Die wichtigsten Ergebnisse der Invitario-Studie 2022 über Business-Events.

Warum eine Studie über Business-Events?

Die Art und Weise, wie Unternehmen Veranstaltungen für Kunden, Partner und Mitarbeiter organisieren und wie diese daran teilnehmen, hat sich in den vergangenen zwei Jahren radikal verändert.

Um herauszufinden, wie sich dieser Wandel auf Business-Events – dem laut Bundesverband Industrie Kommunikation e.V. mit Abstand wichtigsten Kommunikationsinstrument im B2B-Marketing von Unternehmen – auswirkt, haben wir diese Studie in Zusammenarbeit mit Dr. Andreas Baierl (Universität Wien) durchgeführt.

Im Sommer 2022 wurden von uns dazu 344 Personen aus drei Gruppen zu den in den vergangenen Jahren gemachten Erfahrungen, ihren Erwartungen und den Plänen für die kommenden zwölf Monate im Rahmen befragt: Unternehmen als Veranstalter von Business-Events, Dienstleister der Eventbranche und Teilnehmer von Business-Events.

👉 Am 15. September veröffentlichen wir die detaillierten Ergebnisse der Invitario-Studie 2022 als kostenloses White Paper. Hier können Sie das White Paper anfordern.

Die Studienergebnisse spiegeln das aktuelle Stimmungsbild der Live-Kommunikation und des Eventmarketings von Unternehmen in Deutschland und Österreich wider. Mehr über das Studiendesign erfahren Sie hier.

Steigende Relevanz von Business-Events

Für Unternehmen und Teilnehmer sind Business-Events wichtiger denn je. Die Bedeutung hat, im Vergleich zu vor der Pandemie, aus der Sicht beider Gruppen deutlich zugenommen.

Für mehr als die Hälfte (56 %) der befragten Unternehmen haben Business-Events heute deutlich mehr Relevanz als vor der Pandemie. Über ein Drittel (36 %) gibt an, dass Business-Events über den Verlauf der Pandemie eher wichtiger geworden sind und für rund ein Viertel (23 %) sogar deutlich wichtiger. 

Für fast alle (98 %) Unternehmen sind Business-Events wichtig, um Erfolg zu haben. Mit 61 Prozent gibt der Großteil der befragten Unternehmen an, dass Business-Events sogar sehr wichtig sind, um erfolgreich zu sein.

Auch für den persönlichen beruflichen Erfolg ist die Teilnahme an Business-Events essenziell: Für gut drei Viertel (73 %) der Befragten ist die Teilnahme an Business-Events sehr wichtig (25 %) oder eher wichtig (48 %).

Ziele und Zielgruppen von Business-Events

Networking und Wissensvermittlung sind die primären Ziele, um Business-Events zu veranstalten oder daran teilzunehmen. Die wichtigsten Zielgruppen sind externe Stakeholder, die für Umsatz oder Geschäftsbetrieb von Unternehmen wichtig sind.

Die meisten der befragten Unternehmen nutzen Business-Events, um den persönlichen Kontakt zu externen Stakeholdern zu pflegen oder aufzubauen: Networking ist für drei Viertel (75 %) der Unternehmen das häufigste Ziel, gefolgt von Kundenbindung (72 %) und Imagepflege (72 %).

Am häufigsten werden diese daher für bestehende Kunden (75 %), potenzielle Kunden (67 %) und Partner (60 %) mit den Zielen Networking und Kundenbindung organisiert. Mit 55 Prozent kommen die eigenen Mitarbeiter als Zielgruppe erst an vierter Stelle.

Fast zwei Drittel (60 %) der Unternehmen setzen Business-Events für die Wissensvermittlung ein, die Hälfte (50 %) zur Produkt- und Leistungspräsentation.

Auch für 87 Prozent der Besucher ist Networking das mit Abstand wichtigste Ziel bei der Teilnahme an einem Business-Event, gefolgt von Wissensvermittlung (81 %).

Online-Events

Nach über zwei von Online-Events geprägten Jahren der Pandemie haben Event-Teilnehmer und Unternehmen ein klares Bild von den Stärken und Schwächen von Online-Events.

Virtuelle Eventformate sind kein Ersatz für Präsenzveranstaltungen, sondern funktionieren dann gut, wenn diese „artgerecht“ für die richtigen Zwecke eingesetzt werden.

➞ Stärken von Online-Events.

Die Stärken liegen aus Sicht der Event-Teilnehmer in der Vermittlung von Inhalten und der technischen Umsetzung.

Sehr gute Bewertungen bekommen Online-Events für die Vermittlung von Inhalten: Zwei Drittel (66 %) bewerten diese als entweder sehr gut (12 %) oder eher gut (54 %). 

Positiv schneiden Online-Events auch bei der technischen Umsetzung ab: Die Qualität digitaler Veranstaltungen hat sich während der Pandemie rasant entwickelt und das wird auch von den Teilnehmern anerkannt: Mehr als die Hälfte (59 %) der Teilnehmer beurteilt diese entweder als sehr gut (11 %) oder gut (48 %).

