Das sind die Trends für Corporate Events 2017: Von Virtual Reality bis Big Data

Erfahren Sie hier, welche Trends im neuen Jahr den Takt bei Business-Events vorgeben. Und lassen Sie sich als Eventplaner inspirieren.
12. Februar 2017 | 
Invitario Redaktion
Das sind die Trends für Corporate Events 2017: Von Virtual Reality bis Big Data

Erfahren Sie hier, welche Trends im neuen Jahr den Takt bei Business-Events vorgeben.

Und lassen Sie sich als Eventplaner inspirieren – für unvergessliche Veranstaltungen, von denen man noch lange spricht.

 

1. Virtual Reality

Marketer sehen diese Technologie als den „Heiligen Gral des Marketings”: Abgeschottet von der Außenwelt ist ihnen nämlich eine 100-prozentige Aufmerksamkeit mittels Headset garantiert. Mit dem Google Cardboard (gibt es bereits ab 10 Euro) wird ein Smartphone problemlos in ein funktionales VR-Headset umfunktioniert. Einzige Voraussetzung für den Erfolg: Content der Extraklasse. Wie wäre es nun mit einer virtuellen Produktpräsentation oder einer künstlerischen Show durch die VR-Brille?

 

2. Crowd Streaming

Nachdem Facebook Live 2016 auch in Deutschland und Österreich freigeschalten wurde, erfreut sich das Live-Video-Tool immer größerer Beliebtheit. Bewegte Bilder werden per Smartphone bis zu einer Länge von 60 Minuten live auf Facebook übertragen. Nachdem die Aufnahme fertig ist, wird diese im Facebook-Newsfeed bereitgestellt. Die Zielgruppe kann anschließend definiert werden. Facebook gibt den Live-Videos im Newsfeed Vortritt. Somit ist Facebook-Live das perfekte Tool, um eine Eröffnungsrede, Teilnehmerinterviews oder Produktpräsentationen der Facebook-Community zu präsentieren.

 

3. Gestensteuerung

Gestensteuerung kennen wir schon lange aus Science-Fiction Filmen: Jetzt ist die spannende Technologie in der Gegenwart angekommen und das ideale Werkzeug für die perfekte Präsentation – „Power Point reloaded”, sozusagen. Slides werden ohne Berührung wie von Geisterhand weitergewischt. Mittel zum Zweck ist hier beispielsweise die App „Swoosh”, mit der Sie Ihre Powerpoint oder Apple Keynote in die Zukunft hieven.

 

4. Big Data einsetzen

Anonym im Dunkeln tappen war gestern: Dank Big Data brauchen auch Eventmanager und -planer nichts mehr dem Zufall überlassen. Veranstaltungen werden maßgeschneidert nach den Profilen der Gäste geplant und durchgeführt. Eventmanagement-Tools wie Eventbutler können Sie dabei unterstützen, auf Events wertvolle Daten zum Verhalten Ihrer Gäste zu sammeln und auszuwerten. Aus den Ergebnissen dieser Analyse eröffnet sich eine neue, auf harten Daten basierende, Planungs- und Entscheidungsgrundlage, um das Eventmanagement weiter zu optimieren.

 

5. Persönlich werden

Mit den smarten Funktionen moderner Eventmanagement-Software lässt sich die gesamte Gästekommunikation auf eine persönliche Ebene heben: Der Gast wird in der E-Mail-Einladung, auf der Eventwebsite und in ggf. elektronisch übermittelten Dokumenten (z.B. Tickets oder Programm) gezielt persönlich und mit individuellen Inhalten angesprochen.

„Schon heute setzen unsere Kunden auf die umfassenden Möglichkeiten der Personalisierung – und erzielen damit eindrucksvolle Ergebnisse mit schnelleren Zusagen und höheren Teilnehmerzahlen.

