Der German Brand Award zählt zu den wichtigsten und renommiertesten Markenpreisen im deutschsprachigen Raum. Jährlich werden Unternehmen für ihre erfolgreiche Markenführung und herausragende Kampagnen ausgezeichnet. Die hochkarätige Preisverleihung des German Brand Award 2023 fand in der Berliner Verti Music Hall vor rund 650 geladenen Gästen statt.
Der Rat für Formgebung, die führende deutsche Design- und Markeninstanz, plant und organisiert die Veranstaltung.
Die Organisation initiiert jährlich verschiedene Wettbewerbe und zeichnet herausragende Unternehmen, Designerinnen und Designer sowie Markenstrategen mit international anerkannten Preisen aus. Dazu gehören unter anderem der German Design Award, der German Innovation Award und die ICONIC AWARDS.
Das Einladungs- und Teilnehmermanagement der Veranstaltungen wurde bisher weitgehend manuell umgesetzt.
Die Rolle von Invitario
Die Eventmarketing-Plattform Invitario ist wie geschaffen für komplexe Veranstaltungsformate wie die des Rat für Formgebung: So umfasst der German Brand Award verschiedene Programmteile, die sich vom Nachmittag bis in den späten Abend erstrecken und damit hohe Anforderungen an die eingesetzte Software stellen.
Mit Invitario wurde nicht nur das Einladungs- und Teilnehmermanagement vor der Veranstaltung sowie der reibungslose Check-in der Gäste am Event umgesetzt, sondern auch die Ausgabe der wertvollen Urkunden an die Preisträger:innen.
Bei der Auswahl der Software für das Einladungs- und Teilnehmermanagement legte der Veranstalter großen Wert darauf, eine Lösung zu finden, die dem internen Team maximale Selbstständigkeit und Benutzerfreundlichkeit bietet.
Die Herausforderungen
Einladungs- und Teilnehmermanagement
Die Planung und Umsetzung eines Einladungsmanagements für rund 650 Gäste ist eine komplexe Herausforderung, die viel Zeit und Ressourcen in Anspruch nimmt.
Bisher wurden der Einladungsprozess und die Registrierung der Veranstaltung manuell durchgeführt, was neben dem hohen Zeitaufwand auch das Risiko für Fehler durch die händische Dateneingabe und ein verzögertes Reporting mit sich brachte. Der Veranstalter war daher auf der Suche nach einer digitalen Lösung, um das Management der Teilnehmenden effizient und übersichtlich zu gestalten.
Die Lösung
Das Einladen und Management der Teilnehmenden ist eine der Kernfunktionen von Invitario und bietet Veranstaltern alle Möglichkeiten für ein effizientes, effektives und übersichtliches Teilnehmermanagement. Das Spektrum reicht von der personalisierten Einladung über die Eventwebsite bis zum Registrierungsformular, alles umgesetzt im Design der Veranstaltung sowie in den Sprachen Deutsch und Englisch. Hier erfahren Sie mehr über das Einladungs- und Teilnehmermanagement mit Invitario.
Check-in der Teilnehmenden mit Sofortdruck von Namensschildern
Der reibungslose Einlass der Gäste ist eine der wichtigsten Phasen einer Veranstaltung und trägt wesentlich zum Erfolg bei. Hunderte von Gästen, die fast zeitgleich eintreffen, müssen schnell und sicher erfasst und eingelassen werden. Gerade bei so hochkarätigen Veranstaltungen wie dem German Brand Award zählt jede Sekunde und es gilt, Wartezeiten oder lange Schlangen der Gäste am Check-In zu vermeiden.
Bisher arbeitete der Veranstalter mit einer gedruckten Gästeliste – während der Veranstaltung war somit nicht ersichtlich, wie viele und welche Teilnehmer bereits vor Ort waren.
