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Kommentar zur Eventbutler-Studie 2016 zum Thema Business-Events

Die Ergebnisse der Eventbutler-Studie zum Thema Business-Events liegen vor: 300 Interviews mit Veranstaltern, Dienstleistern und Besuchern sind die Basis.
19. Februar 2016 | 
Invitario Redaktion
Eventbutler-Studie 2016 zum Thema Business-Events

Eventbutler-Geschäftsführer Christoph Hütter und Stefan Grossek über die Eventbutler-Studie 2016.

Die Ergebnisse der Eventbutler-Studie zum Thema Business-Events liegen vor: Auf Basis von über 300 Interviews mit Veranstaltern, Dienstleistern und Besuchern haben wir Österreichs erste umfassende Bestandsaufnahme dieses relevanten Marktsegments erstellt.

Die gute Nachricht vorab: Der persönliche Kontakt im Rahmen von Business-Events ist auch im Zeitalter der digitalen Kommunikation durch nichts zu ersetzen – weder für Unternehmen als Veranstalter, noch für deren Gäste.

Die Ausrichtung von Business-Events zählt für Österreichs Wirtschaft zu den wichtigsten Instrumenten in Marketing und Vertrieb. Für zahlreiche Unternehmen ist es der mit Abstand relevanteste Kanal, um mit Kunden, Geschäftspartnern und Mitarbeitern auf persönlicher Ebene in Verbindung zu bleiben.

Für Eventbutler Anlass genug, die erste Studie zum Thema in Auftrag zu geben, um die Stimmung am Eventmarkt zu erheben, deren wichtigsten Ergebnisse wir Ihnen mit diesem Bericht präsentieren dürfen.

Im Dezember 2015 hat das unabhängige Marktforschungsinstitut Marketagent.com für Eventbutler in 322 Interviews den Status der heimischen Business-Event-Branche erhoben und analysiert. An der mittels Online-Befragung durchgeführten Studie haben die Teilnehmer neben allgemeinen auch spezifische Fragen aus den Perspektiven eines Veranstalters, Dienstleisters oder Besuchers von Business-Events beantwortet.

Das Ergebnis? Ein umfassendes Stimmungsbild mit klaren Aussagen: Die Hälfte der befragten Veranstalter hält Business-Events für den Erfolg des Unternehmens für sehr wichtig, bei den Besuchern sehen zwei Drittel in der Teilnahme an Business-Events einen Vorteil für die persönliche Karriere. Alle weiteren Details finden Sie auf den folgenden Seiten.

 

Zu den Ergebnissen der Eventbutler-Studie

 

Wir wünschen Ihnen ein erfolgreiches Eventjahr 2016
und interessante Einblicke beim Studieren der Ergebnisse.

Christoph Hütter und Stefan Grossek
Geschäftsführer | Eventbutler GmbH

“Natürlich denken die Teilnehmer:innen nicht daran, dass auch ein, für sie, kostenloses Event viele Ressourcen kostet. Deshalb muss die Minimierung der No-Show Rate für jeden Veranstalter oberste Priorität haben.”

Stefan Grossek

Geschäftsführer, Invitario

 

Von welchen Faktoren ist die No-Show Rate abhängig?

  • PFehlende finanzielle Verpflichtung: Teilnehmer, die für eine Veranstaltung bezahlen müssen, erscheinen eher beim Event.
  • PUnterschied Online vs. Präsenz-Events: Online ist die No-Show Rate bei kostenlosen Events meist deutlich höher, da den Teilnehmenden die Nicht-Teilnahme besonders leicht fällt und auch weniger auffällt.
  • PEchte Intention zur Teilnahme fehlt: Einige Personen melden sich bei kostenfreien Veranstaltungen nur deswegen an, weil sie eben gratis sind. Ohne eine echte Intention, wirklich teilnehmen zu wollen.

 

Darum ist die No-Show Rate bei Events mit Eintritt niedriger

Bezahlte Veranstaltungen können in allen möglichen Formen wie Konferenzen, Networking-Events, Messen, Webinare oder virtuelle Konferenzen stattfinden, die für die Teilnehmenden kostenpflichtig sind. 

