Invitario-Geschäftsführer Christoph Hütter über eine – von der Pandemie gezeichnete – IBTM World 2021 in Barcelona.

Wie ich die weltweit größte Messe der Meeting- und Eventbranche in Barcelona erlebte – und was sich auf der IBTM gegenüber meinem letzten Besuch vor der Pandemie verändert hat.
7. Dezember 2021 | 
Christoph Hütter
IBTM World Expo 2021 Barcelona

Ich schicke voraus, dass es sich nachstehend um meine subjektiven Eindrücke handelt – ohne den Anspruch darauf, ein objektives Bild zu vermitteln. Ich habe zum Beispiel die genauen Besucherzahlen oder die Anzahl der Aussteller nicht überprüft und mit vergangenen Zahlen verglichen.

Die MICE-Industrie (Meetings, Incentives, Conferences, Events) ist natürlich von der Pandemie sehr betroffen. Gerade die Aussteller der IBTM, deren Schwerpunkt auf internationalem Businesstravel, Meetings & Conferences und Incentives liegt, können ihre Angebote kaum virtualisieren. 

Es ist daher wenig überraschend, dass viele Aussteller, wie z. B. Hotelketten, Venues, DMCs, wenig bis keine Vorteile aus der Digitalisierung der Events haben und folglich ist es unumgänglich, dass sich das in der Messe in der einen oder anderen Form widerspiegelt: Früher war die komplette Halle vollgepackt bis unter die Decke mit Ausstellern, heuer waren gut 20 % bis 25 % der Hallenfläche leer und konnten offenbar nicht verkauft werden. Zudem gab es weniger Programm rundherum, es war einfach weniger Action, es gab weniger Vorträge, Workshops usw.

Aber nicht nur bei den Ausstellern und Veranstaltern, auch bei den Besuchern hinterlässt die Pandemie ihre Spuren. Manche Covid-Maßnahmen, die natürlich wichtig und richtig sind, um überhaupt eine Messe in dieser Größe stattfinden lassen zu können, haben massive Auswirkungen auf das Messeerlebnis; fast alle Stände sind mit Bändern abgesperrt, ebenso die Plätze für Einzelgespräche.

Ein wesentliches Element von Messen sind die zufälligen Begegnungen, das ungeplante Zustandekommen von Kontakten und Gesprächen. In einer Zeit, in der es vorrangig um Kontaktvermeidung und Distancing geht, ist das alles kaum umsetzbar. 

Man spaziert als Besucher nicht mehr so wie früher einfach auf einen Stand, wird dort in ein Gespräch verwickelt, schmökert in den Broschüren; alles ist statischer, alles distanziert und ich finde, dass dadurch ein erheblicher Teil des positiven Messeerlebnisses verloren geht. Das ist kein spezifisches IBTM-Phänomen, ich denke, das wird ein generelles Problem bei allen Messen sein.

Auf der IBTM verkaufen sich die verschiedenen Länder und Regionen in all ihrer Pracht als Reisedestinationen; sie wollen nicht nur mit toller Infrastruktur, sondern auch mit dem Gesamtpaket aus Kultur, Geschichte, Menschen, Architektur usw. überzeugen. Natürlich werden dabei oft klassische Klischees bedient und daher darf Mozart bei den Österreichern genauso wenig fehlen, wie das grüne Kleeblatt bei den Iren. 

Wer in der Vergangenheit den Stand der Holländer suchte, musste nur seinen Ohren folgen und dorthin gehen, wo die lauteste Partymucke herkam. Dort traf man schon am frühen Nachmittag auf Menschen mit guter Stimmung und leichtem Zungenschlag. Das alles gab es in der Form heuer nicht, die Ausgelassenheit ist dahin und irgendwie dadurch auch die Stimmung. Fairerweise muss ich sagen, dass ich nicht bis zum Ende geblieben bin – also wer weiß, vielleicht haben mich die Holländer Lügen gestraft und es gab auch heuer eine Eskalation in Orange. 

Schnappschüsse von der IBTM World 2021 in Barcelona

Hopin vs. Cvent: Let the games begin

Eventtechnologie-Anbieter, die zudem aus unterschiedlichen funktionellen Richtungen kommen, gab es in früheren Zeiten viele an der Messe. Es gab auch einen eigenen Bereich für Event-Tech namens „Tech-Pavillon“, in dem sich nur Event-Tech-Anbieter zeigten. Auch wenn es oft nur kleine Aussteller waren, so waren die Masse und die Dichte durchaus beeindruckend. 

