Wann ist ein Webinar ein Erfolg? Hier ist der Webinar-Benchmarks Report 2022.

Im Verlauf der Corona-Pandemie ist die Anzahl der Webinare förmlich explodiert. Doch wann ist ein Webinar ein Erfolg und mit welchen Maßnahmen lässt sich dieser steigern? Der Webinar-Benchmarks Report liefert Antworten.
8. März 2022 | 
Manfred Machacek
Webinar-Benchmark Report

Um den Erfolgskriterien des omnipräsenten Eventformates auf den Grund zu gehen, haben wir internationale Studien und Statistiken zu Webinaren ausgewertet und die wichtigsten Erkenntnisse für Sie zusammengefasst. Denn Webinare sind gekommen, um zu bleiben.

Klar, nicht nur die Statistiken über die Teilnehmer eines Webinar entscheiden über dessen Erfolg, schließlich sind Webinare meist nur eine von vielen Maßnahmen, um strategische Ziele wie die Information von Kunden oder das Gewinnen neuer Kunden zu forcieren.

In diesem Artikel haben wir für Sie internationale Benchmarks für den Vergleich mit Ihren eigenen Webinaren aufbereitet – wir konzentrieren uns also ganz auf die objektiv feststellbaren Statistiken. Lesen Sie dazu auch unseren Artikel „Wie Sie den Erfolg Ihrer Webinare anhand von Kennzahlen messen und optimieren“.

Erfolgsgeschichte Webinar

Wenn uns eine Errungenschaft von der Pandemie auch in Zukunft erhalten bleibt, dann sind es Webinare. Immer mehr Unternehmen nutzen diese Form der Kommunikation, um neue Kunden zu gewinnen, Inhalte im Rahmen von Weiterbildung zu vermitteln oder ganz generell zur Unternehmenskommunikation.

Freilich gab es Webinare auch schon vor der Pandemie, jedoch haben Webinare, Online-Meetings und virtuelle Events während der Pandemie einen deutlichen Schub erfahren. Die folgenden Zahlen von US-amerikanischen Webinar-Software-Anbietern untermauern dies beeindruckend:

Die Nutzung von Webinaren hat sich während der Pandemie vervielfacht:

  • $Bei Notified stieg von 2019 auf 2020 die Anzahl der virtuellen Veranstaltungen und Webcasts um satte 362 %. Auf der US-amerikanischen Plattform wurden 30 Millionen Stunden Online-Events angesehen, eine Steigerung von 350 % gegenüber dem Vorjahr.
  • $Laut Webinar.net (ebenfalls USA) haben 67 % der Unternehmen seit dem Ausbruch von COVID-19 ihre Anzahl an Webinaren verdoppelt.
  • $Die amerikanische Plattform ON24 hat errechnet, dass im Vergleich 2020 zu 2019 um 167 % mehr Webinare durchgeführt wurden und sogar um 295 % mehr Webinar-Stunden gehalten wurden, nämlich 61 Millionen.
  • $Außerdem sind laut ON24 die durchführenden Unternehmen sehr zufrieden mit dem Erfolg der Webinare: 59 % planen daher die Anzahl der Webinare in Zukunft zu erhöhen.

Das Teilnehmerverhalten bei Webinaren

Am spannendsten sind natürlich die Kennzahlen über das Verhalten der Teilnehmer in einem Webinar – von der Anzahl der Teilnehmer und Teilnahmequote bis hin zur durchschnittlichen Teilnahmedauer und Aufmerksamkeit der Teilnehmer.

Wie schneiden Ihre Webinare im Vergleich zu diesen Kennzahlen der amerikanischen Webinar-Plattformen ab und anhand welcher Kennzahlen bewerten Sie den Erfolg von Webinaren?

Anzahl der Teilnehmer

Die meisten Webinare haben 25 oder weniger Teilnehmer.

Eine der wichtigsten Kennzahlen für den Erfolg eines Webinars ist die Anzahl der Teilnehmer. Auch wenn diese Zahl für jedes Unternehmen wohl individuell zu bewerten ist, stellen wir uns auch bei Invitaro häufig die Frage nach einer ganz einfachen Kennzahl: Wie viele Teilnehmer muss mein Webinar haben, um erfolgreich zu sein?

