Eine Einverständniserklärung für Fotos ist bei vielen Veranstaltungen unerlässlich, doch nicht immer zwingend erforderlich. Die Herausforderung: Wie können Sie als Event-Manager:in Fotos und Videos für Ihr Eventmarketing nutzen, ohne dass Sie gegen geltende Datenschutzbestimmungen verstoßen? Wer darf fotografiert werden? Wo finden Sie eine rechtskonforme Vorlage für eine Einverständniserklärung zur Verwendung von Fotos für Ihr Event? Welche Regeln gelten für die Veröffentlichung? Antworten auf diese und weitere Fragen sowie Muster für eine DSGVO-konforme Einwilligung finden Sie in diesem Blogpost. Sie erfahren:
- Wann eine Einverständniserklärung für Fotos bei geschäftlichen Events notwendig ist
- Für welche Zwecke Sie Eventfotos und -videos nutzen dürfen
- Wie Sie die Einwilligung Ihrer Gäste DSGVO-konform einholen
- Wie eine Vorlage zur Einverständniserklärung für Fotos in Word / PDF aussieht
- Digitale Einverständniserklärung für Fotos als Vorlage in Word / PDF
- Schriftliche Einverständniserklärung für Fotos als Vorlage in Word / PDF
- Vorlage für eine Fotogenehmigung von Mitarbeiter:innen
- Vorlage für eine Foto-Einverständniserklärung für Social Media
- Muster für eine Einverständniserklärung für Fotos von Kindern
- DSGVO-Muster für den Foto-Hinweis bei einer Veranstaltung
- Ob Sie einen AV-Vertrag (AVV) mit Foto- und Videoteams brauchen
- Fazit zum Datenschutz bei Bildern
1 Datenschutz Bilder: Wann eine Einverständniserklärung für Fotos erforderlich ist
1.1 Einverständniserklärung Fotos: So erkennen Sie, ob eine Zustimmung notwendig ist
Ob Sie überhaupt eine Vorlage für eine Einverständniserklärung zur Verwendung von Fotos für Ihre Veranstaltung benötigen, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Die wichtigste gesetzliche Grundlage für das Fotografieren und Veröffentlichen von Bildern ist sowohl in Deutschland als auch in Österreich die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
Zusätzlich gelten:
- Deutschland: Das Kunsturhebergesetz (KUG) sowie das allgemeine Persönlichkeitsrecht
- Österreich: Das Urheberrechtsgesetz (UrhG) sowie das allgemeine Persönlichkeitsrecht
Diese Gesetze regeln den Schutz des Rechts am eigenen Bild und definieren, wann eine Einwilligung erforderlich ist. Daraus leiten sich folgende Hauptfaktoren ab, die bestimmen, ob Sie eine Einverständniserklärung für Fotos, Videos und Tonaufnahmen benötigen:
Faktor 1: Erkennbarkeit der Personen
Sind die Teilnehmer:innen in der Aufnahme klar identifizierbar, ist eine Einverständniserklärung für Fotos erforderlich. Keine Zustimmung brauchen Sie, wenn die Personen als Teil einer großen Menschenmenge erscheinen oder unscharf im Hintergrund zu sehen sind.
Faktor 2: Art der Veranstaltung
Bei geschlossenen Veranstaltungen mit Einladung brauchen Sie in der Regel eine Einwilligung. Bei öffentlichen Veranstaltungen, die für die Allgemeinheit zugänglich sind, kann das berechtigte Interesse Ihres Unternehmens (= der veranstaltenden Organisation) eine Veröffentlichung ohne Einwilligung rechtfertigen. Voraussetzung dafür ist, dass die Aufnahme keine schutzwürdigen Interessen der abgebildeten Personen verletzt.
Faktor 3: Verwendungszweck der Bilder, Videos und Tonaufnahmen
Für private Zwecke ist in Österreich keine Einwilligung erforderlich, solange Sie die Bilder nicht öffentlich verbreiten. In Deutschland können Personen jedoch bereits der Anfertigung des Fotos widersprechen, wenn berechtigte Interessen betroffen sind.
Im Rahmen der redaktionellen Berichterstattung gelten Sonderregelungen wie das Recht auf freie Berichterstattung. Daher ist eine Einwilligung für Pressefotografie z. B. bei politischen Veranstaltungen in der Regel nicht notwendig.
Anders sieht es aus, wenn Sie die Aufnahmen werblich oder kommerziell nutzen wollen: Für geschäftliche Zwecke wie z. B. die Firmenwebsite, Social Media oder Broschüren ist in der Regel eine Einwilligung erforderlich. Eine Vorlage für die Einverständniserklärung für Fotos auf Social Media finden Sie im verlinkten Abschnitt.
