Hand aufs Herz: Freuen Sie sich nicht auch, wenn sich möglichst viele Teilnehmer:innen für Ihr Event anmelden? Kein Wunder, ist die Anzahl der Gäste nach wie vor die wichtigste Kennzahl für den Erfolg eines Events, wie die Invitario-Business-Event-Studie 2024 zeigt. Hier kommt das Save the Date ins Spiel. Schließlich ist dieses Ihre beste Chance, Ihr Event frühzeitig in den Kalendern Ihrer Zielgruppe zu verankern. Eine Save the Date Vorlage hilft Ihnen bei der Formulierung.
In diesem Blogpost erfahren Sie:
1 Was ist eine Save the Date Email?
1.1 Die Save the Date Email kurz erklärt
Eine Save the Date Email (auch als Terminvormerkung bekannt) ist eine Vorankündigung für ein bevorstehendes Event. Event-Manager:innen verschicken diese frühzeitig, damit die Empfänger:innen das Datum im Kalender blockieren können.
Gerade für geschäftliche Veranstaltungen wie z. B. Konferenzen, Networking-Events mit Kund:innen und Partner:innen oder interne Events wie Weihnachtsfeiern ist ein gut formulierter Save the Date Text unverzichtbar. Er hilft Terminkollisionen zu vermeiden und legt den Grundstein für eine hohe Teilnahmequote.
1.2 Die wichtigsten Bestandteile der Save the Date Email
Abhängig von der Art des Events, dem Anlass und dem Fortschritt der Eventplanung umfasst ein Save the Date Text folgende Bestandteile:
- Titel des Events: Verwenden Sie einen klaren, prägnanten Titel und behalten Sie diesen unverändert über den gesamten Einladungsprozess bei. Beispiel: „Jahreskonferenz 2024: Innovation im Fokus“.
- Termin und Uhrzeit: Das Datum ist das wichtigste Element im Save the Date Text. Schließlich geht es darum, dass sich Ihre Zielgruppe den Termin vormerken soll. Idealerweise geben Sie auch die Uhrzeit an.
- (Ort): Bei Präsenzveranstaltungen (insbesondere mit internationalen Teilnehmer:innen) ist es hilfreich zumindest die Stadt anzugeben. So können sich die Gäste frühzeitig um Ihre Reiseplanung kümmern.
- Information zu weiteren Details: Auch wenn das Programm oder andere Details noch offen sind, sollten Sie dazu kommunizieren. Sogenannte Metakommunikation sorgt für Transparenz und reduziert Rückfragen. Beispiel: „Weitere Informationen zur Agenda und Anmeldung folgen in zwei Wochen.“
- Kalenderdatei: Machen Sie es den Empfänger:innen Ihrer Save the Date Email möglichst einfach sich Ihr Event vorzumerken, indem Sie eine Kalenderdatei mitschicken. Mithilfe einer Software für Teilnehmer:innenmanagement wie z. B. Invitario können Sie diese unkompliziert erstellen.
- An-/Abmeldelink: Mit diesem Link können die Empfänger:innen bereits frühzeitig zu- oder absagen. So erhalten Sie einen ersten Überblick über die Gästeliste und können Ihre Kommunikation gezielt anpassen, indem Sie z. B. nur vorangemeldeten Personen oder jenen, die noch nicht reagiert haben, weitere Programmdetails senden.
- Kontaktinformationen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Zielgruppe weiß, wie sie bei etwaigen Rückfragen Unterstützung findet (z. B. Event-Website oder Landingpage, Kontaktperson).
In der Save the Date Vorlage weiter unten im Blogpost sehen Sie, wie Sie diese Elemente in einen Save the Date Text einbauen.
2 Vorteile von Save the Date Emails
Aus Sicht von potenziellen Event-Teilnehmer:innen sprechen folgende Gründe für das Versenden einer Save the Date Email:
- Eine Kalenderdatei in der Save the Date Email ermöglicht Interessent:innen sich das Event mühelos im Kalender einzutragen.
- Potenzielle Teilnehmer:innen können sich wichtige Events rechtzeitig vormerken und so Terminüberschneidungen oder übervolle Terminkalender vermeiden.