Eine gute Einordnung dafür bietet GoToWebinar, bei denen 44 % aller Webinare zwischen 1 und 25 Teilnehmer verzeichnen. 72 % aller Webinare haben 50 oder weniger Teilnehmer.

Zu einem ähnlichen Schluss kommt Webinar.net, denn auch hier hat mit 66 % der Großteil der Webinare 50 oder weniger Teilnehmer. Nur 1 % der Webinare zieht mehr als 500 Teilnehmer an.

Durchschnittliche Teilnehmerzahl
(Quelle: GoToWebinar)

  • $01–25 Teilnehmer: 44 %
  • $26–50 Teilnehmer: 28 %
  • $51–100 Teilnehmer: 17 %
  • $101–250 Teilnehmer: 9 %
  • $251–500 Teilnehmer: 2 %

Durchschnittliche Teilnehmerzahl nach Thema des Webinars
(Quelle: GoToWebinar)

  • $Marketing: 56 Teilnehmer
  • $Unternehmenskommunikation: 40 Teilnehmer
  • $Schulung: 39 Teilnehmer

Die Teilnahmequote

Im Durchschnitt nehmen nur 58 % der angemeldeten Personen tatsächlich am Webinar teil.

Achtung: Anmeldungen sind nicht gleich Teilnehmer! Sicher haben Sie bei dem ein oder anderen Webinar schon diese mitunter enttäuschende Erfahrung gemacht.

Eine hohe Anzahl von Anmeldungen zu einem Webinar ist zwar eine gute Grundlage für eine erfolgreiche Umsetzung, jedoch entspricht die Anzahl der Registrierungen nur in den seltensten Fällen der tatsächlichen Anzahl der Teilnehmer im Webinar.

In den uns vorliegenden Studien variiert die durchschnittliche Teilnahmequote sehr von Anbieter zu Anbieter und hängt auch stark von der Art des Webinars ab: Über alle Anbieter hinweg ergibt sich eine durchschnittliche Teilnahmequote von lediglich 35 bis 45 % – damit nimmt deutlich weniger als die Hälfte aller angemeldeten Personen auch tatsächlich an einem Webinar teil.

Bei GoToWebinar variieren die Werte nach der Art des Webinars: Bei Marketing-Webinaren liegt die Quote bei 44 %, bei Schulungswebinaren bei 53 % und bei Webinaren zur Unternehmenskommunikation wird ein Spitzenwert von 65 % erzielt. Diese Zahlen zeigen deutlich, dass die Relevanz der Inhalte bzw. eine gegebenenfalls dokumentierte Teilnahme zwei Treiber für hohe Teilnahmequoten sind.

Bei Webinar.net liegt die Teilnahmequote bei durchschnittlichen 40 %, bei ON24 werden im Durchschnitt sogar 58 % der Registrierten zu Teilnehmern.

Durchschnittliche Teilnahmequoten
(Quelle: ON24)

  • $58 % durchschnittliche Teilnahmequote
  • $69–79 % bei Webinaren zu Unternehmenskommunikation
  • $52–64 % bei Webinaren zur fortlaufenden Weiterbildung
  • $43–47 % bei Webinaren zur Schulung
  • $41–51 % bei Webinaren im Bereich Marketing und Vertrieb

Aus unserer eigenen Erfahrung bei Invitario würden wir die Werte von ON24 am ehesten als Benchmark ansetzen: Wenn sich Webinare mit hochwertigen Inhalten an eine ausgewählte Zielgruppe richten, dann sollte eine Teilnahmequote von zumindest rund 60 % möglich sein.

Tipp

Die meisten Veranstalter beobachten die Teilnahmequote mit Argusaugen. Es ist zwar gut, diese Kennzahl im Blick zu behalten, Tatsache ist jedoch, dass Sie nur wenig Einfluss darauf haben.

Machen Sie sich nicht zu viele Gedanken über Ihre Teilnahmequote, sondern investieren Sie Ihre Zeit lieber darin, die Anzahl der Anmeldungen zu maximieren. Sobald sich ein Interessent registriert hat, eröffnet sich Ihnen die Chance, per E-Mail den Dialog mit ihm fortzusetzen und für weitere „Touch Points“ zu sorgen.