➞ Schwächen von Online-Events.

Aus Sicht der Event-Teilnehmer eignen sich Online-Events nicht für Networking und kaum für Interaktion.

Am schlechtesten schneidet das Networking mit anderen Teilnehmern ab: Über zwei Drittel (68 %) der Teilnehmer bewerten dieses als „sehr schlecht“ (38 %) oder „eher schlecht“ (29 %). Nur 15 Prozent der Teilnehmer können dem Networking im virtuellen Raum etwas Positives abgewinnen.

Auch die Möglichkeiten zur Interaktion während eines Online-Events werden nicht gut beurteilt: Lediglich rund ein Sechstel (17 %) der Teilnehmer gibt mit „sehr gut“ (3 %) und „eher gut“ (14 %) eine positive Bewertung ab.

➞ Geringe Aufmerksamkeit bei Online-Events

Lediglich 4 Prozent der Teilnehmer geben an, virtuelle Events „sehr aufmerksam“ zu verfolgen und nur 5 Prozent der Befragten üben während eines Online-Events keine anderen Tätigkeiten aus.

Immerhin geben fast zwei Drittel (63 %) der Teilnehmer an, Online-Events „überwiegend aufmerksam“ zu verfolgen, über ein Viertel (27 %) ist teilweise aufmerksam und bei 6 Prozent der Befragten läuft die Teilnahme „eher nebenbei“.

Zu den Lieblingsbeschäftigungen während eines Online-Events zählen neben dem Holen von Getränken (69 %) das Schreiben von E-Mails (62 %), das Surfen im Internet (37 %), die Nutzung von Social Media (32 %) sowie das Führen von Telefonaten (26 %).

➞ Anmeldungen zu Online-Events ist unverbindlich.

Fast zwei Drittel (62 %) der befragten Event-Teilnehmer geben an, oft (19 %) oder gelegentlich (43 %) nicht an einem Online-Event teilgenommen zu haben, zu dem sie angemeldet waren.

Nur 9 Prozent der Studienteilnehmer gibt an, bisher immer an den angemeldeten Online-Events teilgenommen zu haben. Knapp ein Drittel (29 %) verpasst nur selten ein Online-Event.

Als Veranstalter eines Online-Events muss man also davon ausgehen, dass es wohl zu hohen zweistelligen No-Show-Quoten kommt und ein wesentlicher Teil der angemeldeten Personen nicht teilnehmen wird. 

Das geht auch aus vor kurzem veröffentlichten Analysen von Webinar-Plattformen hervor: Bei ON24 liegt die No-Show-Quote im Durchschnitt bei 42 Prozent und bei Webinar.net sogar bei 60 Prozent.

➞ Nur wenige sehen sich Aufzeichnungen von Online-Events an.

Hat man ein Online-Event oder Webinar verpasst, besteht häufig die Möglichkeit, Aufzeichnungen zu den Inhalten herunterzuladen. Wer ein Online-Event oder Webinar verpasst, sieht sich danach aber nur selten eine Aufzeichnung davon an.

Fast die Hälfte (44 %) der Teilnehmer gibt an, zumindest gelegentlich die Aufzeichnungen anzusehen. Jedoch gibt nur 1 Prozent der Teilnehmer an, diese auf jeden Fall anzusehen, wenn sie nicht live teilnehmen können.

Herausforderungen bei der Organisation von Business-Events

Die Organisation von Business-Events ist für Unternehmen – unabhängig von der Art des Events – mit unterschiedlichsten Herausforderungen verbunden.

Die größten Herausforderungen liegen für Unternehmen im Ermitteln des richtigen Zeitpunkts der Veranstaltung (50 %), in der Nutzung von Event- und Teilnehmerdaten nach dem Event (50 %), im Messen des Erfolgs der Veranstaltung (47 %) sowie im Finden und Erstellen von Inhalten (45 %) für das Business-Event.

➞ Herausforderungen bei Präsenzveranstaltungen und hybriden Events.

Bei der Organisation von Präsenzveranstaltungen und hybriden Events ist Covid-19 die größte Herausforderung.

Für fast die Hälfte (46 %) der Unternehmen sind die Planung und die Umsetzung von Covid-19 Präventionsmaßnahmen nach wie vor eine Herausforderung bei der Organisation von Präsenzveranstaltungen und hybriden Events. 

Abseits der Pandemie sind die Auswahl einer passenden Eventlocation und die Organisation der Eventtechnik mit jeweils 43 Prozent die zweitgrößte Herausforderung.

Interessant ist, dass für 42 Prozent der Unternehmen die nachhaltige Umsetzung des Events als Green-Meeting wichtig ist und eine große oder sehr große Herausforderung darstellt, während dieses Thema für rund ein Drittel (33 %) der Unternehmen noch kein Thema ist.

➞ Herausforderungen bei Online-Events.

Bei virtuellen Events ist für 70 Prozent (!) die Aktivierung der Teilnehmer (Engagement) die mit Abstand größte Herausforderung.