Faktor 4: Rechtsgrundlage
Die DSGVO erlaubt die Verarbeitung von Fotos auf Basis unterschiedlicher Rechtsgrundlagen:
- Das berechtigte Interesse Ihres Unternehmens kann eine Veröffentlichung rechtfertigen, wenn keine überwiegenden Interessen der abgebildeten Person dagegen sprechen.
- Eine vertragliche Grundlage wie z. B. Teilnahmebedingungen mit einer entsprechenden Klausel können die rechtmäßige Verarbeitung ermöglichen.
- Eine Einverständniserklärung für Fotos (Einwilligung) ist notwendig, wenn keine andere Rechtsgrundlage greift.
Faktor 5: Besondere Schutzrechte
Möchten Sie Fotos von Kindern oder Minderjährigen bei Veranstaltungen (z. B. bei einem Tag der offenen Tür) machen, benötigen Sie immer die Einwilligung der Eltern oder Erziehungsberechtigten. Ein Muster für die Einverständniserklärung bei Fotos von Kindern finden Sie weiter unten. Da es sich um höchstpersönliche Rechte handelt, besagen manche Rechtsmeinungen sogar Folgendes: Solange Kindern die nötige Einsicht fehlt, können diese nicht rechtsgültig zustimmen, und auch Eltern oder Erziehungsberechtigte können diese Zustimmung nicht ersetzen.
Auch besonders schutzwürdige Gruppen wie Patient:innen in Krankenhäusern oder Bewohner:innen von Pflegeeinrichtungen dürfen nicht ohne Zustimmung fotografiert werden. Hier ist eine Einwilligung zwingend erforderlich.
Darüber hinaus dürfen Sie keine Aufnahmen von Gästen in unangenehmen, peinlichen oder rufschädigenden Situationen veröffentlichen.
1.2 Ist eine Einverständniserklärung für Fotos bei jeder Art von Veranstaltung notwendig?
1.2.1 Das berechtigte Interesse bei Veranstaltungen
Sowohl in Deutschland als auch in Österreich schützt die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) die Persönlichkeitsrechte der fotografierten Teilnehmer:innen. Fotos, Videos und Tonaufnahmen gelten als personenbezogene Daten, wenn Ihre Gäste auf diesen eindeutig erkennbar sind. Für die Aufnahme, Verarbeitung und Speicherung dieser Daten ist eine Rechtsgrundlage erforderlich. Dazu zählen:
- Einverständniserklärung zu Fotos, Videos und Tonaufnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
- Vertragliche Vereinbarungen
- Berechtigtes Interesse des veranstaltenden Unternehmens (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
Tipps für Event-Manager:innen, um berechtigtes Interesse geltend zu machen
- Fotografieren Sie Menschenmengen oder Veranstaltungsszenen anstatt einzelne Personen direkt in den Fokus zu nehmen.
- Holen Sie die Zustimmung ein, wenn Sie Nahaufnahmen von Einzelpersonen oder kleinen Gruppen machen und diese deutlich erkennbar sind.
- Beachten Sie schutzwürdige Interessen Ihrer Gäste, indem Sie unangenehme oder kompromittierende Aufnahmen von diesen vermeiden.
Diese Tipps helfen Ihnen, die Vorgaben zu Datenschutz bei Veranstaltungen einzuhalten und gleichzeitig Bilder von Ihren Veranstaltungen rechtskonform zu nutzen.
1.2.2 Ausnahmen von der Fotoerlaubnis: Wann Sie keine explizite Einwilligung benötigen
Allerdings gibt es Ausnahmen, bei denen eine explizite Einwilligung nicht zwingend erforderlich ist:
- Private Veranstaltungen: Veranstalten Sie eine private Feier und fotografieren ausschließlich für private Zwecke (z. B. ein Fotoalbum), ist zumindest in Österreich in der Regel keine Einwilligung erforderlich. In Deutschland kann eine Person jedoch bereits der Anfertigung eines Fotos widersprechen, wenn berechtigte Interessen betroffen sind.
- Virtuelle Veranstaltungen: Bei einer Online-Veranstaltung wie einem Webinar benötigen Sie keine Einwilligungserklärung, wenn die Teilnehmer:innen nicht erkennbar sind. Das ist z. B. der Fall, wenn Kamera und Mikrofon ausgeschaltet sind und der Name der Teilnehmer:innen nicht angezeigt wird. Eine Einwilligung ist auch nicht erforderlich, wenn Sie eine Aufzeichnung ausschließlich für interne Zwecke nutzen und die Teilnehmer:innen vorher darüber informieren.
