Keine virtuellen Waterloos mehr. Warum Sie Online-Events jetzt neu denken müssen.

Unaufmerksam, abgelenkt oder gar nicht erst anwesend: Das sind Teilnehmer in vielen Fällen bei Online-Events. Das muss nicht sein. Wir verraten Ihnen 5 Tipps, wie Sie Teilnehmer bei virtuellen Veranstaltungen begeistern.
18. Oktober 2022 | 
Invitario Redaktion
Waterloo mit Online-Events

Die Beliebtheit von Online-Events im Businessbereich ist an einem Tiefpunkt angelangt. Und das, obwohl virtuelle Formate Veranstaltern wie auch Teilnehmern einen großen Nutzen bringen können. Entscheidend ist, die Vorteile von Online-Events effektiv umzusetzen.

„An unserer Invitario-Studie 2022 haben 344 Personen teilgenommen und über 10.000 Antworten gegeben. Aus diesen Details kann man sehr viel lernen – zum Beispiel, wie Online-Events und Webinare am besten funktionieren“, sagt Stefan Grossek, Co-Gründer von Invitario. Aus diesem Erfahrungsschatz verraten wir Ihnen nun die 5 besten Tipps, wie Sie virtuelle Waterloos vermeiden und digitale Eventformate neu denken: 

📺 Tipp 1: Nutzen Sie Webinare als neuen Newsletter 

Das fehlende Networking und die kaum vorhandenen Interaktionen sind die größten Kritikpunkte unserer Studienteilnehmer in Bezug auf Online-Events. Womit virtuelle Events allerdings punkten, ist die Vermittlung von Wissen.

„Machen Sie Webinare so zu Ihrem neuen Newsletter.“

Christoph Hütter

Geschäftsführer, Invitario

„Es macht daher wenig Sinn, das Konzept einer klassischen Präsenzveranstaltung eins-zu-eins auf den virtuellen Raum umzulegen, da digitale Eventformate vollkommen anders gedacht werden müssen“, sagt Christoph Hütter, Co-Gründer von Invitario.

Unsere Empfehlung: Nutzen Sie Online-Veranstaltungen in erster Linie für die Wissensvermittlung und machen Sie Webinare so zu Ihrem neuen Newsletter.

🎯 Tipp 2: Vermitteln Sie Wissen und kommunizieren Sie den Nutzen klar

Es gibt nur einen Grund, um an einem Online-Event oder Webinar teilzunehmen – den Inhalt. Reduzieren Sie Ihre virtuellen Veranstaltungen daher klar auf die Wissensvermittlung und teilen Sie Ihren Teilnehmern vor der Veranstaltung mit, welchen Nutzen und welchen Mehrwert Ihr Event bietet und vermeiden Sie damit ein virtuelles Waterloo mit wenigen Teilnehmern.

📅 Tipp 3: Der richtige Zeitpunkt macht den Unterschied

Gibt es den perfekten Zeitpunkt für ein Webinar? Wahrscheinlich nicht. Unsere Studie zeigt aber klare Präferenzen der Teilnehmer: Die beliebtesten Startzeiten sind 10 Uhr und 14 Uhr.

Bei den Wochentagen macht es Sinn, ein Event zwischen Dienstag und Donnerstag anzusetzen. Der Mittwoch ist unter unseren Studien-Teilnehmern vor Donnerstag und Dienstag der bevorzugte Tag für Online-Events. „Alles, was außerhalb dieser Zeiten und Tage liegt, hat noch vor Beginn der Veranstaltung einen Nachteil. Vor allem der Freitag sollte für virtuelle Veranstaltungen vermieden werden“, sagt Hütter.

⏱️ Tipp 4: Bleiben Sie unter 60 Minuten

Fast drei Viertel unserer Studienteilnehmer geben an, dass ein Webinar oder Online-Event nicht länger als 60 Minuten dauern sollte – aber fast die Hälfte liegt darüber. 37 Prozent wünschen sich sogar eine Dauer von nur 45 Minuten. „Halten Sie Ihre Online-Events und Webinare daher am besten kurz und knackig“, empfiehlt Hütter.

🕹️ Tipp 5: Interaktion ist Trumpf

Binden Sie Ihre Teilnehmer mit ein – und das gleich von der ersten Sekunde an. Denn Austausch und Interaktion kommen bei Online-Events derzeit viel zu kurz. Rund vier Fünftel unserer Studienteilnehmer erwarten sich Interaktionsmöglichkeiten.

Welche Tools bieten sich dafür an? Mit der Funktion Fragen & Antworten können die Teilnehmer direkt mit dem Vortragenden in Kontakt treten. Die Chat-Funktion, Umfragen und das virtuelle Heben der Hand sind weitere Möglichkeiten, um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer aufrecht zu halten. „Wichtig ist, diese Funktionen in die gesamte Dramaturgie des Online-Events einzubetten“, sagt Grossek.

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“Natürlich denken die Teilnehmer:innen nicht daran, dass auch ein, für sie, kostenloses Event viele Ressourcen kostet. Deshalb muss die Minimierung der No-Show Rate für jeden Veranstalter oberste Priorität haben.”

Stefan Grossek

Geschäftsführer, Invitario

 

Von welchen Faktoren ist die No-Show Rate abhängig?