Die Lösung
Mit einer digitalen Lösung für den Check-in der Teilnehmerinnen und Teilnehmer konnte Invitario diese Herausforderungen meistern. An sechs Check-In-Stationen wurden die Gäste in Empfang genommen: Nach dem Scannen des QR-Codes auf dem personalisierten Ticket erfolgte der automatische Sofortdruck eines Namensschildes mit dem Logo des German Brand Award, das auf die Kleidung des Gastes geklebt wurde. Dieser Vorgang dauert nur ca. 3 Sekunden und ist auch bei Großveranstaltungen problemlos einsetzbar. So wird bereits vor Beginn der Veranstaltung ein positives Teilnehmererlebnis sichergestellt.
Durch die digitale Gästeliste kann der Veranstalter in Echtzeit verfolgen, wie viele Personen bereits anwesend sind und diese Daten auch nach der Veranstaltung für eine gezielte Follow-up-Kommunikation nutzen.
„Für uns ist die persönliche Zusammenarbeit vor, während und nach einer Veranstaltung sehr wichtig. Während des gesamten Projekts haben uns die Invitario-Mitarbeiter:innen super unterstützt und konnten uns besonders vor Ort bei Fragen schnell helfen.“
Mailin Hoang, Rat für Formgebung
Ausgabe der Urkunden an die Preisträger:innen
Ein Highlight für jeden/ jede Preisträger:in ist natürlich die Verleihung eines Awards und die damit verbundene Ausgabe einer Urkunde. Beim German Brand Award wurden neben den Hauptpreisträger:innen, die auf der Bühne mit einem Award prämiert wurden, noch rund 300 weitere hochwertig produzierte und personalisierte Urkunden übergeben.
Die Ausgabe dieser Urkunden stellt eine besonders große administrative Herausforderung dar, da sichergestellt werden muss, dass die berechtigten Personen die richtige Urkunde erhalten und dies auch nachvollziehbar dokumentiert wird. Bisher ist dies mit einem hohen manuellen Aufwand verbunden.
„Die Herausforderung an der Veranstaltung des German Brand Award stellte die zweifache Prüfung dar, erstens des Check-ins sowie anschließend die Abholung der Urkunde.“
Stella Jazenko, Rat für Formgebung
Die Lösung
Invitario lieferte auch für diese Anforderung eine einfache Lösung. Im Check-in-Bereich der Location wurde ein eigener Counter für die Ausgabe der Urkunden eingerichtet. Die Ausgabe der Urkunden wurde mit den QR-Codes der Eintrittskarten der Preisträger:innen verknüpft – so war es nur berechtigten Personen möglich, die Urkunde in Empfang zu nehmen. Zur Identifikation wurde lediglich der QR-Code der Tickets gescannt, auf Gültigkeit geprüft und die entsprechende Urkunde ausgehändigt.
Gleichzeitig wurde die Ausgabe durch den Scan mit einem Zeitstempel dokumentiert und für den/die Preisträger:in als erledigt markiert. Damit war nachvollziehbar, wer eine Urkunde abgeholt hat und wer nicht. Die nicht abgeholten Urkunden erhielten die Preisträger:innen nach der Veranstaltung per Post.
„Für die Überreichung der Urkunden sowie für die Einladung der Gäste war die Funktion der Zielgruppen besonders wichtig, um diese noch einmal besser einordnen und spezifizieren zu können“.
Stella Jazenko, Rat für Formgebung
Folgende Lösungen kamen zur Anwendung
- Einladungsmanagement für 650 Personen
- Eventwebseite und E-Mails im Design des Events
- Zweisprachige Umsetzung (Deutsch und Englisch)
- Check-in der Teilnehmenden mit 6 Stationen
- Sofort-Druck von Namensschildern direkt am Check-in
- Digital dokumentierte Ausgabe der Urkunden an die Preisträger:innen
Eindrücke vom German Brand Award 2023
© Daniel Banner und Invitario
Fazit
Mit Invitario erhielt der Rat für Formgebung eine Komplettlösung zur Umsetzung des Einladungs- und Teilnehmermanagements für die hochkarätige Verleihung des German Brand Awards 2023, die die komplexen Anforderungen des Veranstalters vollständig abdeckte.
Die Eventmarketing-Plattform von Invitario optimierte den Einladungsprozess, vereinfachte den Check-in der Gäste und bildete die Ausgabe der Urkunden an die Preisträger:innen optimal ab.
