12 Kennzahlen, um den Erfolg Ihrer virtuellen Events zu messen und zu analysieren

Mit der Verlagerung von Veranstaltungen in den virtuellen Raum und den zur Verfügung stehenden Technologien können heute mehr Teilnehmerdaten gesammelt und Event-Kennzahlen analysiert werden, als wir es je für möglich gehalten hätten.
19. Oktober 2021 | 
Invitario Redaktion
12 Kennzahlen fĂĽr virtuelle Events

Nutzen Sie diese neuen Möglichkeiten zu Ihrem Vorteil und beginnen Sie, den Erfolg Ihrer virtuellen Veranstaltungen auszuwerten. Auf der Basis fundierter Daten können Sie bereits bei der Planung und Umsetzung Ihrer nächsten Veranstaltung davon profitieren – unabhängig davon, ob Sie Webinare, Online-Demos oder Online-Meetings durchführen.

Vorbei sind die Zeiten, in denen man bei Live-Events nur die Anzahl der Teilnehmer und ein paar Kontaktdaten wie E-Mail-Adressen sammeln konnte. Mit den heutigen Möglichkeiten virtueller Eventtools und Analysefunktionen kann fast jede Interaktion zwischen Teilnehmern, Vortragenden und Veranstalter erfasst und ausgewertet werden. Diese Daten helfen Eventplanern und Eventmanagern nicht nur dabei, die Botschaften, die Effektivität und das Erlebnis der Teilnehmer zu verbessern, sondern auch, den Erfolg einer Veranstaltung schwarz auf weiß zu messen. Die Festlegung klarer Kennzahlen für Ihre virtuellen Events ist der erste Schritt zum Erfolg. Eine relevante Kennzahl wird in der Fachsprache auch KPI genannt, das steht für Key Performance Indicator.

Das Wichtigste zuerst: Sobald Sie Ihre Ziele kennen, können Sie bestimmen, welche Kennzahlen aus dem Teilnehmermanagement Ihnen helfen werden, Ihren Erfolg zu messen. In diesem Artikel haben wir für Sie einige Beispiele zusammengestellt, die Ihnen bei der Definition Ihrer individuellen Ziele behilflich sein können. Sobald Sie wissen, welche KPIs und Daten Sie analysieren möchten, können Sie eine Eventmarketing-Software auswählen, über die Sie diese Daten erfassen und auswerten.

Kennzahlen und Analysen, die Sie bei virtuellen Veranstaltungen einfach messen und durchführen können:

1. Teilnehmerquote

Werten Sie in Ihrem Teilnehmermanagement aus, wie viele Personen tatsächlich an Ihrem virtuellen Event teilgenommen haben. Diese Kennzahl gibt Ihnen in Kombination mit anderen Metriken wie z. B. Verkaufsabschlüssen ein gutes Bild davon, wie erfolgreich Ihre Veranstaltung war.

Die Auswertung der Teilnehmerquote ermöglicht Ihnen auch, den Return on Investment Ihrer Veranstaltung – auch Event-ROI genannt – zu ermitteln. Berechnen Sie z. B. die Ausgaben für Ihr Event und teilen Sie diese durch die Anzahl der Teilnehmer, um eine grobe Schätzung der Ausgaben pro Teilnehmer zu erhalten.

Die Auswertung der Teilnehmerquote hilft Ihnen auch zu beurteilen, wie effektiv Ihre Marketing- und KommunikationsmaĂźnahmen waren und wie gut Sie die Zielgruppe(n) erreichen konnten.

Viele virtuelle Event-Tools mit integriertem Teilnehmermanagement verfügen über eine Online-Registrierung und einen virtuellen Check-in beim Start des Events, die automatisch eine Übersicht mit den Teilnehmern erstellen. Mit dem Teilnehmermanagement von Invitario können Sie all diese Daten auch für Ihre virtuellen Meetings, die Sie z. B. mit Zoom oder Microsoft Teams umsetzen, erfassen. Invitario stellt Ihnen die wichtigsten Statistiken zu Ihren Teilnehmern in einem übersichtlichen Dashboard in Echtzeit zur Verfügung.