- Ein aufschlussreicher Save the Date Text hilft Interessent:innen sich frühzeitig um die Reiseplanung zu kümmern.
- Abhängig von der Art des Events und der Save-the-Date Email Formulierung entsteht bei der Zielgruppe Vorfreude auf das Event. Dies funktioniert insbesondere bei internen Veranstaltungen gut.
- Ein professionell formulierter Save the Date Text gibt Interessent:innen Vertrauen, dass es sich um ein hochwertiges und gut organisiertes Event handelt.
Aus Ihrer Sicht als Event-Manager:in bedeutet eine Save the Date Email zwar zusätzliche Arbeit. Diese lohnt sich jedoch aus folgenden Gründen:
- Durch eine frühzeitige Ankündigung des Events erhöhen Sie die Chance, dass Ihre Zielgruppe am Veranstaltungstermin verfügbar ist. So legen Sie den Grundstein für eine hohe Teilnahmequote.
- Ermöglichen Sie eine Vorabanmeldung im Save the Date Text, erhalten Sie schon vorab wichtige Informationen zur Gästeanzahl für die Planung und das Eventmarketing.
- Mit einem gut formulierten Save the Date Text signalisieren Sie den eingeladenen Personen, dass dieses Event wichtig ist.
Möchten Sie direkt loslegen? Weiter unten finden Sie eine Save the Date Vorlage, damit Ihnen die Formulierung leichter von der Hand geht.
3 Das richtige Timing
Wann ist der beste Zeitpunkt, um ein Save the Date für eine kostenlose, geschlossene Veranstaltung zu verschicken? Die Antwort hängt von zwei wesentlichen Faktoren ab:
- Eventtyp (vor Ort oder virtuell): Laden Sie Gäste zu einem Live-Event ein, die eine weite Anreise haben und womöglich eine Übernachtungsmöglichkeit benötigen? Dann sollten Sie den Save the Date Text so früh wie möglich verschicken, damit den geplanten Teilnehmer:innen genügend Zeit für die Reisevorbereitung bleibt. Bei virtuellen Events kann das Save the Date für die Veranstaltung entsprechend später verschickt werden.
- Relevanz des Events: Je bedeutender die Veranstaltung für Ihr Unternehmen ist, desto früher sollten Sie ein Save the Date verschicken. Schließlich möchten Sie insbesondere bei Ihren wichtigsten Events möglichst viele Gäste aus Ihrer Zielgruppe gewinnen.
Als Grundregel gilt: Sobald der Ort, der Termin und der Titel der Veranstaltung festgelegt sind, können Sie ein Save the Date Email verschicken. Nutzen Sie dazu einfach eine der Save the Date Vorlagen weiter unten im Blogpost. Bei kostenpflichtigen Events wie internationalen Konferenzen wird eine Save the Date Email oft bis zu einem Jahr im Voraus verschickt. Für die meisten kostenlosen, geschlossenen Veranstaltungen reicht es jedoch aus, die Save the Date Email 2 bis 6 Monate vor dem Event zu versenden.
4 Die 15 wichtigsten Tipps für den Save the Date Text und das Design
Was macht einen gelungenen Save the Date Text aus? Im folgenden Abschnitt finden Sie Tipps zur Save-the-Date Email Formulierung, dem Save the Date Design und mehr.
4.1 Save the Date Email: Allgemeine Tipps
Tipp 1: Fügen Sie einen Kalendereintrag hinzu.
Machen Sie es potenziellen Teilnehmer:innen Ihrer Veranstaltung möglichst einfach sich Ihr Save the Date vorzumerken. Am besten gelingt dies, wenn Sie eine Kalenderdatei im Save the Date Mail mitschicken. Eine Software für das Managen von Teilnehmer:innen erstellt diese Datei für Sie automatisch.
Tipp 2: Ermöglichen Sie eine mühelose Änderung des Anmeldestatus.