- Große öffentliche Veranstaltungen: Öffentliche Veranstaltungen wie z. B. Stadtfeste oder Demonstrationen sind für die Allgemeinheit zugänglich, haben also keinen geschlossenen Kreis an Teilnehmer:innen. Bei diesen Events ist eine Zustimmung Ihrer Gäste nicht notwendig, wenn sich die Aufnahmen auf Ihr berechtigtes Interesse ((Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) stützen und die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten der abgebildeten Personen nicht überwiegen.
Bedenken Sie jedoch, dass mit Ausnahme von privaten Veranstaltungen dennoch die Informationspflicht über Aufnahmen besteht. Ein DSGVO-konformes Muster für den Foto-Hinweis bei einer Veranstaltung finden Sie im verlinkten Abschnitt.
1.3 Ist eine Fotoerlaubnis immer notwendig unabhängig davon, wer das Event veranstaltet?
Ob Sie eine Fotoerlaubnis benötigen, hängt nicht davon ab, wer die Veranstaltung organisiert. Entscheidend sind folgende Faktoren:
- Erkennbarkeit der Personen
- Art der Veranstaltung
- Verwendungszweck der erstellten Aufnahmen
- Geltende Rechtsgrundlage
- Besondere Schutzrechte
Mehr Informationen zu diesen Aspekten finden Sie im verlinkten Abschnitt.
Somit gelten die gleichen Regeln für Unternehmen, Behörden, Universitäten, Vereine und Stiftungen. Veranstalten Sie jedoch privat ein Event, benötigen Sie – zumindest in Österreich – keine Einwilligung, sofern Sie die Fotos, Videos oder Tonaufnahmen ausschließlich für private Zwecke nutzen und nicht öffentlich verbreiten (z. B. auf Social Media). In Deutschland kann eine Person jedoch bereits der Anfertigung eines Fotos widersprechen, wenn berechtigte Interessen betroffen sind.
1.4 Datenschutz Bilder: Wer darf fotografiert werden?
Zu Ihren Veranstaltungen laden Sie vermutlich unterschiedliche Zielgruppen ein. Dabei stellt sich die Frage, ob es rechtlich einen Unterschied macht, wer fotografiert wird. Gelten für Politiker:innen die gleichen Regelungen wie für Mitarbeiter:innen, was die Fotoerlaubnis betrifft?
1.4.1 Datenschutz bei Bildern von bekannten Persönlichkeiten
Öffentliche Personen wie Schauspieler:innen, Musiker:innen, Sportler:innen oder Politiker:innen sind in den Medien präsent. Dennoch dürfen Sie Bilder, Videos oder Tonaufnahmen von diesen nicht ohne deren Zustimmung für Marketing, Werbung oder PR verwenden. Das betrifft nicht nur Print- oder Online-Anzeigen, sondern auch die Veröffentlichung von Fotos, Videos und Tonaufnahmen auf Social Media oder der Unternehmenswebsite.
Anders sieht es bei redaktioneller Berichterstattung aus: Journalist:innen dürfen Aufnahmen von prominenten Persönlichkeiten sowohl in klassischen als auch in digitalen Medien veröffentlichen, etwa in Zeitungsartikeln oder Live-Streams.
1.4.2 Datenschutz bei Bildern von Mitarbeiter:innen
Auch bei internen Firmenevents spielt das Thema Datenschutz bei einer Veranstaltung eine wichtige Rolle. Obwohl es sich um eine beruflich bedingte Veranstaltung handelt, dürfen Unternehmen keine Bilder von Mitarbeiter:innen veröffentlichen, ohne vorher eine Einwilligung einzuholen. Ein DSGVO-konformes Muster für die Einwilligung zu Fotos für Mitarbeiter:innen finden Sie im verlinkten Abschnitt.
Für interne Zwecke dürfen Sie Aufnahmen von Mitarbeiter:innen verwenden, sofern dies im Dienstvertrag vereinbart wurde. Möchten Sie Fotos und Videos auf der Firmenwebsite und auf Social Media veröffentlichen? In diesen Fällen benötigen Sie eine Fotoerlaubnis der abgebildeten Mitarbeiter:innen. Beachten Sie dabei, dass diese Einwilligung auch in einem beruflichen Kontext freiwillig erfolgen und jederzeit widerrufbar sein muss.