Durchschnittliche Teilnahmedauer

Die höchste Teilnahmedauer verzeichnen kurze Webinare – bei 60 Minuten werden mit 42 Minuten im Schnitt 70 % des Webinars konsumiert.    

Die durchschnittliche Teilnahmedauer beträgt bei den Anbietern zwischen 52 und 59 Minuten. Wie bereits oben erwähnt spricht dies dafür, Webinare mit einer Dauer von rund 60 Minuten abzuhalten. Allerdings muss man hier vorsichtig sein, denn dieser Durchschnittswert berücksichtigt auch die deutlich längeren Veranstaltungen.

Bei einem 60-minütigen Webinar beträgt die durchschnittliche Teilnahmedauer nämlich nur 42 Minuten. Laut Webinar.net verlassen 66 % der Teilnehmer Webinare vorzeitig, weil die Inhalte nicht interessant sind, die Vortragenden wenig inspirierend sind oder weil andere Verpflichtungen im Weg stehen.

Auffallend ist, dass bei Webinaren, die zur Fortbildung eingesetzt werden, die durchschnittliche Verweildauer mit 61 Minuten am höchsten ausfällt, während die Verweildauer bei marketingorientierten Webinaren mit 52 Minuten deutlich kürzer ausfällt.

Durchschnittliche Teilnahmedauer verglichen mit der Webinarlänge
(Quelle: GoToWebinar)

  • $42 von 60 Minuten (Verweildauer von 70 %)
  • $56 von 80 Minuten (Verweildauer von 70 %)
  • $64 von 100 Minuten (Verweildauer von 64%)
  • $73 von 120 Minuten (Verweildauer von 61 %)
  • $111 von 180 Minuten (Verweildauer von 61 %)

Aufmerksamkeit der Teilnehmer

Die mit Abstand höchste Aufmerksamkeit erzielen Webinare im Bereich der Unternehmenskommunikation. 

Lediglich ein Anbieter hat Daten über die Aufmerksamkeit von Teilnehmern veröffentlicht. Das Aufmerksamkeitsbarometer von GoToWebinar misst, welchen Anteil der Zeit das Webinar-Fenster auf dem Bildschirm des Teilnehmers im Vordergrund geöffnet war.

Aufmerksamkeit von Teilnehmern nach Webinar-Thema

  • $43 % bei Webinaren zur Unternehmenskommunikation
  • $29 % bei Schulungswebinaren
  • $23 % bei Marketing-Webinaren

GoToWebinar hat festgestellt, dass Umfragen die Aufmerksamkeit um 49 % verbessern und helfen können, die an den Webinar-Inhalten wirklich interessierten Teilnehmer herauszufiltern.

Über Umfragen können Sie:

  • $herausfinden, wie den Teilnehmern das Webinar gefallen hat,
  • $die vielversprechendsten Leads identifizieren und
  • $die Lerninhalte und den Lernerfolg überprüfen.

Tipp

Im Allgemeinen haben Menschen eine kurze Aufmerksamkeitsspanne. Meistens hängt die Bereitschaft, bei einem Webinar bis zum Ende dabeizubleiben, vom Nutzen der vermittelten Inhalte ab, den sich die Teilnehmer erwarten und im Idealfall auch im Verlauf der Übertragung erhalten. Grundsätzlich sollten Sie Ihre Webinare deshalb nach Möglichkeit so kurz, inhaltlich fokussiert und ansprechend wie möglich gestalten.

Verschiedene Funktionen wie zum Beispiel moderierte Fragen und Antworten, Chats, Gruppenchats und Umfragen fördern die Interaktion zwischen Vortragendem und Teilnehmern und sind einfach umzusetzen.

Wer seinen Teilnehmern keine Möglichkeit zur Interaktion anbietet, führt kein Webinar durch und stellt am besten nur ein vorab aufgezeichnetes Video online. Damit erspart man sich als Veranstalter den Stress eines ‚Live-Events‘, bei dem viele technische und inhaltliche Fallen lauern.

Ankündigung und Werbung: Wann melden sich die meisten Teilnehmer zu einem Webinar an?

Mit rund 60 % melden sich die meisten Teilnehmer erst innerhalb von 7 Tagen vor einem Webinar an.