Potenzielle Teilnehmer:innen zögern womöglich, sich frühzeitig verbindlich zu einer Veranstaltung anzumelden. Indem Sie Änderungen des Anmeldestatus ermöglichen, nehmen Sie Ihrer Zielgruppe Unsicherheit und senken die No-Show-Rate. Sofern dies zur Zielsetzung Ihrer Veranstaltung passt, ermöglichen Sie auch die Übertragung der Einladung auf eine andere Person im Falle einer Verhinderung.
Tipp 3: Personalisieren Sie Ihren Save the Date Text.
Personalisierung sorgt dafür, dass sich Ihre potenziellen Gäste direkt angesprochen fühlen. Damit erhöhen Sie die Chance, dass diese Ihre Einladung zum Event priorisieren. Üblicherweise personalisieren Sie die Ansprache, entweder schon im Betreff oder im Save the Date Text.
Tipp 4: Schaffen Sie Anreize für frühzeitige Anmeldungen.
Als Event-Manager:in möchten Sie möglichst viele Teilnehmer:innen aus Ihrer Zielgruppe beim Event – und idealerweise melden sich diese frühzeitig an, um Ihre Planung zu erleichtern. Welche Anreize können Sie bereits in Ihrem Save the Date Text setzen um dies zu erreichen? Hier einige Ideen:
- Beispiel Podiumsdiskussion: Exklusives Pre-Event zum Netzwerken der Podiumsteilnehmer:innen, reservierter Sitzplatz in den vorderen Reihen …
- Beispiel Preisverleihung: Zugang zur Aftershow-Party, exklusives Kennenlernen der Preisträger:innen …
- Beispiel interne Weiterbildung: Bevorzugte Workshop-Auswahl nach dem Motto „First come, first served”, Vorab-Zugang zu den Schulungsunterlagen …
Tipp 5: Setzen Sie auf das Prinzip „Nach dem Event ist vor dem Event”.
Insbesondere bei Veranstaltungsreihen bietet es sich an, am Ende eines Events auf das nächste Event aufmerksam zu machen. Schicken Sie zusätzlich im Event-Rückblick einen Save the Date Text für die nächste Veranstaltung mit. Wenn Ihr Event-Rückblick wertvolle Inhalte wie einen Link zur Foto-Galerie oder die Präsentationsunterlagen enthält, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass die Email geöffnet wird.
4.2 Tipps für die Save-the-Date Email Formulierung
Tipp 1: Sagen Sie’s im Betreff.
Der Betreff ist einer der ausschlaggebenden Faktoren, ob Ihre Empfänger:innen die Save the Date Mail öffnen. Nutzen Sie ihn um Neugier zu wecken und den Zweck der Mail klar zu machen. Dabei sollte der Betreff nicht länger als ca. 50 Zeichen inkl. Leerzeichen sein, damit er auf unterschiedlichen Endgeräten vollständig angezeigt wird. Setzen Sie das Wichtigste an den Anfang, damit es jedenfalls sichtbar ist.
Tipp 2: Halten Sie sich kurz im Save the Date Text.
Ein Save the Date für das Event ist noch keine vollständige Einladung. Zweck der Save the Date Email ist es lediglich die Aufmerksamkeit auf den Termin zu lenken. Machen Sie sich daher nicht zu viel Druck bezüglich der Inhalte und konzentrieren Sie sich auf die wesentlichen Punkte:
- Worum geht es bei dem Event?
- Wann findet das Event statt?
- Wo findet das Event statt?
- Was haben die Empfänger:innen vom Event bzw. von einer frühzeitigen Anmeldung?
- Wann folgen weitere Informationen?
- An wen können sich Empfänger:innen bei Rückfragen wenden?
Sie sehen also, dass noch nicht alle Veranstaltungsdetails geplant sein müssen, um ein Save the Date zu verschicken.
Tipp 3: Kommunizieren Sie den Mehrwert für Ihre Zielgruppe.
Bereits im Save the Date Text sollten Sie verdeutlichen, warum das Event für Ihre Zielgruppe relevant ist. Zeigen Sie den Mehrwert auf – und auch, warum sich eine frühzeitige Anmeldung lohnt.
Tipp 4: Vermeiden Sie Passivkonstruktionen in der Save-the-Date Email Formulierung.
