmen derzeit noch liegen lassen? Und welche Rolle spielt die Software von Invitario dabei?

Hütter: Rund die Hälfte der Unternehmen, die sich an der Studie beteiligt hat, nutzt immer noch keine Software für ihr Einladungsmanagement oder Teilnehmermanagement und kann damit die Effektivität ihrer Business-Events nicht ausschöpfen. Wertvolle Daten und Informationen, die man von den Teilnehmern gewinnen kann, bleiben einfach liegen. Das ist so, als ob man ein Formel 1 Auto zur Verfügung hat und dann mit nur 30 km/h über die Rennstrecke fährt.

Grossek: Invitario ist die erste Plattform, über die alles zentral gesteuert werden kann. Um die richtigen Teilnehmer mit den richtigen Inhalten ansprechen zu können, muss man stark mit den Daten der Teilnehmer arbeiten. Entscheidend ist, diese Daten zu erfassen und auszuwerten, damit die Kommunikationsmaßnahmen von Vertrieb und Marketing gezielt darauf aufbauen können. Invitario verändert damit die Bedeutung von Business-Events und macht sie zum wichtigsten Instrument für das Wachstum eines Unternehmens.

 

„Business-Events sind kein Nice-to-have, sondern essentiell für den wirtschaftlichen Erfolg von Unternehmen.“

Christoph Hütter

Geschäftsführer, Invitario

Welche weiteren Trends lassen sich aus den Studien-Ergebnissen erkennen?

Hütter: Die Unternehmen planen kleinere und inhaltlich fokussiertere Live-Veranstaltungen, um die Teilnehmer besser abholen zu können. Die Anzahl dieser Events wird steigen. Auch online werden die Events kleiner, da man inhaltlich mehr in die Tiefe gehen kann. Interessant waren auch die Ergebnisse zu den Zielgruppen von Business-Events. Drei der wichtigsten Zielgruppen sind dem Unternehmen bereits persönlich bekannt – als Kunden, Geschäftspartner oder Mitarbeiter. Also Personen, die für den Umsatz und Geschäftsbetrieb am ausschlaggebendsten sind. Genau deswegen haben Business-Events eine so hohe Bedeutung: Sie sind kein Nice-to-have, sondern essentiell für den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens.

Hat die Studie auch skurrile oder besonders überraschende Ergebnisse geliefert?

Grossek: Überrascht hat uns, dass nur vier Prozent der Teilnehmer angeben, bei virtuellen Events mit voller Aufmerksamkeit dabei zu sein. Fast alle Teilnehmer beschäftigen sich mit anderen Tätigkeiten, wie dem Surfen im Internet, dem Schreiben von E-Mails, Telefonaten oder Social Media. Hier müssen die richtigen Inhalte den richtigen Teilnehmern einfach noch besser präsentiert werden, um die Aufmerksamkeit zu erhöhen. Auch die Verlässlichkeit bei Anmeldungen zu virtuellen Events fällt sehr gering aus und Aufzeichnungen der Veranstaltungen werden im Nachhinein kaum angesehen. Wer ein Event im virtuellen Raum plant, sollte dafür den Mittwochvormittag reservieren. Dieser Zeitpunkt wird von den Teilnehmern als der beliebteste genannt.

Die Studie hat keinen repräsentativen Charakter. Wie aussagekräftig sind die Ergebnisse insgesamt?

Grossek: Aufgrund der hohen Anzahl der Teilnehmer und der Qualität der Antworten, die in sich stimmig und ohne Widersprüche sind, gibt die Studie ein sehr gutes Stimmungsbild der Live-Kommunikation und des Eventmarketings von Unternehmen wieder. Viele Teilnehmer haben zusätzliche Kommentare zu den Antworten geschrieben. Das zeigt, dass sie sich inhaltlich intensiv mit den Themen auseinandergesetzt haben. Mit diesen Insights stiftet die Studie wirklich einen Mehrwehrt für Unternehmen und alle, die sich für Eventmarketing interessieren. Wir sind dankbar, dass die Studie so gut angenommen wurde.

Alle weiteren Infos mit den detaillierten Studien-Ergebnissen finden Sie hier.

“Natürlich denken die Teilnehmer:innen nicht daran, dass auch ein, für sie, kostenloses Event viele Ressourcen kostet. Deshalb muss die Minimierung der No-Show Rate für jeden Veranstalter oberste Priorität haben.”

Stefan Grossek

Geschäftsführer, Invitario

 

Von welchen Faktoren ist die No-Show Rate abhängig?

  • PFehlende finanzielle Verpflichtung: Teilnehmer, die für eine Veranstaltung bezahlen müssen, erscheinen eher beim Event.
  • PUnterschied Online vs. Präsenz-Events: Online ist die No-Show Rate bei kostenlosen Events meist deutlich höher, da den Teilnehmenden die Nicht-Teilnahme besonders leicht fällt und auch weniger auffällt.
  • PEchte Intention zur Teilnahme fehlt: Einige Personen melden sich bei kostenfreien Veranstaltungen nur deswegen an, weil sie eben gratis sind. Ohne eine echte Intention, wirklich teilnehmen zu wollen.

