NRW.Global Business betreibt als Außenwirtschaftsförderungsgesellschaft das internationale Standortmarketing für das Land Nordrhein-Westfalen. Sie begleitet nationale und internationale Unternehmen bei Ansiedlungen und Investitionsvorhaben im wirtschaftsstärksten Bundesland Deutschlands und fördert zudem die Vernetzung internationaler Geschäftspartner.
Mit einem Team engagierter Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und in zahlreichen Auslandsbüros weltweit, organisiert NRW.Global Business regelmäßig Veranstaltungen, um den Austausch mit dem Netzwerk zu fördern und Unternehmen über aktuelle Entwicklungen in Politik, Wirtschaft und Fördermöglichkeiten zu informieren.
- 17 Auslandsbüros weltweit
- Mehr als 50 Veranstaltungen pro Jahr
- Auslandsmessen, Unternehmensreisen
- Live, virtuelle und hybride Events
- Rund 60 Weiterbildungsformate
Herausforderungen
Vor der Implementierung von Invitario nutzte NRW.Global Business ein selbst entwickeltes Teilnehmermanagement-Tool, das mit einigen Herausforderungen verbunden war. Das System war nicht optimal reaktionsfähig und bot nur eingeschränkte Möglichkeiten zur gezielten Segmentierung der Zielgruppen. Angesichts des wachsenden internationalen Engagements und der Organisation von immer mehr Veranstaltungen im In- und Ausland suchte das Unternehmen nach einer einfachen und flexiblen Lösung für das Veranstaltungsmanagement. Besonders wichtig war die Möglichkeit, die Plattform in mehreren Sprachen zu nutzen, um den internationalen Auslandsbüros eine eigenständige Arbeit zu ermöglichen.
Eloi Voigt
Project Manager Events & Online Marketing
„Wir haben verschiedene Online-Tools genau unter die Lupe genommen, sind den Weg aber schlussendlich mit Invitario weitergegangen. In Sachen Sprachimplementierung und User-Freundlichkeit war das einfach ein Match!“
Die Rolle von Invitario
Seit 2018 wird Invitario vom NRW.Global Business-Team rund um Projektleiterin Eloi Voigt für die Abwicklung von wiederkehrenden Kunden-Veranstaltungen genutzt; Veranstaltungen, die in der Vergangenheit stets in Präsenz abgehalten wurden. Die Pandemie mit all ihren Einschränkungen sorgte dann dafür, dass die Plattform sowohl für Online- als auch für Hybrid-Veranstaltungen zum Einsatz kam. Mit vollem Erfolg: Invitario wurde hier zur idealen Lösung. Die Herausforderung eines hybriden Events, bei dem sowohl mit zugeschalteten als auch mit anwesenden Gästen kommuniziert werden muss, meistert Invitario perfekt. Mittlerweile führt NRW Global Business bis zu 50 Veranstaltungen pro Jahr mit der Plattform durch. Als Kommunikationstool wird Invitario zudem für rund 60 Weiterbildungsevents genutzt, bei denen mithilfe der Funktion „Sessions“ Eventserien genauso einfach aufgesetzt werden können wie die Auswahl von Terminen oder Zeitslots.
Dem Team von Eloi Voigt war zudem die Integration von Chinesisch und Japanisch in das Tool besonders wichtig. Die Herausforderung dabei war, bereits in Englisch oder Deutsch vorhandene Systemtexte umzuwandeln und darüber hinaus zusätzliche Übersetzungsvariablen einzupflegen, die von den internationalen NRW-Global-Business-Büros direkt genutzt werden können. Auch das wurde mit Invitario problemlos umgesetzt.
Dass die Eventmarketing-Plattform nach einem einmaligen Setup eines anderen Sprachsystems eigenständig und unabhängig genutzt werden kann, führte schließlich dazu, dass das japanische Büro Invitario mittlerweile sehr intensiv nutzt. Neben Großveranstaltungen werden von den Länder- und Branchenteams dank eines professionellen und übersichtlichen Teilnehmermanagements nun unter anderem regelmäßig durchgeführte Web-Talks erfolgreich eingesetzt.
Eloi Voigt
Project Manager Events & Online Marketing
„Die digitale Umsetzung unserer Weiterbildungsseminare und die durchgeführte Sprachimplementierung waren für unser Haus echte Zugewinne.“
Fazit:
Der hohe Anspruch von Invitario an personalisierte Kommunikation eröffnet Kunden rund um den Globus einzigartige Anwendungsmöglichkeiten. Das wiederum sorgt dafür, dass die Eventmarketing-Plattform international zu einem intensiv genutzten Tool heranwächst. Zudem vereint Invitario die Vorteile eines digitalen Einladungs- und Teilnehmermanagements, hohe User-Freundlichkeit sowie einen raschen Anwender-Support.
Über Eloi Voigt:
Eloi Voigt beherrscht als gelernte Kommunikationswirtin die gesamte Palette der Marketingaktivitäten. Seit zwölf Jahren wendet sie ihr Wissen und ihre Fähigkeiten als Projektleiterin für Veranstaltungsmanagement bei der Außenwirtschaftsförderungsgesellschaft NRW.Global Business in Nordrhein-Westfalen an.
Die Kommunikationsexpertin kennt die Bedeutung und die Herausforderungen digitaler Arbeitsmethoden und weiß diese geschickt in das Unternehmen und ihren Arbeitsalltag einzuweben. In ihrer heutigen Funktion ist sie neben dem Online-Marketing auch für die Abwicklung sogenannter Bestandspflege-Veranstaltungen im In– und Ausland zuständig. Diese wiederkehrenden Events haben zum Ziel, Unternehmen über aktuelle Entwicklungen in der Politik, Unternehmen oder Fördermöglichkeiten zu informieren.
Mit Invitario steht dem Marketing-Team rund um Eloi Voigt ein Instrument zur Verfügung, das den reibungslosen Ablauf dieser Veranstaltungen sicherstellt.