Die Woche vor einem Webinar ist entscheidend, denn zu dieser Zeit meldet sich ein Großteil der Teilnehmer an. Je nach Webinar-Anbieter melden sich rund 40 % erst zwei bis sechs Tage vor der Veranstaltung an. Aber auch die letzten 24 Stunden sind entscheidend, melden sich doch noch rund 20 % aller Teilnehmer kurzfristig zu einem Webinar an. Damit erfolgen rund 60 % (!) aller Anmeldungen in den 7 Tagen vor dem Webinar.

Wann sich Teilnehmer zu einem Webinar anmelden
(Quelle: Durchschnitt von GoToWebinar, ON24 und Webinar.net)

  • $20 %: innerhalb von 24 Stunden vor Beginn
  • $40 %: innerhalb von 2–7 Tagen vor Beginn
  • $18 %: 1–2 Wochen davor
  • $23 %: mehr als 2 Wochen davor

Diese Zahlen sollte Sie aber nicht davon abhalten, schon frühzeitig die Werbetrommel für ein Webinar zu rühren. Beginnen Sie am besten schon vier bis fünf Wochen vor Ihrem Webinar mit der Ankündigung und Bewerbung, um eine hohe Anzahl an Teilnehmern zu erreichen. Schließlich melden sich auch rund ein Viertel aller Teilnehmer zumindest 2 Wochen vor dem Webinar an.

Tipp

Am wichtigsten ist es, in der Woche vor dem Webinar fleißig Werbung zu machen, zum Beispiel mit Social-Media-Posts und dem Versand von E-Mails. Wenn Ihre Eventmarketing-Plattform es ermöglicht, können Sie alle, die sich bis dahin nicht angemeldet oder die ursprüngliche E-Mail nicht geöffnet haben, noch einmal anschreiben.

Nachdem sich sehr viele Teilnehmer am letzten Tag bzw. in den letzten 24 Stunden anmelden, sollten Sie wenige Stunden vor der Veranstaltung noch einmal eine Erinnerung aussenden. Lassen Sie die Registrierung unbedingt bis zur letzten Minute offen, viele Teilnehmer registrieren sich im wahrsten Sinne des Wortes „last minute“.

Genauso wichtig ist es, einen möglichst langen Bewerbungszeitraum zu wählen (z. B. 4–5 Wochen), damit sich möglichst viele Interessenten zu Ihrem Webinar anmelden können. Je länger Sie Ihr Webinar bewerben, umso mehr Interessenten werden Sie in Registrierte und Teilnehmer verwandeln können. Wenn Sie eine Webinarserie planen, bewerben Sie mit dem Follow-up-E-Mail des vergangenen Webinars am besten gleich das nächste Webinar.

Mehr Erfolg durch die richtige Planung Ihrer Webinare

Abgesehen vom Inhalt, den Vortragenden und der Umsetzung hängt der Erfolg eines Webinars auch sehr stark von der richtigen Planung von Wochentag, Uhrzeit und Länge der Veranstaltung ab.

Die internationalen Webinar-Benchmarks geben diesbezüglich eine eindeutige Richtung vor, die aber nur als Empfehlung zu sehen ist. Am Ende kommt es immer auf die Zielgruppe des eigenen Unternehmens und den individuellen Anwendungsfall an.

Beliebteste Wochentage

Donnerstag ist der beliebteste Webinar-Tag.

Die Auswertung der Software-Anbieter ergibt ein eindeutiges Ergebnis: Donnerstag und Mittwoch sind die beliebtesten Wochentage für die Abhaltung von Webinaren. Mehr als die Hälfte aller Webinare wird an diesen beiden Tagen abgehalten. Der Dienstag liegt ein paar Prozentpunkte hinter den beiden besten Tagen zurück, Freitag und Montag sind weit abgeschlagen und keinesfalls zu empfehlen.

Die genannten Wochentage sind nur eine Richtlinie. Wahrscheinlich gibt es auch Branchen oder Industriezweige, in denen andere Tage besser funktionieren. Sie können auch Ihre Kunden, Partner und Mitarbeiter befragen oder mit verschiedenen Tagen experimentieren, um den für Ihr Unternehmen und Ihre Zielgruppe idealen Wochentag zu finden. Versetzen Sie sich in die Lage Ihrer Zielgruppe, dann werden Sie sicher den besten Tag auswählen.