Freilich zählen für Unternehmen auch einige technischen Aufgaben zu den Herausforderungen: Für 53 Prozent ist die Sicherstellung der Übertragungsqualität die größte technische Herausforderung, gefolgt von Aufgaben wie dem technischen Setup (44 %), der Auswahl der passenden Software (33 %) und der Anwendung der Software (30 %) selbst.

Ausblick auf die kommenden 12 Monate

Nach rund drei Jahren Pandemie besteht Aufholbedarf: Unternehmen und Event-Teilnehmer wollen mehr Business-Events, die aber kleiner als bisher ausfallen. 

Die Präferenz von Unternehmen und Teilnehmern liegt klar bei Präsenzveranstaltungen, virtuelle Eventformate bleiben aber ein wichtiger Bestandteil im Eventportfolio. 

➞ Mehr Business-Events.

Drei Viertel (76 %) der Unternehmen geben an, bis Mitte 2023 mehr oder zumindest gleich viele Business-Events als im Vergleichszeitraum, den zwölf Monaten vor der Pandemie (2019), umsetzen zu wollen.

Über ein Drittel (39 %) der Unternehmen beabsichtigt, sogar mehr (32 %) oder deutlich mehr (7 %) Business-Events als vor der Pandemie durchzuführen. Ein ähnlicher Anteil (37 %) an Unternehmen plant, gleich viele Business-Events wie vor der Pandemie abzuhalten.

➞ Trend zu kleineren Veranstaltungen.

Fast die Hälfte (44 %) der befragten Unternehmen gibt an, in den kommenden zwölf Monaten (bis Mitte 2023) bei den Business-Events kleinere Formate mit weniger Teilnehmern zu planen.

Auf weniger Veranstaltungen mit mehr Teilnehmern pro Event scheint kaum ein Unternehmen zu setzen – nur 3 Prozent geben an, dieses Konzept zu verfolgen.

In den kommenden zwölf Monaten werden beinahe zwei Drittel (62 %) aller Business-Events für weniger als 100 Teilnehmer geplant.

➞ Präsenzveranstaltungen werden zur dominierenden Eventart.

In den kommenden zwölf Monaten haben Präsenzveranstaltungen für Unternehmen wieder mehr Relevanz als Online-Events.

Fast zwei Drittel (64 %) der Unternehmen geben an, dass im Vergleich zu 2019 für sie Präsenzveranstaltungen eher wichtiger (36 %) oder deutlich wichtiger (27 %) geworden sind.

Auch im direkten Vergleich mit Online-Events bevorzugen Unternehmen die klassischen Live-Events: Zwei Drittel (68 %) der Unternehmen geben an, dass für sie Präsenzveranstaltungen in den kommenden zwölf Monaten wichtiger oder deutlich wichtiger als Online-Events sind.

Virtuelle Eventformate bleiben aber dennoch ein wichtiger Bestandteil im Eventportfolio von Unternehmen.

Studiendesign

Die Studie wurde mittels frei zugänglicher und anonymer Online-Befragung im Zeitraum vom 2. Juni bis zum 24. Juli 2022 durchgeführt. Die Daten wurden anonym gesammelt und kumuliert ausgewertet.

Aufgrund des offenen Studiendesigns ohne definiertes Sample war die Teilnahme ohne Einschränkungen möglich. Die Studienteilnehmer stammen hauptsächlich aus Deutschland und Österreich. 344 Personen nahmen aus einer der drei folgenden Perspektiven anonym an der Studie teil:

• als Unternehmen als Veranstalter (39 % der Teilnehmer),
• als Dienstleistern der Eventbranche (31 % der Teilnehmer) oder
• als Besucher von Business-Events. (30 % der Teilnehmer).

Um möglichst viele Teilnahmen zu erreichen, wurde die Studie unentgeltlich von einer Reihe von Unternehmen und Organisationen kommuniziert. Die Studie wurde u. a. von diesen Partnern unterstützt: Austrian Event Award, Biz – die M.I.C.E.-Fachmesse für Events, Blach Report, Electric Blue, event marketing board austria (emba), Eventfex, medianet, Messe & Event Magazin (in alphabetischer Reihenfolge).

Aufgrund des offenen Studiendesigns haben die Ergebnisse keinen wissenschaftlichen bzw. repräsentativen Charakter und spiegeln lediglich die von den teilnehmenden Personen gemachten Angaben wider.

Das Studiendesign sowie die Auswertung wurden in Zusammenarbeit mit Dr. Andreas Baierl, Wissenschaftler und Vortragender am Department of Statistics and Operations Research der Universität Wien, erstellt.

Gender-Hinweis: Im Interesse der Lesbarkeit wurde auf geschlechtsbezogene Formulierungen verzichtet. Selbstverständlich sind immer alle Geschlechter (Frauen, Männer sowie intergeschlechtliche Personen) gemeint, auch wenn explizit nur eines der Geschlechter angesprochen wird.