2. Engagement-Rate

Wenn sich Teilnehmer aktiv an Ihrem Event beteiligen, indem sie mit dem Vortragenden, dem Moderator oder anderen Teilnehmern interagieren, ist das ein klarer Indikator dafĂĽr, dass Ihre Veranstaltung funktioniert.

Verfolgen Sie daher verschiedene Formen von Engagement, um herauszufinden, was Ihren Teilnehmern während der Veranstaltung gefallen hat und was nicht. Zu wissen, auf welche Inhalte Ihre Teilnehmer positiv reagieren, wird Ihnen helfen, Ihre künftigen Veranstaltungen und möglicherweise auch Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung besser an die Bedürfnisse Ihrer Teilnehmer anzupassen.

Die Verfolgung des Engagements kann viele verschiedene Daten umfassen: Sie können zum Beispiel das Engagement mit den Speakern verfolgen, indem Sie sich ansehen, wie viel „Applaus“, Chat-Nachrichten oder Antworten bei Umfragen jeder Speaker erhalten hat. Speaker, die bei Ihren Teilnehmern am besten ankommen, erzielen das meiste Lob, die meisten Interaktionen und die höchste Teilnehmerzahl.

Sie können das Engagement der Teilnehmer auch verfolgen, um festzustellen, welche Teilnehmer während Ihrer Veranstaltung am aktivsten waren: Wenn Sie die Anzahl der Beiträge und Kommentare verfolgen, die ein Teilnehmer in einem Live-Feed hinterlassen hat und die Zeit, die er im Event verbracht hat, können Sie einfach auswerten, auf welche Inhalte ein Teilnehmer mit Aufmerksamkeit reagiert hat.

Diese Daten sind für Ihren Vertrieb und Ihr Marketing nützlich, um nach der Veranstaltung Kontakt mit den Interessenten aufzunehmen. Wenn aus Ihren Daten klar ersichtlich ist, dass ein Teilnehmer viel Zeit damit verbracht hat, um an der Veranstaltung teilzunehmen, wird er mit hoher Wahrscheinlichkeit empfänglicher für Ihre Verkaufsangebote sein.

Tipp: Gehen Sie noch einen Schritt weiter und analysieren Sie die Klickrate für die Handlungsaufforderungen – Call to Actions (CTA) – in Ihrem virtuellen Event. Wenn diese hoch ausgefallen ist, sollten Sie die Gründe dafür analysieren und festhalten, wie es dazu kam. Wenn diese niedrig ausgefallen ist, sollten Sie die Gestaltung Ihrer CTA oder das darin enthaltene Angebot beim nächsten Event optimieren.

3. Beliebtheit von Sessions

Ein großer Vorteil von digitalen Events ist die Möglichkeit, eine Veranstaltung einfach in Sessions, die auf ein Thema fokussieren, aufzuteilen.

Nach einem virtuellen Event sollten Sie wissen, welche Sessions am stärksten und am wenigsten genutzt wurden. So können Sie besser verstehen, welche Themen und Formate von Ihrem Publikum gut angenommen werden und welche nicht. Das hilft Ihnen dabei, die Inhalte und die Planung Ihrer Events kontinuierlich zu verbessern, so dass Sie Ihre Erfolge wiederholen und irrelevante Themen vermeiden können.

Zu den üblichen KPIs für Sessions gehören die Anzahl der teilnehmenden Personen, die in der Session verbrachte Zeit und die Anzahl der Seitenaufrufe noch vor Beginn der Session.