Die No-Show Rate fällt – wie zu erwarten – bei kostenpflichtigen Veranstaltungen deutlich geringer als bei kostenlosen Events aus und liegt durchschnittlich zwischen 5 und 10 Prozent. Das Erheben einer Eintrittsgebühr scheint daher eine effektive Strategie zu sein, um No-Shows zu verhindern. Diese Lösung ist aber nicht immer möglich und zum Beispiel für interne Events, PR-Veranstaltungen oder klassische Business-Events weniger geeignet. Aber es gibt noch weitere Faktoren, welche die No-Show Rate beeinflussen.

Wovon hängt die No-Show Rate bei kostenpflichtigen Events ab?

  • PEarly Bird-Angebote und Incentives: Je früher die Teilnehmer die Karten kaufen, desto eher nehmen sie auch am Event teil. Spezielle Early-Bird-Angebote und weitere Incentives können daher zur Verbesserung der No-Show Rate beitragen.
  • PReminder und Follow-ups: Beim Versenden von E-Mails im Vorfeld eines Events ist Zurückhaltung unangebracht. Regelmäßige Reminder – im Idealfall mit für den Teilnhemer relevanten und hilfreichen Informationen – führen dazu, dass die Anzahl der Teilnehmer bei Events steigt.
  • PRichtlinien zur Ticket-Rückerstattung: Je strenger die Richtlinien zur Refundierung der bereits gekauften Tickets sind, desto geringer ist die No-Show Rate.

„Mit Invitario können Sie Ihre Teilnehmer sowohl vor, während als auch nach der Veranstaltung automatisiert mit den passenden Inhalten gezielt ansprechen. So halten Sie die No-Show Rate ohne großen Aufwand niedrig.“ 

Marko horngacher

Produkt Manager, Invitario

 

Vergleich von Online- und Präsenz-Events: Wie ändert sich die No-Show Rate? 

Unabhängig davon, ob Veranstaltungen kostenpflichtig oder frei sind: Vergleicht man die No-Show Rate von Online und Live-Events, so ist sie bei Veranstaltungen im virtuellen Raum in der Regel deutlich höher. Bei kostenlosen Events liegt der Unterschied durchschnittlich zwischen 10 bis 20 Prozent bei Live-Events im Vergleich zu 20 bis 30 Prozent bei Online-Veranstaltungen. Bei kostenpflichtigen Events bestehen jedoch nur rund 5 Prozent Unterschied zwischen Präsenz und Online.

Faktoren, welche die No-Show Rate online und live beeinflussen:

  • PTechnische Probleme: Potenziell schlechte Internet-Verbindungen und technische Probleme auf Seite der Teilnehmer erhöhen die No-Show Rate bei Online-Events.
  • POn-Demand: Online-Events können mit On Demand-Zugriffsmöglichkeit auf ein Video auch im Nachgang noch die Anzahl ihrer Teilnehmer steigern.
  • PPersonalisierte Kommunikation: Je direkter und persönlicher die Teilnehmenden angesprochen werden, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie am Event teilnehmen.
  • PEvent-Größe: Die No-Show Raten sind höher, je größer ein Event ist – sowohl bei Präsenz-Events als auch bei Veranstaltungen im virtuellen Raum.
  • PDie Hauptgründe für No-Shows sind in beiden Fällen Terminkollisionen, Vergesslichkeit und unvorhergesehene Notfälle.

Die Aufgabe von Event-Veranstaltern liegt darin, abhängig vom jeweiligen Veranstaltungs-Typ Maßnahmen zu treffen, um die No-Shows so gering wie möglich zu halten.

FAZIT

Die No-Show Rate ist ein relevantes Problem für alle Veranstalter von Business-Events und die Minimierung muss eine der obersten Prioritäten bei jedem Event sein. Um die No-Show Rate auf ein Minimum zu reduzieren, ist es wichtig zu verstehen, aus welchen Gründen Teilnehmer vom Event fernbleiben und welche Besonderheiten die einzelnen Event-Arten bei den No-Shows aufweisen. 

In den kommenden 2 Teilen unserer Serie erfahren Sie, welche Unterschiede es bei der No-Show Rate im Vergleich vor und nach der Pandemie gibt und mit welchen Tipps Sie Ihre No-Show Rate so gering wie möglich halten.

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