Die Kommunikation mit potentiellen Teilnehmern einer Veranstaltung geht dabei weit über die persönliche Ansprache in E-Mails hinaus: Bei der Erstellung von E-Mails, Eventwebsites und Dokumenten können Eventbutler-Kunden auf alle Daten zurückgreifen, die zu den Gästen in der Datenbank abgelegt sind oder einer bestimmten Zielgruppe zugeordnet werden. Jeder Kontakt erhält maßgeschneiderte und individuelle Inhalte, was zu einer ganz deutlichen Aufwertung der Gästekommunikation führt.

Um die Umsetzung der Personalisierung so effizient wie möglich zu gestalten, verbinden wir diese mit der gleichzeitigen Automatisierung vieler bisher manueller Arbeitsschritte“, so Eventbutler-Geschäftsführer Christoph Hütter.

Das Ergebnis: Der Gast fühlt sich bereits bei der Einladung und Kommunikation im Vorfeld eines Events bestens betreut. Während einer Veranstaltung profitieren die Gäste zudem von einem schnellen und persönlichen Check-in, z.B. mittels QR-Code Ticket und einem persönlichen Programm.

 

6. Corporate Events „achtsam” erleben

Scheinwerfer auf die Soft-Skills! Je mehr sich Themen und „Slow-Bewegungen” rund um Achtsamkeit, Nachhaltigkeit oder Konsensmanagement in unserer Gesellschaft verankern, desto öfter sollten auch Corporate Events diese Trends aufgreifen und in das Programm einbeziehen. Lassen Sie die Teilnehmer auch mal zur Ruhe kommen, um ihre Energiereserven wieder aufzuladen und geben Sie introvertierten Persönlichkeiten Raum, auf ihre Art teilzunehmen.

 

7. Den Gast einbinden

Noch ein weiterer Schritt Richtung Personalisierung ist das aktive Einbeziehen der Teilnehmer in die Organisation Ihres Events. Dank Follow-up Aktionen nach bereits stattgefundenen Events können Veranstalter Feedback für den nächsten Business-Event einholen: Was hat besonders überzeugt? Welcher Bereich oder Programmpunkt kam nicht gut an? Befragen Sie die Gäste am besten anonym und mit nur wenigen, ausgewählten Fragen.

“Natürlich denken die Teilnehmer:innen nicht daran, dass auch ein, für sie, kostenloses Event viele Ressourcen kostet. Deshalb muss die Minimierung der No-Show Rate für jeden Veranstalter oberste Priorität haben.”

Stefan Grossek

Geschäftsführer, Invitario

 

Von welchen Faktoren ist die No-Show Rate abhängig?

  • PFehlende finanzielle Verpflichtung: Teilnehmer, die für eine Veranstaltung bezahlen müssen, erscheinen eher beim Event.
  • PUnterschied Online vs. Präsenz-Events: Online ist die No-Show Rate bei kostenlosen Events meist deutlich höher, da den Teilnehmenden die Nicht-Teilnahme besonders leicht fällt und auch weniger auffällt.
  • PEchte Intention zur Teilnahme fehlt: Einige Personen melden sich bei kostenfreien Veranstaltungen nur deswegen an, weil sie eben gratis sind. Ohne eine echte Intention, wirklich teilnehmen zu wollen.

 

Darum ist die No-Show Rate bei Events mit Eintritt niedriger

Bezahlte Veranstaltungen können in allen möglichen Formen wie Konferenzen, Networking-Events, Messen, Webinare oder virtuelle Konferenzen stattfinden, die für die Teilnehmenden kostenpflichtig sind. 

Die No-Show Rate fällt – wie zu erwarten – bei kostenpflichtigen Veranstaltungen deutlich geringer als bei kostenlosen Events aus und liegt durchschnittlich zwischen 5 und 10 Prozent. Das Erheben einer Eintrittsgebühr scheint daher eine effektive Strategie zu sein, um No-Shows zu verhindern. Diese Lösung ist aber nicht immer möglich und zum Beispiel für interne Events, PR-Veranstaltungen oder klassische Business-Events weniger geeignet. Aber es gibt noch weitere Faktoren, welche die No-Show Rate beeinflussen.