Wie wir bereits erwähnt haben, können Sie auch nachverfolgen, welche Teilnehmer sich die einzelnen Sessions angesehen haben, um die Vorlieben und Interessen der einzelnen Personen besser zu verstehen. Wenn Sie wissen, welche Interessen Ihre Teilnehmer haben, können Sie Ihre weiteren Kommunikationsmaßnahmen darauf abstimmen und die Interessen und Bedürfnisse Ihrer Teilnehmer besser bedienen. Berücksichtigen Sie diese Daten bei der Umsetzung des Teilnehmermanagements Ihrer nächsten Veranstaltungen und versuchen Sie, Teilnehmer mit immer relevanteren Inhalten anzusprechen.

4. Net Promoter Score (NPS)

Sie kennen diese Frage aus Umfragen: „Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie auf einer Skala von 1 bis 10 diese Veranstaltung Ihren Freunden und Kollegen weiterempfehlen?“

Eine einfache und unaufdringliche Frage, die schnell beantwortet werden kann. Für Sie als Veranstalter haben die abgegebenen Bewertungen aber eine hohe Aussagekraft: Im Idealfall sollten Sie eine Bewertung von 9 oder 10 erhalten. Alles, was darunter liegt, deutet darauf hin, dass sich Ihre Teilnehmer nicht ausreichend mit Ihrem Event beschäftigt haben. Eine Bewertung von 7 oder 8 ist neutral und wird bei der Berechnung Ihres Net Promoter Scores nicht berücksichtigt. Jede Bewertung zwischen 1 und 6 wird als negativ angesehen.

Um Ihren Net Promoter Score zu ermitteln, nehmen Sie den Prozentsatz der positiven Antworten (9 und 10) und ziehen den Prozentsatz der negativen Antworten (1 bis 6) ab. Auch hier lassen Sie den Prozentsatz der neutralen Bewertungen (also die 7 und 8) einfach aus.

Tipp: Für die Abfrage des Net Promoter Scores benötigen Sie kein spezielles Umfragetool Sie können die Erfassung dieser Daten leicht in Form einer Frage am Ende Ihres Online-Events einbinden.

5. Nutzungsrate Ihrer Event-App

Wenn Sie einen größeren Event mit vielen Programmpunkten und Speakern online umsetzen, bietet sich die Nutzung einer Event-App wie Superevent an. Event-Apps sind zu einem unverzichtbaren Instrument für die Durchführung virtueller, hybrider und traditioneller Veranstaltungen geworden. Bei virtuellen Veranstaltungen werden diese Apps zum eigentlichen Veranstaltungsort und ersetzen den physischen Raum.

Event-Apps ermöglichen es Ihren Teilnehmern, von jedem Computer, Tablet oder Smartphone aus an Ihrem Event teilzunehmen und sich über die Inhalte des Events zu informieren. In der Regel ist auch die Teilnahme an Streams und Online-Meetings über eine Event-Website möglich.

Event-Apps fungieren auch als zentrale Anlauf- und Informationsstelle für Ihre Veranstaltung. Auf diese Weise können Sie Ihre Teilnehmer schnell und einfach über Änderungen im Programm informieren, Erinnerungen verschicken, Werbeaktionen hinzufügen, Umfragen durchführen und weitere Optionen für Engagement und Networking mit anderen Teilnehmern anbieten.

Aus diesen Gründen ist es wichtig, die Akzeptanz der App Ihrer Veranstaltung zu verfolgen. Dazu gehören u. a. Kennzahlen wie die Anzahl der App-Downloads, die Häufigkeit der Nutzung, das Engagement sowie die Verweildauer in der App,

6. Konversionsrate zu Sales Qualified Leads (SQL)

Das Ziel Ihrer Online-Events ist es, Neukunden zu gewinnen? Dann lautet die entscheidende Frage: Wie viele Ihrer Teilnehmer sind tatsächlich daran interessiert, Ihre Produkte oder Dienstleistungen zu kaufen? Und natürlich auch, wie viele es nicht sind. Im Fachjargon wird bei vertriebsrelevanten Leads von Sales Qualified Leads – kurz SQL – gesprochen.