 

Darum ist die No-Show Rate bei Events mit Eintritt niedriger

Bezahlte Veranstaltungen können in allen möglichen Formen wie Konferenzen, Networking-Events, Messen, Webinare oder virtuelle Konferenzen stattfinden, die für die Teilnehmenden kostenpflichtig sind. 

Die No-Show Rate fällt – wie zu erwarten – bei kostenpflichtigen Veranstaltungen deutlich geringer als bei kostenlosen Events aus und liegt durchschnittlich zwischen 5 und 10 Prozent. Das Erheben einer Eintrittsgebühr scheint daher eine effektive Strategie zu sein, um No-Shows zu verhindern. Diese Lösung ist aber nicht immer möglich und zum Beispiel für interne Events, PR-Veranstaltungen oder klassische Business-Events weniger geeignet. Aber es gibt noch weitere Faktoren, welche die No-Show Rate beeinflussen.

Wovon hängt die No-Show Rate bei kostenpflichtigen Events ab?

  • PEarly Bird-Angebote und Incentives: Je früher die Teilnehmer die Karten kaufen, desto eher nehmen sie auch am Event teil. Spezielle Early-Bird-Angebote und weitere Incentives können daher zur Verbesserung der No-Show Rate beitragen.
  • PReminder und Follow-ups: Beim Versenden von E-Mails im Vorfeld eines Events ist Zurückhaltung unangebracht. Regelmäßige Reminder – im Idealfall mit für den Teilnhemer relevanten und hilfreichen Informationen – führen dazu, dass die Anzahl der Teilnehmer bei Events steigt.
  • PRichtlinien zur Ticket-Rückerstattung: Je strenger die Richtlinien zur Refundierung der bereits gekauften Tickets sind, desto geringer ist die No-Show Rate.

„Mit Invitario können Sie Ihre Teilnehmer sowohl vor, während als auch nach der Veranstaltung automatisiert mit den passenden Inhalten gezielt ansprechen. So halten Sie die No-Show Rate ohne großen Aufwand niedrig.“ 

Marko horngacher

Produkt Manager, Invitario

 

Vergleich von Online- und Präsenz-Events: Wie ändert sich die No-Show Rate? 

Unabhängig davon, ob Veranstaltungen kostenpflichtig oder frei sind: Vergleicht man die No-Show Rate von Online und Live-Events, so ist sie bei Veranstaltungen im virtuellen Raum in der Regel deutlich höher. Bei kostenlosen Events liegt der Unterschied durchschnittlich zwischen 10 bis 20 Prozent bei Live-Events im Vergleich zu 20 bis 30 Prozent bei Online-Veranstaltungen. Bei kostenpflichtigen Events bestehen jedoch nur rund 5 Prozent Unterschied zwischen Präsenz und Online.

Faktoren, welche die No-Show Rate online und live beeinflussen:

  • PTechnische Probleme: Potenziell schlechte Internet-Verbindungen und technische Probleme auf Seite der Teilnehmer erhöhen die No-Show Rate bei Online-Events.
  • POn-Demand: Online-Events können mit On Demand-Zugriffsmöglichkeit auf ein Video auch im Nachgang noch die Anzahl ihrer Teilnehmer steigern.
  • PPersonalisierte Kommunikation: Je direkter und persönlicher die Teilnehmenden angesprochen werden, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie am Event teilnehmen.
  • PEvent-Größe: Die No-Show Raten sind höher, je größer ein Event ist – sowohl bei Präsenz-Events als auch bei Veranstaltungen im virtuellen Raum.
  • PDie Hauptgründe für No-Shows sind in beiden Fällen Terminkollisionen, Vergesslichkeit und unvorhergesehene Notfälle.

Die Aufgabe von Event-Veranstaltern liegt darin, abhängig vom jeweiligen Veranstaltungs-Typ Maßnahmen zu treffen, um die No-Shows so gering wie möglich zu halten.

FAZIT

Die No-Show Rate ist ein relevantes Problem für alle Veranstalter von Business-Events und die Minimierung muss eine der obersten Prioritäten bei jedem Event sein. Um die No-Show Rate auf ein Minimum zu reduzieren, ist es wichtig zu verstehen, aus welchen Gründen Teilnehmer vom Event fernbleiben und welche Besonderheiten die einzelnen Event-Arten bei den No-Shows aufweisen. 

In den kommenden 2 Teilen unserer Serie erfahren Sie, welche Unterschiede es bei der No-Show Rate im Vergleich vor und nach der Pandemie gibt und mit welchen Tipps Sie Ihre No-Show Rate so gering wie möglich halten.

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