1.4.3 Datenschutz bei Bildern von Kindern und Minderjährigen
Veranstalten Sie einen Tag der offenen Tür oder ähnliche Veranstaltungen, bei denen unter Umständen auch Kinder und Minderjährige teilnehmen? Dann beachten Sie unbedingt, dass Kinder und Minderjährige als besonders schutzwürdig gelten. Eine Veröffentlichung von Fotos, Videos oder Tonaufnahmen ist nur mit der Einwilligung der Erziehungsberechtigten erlaubt bzw. die Personen sind über 16 (Deutschland) oder 14 Jahre (Österreich) und stimmen selbst zu. Ein Muster für die Einverständniserklärung für Fotos von Kindern finden Sie im verlinkten Abschnitt.
1.4.4 Datenschutz bei Bildern von Gruppen: Ab wie vielen Personen darf man ein Bild veröffentlichen?
Bei Gruppenfotos gelten andere Regelungen als bei Aufnahmen von Einzelpersonen: Eine Veröffentlichung von Fotos und Videos von großen Menschenmengen ist auch ohne explizite Einwilligung zulässig, wenn keine Einzelpersonen im Fokus stehen. Die Schwierigkeit dabei ist, dass es keine feste Zahl gibt, auf die Sie sich beziehen können. Der Grund dafür ist, dass nicht die Anzahl an Personen in einem Gruppenbild entscheidend ist, sondern ob die Personen deutlich erkennbar sind.
2 Fotoerlaubnis: Wie dürfen Sie bei geschäftlichen Events entstandene Fotos und Videos nutzen?
Für welche Zwecke dürfen Sie Fotos, Videos und Tonaufnahmen von Personen verwenden? Diese Frage haben Sie sich vermutlich bereits gestellt, wenn Sie auf der Suche nach einer Vorlage für die Einverständniserklärung zur Verwendung von Fotos und Videos sind. Schließlich sind Bilder und Videos ein wichtiges Kommunikations- und Marketinginstrument – sei es für das Eventmarketing oder für Ihre Kolleg:innen im Employer Branding, Design oder Social Media Marketing.
Hier finden Sie eine Übersicht der häufigsten Verwendungszwecke:
- Werbliche Nutzung: Egal, ob Sie Aufnahmen von Ihren Gästen für Werbeanzeigen in Magazinen, Google Ads, LinkedIn oder als gesponserte Beiträge auf Nachrichtenseiten verwenden wollen: Für die werbliche Nutzung brauchen Sie stets eine Einverständniserklärung für Fotos, Videos und Tonaufnahmen.
- Externe Firmenkanäle: Sie benötigen in der Regel eine Einverständniserklärung für Fotos, Videos und Tonaufnahmen. Das betrifft etwa die Veröffentlichung auf Social Media, externen Newslettern oder der Website des Unternehmens.
- Interne Firmenkanäle: Regelt Ihr Unternehmen die Verwendung von Mitarbeiter:innen-Fotos über Arbeitsverträge oder eine Betriebsvereinbarung? Dann ist eine Veröffentlichung auf internen Kanälen zulässig, etwa im Intranet, in internen Newslettern oder in internen Präsentationen). Die Nutzung muss dabei klar definiert sein und sich auf betriebliche Zwecke beschränken.
Lesetipp der Redaktion
Datenschutz bei einer Veranstaltung beginnt bereits mit der Event-Einladung. Diese zählt rechtlich jedoch häufig als Werbung per E-Mail. In anderen Worten: Sie dürfen Kontakte nur mit expliziter vorheriger Einwilligung einladen. Welche Ausnahmen es gibt, erfahren Sie im verlinkten Beitrag.
3 So holen Sie die Fotoerlaubnis von Ihren Gästen ein
Sie wissen nun, welche Faktoren bestimmen, ob Sie eine Vorlage für die Einverständniserklärung zur Verwendung von Fotos von Ihren Event-Teilnehmer:innen benötigen oder ob es genügt, wenn Sie die Informationspflicht erfüllen.
In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie die Fotoerlaubnis am besten einholen, bevor Sie im nächsten Abschnitt für die Einverständniserklärung für Fotos eine Vorlage als Word bzw. PDF finden.
3.1 Einverständniserklärung Fotos: So holen Sie die aktive Zustimmung Ihrer Gäste ein
In der Praxis empfiehlt es sich, dass Sie die Fotoerlaubnis von Ihren Gästen vorab schriftlich einholen. Schließlich möchten Sie wohl bei den meisten Veranstaltungen Fotos und Videos für das Eventmarketing verwenden, Einzelpersonen oder kleine Gruppen fotografieren und Eventfotos auf Social Media oder Ihrer Event-Website teilen. Ab wie vielen Personen darf man ein Bild veröffentlichen? Das erfahren Sie im verlinkten Abschnitt.