Heuer stellten nur eine Handvoll Tech-Anbieter auf der Messe aus, wobei neben Cvent und dem Newcomer Hopin noch ein paar kleinere zu finden waren – jedoch völlig unter der Wahrnehmungsschwelle. Sie standen etwas verloren in einer Ecke herum, was ein eher trauriges Bild ergab.

Man merkt, dass es zwischen Cvent und Hopin ernst ist: Cvent war ungefähr zwei Jahrzehnte lang der globale Platzhirsch, der nächstgrößere Anbieter war Aventri (vorm. etouches), der aber mit ca. 400 Mitarbeitern bereits nur noch 1/10 der Größe von Cvent hatte.

Hopin ist nun angetreten, Cvent den Platz an der Sonne streitig zu machen. Das ist auch als Außenstehender, wenn man am jeweiligen Messestand steht, mit den Leuten spricht usw., zu bemerken. Die Spannung ist spürbar. Beispielsweise wurde, während ich am Cvent-Stand war, der Hopin-Stand fotografiert und die Mitarbeiterin von Cvent war während des Gespräches mit mir sichtlich bemüht, nicht ins Bild zu kommen und hat genau beobachtet, was wo wie fotografiert wird.

Die beiden Stände befanden sich direkt nebeneinander, mit einem kleinen Platz dazwischen – fast wie Kriegsschiffe im 18. Jahrhundert, die sich gegenseitig mit Kanonen beschießen und gleich zum Entern ansetzen. Wenn das von der IBTM bewusst so gemacht wurde, dann war es gut gemacht (fairerweise muss ich sagen, dass das vermutlich außer den Hopin- und Cvent-Mitarbeitern nur wenigen Personen auffiel und gut möglich, dass ich hier viel hineininterpretiere).

Hopin ist durch und durch ein Startup- und Tech-Unternehmen. Das Unternehmen tritt auch so auf und das (vermittelte) Selbstverständnis ist jenes eines Software-Startups. Cvent wirkt mehr der Meeting-Industry zugehörig und somit ein bisschen konservativer. 

Die Cvent-Mitarbeiter mit ihren blauen Anzügen und Stecktüchern passten gut zum Rest der Messeaussteller und wirkten auch mehr als Teil der Messe und zugehöriger als Hopin. Die Mitarbeiter von Hopin in ihren schwarzen Bomberjacken, Sneakern, Undercut-Frisuren und Bobo-Brillen sind 1.000 Mal cooler unterwegs, wirkten aber fast, als wären sie auf der falschen Messe gelandet. Als hätten sie sich beim Buchen des Messestandes vertan und wollten eigentlich zum Marketing-Software-Startup-Festival.

Mir kam sofort der Vergleich zwischen Microsoft und Google vor rund 20 Jahren in den Sinn, der Dinosaurier Cvent (MS) gegen den VC-packed Newcomer auf Steroiden – Hopin (Google).

Auch könnten die Wurzeln nicht unterschiedlicher sein: Cvent kommt aus dem In-Person-Eventbereich und ist in den Virtual-Eventbereich hineingewachsen (weil sie mussten), Hopin kommt aus dem digitalen Eventbereich, hat sich nun mit Attendify und Boomset zwei Anbieter aus dem In-Person-Eventbereich zugekauft und muss dort hineinwachsen. Hopins DNA ist digital, die von Cvent ist „klassisches Event“.

Es wird spannend zu beobachten sein, wie es sich zwischen den beiden entwickeln wird. Ich bewerte den neuen Wettbewerb zwischen Cvent und Hopin als positiven Impuls für die gesamte Event-Tech-Branche, also auch für uns.

“Natürlich denken die Teilnehmer:innen nicht daran, dass auch ein, für sie, kostenloses Event viele Ressourcen kostet. Deshalb muss die Minimierung der No-Show Rate für jeden Veranstalter oberste Priorität haben.”

Stefan Grossek

Geschäftsführer, Invitario

 

Von welchen Faktoren ist die No-Show Rate abhängig?

  • PFehlende finanzielle Verpflichtung: Teilnehmer, die für eine Veranstaltung bezahlen müssen, erscheinen eher beim Event.
  • PUnterschied Online vs. Präsenz-Events: Online ist die No-Show Rate bei kostenlosen Events meist deutlich höher, da den Teilnehmenden die Nicht-Teilnahme besonders leicht fällt und auch weniger auffällt.
  • PEchte Intention zur Teilnahme fehlt: Einige Personen melden sich bei kostenfreien Veranstaltungen nur deswegen an, weil sie eben gratis sind. Ohne eine echte Intention, wirklich teilnehmen zu wollen.