Um den Umsatz zu steigern und die richtigen Teilnehmer für Ihre Veranstaltung zu gewinnen, müssen Sie wissen, was einen Lead qualifiziert oder nicht qualifiziert. Einfach ausgedrückt: Für den Vertrieb qualifizierte Leads sind Personen, die an Ihrer Veranstaltung teilgenommen haben und „kaufbereit“ sind.

Diese Personen verfügen über alle gewünschten Eigenschaften und zeigen im Rahmen einer Veranstaltung Interesse an jenen Inhalten, die für Ihr Vertriebsteam in Frage kommen. In der Regel haben diese Personen am virtuellen Event teilgenommen, sich gegebenenfalls an mehreren  Sessions beteiligt und aktiv an Umfragen und anderen Interaktionsmöglichkeiten teilgenommen. Dann stehen die Chancen gut, dass diese Personen das wollen, was Sie verkaufen.

Wenn sich Ihre Kontakte jedoch passiv verhalten und nicht an einem Online-Event teilnehmen oder sich nur einmal in Ihrem Event-Tool eingeloggt haben, dann sind diese Personen wahrscheinlich auch nicht an einem weiteren Kontakt mit Ihrem Unternehmen interessiert.

Die Beobachtung und Analyse der Engagement-Raten hilft Ihnen dabei, die Qualität Ihrer Leads zu bestimmen und mehr Teilnehmer in qualifizierte Leads zu verwandeln.

7. Antwortrate bei Live-Umfragen

Es gilt als Best-Practice, dass Speaker ihr Publikum während eines virtuellen Events häufig befragen. Warum? Weil es für die Teilnehmer eines digitalen Events leichter ist, sich ablenken zu lassen und sich nicht aktiv einzubringen. Vielleicht sind einzelne Teilnehmer mit ihrer Aufmerksamkeit anstatt bei Ihrer Veranstaltung lieber auf YouTube oder Facebook unterwegs.

Durch regelmäßige Umfragen und Interaktionsmöglichkeiten schafft der Speaker eine Konversation mit den Teilnehmern und sammelt Feedback. Die Teilnehmer erhalten das Gefühl, relevant zu sein und verstanden zu werden. Moderatoren und Speaker können das Event leichter in eine positive Richtung lenken, die zu weiterem Engagement führen kann.

Die erzielten Umfrageergebnisse helfen Veranstaltern und Eventplanern zu verstehen, wie interessant ihre Speaker und wie interessiert die Teilnehmer an den Inhalten des Online-Events waren.

Tipp: Sorgen Sie alle 20 Minuten für eine Umfrage oder andere Interaktionsmöglichkeiten, um die Anzahl der abbrechenden Teilnehmer möglichst gering zu halten.

8. Kosten pro Teilnehmer und Lead

Sie können den Event-ROI Ihrer Veranstaltung nicht berechnen, ohne Ihre Kosten pro Teilnehmer oder Ihre Kosten pro Kundenakquisition zu kennen. Einfacher ausgedrückt: Wie viel haben Sie für die Planung, das Marketing und die Durchführung des Events ausgegeben? Vergleichen Sie diese Summe mit dem Betrag, den Sie durch neue Verkäufe oder neue Kunden zurückerhalten haben.

Die Auswertung der Kosten pro Teilnehmer ist einfach: Berechnen Sie den Betrag, den Sie für Ihr virtuelles Event ausgegeben haben und teilen Sie diesen durch die Anzahl der tatsächlichen Teilnehmer.

Wenn es jedoch um die Erfassung von Kunden geht, wird es etwas schwieriger. Wurde Ihr Teilnehmer noch während der Veranstaltung oder unmittelbar danach zu einem Kunden – oder wurde er erst Monate nach der Veranstaltung zu einem Kunden? Die Nachverfolgung der Veranstaltungsteilnahme kann Ihnen bei der Beantwortung dieser Fragen helfen, um ein genaueres Verhältnis zu erhalten.

