„Business-Events sind essentiell für den wirtschaftlichen Erfolg von Unternehmen.“

Welche Bedeutung und Zukunft haben Business-Events für Unternehmen und Teilnehmer?

Diese Frage steht im Zentrum der Invitario-Studie 2022 zum Status quo von Veranstaltungen im geschäftlichen Kontext von Unternehmen.

Knapp 350 Studien-Teilnehmer haben ihre Erfahrungen, Erwartungen und Pläne für die kommenden 12 Monate verraten: die Unternehmen als Veranstalter, die Dienstleister der Eventbranche und die Teilnehmer von Business-Events.

Interview

Wie Unternehmen Veranstaltungen für Kunden, Partner und Mitarbeiter organisieren und diese daran teilnehmen, hat sich in den vergangenen zwei Jahren radikal verändert. Mit Ihrer Studie wollten Sie herausfinden, wie sich dieser Wandel auf Business-Events ausgewirkt hat. Welche Ergebnisse stechen dabei besonders hervor?

Grossek: Business-Events und Präsenzveranstaltungen im Besonderen, werden laut Studienteilnehmer auch in den kommenden Monaten einen Boom erleben. Denn nicht nur die Unternehmen geben an, mehr Business-Events als vor der Pandemie durchzuführen – auch die Event-Teilnehmer planen, mehr besuchen zu wollen. Trotz widriger Umstände aufgrund der vielen Krisen blicken die Unternehmen positiv in die Zukunft. Das ist erfreulich und macht deutlich, dass die Bedeutung von Business-Events während der Pandemie stark zugenommen hat. 

Warum sind Business-Events so wichtig? Welche Vorteile bieten sie für die Unternehmen selbst wie auch für die Teilnehmer?

Hütter: Die gesamte Wirtschaft befindet sich derzeit im Umbruch. Viele Geschäftsbeziehungen sind während der Pandemie weggebrochen, Lieferketten müssen anders strukturiert werden, Unternehmen suchen neue Mitarbeiter. Das bedeutet, es herrscht insgesamt ein hoher Kommunikationsbedarf. Business-Events sind die primären Kanäle für Kommunikation und Austausch mit den relevanten Stakeholdern von Unternehmen, genau dort finden Beziehungsaufbau und Networking statt. Die Studienergebnisse zeigen, dass Netzwerken noch nie so wichtig war wie heute – sowohl für die Unternehmen wie auch für die Teilnehmer. Diese nutzen die Veranstaltungen vor allem, um ihre Karriere voranzutreiben. Am aktuellen Boom von Präsenzveranstaltungen sehen wir, dass es hier nach der Pandemie einiges aufzuholen gibt.

Bedeutet das, dass Online-Events diese Funktion nicht ausreichend erfüllt haben? Und welche Rolle werden Veranstaltungen im virtuellen Raum künftig spielen?

Grossek: Die Stärke von virtuellen Events liegt in der Wissensvermittlung, die kompakt zu einem fokussierten Thema stattfindet. Wichtig ist, dass die Inhalte attraktiv präsentiert und die Teilnehmer von der ersten Minute an abgeholt werden. Mit der Pandemie sind viele Unternehmen in den virtuellen Raum gewechselt – ohne genau zu überlegen, welche Art von Veranstaltung wirklich Sinn macht. Jetzt erkennt man die Learnings aus dieser Phase und fängt an, die eigenen Events zu optimieren und besser an die Teilnehmer anzupassen.

Hütter: Emotion und Interaktion sind die bedeutenden Elemente von Präsenzveranstaltungen und sehr wichtige Motive für Teilnehmer, um bei Live-Events mit dabei zu sein. Online-Events sind aber kein Substitut von Präsenzveranstaltungen, das wäre der falsche Ansatz. Unternehmen sind gut beraten, die Vorteile von Präsenzveranstaltungen und Online-Events zu kombinieren und beide Formate ergänzend, vor allem aber artgerecht, einzusetzen.