3.1.1 So holen Sie die Einverständniserklärung für Fotos vorab ein
Nachdem Ihre Kontakte auf die „Anmelden”-Schaltfläche in der Einladung geklickt haben, landen diese auf der Event-Website mit dem Anmeldeformular. Am Ende dieses Formulars fügen Sie einfach eine freiwillige, nicht vorangehakte Checkbox mit dem Einwilligungstext hinzu. Ein DSGVO-konformes Muster für die Einwilligung zu Fotos finden Sie im nächsten Abschnitt.
Für eine einfache Verwaltung empfiehlt es sich eine Software für Einladungs- und Teilnehmer:innen-Management wie z. B. Invitario zu nutzen. So behalten Sie den Überblick über die Einwilligungen Ihrer Gäste. Eine solche Software kann Ihnen auch beim Check-in helfen: Falls Gäste vor Ort noch keine Zustimmung gegeben haben, können Sie diese über ein Smartphone oder Tablet digital erfassen.
Wie gehen Sie nun mit Teilnehmer:innen um, die keine Einverständniserklärung für Fotos unterzeichnen wollen? Bitten Sie diese Gäste, eine gut sichtbare Kennzeichnung zu tragen, z. B. einen farbigen Aufkleber oder ein Armband. So weiß Ihr Foto- und Videoteam sofort, dass diese Personen nicht aufgenommen werden dürfen.
3.1.2 Einverständniserklärung Fotos: Tipps für Event-Manager:innen
Damit die Einholung der Fotoeinwilligung reibungslos verläuft, sollten Sie einige wichtige Aspekte beachten. Die folgenden Tipps helfen Ihnen den Prozess effizient und DSGVO-konform zu gestalten.
Tipps für die Einverständniserklärung für Fotos
- Eine elektronische Zustimmung durch das Anklicken einer freiwilligen Checkbox oder eine mündliche Zustimmung genügt. Achtung: Schweigen, bereits angeklickte Checkboxen oder Ähnliches sind keine gültigen Zustimmungserklärungen!
- Holen Sie sich die Einverständniserklärung für Fotos zur einfacheren Dokumentation dennoch immer schriftlich ein.
- Formulieren Sie den Einwilligungstext klar und einfach.
- Weisen Sie im Rahmen einer Widerrufsbelehrung darauf hin, dass Ihre Gäste die Zustimmung zu Fotos, Videos und Tonaufnahmen jederzeit widerrufen können.
- Die Einwilligung Ihrer Gäste zu Aufnahmen muss stets freiwillig und informiert erfolgen.
3.2 Datenschutz Bilder: So erfüllen Sie die Informationspflicht
Als Event-Managerin müssen Sie die Informationspflicht erfüllen, wenn bei Ihrer Veranstaltung Foto- und Video-Aufnahmen gemacht werden. Diese Pflicht gilt unabhängig davon, ob eine Einwilligung Ihrer Gäste erforderlich ist.
Ihre Informationspflicht können Sie auf verschiedene Arten erfüllen:
- Hinweisschilder am Veranstaltungsort: Platzieren Sie gut sichtbare Schilder am Eingang und in zentralen Bereichen der Event-Location. So informieren Sie die Teilnehmer:innen direkt darüber, dass Fotos und Videos aufgenommen werden und wer dafür verantwortlich ist.
- Hinweis in den AGB oder Teilnahmebedingungen: Fügen Sie einen entsprechenden Hinweis in die Teilnahmebedingungen oder Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) ein. So werden Ihre Gäste bereits bei der Anmeldung über die Verarbeitung von Bild- und Videomaterial informiert.
- Information in der Einladung bzw. auf der Event-Website: Insbesondere bei geschlossenen Veranstaltungen bietet es sich an, Ihre Gäste bereits im Zuge der Einladung bzw. auf der Event-Website zu informieren.
- Durchsagen oder Hinweise zu Beginn der Veranstaltung: Bei offenen Events, für die keine Anmeldung erforderlich ist, können Sie Ihre Gäste über eine mündliche Ankündigung oder eine automatische Durchsage informieren.
Um alle Gäste mit der Information zu erreichen, kombinieren Sie am besten einige der genannten Maßnahmen. Ein DSGVO-konformes Muster für den Hinweis auf Fotos bei einer Veranstaltung finden Sie im folgenden Abschnitt.