Wovon hängt die No-Show Rate bei kostenpflichtigen Events ab?

  • PEarly Bird-Angebote und Incentives: Je früher die Teilnehmer die Karten kaufen, desto eher nehmen sie auch am Event teil. Spezielle Early-Bird-Angebote und weitere Incentives können daher zur Verbesserung der No-Show Rate beitragen.
  • PReminder und Follow-ups: Beim Versenden von E-Mails im Vorfeld eines Events ist Zurückhaltung unangebracht. Regelmäßige Reminder – im Idealfall mit für den Teilnhemer relevanten und hilfreichen Informationen – führen dazu, dass die Anzahl der Teilnehmer bei Events steigt.
  • PRichtlinien zur Ticket-Rückerstattung: Je strenger die Richtlinien zur Refundierung der bereits gekauften Tickets sind, desto geringer ist die No-Show Rate.

„Mit Invitario können Sie Ihre Teilnehmer sowohl vor, während als auch nach der Veranstaltung automatisiert mit den passenden Inhalten gezielt ansprechen. So halten Sie die No-Show Rate ohne großen Aufwand niedrig.“ 

Marko horngacher

Produkt Manager, Invitario

 

Vergleich von Online- und Präsenz-Events: Wie ändert sich die No-Show Rate? 

Unabhängig davon, ob Veranstaltungen kostenpflichtig oder frei sind: Vergleicht man die No-Show Rate von Online und Live-Events, so ist sie bei Veranstaltungen im virtuellen Raum in der Regel deutlich höher. Bei kostenlosen Events liegt der Unterschied durchschnittlich zwischen 10 bis 20 Prozent bei Live-Events im Vergleich zu 20 bis 30 Prozent bei Online-Veranstaltungen. Bei kostenpflichtigen Events bestehen jedoch nur rund 5 Prozent Unterschied zwischen Präsenz und Online.

Faktoren, welche die No-Show Rate online und live beeinflussen:

  • PTechnische Probleme: Potenziell schlechte Internet-Verbindungen und technische Probleme auf Seite der Teilnehmer erhöhen die No-Show Rate bei Online-Events.
  • POn-Demand: Online-Events können mit On Demand-Zugriffsmöglichkeit auf ein Video auch im Nachgang noch die Anzahl ihrer Teilnehmer steigern.
  • PPersonalisierte Kommunikation: Je direkter und persönlicher die Teilnehmenden angesprochen werden, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie am Event teilnehmen.
  • PEvent-Größe: Die No-Show Raten sind höher, je größer ein Event ist – sowohl bei Präsenz-Events als auch bei Veranstaltungen im virtuellen Raum.
  • PDie Hauptgründe für No-Shows sind in beiden Fällen Terminkollisionen, Vergesslichkeit und unvorhergesehene Notfälle.

Die Aufgabe von Event-Veranstaltern liegt darin, abhängig vom jeweiligen Veranstaltungs-Typ Maßnahmen zu treffen, um die No-Shows so gering wie möglich zu halten.

FAZIT

Die No-Show Rate ist ein relevantes Problem für alle Veranstalter von Business-Events und die Minimierung muss eine der obersten Prioritäten bei jedem Event sein. Um die No-Show Rate auf ein Minimum zu reduzieren, ist es wichtig zu verstehen, aus welchen Gründen Teilnehmer vom Event fernbleiben und welche Besonderheiten die einzelnen Event-Arten bei den No-Shows aufweisen. 

In den kommenden 2 Teilen unserer Serie erfahren Sie, welche Unterschiede es bei der No-Show Rate im Vergleich vor und nach der Pandemie gibt und mit welchen Tipps Sie Ihre No-Show Rate so gering wie möglich halten.

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