Aktive Formulierungen machen Ihren geschäftlichen Save the Date Text ansprechender, kürzer und klarer. Schreiben Sie also nicht: „Es wird zu einer vorzeitigen Anmeldung aufgrund begrenzter Plätze geraten”, sondern etwa „Die Plätze sind begrenzt. Melden Sie sich schnell an!”
Tipp 5: Setzen Sie auf FOMO.
Erzeugen Sie ein Gefühl von Dringlichkeit, damit die Empfänger:innen Ihrer Save the Date Mail den Termin sofort vormerken. Hier ein Beispiel: „Begrenzte Platzanzahl – first come, first served.”
4.3 Tipps für das Save the Date Design
Tipp 1: Sparen Sie sich durch Vorlagen Zeit.
Vorlagen helfen Ihnen den Aufwand für die Erstellung eines Einladungsdesigns gering zu halten. Einmal in einer professionellen Software für Einladungsmanagement wie Invitario angelegt, sparen Sie sich zukünftig sehr viel Zeit. Gleichzeitig können Sie so sicherstellen, dass Ihre Vorlagen immer dem Corporate Design entsprechen.
Tipp 2: Platzieren Sie den CTA im Save the Date Email an der richtigen Stelle.
Ein Call-to-Action (CTA) ist eine Handlungsaufforderung. Bei einem Save the Date für ein Event lautet dieser z. B. „Jetzt anmelden”. Platzieren Sie den CTA im oberen Teil der Mail, damit er ohne Scrollen sichtbar ist. Achten Sie dabei darauf, dass er sich farblich gut vom Hintergrund abhebt.
Tipp 3: Heben Sie das Wichtigste im Save the Date Text klar hervor.
Eine klare Struktur sorgt für Übersichtlichkeit – und dafür, dass den Empfänger:innen die wichtigsten Informationen sofort ins Auge springen. Dies erreichen Sie durch verschiedene Absatzblöcke, bewussten Weißraum und eine visuell konsistente Gestaltung von hierarchisch gleichwertigen Elementen wie z. B. Überschriften.
Tipp 4: Setzen Sie Bilder & Co. bewusst ein.
Hochwertige, ansprechende visuelle Hilfsmittel transportieren das Thema des Events und verbessern die Lesbarkeit. Weniger ist jedoch mehr, da eingebettete Videos etc. länger zum Laden brauchen und es zu Darstellungsproblemen kommen kann. Haben Sie kein eigenes (Bewegt-)Bildmaterial, bieten kostenlose Bild- und Video-Datenbanken wie unsplash.com und pexels.com eine große Auswahl.
Tipp 5: Lenken Sie gezielt die Aufmerksamkeit der Empfänger:innen.
Durch definierte Schriftgrößen für Überschriften oder Textblöcke sowie bewusst eingesetzte Farben für gleichwertige Elemente wie z. B. Links oder Bildtitel erzeugen Sie eine visuelle Hierarchie. So lenken Sie gezielt die Aufmerksamkeit Ihrer Zielgruppe zu den wichtigsten Inhalten.
5 Die Save the Date Vorlage: Muster für verschiedene Business-Events
Es gibt nicht den einen perfekten Save the Date Text, der immer passt. Stattdessen hängt die Formulierung von der Art der Veranstaltung und der Zielgruppe ab. Daher finden Sie hier eine Save the Date Vorlage für unterschiedliche Anlässe, die Ihnen die Save-the-Date Email Formulierung erleichtert.
Suchen Sie für die Einladung zu einer Veranstaltung Muster? Diese finden Sie im verlinkten Blogpost.
5.1 Save the Date Vorlage für eine Messe
- Absender:in: Industrieverband
- Zielgruppe: Führungsebene in Industrieunternehmen im D-A-CH-Raum
- Ton: formell
Betreff: Save the Date: Industrie-Innovationstage Berlin [Datum des Events]
Liebe(r) [Anrede] [Nachname],
von [Anfangsdatum des Events] bis [Enddatum des Events] kommt die deutsche Industrie nach Berlin, um bei den Industrie-Innovationstagen Berlin die neuesten Innovationen in den Bereichen Automatisierung und Digitalisierung kennenzulernen. Führende Unternehmen aus der Industrie- und Technologiewelt präsentieren ihre neuesten Lösungen, Produkte und Services – ideal für Sie, [Anrede] [Nachname], um wertvolle Geschäftskontakte zu knüpfen und die Zukunft Ihrer Branche aktiv mitzugestalten.