Tipp: Fragen Sie einen neuen Kunden immer nach dem für das Geschäft ausschlaggebenden Kontaktpunkt mit Ihrem Unternehmen. Vielleicht hat er im vergangenen Jahr an einer Ihrer Veranstaltungen teilgenommen oder hat von einem Kollegen, der an einer Veranstaltung teilgenommen hat, von Ihrem Angebot erfahren. Sie können diese Informationen nutzen, um Ihre Kosten pro Kundenakquisition zu berechnen.

9. Live-Webinar-Abbrecherquote

Wenn Sie auf das beliebte Online-Eventformat Webinar setzen, sollten Sie die Abbrecherquote beobachten. Je länger die Teilnehmer Ihrem Webinar folgen, desto interessierter sind sie. Wenn sie sich die gesamte Präsentation angesehen haben, sind sie wahrscheinlich sehr interessiert.

Bei den meisten Live-Webinaren liegt die Abbrecherquote bei durchschnittlich 47 % – etwas weniger als die Hälfte der Teilnehmer verlässt das Webinar, noch bevor es zu Ende ist.

Die Analysefunktionen vieler virtueller Event-Plattformen und Tools für Teilnehmermanagement ermöglichen es Ihnen zu sehen, wie lange die Besucher an einem Webinar teilgenommen haben und zu welchem Zeitpunkt sie ausgestiegen sind.

Je mehr Daten Sie zu Ihren Webinar-Teilnehmern verfügen, umso leichter lassen sich die spezifischen Gründe für den Abbruch ermitteln. Anhand dieser Kennzahlen können Sie ein neues Webinar konzipieren, das die Fehler Ihres vorherigen Webinars vermeidet und so die Abbruchraten senken und Ihre Konversionsraten optimieren.

10. E-Mail-Ă–ffnungs- und Klickrate (CTR)

E-Mail-Marketing ist das wichtigste Instrument, um Anmeldungen für Ihre digitale Veranstaltung zu gewinnen. Wie können Sie also dessen Effektivität feststellen? Das klappt am besten, indem Sie die Öffnungs- und Klickraten – im Fachjargon Click-Through-Raten (CTR) genannt – Ihrer E-Mail-Kampagnen verfolgen.

Die Öffnungsrate von E-Mails zeigt Ihnen, wann und wie oft ein Empfänger Ihre E-Mail geöffnet und betrachtet hat. Die Click-Through-Rate gibt an, wie viele Empfänger auf einen Link in dieser E-Mail geklickt haben.

Ein Beispiel: Sie haben über Ihr System für Teilnehmermanagement 2.000 E-Mails mit einer Einladung zu einem Webinar verschickt, von denen 800 geöffnet wurden. Von diesen 800 geöffneten E-Mails haben 400 Personen auf den Link zur Registrierung auf der Eventwebsite geklickt. Von diesen 400 angeklickten Links haben sich 100 Personen tatsächlich für Ihre Veranstaltung angemeldet.

Anhand dieser Informationen wissen Sie, dass es 1.800 Personen gibt, die eine weitere Erinnerungs-E-Mail benötigen, damit sie auf den Registrierungslink klicken und sich für Ihre Veranstaltung anmelden können.

Zu wissen, welche Personen Ihre E-Mail geöffnet und sich angemeldet haben, ist also entscheidend, um die Anmeldequote zu erhöhen. Die Öffnungsrate und Klickrate einer E-Mail ist eine Standardfunktion von Invitario.

Tipp: Seien Sie zu zurĂĽckhaltend, wenn es um das Versenden von Erinnerungs-E-Mails bzw. Reminder zu Ihrer Veranstaltung geht. Vier bis fĂĽnf Erinnerungs-E-Mails zu verschicken, mag viel erscheinen, aber E-Mails werden leicht vergraben und ĂĽbersehen.

Mit Invitario können Sie die gesamte Event- und Teilnehmerkommunikation über eine zentrale Plattform abbilden und für Ihre Veranstaltungen E-Mails nach dem Vorbild von Marketingkampagnen automatisiert versenden. So lässt sich der oben beschriebene Prozess sehr effizient und übersichtlich umsetzen – und mit Statistiken zu den Reaktionen Ihrer Empfänger behalten Sie zu jedem Zeitpunkt den Überblick.