Welche Potenziale haben Business-Events, die Unternehmen derzeit noch liegen lassen? Und welche Rolle spielt die Software von Invitario dabei?

Hütter: Rund die Hälfte der Unternehmen, die sich an der Studie beteiligt hat, nutzt immer noch keine Software für ihr Einladungsmanagement oder Teilnehmermanagement und kann damit die Effektivität ihrer Business-Events nicht ausschöpfen. Wertvolle Daten und Informationen, die man von den Teilnehmern gewinnen kann, bleiben einfach liegen. Das ist so, als ob man ein Formel 1 Auto zur Verfügung hat und dann mit nur 30 km/h über die Rennstrecke fährt.

Grossek: Invitario ist die erste Plattform, über die alles zentral gesteuert werden kann. Um die richtigen Teilnehmer mit den richtigen Inhalten ansprechen zu können, muss man stark mit den Daten der Teilnehmer arbeiten. Entscheidend ist, diese Daten zu erfassen und auszuwerten, damit die Kommunikationsmaßnahmen von Vertrieb und Marketing gezielt darauf aufbauen können. Invitario verändert damit die Bedeutung von Business-Events und macht sie zum wichtigsten Instrument für das Wachstum eines Unternehmens.

Welche weiteren Trends lassen sich aus den Studien-Ergebnissen erkennen?

Hütter: Die Unternehmen planen kleinere und inhaltlich fokussiertere Live-Veranstaltungen, um die Teilnehmer besser abholen zu können. Die Anzahl dieser Events wird steigen. Auch online werden die Events kleiner, da man inhaltlich mehr in die Tiefe gehen kann. Interessant waren auch die Ergebnisse zu den Zielgruppen von Business-Events. Drei der wichtigsten Zielgruppen sind dem Unternehmen bereits persönlich bekannt – als Kunden, Geschäftspartner oder Mitarbeiter. Also Personen, die für den Umsatz und Geschäftsbetrieb am ausschlaggebendsten sind. Genau deswegen haben Business-Events eine so hohe Bedeutung: Sie sind kein Nice-to-have, sondern essentiell für den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens.

Hat die Studie auch skurrile oder besonders überraschende Ergebnisse geliefert?

Grossek: Überrascht hat uns, dass nur vier Prozent der Teilnehmer angeben, bei virtuellen Events mit voller Aufmerksamkeit dabei zu sein. Fast alle Teilnehmer beschäftigen sich mit anderen Tätigkeiten, wie dem Surfen im Internet, dem Schreiben von E-Mails, Telefonaten oder Social Media. Hier müssen die richtigen Inhalte den richtigen Teilnehmern einfach noch besser präsentiert werden, um die Aufmerksamkeit zu erhöhen. Auch die Verlässlichkeit bei Anmeldungen zu virtuellen Events fällt sehr gering aus und Aufzeichnungen der Veranstaltungen werden im Nachhinein kaum angesehen. Wer ein Event im virtuellen Raum plant, sollte dafür den Mittwochvormittag reservieren. Dieser Zeitpunkt wird von den Teilnehmern als der beliebteste genannt.

Die Studie hat keinen repräsentativen Charakter. Wie aussagekräftig sind die Ergebnisse insgesamt?

Grossek: Aufgrund der hohen Anzahl der Teilnehmer und der Qualität der Antworten, die in sich stimmig und ohne Widersprüche sind, gibt die Studie ein sehr gutes Stimmungsbild der Live-Kommunikation und des Eventmarketings von Unternehmen wieder. Viele Teilnehmer haben zusätzliche Kommentare zu den Antworten geschrieben. Das zeigt, dass sie sich inhaltlich intensiv mit den Themen auseinandergesetzt haben. Mit diesen Insights stiftet die Studie wirklich einen Mehrwehrt für Unternehmen und alle, die sich für Eventmarketing interessieren. Wir sind dankbar, dass die Studie so gut angenommen wurde.

Alle weiteren Infos mit den detaillierten Studien-Ergebnissen finden Sie hier.