4 Vorlagen für die Einverständniserklärung zur Verwendung von Fotos
Damit Sie als Event-Manager:in die Sicherheit haben rechtskonform zu handeln, finden Sie in diesem Abschnitt verschiedene Vorlagen für die Einverständniserklärung zur Verwendung von Fotos und Videos – sei es ein DSGVO-konformes Muster für die Einwilligung zu Fotos, eine Vorlage für eine Einverständniserklärung zur Nutzung von Fotos auf Social Media oder ein Muster für eine Einverständniserklärung für Fotos von Kindern. Als Bonus finden Sie am Ende auch ein DSGVO-konformes Muster für den Hinweis auf Fotos bei einer Veranstaltung.
Diese verschiedenen Vorlagen für eine Einverständniserklärung können Sie für Ihre Veranstaltung anpassen und als PDF oder Word herunterladen.
Einwilligungserklärung für Foto- und Videoaufnahmen
Verantwortlich:
[Name des Unternehmens bzw. des:der Veranstalter:in]
[Adresse]
[E-Mail-Adresse]
Zweck der Verarbeitung:
Im Rahmen der Veranstaltung [Eventname] am [Datum] werden Foto- und Videoaufnahmen erstellt. Diese werden für folgende Zwecke genutzt:
- [Zweck 1]
- [Zweck 2]
- [Zweck 3]
Rechtsgrundlage der Verarbeitung:
Die Verarbeitung Ihrer Bilddaten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Diese Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Speicherdauer der Daten:
Die Aufnahmen werden für maximal [X Jahre] gespeichert.
Widerrufsrecht:
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen auf [Link] widerrufen. Falls Ihr Bild bereits veröffentlicht wurde, bemühen wir uns, es aus unseren Kanälen zu entfernen.
Zustimmung:
☐ Ja, ich bin mit der Foto- und Videoaufnahme sowie der angegebenen Nutzung einverstanden.
Einwilligung zu Foto- und Videoaufnahmen
Ich, [Name der Person], erkläre mich damit einverstanden, dass im Rahmen der Veranstaltung [Eventname] am [Datum] durch [Veranstalter:in] Foto- und Videoaufnahmen gemacht werden.
Mit meiner Unterschrift stimme ich zu, dass diese Aufnahmen für folgende Zwecke verwendet werden:
- Veröffentlichung auf der Unternehmenswebsite
- Nutzung in Social Media (LinkedIn, Facebook, Instagram etc.)
- Veröffentlichung in internen Medien (Intranet, Mitarbeiter:innenmagazin)
- Verwendung für Marketing- und PR-Maßnahmen (Broschüren, Werbeanzeigen, Präsentationen)
Verantwortlich für die Verarbeitung dieser Daten ist:
[Name des Unternehmens bzw. des:der Veranstalter:in]
[Adresse]
[E-Mail-Adresse]
Rechtsgrundlage:
Die Verarbeitung dieser Aufnahmen erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO auf Basis meiner freiwilligen Einwilligung. Diese Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Speicherdauer:
Die Aufnahmen werden für maximal [X Jahre] gespeichert.
Widerrufsrecht:
Falls ich meine Einwilligung widerrufen möchte, kann ich dies jederzeit ohne Angabe von Gründen per E-Mail an [E-Mail-Adresse] tun. Bereits veröffentlichte Inhalte werden nach Möglichkeit entfernt.
☐ Ja, ich bin mit der Foto- und Videoaufnahme sowie der angegebenen Nutzung einverstanden.
Ort, Datum: ______________
Unterschrift: ______________
4.3 Vorlage für die Einverständniserklärung zur Verwendung von Fotos von Mitarbeiter:innen
Einwilligungserklärung für Foto- und Videoaufnahmen von Mitarbeiter:innen
Ich nehme an der Veranstaltung [Eventname] am [Datum] teil und bin damit einverstanden, dass Foto- und Videoaufnahmen erstellt werden. Mit meiner Unterschrift stimme ich zu, dass [Name des Unternehmens bzw. Veranstalter:in] die Aufnahmen für folgende Zwecke einsetzt:
- Veröffentlichung auf der Unternehmenswebsite
- Nutzung auf Social Media (LinkedIn, Facebook, Instagram)
- Interne Kommunikation (Intranet, Mitarbeiter:innenmagazin, interne Newsletter)
- Marketing- und PR-Maßnahmen (Broschüren, Werbeanzeigen, Präsentationen)
Verantwortlich für die Verarbeitung:
[Name des Unternehmens bzw. des:der Veranstalter:in] | [Adresse] | [E-Mail-Adresse]
Rechtsgrundlage:
Ich erteile diese Einwilligung freiwillig gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und kann sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Widerrufsrecht:
Falls ich meine Einwilligung widerrufen möchte, sende ich eine E-Mail an [E-Mail-Adresse]. Bereits veröffentlichte Inhalte entfernt das Unternehmen nach Möglichkeit.