An welchen Wochentagen finden am meisten Webinare statt?
(Quelle: Durchschnitt von GoToWebinar, Notified und ON24)

  • $27 %: Donnerstag
  • $26 %: Mittwoch
  • $24 %: Dienstag
  • $11 %: Montag
  • $10 %: Freitag
  • $3 %: Wochenende

Beliebteste Uhrzeiten für Webinare

Webinare finden idealerweise am späten Vormittag oder frühen Nachmittag statt.

Was die beste Uhrzeit für Webinare betrifft, kann man die Studien aus den USA nur bedingt als Vorbild für Europa bzw. die DACH-Region heranziehen. Da in den USA immer die Zeitzonen an der Ost- und Westküste berücksichtigt werden müssen, ist das Zeitfenster zwischen 10 und 11 Uhr PST (Pacific Standard Time) ideal, weil es zu dieser Zeit an der Ostküste 13 bzw. 14 Uhr EST (Eastern Standard Time) ist. 

Auch für Unternehmen mit einer Zielgruppe innerhalb der gleichen Zeitzone empfiehlt sich ein Start um 10 oder 11 Uhr. Hinzu kommt laut ON24 noch ein Zeitfenster zwischen 13 und 15 Uhr.

Umgelegt auf die DACH-Region ergeben sich daraus zwei ideale Zeitfenster für die Durchführung eines Webinars: am späten Vormittag zwischen 10 und 11 Uhr sowie am früheren Nachmittag zwischen 13 und 15 Uhr.

Tipp

Als Organisator eines Webinars kann man sich entweder für den mittleren Vormittag oder den frühen Nachmittag entscheiden.

Versetzen Sie sich einfach in Ihre Zielgruppe: Wann sind die typischen Arbeitszeiten? Wann ist viel und wann weniger zu tun? Wann lässt sich ein Webinar am besten mit dem Berufs- und Privatleben vereinbaren?

Wenn Sie international tätig sind, sollten Sie bei der Webinar-Planung die Zeitzonen Ihrer Zielgruppe(n) berücksichtigen. Nur so können Sie sicherstellen, dass der Webinar-Termin für die meisten Personen ein guter Zeitpunkt ist

Ideale Länge für Webinare

Webinare sollten nicht länger als eine Stunde dauern.

Die 60-minütigen Webinare sind laut GoToWebinar mit Abstand am beliebtesten, 67 % der Veranstaltungen auf der Plattform dauern eine Stunde lang. Auf den weiteren Plätzen der Beliebtheitsskala liegen 90 Minuten (11 %), 30 Minuten (8 %) und 120 Minuten (6 %).

Es fällt auf, dass die Schritte in halben Stunden beliebter sind, wahrscheinlich weil dies eine gängigere Zeitspanne ist. Die Experten von GoToWebinar empfehlen jedenfalls kürzere Webinare, die zwischen 45 und 60 Minuten dauern, weil diese die meisten Anmeldungen verzeichnen.

Tipp

Bitte bedenken Sie, dass sich die Länge des Webinars nach den Inhalten, die Sie transportieren, richtet und danach, wie tief Sie in das Thema eintauchen möchten. Teilnehmer sind bereit, mehr Zeit für ein Webinar aufzuwenden als für zahlreiche andere Content-Arten. Längere Webinare deuten auf hochwertige Inhalte hin. Wenn Sie diese vermitteln können und diese vorab gut kommunizieren, werden sich genügend Personen für Ihr Webinar anmelden.

Denken Sie auch daran, am Ende noch Zeit für Fragen einzuplanen, denn Q&A-Sessions werden von Teilnehmern sehr geschätzt und bieten eine der besten Möglichkeiten zur Interaktion.

Enthaltene Studien / Quellen

  • ON24 Webinar Benchmarks Report 2021
    Für den Benchmark-Report wurden 100.482 Webinare, die zwischen Jänner und Dezember 2020 weltweit stattfanden, zufällig ausgewählt und analysiert. Alle Webinare hatten zumindest 100 Teilnehmer.
  • ON24 Webinar Benchmarks Report 2021 – EMEA Edition
    Für den Benchmark-Report wurden 17.624 Webinare, die zwischen Jänner und Dezember 2020 in den Regionen Europa, Naher Osten und Afrika stattfanden, zufällig ausgewählt und analysiert. Alle Webinare hatten zumindest 100 Teilnehmer.