 

Darum ist die No-Show Rate bei Events mit Eintritt niedriger

Bezahlte Veranstaltungen können in allen möglichen Formen wie Konferenzen, Networking-Events, Messen, Webinare oder virtuelle Konferenzen stattfinden, die für die Teilnehmenden kostenpflichtig sind. 

Die No-Show Rate fällt – wie zu erwarten – bei kostenpflichtigen Veranstaltungen deutlich geringer als bei kostenlosen Events aus und liegt durchschnittlich zwischen 5 und 10 Prozent. Das Erheben einer Eintrittsgebühr scheint daher eine effektive Strategie zu sein, um No-Shows zu verhindern. Diese Lösung ist aber nicht immer möglich und zum Beispiel für interne Events, PR-Veranstaltungen oder klassische Business-Events weniger geeignet. Aber es gibt noch weitere Faktoren, welche die No-Show Rate beeinflussen.

Wovon hängt die No-Show Rate bei kostenpflichtigen Events ab?

  • PEarly Bird-Angebote und Incentives: Je früher die Teilnehmer die Karten kaufen, desto eher nehmen sie auch am Event teil. Spezielle Early-Bird-Angebote und weitere Incentives können daher zur Verbesserung der No-Show Rate beitragen.
  • PReminder und Follow-ups: Beim Versenden von E-Mails im Vorfeld eines Events ist Zurückhaltung unangebracht. Regelmäßige Reminder – im Idealfall mit für den Teilnhemer relevanten und hilfreichen Informationen – führen dazu, dass die Anzahl der Teilnehmer bei Events steigt.
  • PRichtlinien zur Ticket-Rückerstattung: Je strenger die Richtlinien zur Refundierung der bereits gekauften Tickets sind, desto geringer ist die No-Show Rate.

„Mit Invitario können Sie Ihre Teilnehmer sowohl vor, während als auch nach der Veranstaltung automatisiert mit den passenden Inhalten gezielt ansprechen. So halten Sie die No-Show Rate ohne großen Aufwand niedrig.“ 

Marko horngacher

Produkt Manager, Invitario

 

Vergleich von Online- und Präsenz-Events: Wie ändert sich die No-Show Rate? 

Unabhängig davon, ob Veranstaltungen kostenpflichtig oder frei sind: Vergleicht man die No-Show Rate von Online und Live-Events, so ist sie bei Veranstaltungen im virtuellen Raum in der Regel deutlich höher. Bei kostenlosen Events liegt der Unterschied durchschnittlich zwischen 10 bis 20 Prozent bei Live-Events im Vergleich zu 20 bis 30 Prozent bei Online-Veranstaltungen. Bei kostenpflichtigen Events bestehen jedoch nur rund 5 Prozent Unterschied zwischen Präsenz und Online.

Faktoren, welche die No-Show Rate online und live beeinflussen:

  • PTechnische Probleme: Potenziell schlechte Internet-Verbindungen und technische Probleme auf Seite der Teilnehmer erhöhen die No-Show Rate bei Online-Events.
  • POn-Demand: Online-Events können mit On Demand-Zugriffsmöglichkeit auf ein Video auch im Nachgang noch die Anzahl ihrer Teilnehmer steigern.
  • PPersonalisierte Kommunikation: Je direkter und persönlicher die Teilnehmenden angesprochen werden, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie am Event teilnehmen.
  • PEvent-Größe: Die No-Show Raten sind höher, je größer ein Event ist – sowohl bei Präsenz-Events als auch bei Veranstaltungen im virtuellen Raum.
  • PDie Hauptgründe für No-Shows sind in beiden Fällen Terminkollisionen, Vergesslichkeit und unvorhergesehene Notfälle.

Die Aufgabe von Event-Veranstaltern liegt darin, abhängig vom jeweiligen Veranstaltungs-Typ Maßnahmen zu treffen, um die No-Shows so gering wie möglich zu halten.

FAZIT

Die No-Show Rate ist ein relevantes Problem für alle Veranstalter von Business-Events und die Minimierung muss eine der obersten Prioritäten bei jedem Event sein. Um die No-Show Rate auf ein Minimum zu reduzieren, ist es wichtig zu verstehen, aus welchen Gründen Teilnehmer vom Event fernbleiben und welche Besonderheiten die einzelnen Event-Arten bei den No-Shows aufweisen. 

In den kommenden 2 Teilen unserer Serie erfahren Sie, welche Unterschiede es bei der No-Show Rate im Vergleich vor und nach der Pandemie gibt und mit welchen Tipps Sie Ihre No-Show Rate so gering wie möglich halten.

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