  • PFehlende finanzielle Verpflichtung: Teilnehmer, die für eine Veranstaltung bezahlen müssen, erscheinen eher beim Event.
  • PUnterschied Online vs. Präsenz-Events: Online ist die No-Show Rate bei kostenlosen Events meist deutlich höher, da den Teilnehmenden die Nicht-Teilnahme besonders leicht fällt und auch weniger auffällt.
  • PEchte Intention zur Teilnahme fehlt: Einige Personen melden sich bei kostenfreien Veranstaltungen nur deswegen an, weil sie eben gratis sind. Ohne eine echte Intention, wirklich teilnehmen zu wollen.

 

Darum ist die No-Show Rate bei Events mit Eintritt niedriger

Bezahlte Veranstaltungen können in allen möglichen Formen wie Konferenzen, Networking-Events, Messen, Webinare oder virtuelle Konferenzen stattfinden, die für die Teilnehmenden kostenpflichtig sind. 

Die No-Show Rate fällt – wie zu erwarten – bei kostenpflichtigen Veranstaltungen deutlich geringer als bei kostenlosen Events aus und liegt durchschnittlich zwischen 5 und 10 Prozent. Das Erheben einer Eintrittsgebühr scheint daher eine effektive Strategie zu sein, um No-Shows zu verhindern. Diese Lösung ist aber nicht immer möglich und zum Beispiel für interne Events, PR-Veranstaltungen oder klassische Business-Events weniger geeignet. Aber es gibt noch weitere Faktoren, welche die No-Show Rate beeinflussen.

Wovon hängt die No-Show Rate bei kostenpflichtigen Events ab?

  • PEarly Bird-Angebote und Incentives: Je früher die Teilnehmer die Karten kaufen, desto eher nehmen sie auch am Event teil. Spezielle Early-Bird-Angebote und weitere Incentives können daher zur Verbesserung der No-Show Rate beitragen.
  • PReminder und Follow-ups: Beim Versenden von E-Mails im Vorfeld eines Events ist Zurückhaltung unangebracht. Regelmäßige Reminder – im Idealfall mit für den Teilnhemer relevanten und hilfreichen Informationen – führen dazu, dass die Anzahl der Teilnehmer bei Events steigt.
  • PRichtlinien zur Ticket-Rückerstattung: Je strenger die Richtlinien zur Refundierung der bereits gekauften Tickets sind, desto geringer ist die No-Show Rate.

„Mit Invitario können Sie Ihre Teilnehmer sowohl vor, während als auch nach der Veranstaltung automatisiert mit den passenden Inhalten gezielt ansprechen. So halten Sie die No-Show Rate ohne großen Aufwand niedrig.“ 

Marko horngacher

Produkt Manager, Invitario

 

Vergleich von Online- und Präsenz-Events: Wie ändert sich die No-Show Rate? 

Unabhängig davon, ob Veranstaltungen kostenpflichtig oder frei sind: Vergleicht man die No-Show Rate von Online und Live-Events, so ist sie bei Veranstaltungen im virtuellen Raum in der Regel deutlich höher. Bei kostenlosen Events liegt der Unterschied durchschnittlich zwischen 10 bis 20 Prozent bei Live-Events im Vergleich zu 20 bis 30 Prozent bei Online-Veranstaltungen. Bei kostenpflichtigen Events bestehen jedoch nur rund 5 Prozent Unterschied zwischen Präsenz und Online.

Faktoren, welche die No-Show Rate online und live beeinflussen:

  • PTechnische Probleme: Potenziell schlechte Internet-Verbindungen und technische Probleme auf Seite der Teilnehmer erhöhen die No-Show Rate bei Online-Events.
  • POn-Demand: Online-Events können mit On Demand-Zugriffsmöglichkeit auf ein Video auch im Nachgang noch die Anzahl ihrer Teilnehmer steigern.
  • PPersonalisierte Kommunikation: Je direkter und persönlicher die Teilnehmenden angesprochen werden, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie am Event teilnehmen.
  • PEvent-Größe: Die No-Show Raten sind höher, je größer ein Event ist – sowohl bei Präsenz-Events als auch bei Veranstaltungen im virtuellen Raum.
  • PDie Hauptgründe für No-Shows sind in beiden Fällen Terminkollisionen, Vergesslichkeit und unvorhergesehene Notfälle.

Die Aufgabe von Event-Veranstaltern liegt darin, abhängig vom jeweiligen Veranstaltungs-Typ Maßnahmen zu treffen, um die No-Shows so gering wie möglich zu halten.

FAZIT

Die No-Show Rate ist ein relevantes Problem für alle Veranstalter von Business-Events und die Minimierung muss eine der obersten Prioritäten bei jedem Event sein. Um die No-Show Rate auf ein Minimum zu reduzieren, ist es wichtig zu verstehen, aus welchen Gründen Teilnehmer vom Event fernbleiben und welche Besonderheiten die einzelnen Event-Arten bei den No-Shows aufweisen. 

In den kommenden 2 Teilen unserer Serie erfahren Sie, welche Unterschiede es bei der No-Show Rate im Vergleich vor und nach der Pandemie gibt und mit welchen Tipps Sie Ihre No-Show Rate so gering wie möglich halten.

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