Die ersten 30 Gäste, die sich bis [Datum] anmelden, erhalten nach der Anmeldung einen 20%-Gutschein für eine Übernachtung in einem unserer 4-Sterne-Partnerhotels von [Anfangsdatum des Events] bis [Enddatum des Events].
Jetzt anmelden! [Link]
Ich kann leider nicht kommen. [Link]
Details zum Programm folgen bis [Datum].
Wir freuen uns darauf, Sie in Berlin zu begrüßen!
Mit freundlichen Grüßen,
[Vorname] [Nachname]
[Position]
[Unternehmen]
5.2 Save the Date Vorlage für eine interne Weiterbildung
- Absender:in: Personalentwicklung
- Zielgruppe: neue Führungskräfte
- Ton: halb informell
Betreff: Leadership-Training | Save the Date
Liebe:r [Vorname],
herzlichen Glückwunsch – du bist jetzt eine Führungskraft! Wir, das Team der Personalentwicklung, möchten dich in deiner neuen Rolle bestmöglich unterstützen und laden dich daher zu einem Leadership-Training ein.
Dieses 3-monatige Programm unterstützt dich dabei …
- deine neue Rolle erfolgreich zu gestalten,
- dich mit anderen neuen Führungskräften im Konzern zu vernetzten und
- dir wertvolle Werkzeuge für den Führungsalltag anzueignen.
Das erwartet dich:
- Praxisorientierte Workshops im 2-Wochen-Rhythmus
- Austausch und Networking mit anderen neuen Führungskräften
- Individuelle Begleitung durch erfahrene Trainer:innen
Es gibt drei verschiedene Durchgänge mit folgenden Startterminen:
- [Datum 1]
- [Datum 2]
- [Datum 3]
Bitte beachte, dass die Plätze pro Durchgang auf [Anzahl] Personen begrenzt sind. Wer sich zuerst anmeldet, hat die freie Terminwahl.
[Hier anmelden]
In der Anmeldebestätigung erhältst du eine Kalenderdatei, damit du die Terminserie deinem Kalender hinzufügen kannst. Die Einladung zum ersten Termin mit allen Details bekommst du rechtzeitig vorab.
Viel Erfolg für deine neuen Aufgaben,
Dein Team aus der Personalentwicklung
5.3 Save the Date Vorlage für eine Award-Verleihung
- Absender:in: Wirtschaftsberatung
- Zielgruppe: Kund:innen, potenzielle Kund:innen
- Ton: formell
Betreff: Germany’s Top Companies | Save the Date: [Datum des Events]
Sehr geehrte:r [Anrede] [Nachname],
wir freuen uns Sie vorab zu einer ganz besonderen Veranstaltung einzuladen: Am [Datum des Events] in [Veranstaltungsort] küren wir bei Germany’s Top Companies [Jahr] die erfolgreichsten Unternehmen des Landes in Kooperation mit [Name des kooperierenden Unternehmens].
Sichern Sie sich Ihren Platz!
Lassen Sie uns wissen, sollten Sie verhindert sein. [Link]
Auf die ersten 20 Anmeldungen wartet ein exklusives Meet & Greet mit den Gewinner:innen. Nutzen Sie diese Chance, mit den führenden Unternehmen des Landes ins Gespräch zu kommen und wertvolle Kontakte zu knüpfen.
Details zum Programm folgen in den nächsten Wochen.