11. Umfragen nach dem Online-Event

Eine Befragung der Teilnehmer nach einem Online-Event hilft Ihnen, die Stimmung an Ihrer Veranstaltung zu erfassen und zu verstehen, wie die Teilnehmer tatsächlich über Ihre Veranstaltung und Ihr Unternehmen denken. Die Stimmung sollte nicht als erfolgskritischer Faktor unterschätzt werden, auch wenn sie sich nicht eindeutig mit einer Kennzahl oder mit einem Geldwert bewerten lässt.

Umfragen sind auch eine gute Gelegenheit, um Ihren Net Promoter Score zu ermitteln und Feedback zu sammeln. Alle aus Umfragen gewonnenen Daten können Ihnen dabei helfen, Ihre Veranstaltungen sowie Marketing- und Vertriebsmaßnahmen in Zukunft zu verbessern.

12. Von Events beeinflusste Kunden

Je nach Art der Veranstaltung versuchen Sie entweder, neue Kunden zu gewinnen oder das Geschäft mit bestehenden Kunden auszubauen.

Für die Gewinnung von neuen Kunden ist es besonders relevant, mehr über die Herkunft Ihrer Teilnehmer zu erfahren. Über Ihr Teilnehmermanagement-Tool können Sie dazu eine Frage auf der Registrierungsseite integrieren. Fügen Sie einfach Fragen wie „Für welches Unternehmen arbeiten Sie?“ und „Welche Rolle haben Sie im Unternehmen?“ hinzu.

Wenn eine Person, mit der Sie in Zukunft zusammenarbeiten möchten, an Ihrem virtuellen Event teilgenommen hat, dann können Sie ihre Anwesenheit als Thema für den nächsten Kontaktpunkt nutzen.

Tipp: Sie können auch die E-Mail-Adressen der für Sie relevanten Teilnehmer überprüfen, um festzustellen, ob diese die geschäftliche E-Mail-Adresse ihres Unternehmens verwendet haben – so können Sie einfach auswerten, für welches Unternehmen diese Teilnehmer arbeiten.

Messen Sie Ihre Event-KPIs mit der datengetriebenen Eventmarketing-Plattform: Invitario ist eine Plattform für das Teilnehmermanagement aller Veranstaltungen Ihres Unternehmens. Unabhängig von der Größe und dem Format einzelner Veranstaltungen können Sie standardisierte Prozesse für alle Eventarten aufsetzen und über alle Abteilungen Ihrer Organisation ausrollen. Invitario bietet Ihnen eine Veranstaltungsplattform mit einem integrierten Analysetool, das Ihrem Team alle Daten liefert, um den Erfolg Ihrer Veranstaltungen zu messen. Mit Invitario ist es ganz einfach, die Aktivitäten aller Kontakte und Teilnehmer über sämtliche Veranstaltungen hinweg zu verfolgen und diese Daten in Ihre Gesamtbetrachtung der 360-Grad-Kommunikation zu integrieren.

Unser Dashboard bietet Ihnen zu jedem Event einen schnellen Zugriff auf wichtige KPIs, wie z. B. Teilnehmerzahlen, Engagement, Beliebtheit von Sessions, Abbruchraten und vieles mehr! Die Analyse dieser Event-Kennzahlen hilft Ihnen, das Verhalten Ihrer Teilnehmer besser zu verstehen und zu erfahren, wie beliebt Ihre Speaker und Inhalte waren, so dass Sie Ihre Inhalte und Events kontinuierlich verbessern können. Diese Daten können das Wachstum Ihres Unternehmens beschleunigen und den Geschäftserfolg optimieren.

Sind Sie bereit für den nächsten Schritt, um aus dem Erfolg Ihrer Veranstaltung Kapital zu schlagen? Kontaktieren Sie uns, um mehr über unsere Eventmarketing-Plattform zu erfahren.