☐ Ja, ich stimme der Foto- und Videoaufnahme sowie der angegebenen Nutzung zu.
Einwilligungserklärung für die Nutzung von Fotos, Videos und Tonaufnahmen auf Social Media
Ich nehme an der Veranstaltung [Eventname] am [Datum] teil und erkläre mich damit einverstanden, dass Foto-, Video- und Tonaufnahmen erstellt werden. [Veranstalter:in] nutzt diese Inhalte für die Kommunikation auf Social Media.
Ich stimme zu, dass die Aufnahmen auf folgenden Plattformen veröffentlicht werden:
- YouTube
- …
Verantwortlich für die Verarbeitung:
[Name des Unternehmens bzw. des:der Veranstalter:in] | [Adresse] | [E-Mail-Adresse]
Rechtsgrundlage:
Ich gebe diese Einwilligung freiwillig gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und kann sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Widerrufsrecht:
Falls ich meine Einwilligung widerrufen möchte, sende ich eine E-Mail an [E-Mail-Adresse]. Bereits veröffentlichte Inhalte entfernt das Unternehmen nach Möglichkeit.
☐ Ja, ich stimme der Nutzung meiner Fotos, Videos und Tonaufnahmen auf Social Media zu.
4.5 Muster für die Einverständniserklärung für Fotos von Kindern
Verantwortlich:
[Name des Unternehmens bzw. des:der Veranstalter:in]
[Adresse]
[E-Mail-Adresse]
Zweck der Verarbeitung:
Im Rahmen der Veranstaltung [Eventname] am [Datum] werden Foto- und Videoaufnahmen erstellt, die mein Kind [Name des Kindes] zeigen können. Diese werden für folgende Zwecke genutzt:
- Veröffentlichung auf der Unternehmenswebsite
- Nutzung auf Social Media (LinkedIn, Facebook, Instagram)
- Interne Dokumentation
- Verwendung in Unternehmensbroschüren und anderen Marketingmaterialien
Rechtsgrundlage der Verarbeitung:
Die Verarbeitung dieser Bilddaten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Meine Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit widerrufen werden.
Speicherdauer der Daten:
Die Aufnahmen werden für maximal [X Jahre] gespeichert.
Widerrufsrecht:
Meine Einwilligung kann jederzeit per E-Mail an [E-Mail-Adresse] widerrufen werden. Bereits veröffentlichte Inhalte werden nach Möglichkeit entfernt.
☐ Ja, ich bin mit der Foto- und Videoaufnahme sowie der angegebenen Nutzung einverstanden.
4.6 Hinweis auf Fotos bei der Veranstaltung: DSGVO-konforme Muster
4.6.1 Hinweis auf Fotos vor Ort (z. B. auf Schildern am Veranstaltungsort)
Während der Veranstaltung entstehen Foto- und Videoaufnahmen. Wir nutzen diese für Berichterstattung, Social Media und weitere Unternehmenszwecke. Falls Sie nicht fotografiert und gefilmt werden möchten, informieren Sie unser Veranstaltungsteam.
4.6.2 Hinweis auf Fotos in den Teilnahmebedingungen
Wir erstellen während der Veranstaltung Foto- und Videoaufnahmen und nutzen sie für Berichterstattung, Social Media und interne Dokumentation. Falls Sie nicht fotografiert und gefilmt werden möchten, teilen Sie dies bitte unserem Veranstaltungsteam vor Ort mit.
4.6.3 Mündliche Durchsage
Liebe Gäste, wir möchten Sie darauf hinweisen, dass wir während der Veranstaltung Foto- und Videoaufnahmen erstellen. Wir nutzen diese für die Event-Berichterstattung und Social Media. Falls Sie nicht fotografiert werden möchten, sprechen Sie bitte unser Team an.
4.6.4 Hinweis auf Fotos auf der Event-Website oder in der Einladung
Bitte beachten Sie, dass wir im Rahmen des Events Foto- und Videoaufnahmen erstellen. Wir veröffentlichen diese auf unseren Social-Media-Kanälen, unserer Website oder nutzen sie für die Event-Berichterstattung. Falls Sie nicht fotografiert werden möchten, wenden Sie sich bitte vor Ort an unser Veranstaltungsteam.