Mit besten Grüßen
[Vorname] [Nachname]
[Position]
[Unternehmen]
6 Warum Sie Ihre Save the Date Email mit einem Einladungsmanagement-Tool verschicken sollten
Die Save the Date Email ist die erste von mehreren Mails, die Sie im Laufe des Einladungsprozesses verschicken. Nachdem Sie die besten Tipps für den Text und Inspiration durch eine Save the Date Vorlage gesammelt haben, ist es Zeit für den Versand. Auch wenn es gerade bei internen Veranstaltungen verlockend sein mag ihr Email-Programm dafür zu nutzen, bietet professionelle Software für Einladungsmanagement erweiterte Funktionen. Hier sind einige der wichtigsten:
- Einer der zeitintensivsten Punkte im Einladungsmanagement ist das Verwalten der Rückmeldungen – inbesondere, wenn Teilnehmer:innen ihre Antworten ändern. Eine professionelle Einladungsmanagement-Software verwaltet und aktualisiert Ihre Rückmeldungen automatisch, sodass Sie nicht nur Fehler vermeiden, sondern auch sehr viel Zeit sparen. Zwei Drittel der in der Invitario-Event-Studie 2024 befragten Unternehmen sparen zwei bis drei Tage an Arbeitszeit – und manche sogar noch mehr.
- In einem Einladungsmanagement-Tool wie Invitario können Sie Design-Vorlagen anlegen. Diese stehen Ihnen nicht nur für weitere E-Mails nach der Save the Date Mail zur Verfügung, sondern auch für Ihre Event-Website bzw. -Landingpage. Stellen Sie sich vor, wie viel Zeit Sie damit sparen!
- Im Gegensatz zu einem Email-Marketing-Tool oder einem einfachen Email-Programm bekommen Sie Daten, die für Sie als Event-Manager:in besonders wichtig sind, etwa Daten zur Anzahl der tatsächlichen Event-Teilnehmer:innen, der No-Show-Rate u. v. m. Dabei ist es egal, ob es sich um ein physisches, hybrides oder virtuelles Event handelt.
Je mehr Events Sie veranstalten und je mehr Personen Sie einladen, desto schneller werden Sie den Unterschied spüren.
7 Fazit zum Save the Date für Business-Events
Eine gute Save the Date Vorlage erleichtert die Formulierung des Textes erheblich – und in diesem Blogpost finden Sie passende Beispiele dafür. Somit steht Ihnen nichts mehr im Wege um eine Save the Date Email zu verschicken. Schließlich hilft diese Ihrer Zielgruppe das Event vorzumerken und etwaige Reisevorbereitungen frühzeitig zu treffen.
Indem Sie bewusst Anreize in Ihren Save the Date Text einbauen, können Sie zusätzlich für raschere Anmeldungen sorgen und so Ihre weitere Planung vereinfachen. Für die textliche Gestaltung und das Save the Date Design gilt: Done is better than perfect. Machen Sie sich keine Sorgen, wenn noch nicht alle Details Ihrer Veranstaltung feststehen. Entscheidend ist frühzeitig zu kommunizieren, um Ihre Gäste rechtzeitig zu informieren und Vorfreude zu wecken. Mit einer Save the Date Vorlage geht das Verfassen sogar richtig schnell. Probieren Sie’s aus!
FAQ
Wie formuliere ich ein geschäftliches Save the Date?
Ein geschäftliches Save the Date sollte zumindest die wichtigsten Informationen klar und prägnant vermitteln: Was ist das Event, wann und wo findet es statt, und warum ist es relevant? Eine aussagekräftige Betreffzeile, personalisierte Ansprache, aktive Formulierung und ein klarer Fokus auf die Zielgruppe helfen Interesse am Event zu wecken.
Was sollte in einer Save the Date Email enthalten sein?
Eine Save the Date Email sollte Antworten auf die wichtigsten Fragen zum Event liefern:
- Worum geht es bei dem Event?
- Wann findet die Veranstaltung statt?
- Wo findet sie statt?
- Warum sollte man teilnehmen?
- Wann folgen weitere Details?
Eine Kalenderdatei hilft den Empfänger:innen zusätzlich, den Termin direkt im Kalender vorzumerken.
Wann sollte ich eine Save the Date Email versenden?
Schicken Sie ein Save the Date, sobald Ort, Datum und Titel des Events feststehen. Für kostenlose, geschlossene Events ist das meist 2–6 Monate vorab. Bei Live-Events mit Reiseaufwand ist ein frühzeitiger Versand besonders wichtig.