5 Zusammenarbeit mit Foto- und Video-Teams: Brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)?
Wenn Sie externe Fotograf:innen oder Videoteams für Ihre Veranstaltung beauftragen, stellt sich die Frage, ob Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit ihnen abschließen müssen. Die kurze Antwort lautet: Ja, Sie benötigen einen AVV (AV-Vertrag).
Das beauftragte Foto- oder Video-Team handelt in Ihrem Auftrag und verarbeitet mit den angefertigten Aufnahmen personenbezogene Daten Ihrer Gäste. Gemäß Art. 28 DSGVO sind Sie als verantwortliche Stelle verpflichtet, die Verarbeitung dieser Daten durch Dritte zu regeln. Ein AVV (AV-Vertrag) stellt sicher, dass Ihre Dienstleister:innen die DSGVO-Vorgaben einhalten und die Daten Ihrer Gäste geschützt bleiben.
6 Fazit
Sie möchten Fotos und Videos von Ihren Events nutzen, ohne sich Sorgen um den Datenschutz zu machen? Mit der vorgeschlagenen Vorgehensweise gelingt das ganz unkompliziert.
In den meisten Fällen benötigen Sie als Event-Manager:in eine Einverständniserklärung für Fotos und Videos, insbesondere wenn Sie diese für das Eventmarketing nutzen. Die Einwilligung Ihrer Gäste muss freiwillig, informiert und jederzeit widerrufbar sein. Wie eine Einverständniserklärung für Fotos als Word-Vorlage oder als PDF aussieht, erfahren Sie im verlinkten Abschnitt.
Unabhängig davon, ob eine Einwilligung erforderlich ist, besteht stets die Informationspflicht. Sie müssen Ihre Gäste darüber informieren, dass im Rahmen der Veranstaltung Foto-, Video- und Tonaufnahmen gemacht werden. Ein DSGVO-konformes Muster für den Hinweis auf Fotoaufnahmen finden Sie im entsprechenden Abschnitt.
Vergessen Sie zudem nicht, einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit Ihrem Foto- oder Videoteam abzuschließen. So stellen Sie sicher, dass Ihre Veranstaltung DSGVO-konform abläuft.
Nutzen Sie die bereitgestellten Vorlagen und Tipps, um Ihre Prozesse zu vereinfachen und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: erfolgreiche Events zu gestalten. Viel Erfolg!
FAQ zur Einverständniserklärung für Fotos
Brauche ich eine Einverständniserklärung für Fotos auf Events?
Ja, eine Einverständniserklärung ist erforderlich, wenn Personen klar erkennbar sind und die Bilder für Werbe- oder Marketingzwecke genutzt werden. Ohne Einwilligung dürfen Bilder nur unter bestimmten Bedingungen veröffentlicht werden, z. B. wenn ein berechtigtes Interesse besteht oder für journalistische Berichterstattung.
Wie erstelle ich eine DSGVO-konforme Einwilligungserklärung für Fotos?
Eine DSGVO-konforme Einverständniserklärung für Fotos muss folgende Angaben enthalten:
- Name des:der Verantwortlichen (Unternehmen oder Veranstalter:in)
- Zweck der Bildnutzung (z. B. Social Media, Website, Marketing)
- Rechtsgrundlage (in der Regel Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
- Hinweis auf Widerrufsrecht
- Speicherdauer der Daten
- Aktive Zustimmung (z. B. Checkbox oder Unterschrift)
Die Einwilligung muss freiwillig, informiert und jederzeit widerrufbar sein.
Muss ich einen AVV mit Foto- oder Videoteams abschließen?
Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist notwendig, wenn ein Foto- oder Videoteam die Bilder im Auftrag des veranstaltenden Unternehmens verarbeitet und keine eigenen Verwendungsrechte hat. Wenn die Fotograf:innen jedoch eigenständig über die Nutzung entscheiden (z. B. für das eigene Portfolio oder eigene Social-Media-Profile), ist kein AVV erforderlich. In diesem Fall legen Sie die Nutzung durch vertragliche Regelungen fest.
Rechtlicher Hinweis
Dieser Blogpost wurde von Invitario erstellt und von dem Datenschutzexperten und Rechtsanwalt Dr. Rainer Lassl, MA (META legal) geprüft. Bitte beachten Sie, dass dieser Blogpost dennoch nur einen ersten Einblick in den Bereich des Datenschutzrechts gibt und Invitario keine wie auch immer geartete Haftung für die Inhalte übernimmt. Dieser Blogpost ersetzt keine auf Ihr Unternehmen abgestimmte Rechtsberatung. Klären Sie weitergehende Fragen stattdessen mit Rechtsanwält:innen ab.
